檔案管理工作制度

第7頁共7頁檔案管理工作制度為?加強(qiáng)檔案管?理工作，提?高檔案工作?質(zhì)量，更好?地為單位工?作服務(wù)，根?據(jù)《___?檔案法》及?有關(guān)檔案管?理的規(guī)定，?結(jié)合本局檔?案工作的實(shí)?際，制定本?制度。一?、檔案立卷?歸檔制度?為了使本局?的立卷歸檔?工作順利進(jìn)?行，完整地?保存本單位?在各項(xiàng)活動(dòng)?中形成的文?件材料，供?領(lǐng)導(dǎo)工作決?策和各項(xiàng)工?作服務(wù)，特?制訂本制度?。1、凡?是在本局日?常工作及重?大招商活動(dòng)?中直接形成?的應(yīng)當(dāng)歸檔?并具有保存?價(jià)值的文字?、圖表、聲?像等不同形?式的歷史真?實(shí)記載。?2、本局領(lǐng)?導(dǎo)和各科室?承辦人員應(yīng)?將辦理完畢?或工作中形?成的文件材?料，及時(shí)主?動(dòng)地交檔案?管理員立卷?歸檔，集中?管理，任何?科室和個(gè)人?不得據(jù)為已?有。3、?文件歸檔范?圍，按余姚?市___局?的有關(guān)規(guī)定?收集。4?、局各科室?按指定的兼?職檔案人員?，負(fù)責(zé)本科?室在工作中?形成的檔案?，做好收集?、整理工作?，并按規(guī)定?時(shí)間造好移?交清冊(cè)，簽?字驗(yàn)收，移?交局辦公室?。5、局?辦公室檔案?管理員按照?檔案歸檔范?圍要求，負(fù)?責(zé)收集全部?應(yīng)歸檔文件?、基建、聲?像等材料。?6、局辦?公室財(cái)務(wù)人?員應(yīng)在次年?的___月?底前，按規(guī)?定立卷歸檔?，暫由財(cái)務(wù)?人員保存一?年后，移交?檔案管理人?員。7、?電子文件實(shí)?行集中統(tǒng)一?管理，歸檔?方式主要包?括邏輯歸檔?和物理歸檔?，邏輯歸檔?可實(shí)時(shí)進(jìn)行?，物理歸檔?按照同類紙?質(zhì)文件的規(guī)?定定期完成?。8、各?科室根據(jù)歸?檔要求，在?應(yīng)歸檔電子?文件產(chǎn)生時(shí)?打上相應(yīng)的?標(biāo)記;把經(jīng)?辦過程中的?情況隨時(shí)記?錄在相應(yīng)的?文件中;辦?理完畢的電?子文件應(yīng)在?規(guī)定期限內(nèi)?進(jìn)行物理歸?檔，把帶有?歸檔標(biāo)識(shí)的?電子文件進(jìn)?行分類集中?拷貝，編制?機(jī)讀目錄和?《歸檔電子?文件登記表?》。9、?歸檔電子文?件的著錄應(yīng)?符合國家檔?案著錄規(guī)則?基本要求。?入庫的電子?檔案，每兩?年要機(jī)讀抽?查一次，發(fā)?現(xiàn)問題及時(shí)?補(bǔ)救。1?0、各科室?一般應(yīng)及時(shí)?將上年度應(yīng)?歸檔的電子?文件向辦公?室歸檔，移?交時(shí)做到數(shù)?據(jù)完整、內(nèi)?容準(zhǔn)確、利?用安全、編?目規(guī)范、帳?目一致、手?續(xù)清楚，移?交清單一式?二份，交接?雙方簽字后?各執(zhí)一份。?11、檔?案管理員負(fù)?責(zé)電子文件?歸檔前的監(jiān)?督、指導(dǎo)工?作，以及歸?檔檢查驗(yàn)收?和接收后的?統(tǒng)一編目、?保管、開發(fā)?利用，做到?外觀完好、?整潔無損、?記錄的字節(jié)?數(shù)、檢索條?目等著錄項(xiàng)?目與登記一?致，確保上?機(jī)測試無病?毒和百分之?百的準(zhǔn)確率?。12、?隨著計(jì)算機(jī)?技術(shù)和設(shè)備?的更新、發(fā)?展，對(duì)庫存?電子檔案應(yīng)?進(jìn)行同步更?新復(fù)制或補(bǔ)?救新版本，?歸版或有問?題的載體仍?需保存三年?。二、檔?案庫房管理?制度1、?檔案庫房是?存入各類檔?案的重地，?庫房鑰匙由?專人保管，?非檔案室人?員不得入內(nèi)?。2、庫?房要堅(jiān)固，?有防火、防?盜、防高溫?、防潮濕、?防光、防塵?、防鼠、防?蟲等設(shè)施，?并采取必要?的預(yù)防措施?和設(shè)置必要?設(shè)備，確保?檔案的安全?。3、庫?房內(nèi)要保持?適應(yīng)的溫度?和濕度。根?據(jù)季節(jié)不同?氣候變化加?強(qiáng)管理，做?好每日的溫?、濕度記錄?。4、庫?房內(nèi)經(jīng)常保?持整齊、整?潔，每天下?班前要認(rèn)真?檢查庫房，?關(guān)好門窗，?注意電源，?清理廢紙等?易燃物品。?在庫房內(nèi)嚴(yán)?禁吸煙，確?保庫房安全?。5、庫?房內(nèi)檔案分?類存放，排?列要整齊有?序，編制櫥?箱號(hào)碼和存?放案卷示意?圖，便于查?找。不得在?庫房內(nèi)存放?個(gè)人物品或?堆放雜物。?6、要定?期進(jìn)行庫藏?檔案的清理?校對(duì)工作，?做到帳、物?相符。對(duì)破?損、變質(zhì)的?檔案要及時(shí)?進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)?制。庫藏檔?案因移交、?遺失等注銷?帳卡時(shí)，要?查明原因，?保存依據(jù)。?7、電子?檔案應(yīng)配備?專用的電子?文件柜，每?年定期備份?，規(guī)范存放?歸檔電子文?件和數(shù)字檔?案。保管電?子檔案的裝?具要求有防?光、防塵、?防磁、防有?害氣體的設(shè)?備;環(huán)境溫?度選定在1?7℃—20?℃，相對(duì)濕?度選定在_?__%—_?__%。?8、檔案管?理員調(diào)動(dòng)工?作時(shí)，應(yīng)在?離職前辦好?檔案庫房的?交接手續(xù)。?三、檔案?查閱利用制?度1、本?單位檔案供?本單位各科?室查閱利用?，查閱檔案?資料時(shí)需辦?理查閱登記?手續(xù)，填寫?“借閱登記?表”。查閱?黨組會(huì)議記?錄須注明借?閱用途，并?經(jīng)黨組主要?負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)?。2、外?單位查閱檔?案資料，須?持所在單位?介紹信，經(jīng)?分管領(lǐng)導(dǎo)審?批后，予以?查閱。3?、查閱檔案?，只限于在?指定場所進(jìn)?行，未經(jīng)批?準(zhǔn)，不得將?案卷帶出綜?合檔案室。?4、嚴(yán)守?___，不?得翻閱和摘?抄利用以外?的檔案。?5、查閱檔?案和需復(fù)印?(部分或全?部)檔案材?料的，應(yīng)在?利用效果登?記表上注明?，并經(jīng)登記?。6、數(shù)?字檔案查詢?一般通過網(wǎng)?上進(jìn)行，查?閱者通過網(wǎng)?上檔案查詢?系統(tǒng)查詢檔?案，檔案管?理員接到查?詢申請(qǐng)后，?按檔案查借?閱權(quán)限從網(wǎng)?上發(fā)往借閱?者。借閱者?一周內(nèi)須將?網(wǎng)上查閱的?電子文件發(fā)?回檔案室。?如確因工作?需要可去檔?案室查閱紙?質(zhì)檔案。?7、要愛護(hù)?檔案，不得?將檔案任意?拆卷、撕頁?、污損、涂?改、劃杠、?折角、添字?等，如發(fā)現(xiàn)?有上述情況?者，按《檔?案法》規(guī)定?進(jìn)行必要處?理。8、?建立檔案《?檔案借閱登?記》和《檔?案利用效果?登記》簿，?查閱檔案資?料者，要及?時(shí)將利用效?果反饋給綜?合檔案室。?數(shù)字檔案的?查閱，查閱?者需按要求?在網(wǎng)上填寫?《檔案借閱?登記》和《?檔案利用效?果登記》，?對(duì)借閱和利?用進(jìn)行登記?，以更好地?為___現(xiàn)?代化建設(shè)服?務(wù)。四、?檔案保密制?度1、檔?案管理員要?增強(qiáng)保密觀?念，嚴(yán)格遵?守國家《檔?案法》和《?保密法》所?規(guī)定的保密?紀(jì)律，不得?泄露所藏檔?案的內(nèi)容，?不準(zhǔn)出賣、?盜竊檔案_?__，違者?按情節(jié)依法?懲處。2?、定有密級(jí)?文件、資料?，統(tǒng)一由專?人收拆登記?，發(fā)送時(shí)不?得以普通郵?件寄發(fā)。?3、已歸檔?的___、?___文件?、資料，只?限于直接需?要的部門和?人員使用，?查閱時(shí)須經(jīng)?分管領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)。4、?各科室暫時(shí)?保存的__?_、___?文件、資料?，應(yīng)妥善保?管，不要讓?外來人員隨?便翻閱，用?后立即歸檔?。5、對(duì)?定有密級(jí)的?文件、資料?，未經(jīng)密級(jí)?審批單位批?準(zhǔn)，一般不?準(zhǔn)翻印和摘?抄。摘抄保?密文件、資?料的工作筆?記本，調(diào)離?工作時(shí)收回?注銷。6?、不得擅自?擴(kuò)大文件、?資料的閱讀?范圍，確因?工作需要攜?帶___以?上文件、資?料外出，須?經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?。7、不?歸檔的__?_及內(nèi)部(?重復(fù)或多印?)文件、資?料，均應(yīng)登?記造冊(cè)，經(jīng)?主管領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)，按規(guī)定?統(tǒng)一銷毀，?不準(zhǔn)擅自處?理和當(dāng)廢紙?出售。8?、數(shù)字檔案?要求配備專?門工作人員?負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)?系統(tǒng)的管理?工作，設(shè)置?計(jì)算機(jī)操作?系統(tǒng)用戶口?令，___?殺毒軟件，?并及時(shí)更新?。嚴(yán)禁在計(jì)?算機(jī)上運(yùn)行?各種來歷不?明的軟件、?游戲等。?9、保密的?電子檔案數(shù)?據(jù)信息不得?直接或間接?與互聯(lián)網(wǎng)或?其他公共信?息網(wǎng)絡(luò)連接?，必須實(shí)行?物理隔離。?10、對(duì)?已存儲(chǔ)的電?子檔案數(shù)據(jù)?進(jìn)行修改時(shí)?，要建立修?改臺(tái)帳。有?保存電子數(shù)?據(jù)檔案的計(jì)?算機(jī)送維修?時(shí)，應(yīng)將有?關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)?容清空、刪?除或?qū)⒂脖P?摘除，并做?計(jì)算機(jī)修理?登記。1?1、嚴(yán)格注?意口頭保密?，做到守口?如瓶，執(zhí)行?保密紀(jì)律，?在公共場所?、投稿、通?訊、通電中?，不得泄漏?及涉及__?_事項(xiàng)。電?子檔案數(shù)據(jù)?錄入工作人?員必須遵守?檔案保密制?度，不得泄?露所接觸檔?案內(nèi)容。?12、定期?___或結(jié)?合安全保衛(wèi)?工作，進(jìn)行?保密教育和?保密檢查。?五、檔案?鑒定和銷毀?為了全面?地考察室藏?檔案的價(jià)值?，確保室藏?檔案的質(zhì)量?，定期對(duì)一?些已到保管?期限的檔案?材料進(jìn)行重?新審定，方?便檔案的管?理和利用，?特制定本制?度:1、?室藏檔案的?鑒定應(yīng)堅(jiān)持?全面的、歷?史的、發(fā)展?的觀點(diǎn)，嚴(yán)?肅而認(rèn)真地?去復(fù)審和制?定每一件檔?案的價(jià)值，?不得帶有隨?意性。2?、室藏檔案?的鑒定工作?在鑒定小組?的統(tǒng)一__?_和安排下?進(jìn)行，邀請(qǐng)?被鑒定的單?位有關(guān)人員?參加，根據(jù)?檔案的保管?價(jià)值，對(duì)保?管期限滿的?檔案材料及?時(shí)地開展鑒?定工作。?3、經(jīng)鑒定?，尚需留存?的零散檔案?材料，按立?卷原則，在?室內(nèi)繼續(xù)做?好組卷歸檔?工作。對(duì)已?失去利用價(jià)?值和保存價(jià)?值的檔案材?料，需銷毀?的，由鑒定?小組提出鑒?定意見，編?造銷毀清冊(cè)?，未經(jīng)登記?造冊(cè)，不得?擅自銷毀檔?案。4、?屬于保密范?圍的歸檔電?子文件，如?存儲(chǔ)在不可?擦除載體上?，應(yīng)連同存?儲(chǔ)載體一起?銷毀，并在?網(wǎng)絡(luò)中徹底?清除。不屬?于保密范圍?的歸檔電子?文件可進(jìn)行?邏輯刪除。?5、銷毀?檔案時(shí)，要?有兩人以上?監(jiān)銷，監(jiān)銷?人員在銷毀?前應(yīng)認(rèn)真清?點(diǎn)核對(duì)，在?銷毀清冊(cè)上?簽章，并將?銷毀情況報(bào)?告鑒定小組?，銷毀清冊(cè)?應(yīng)列入綜合?檔案室全宗?卷永久保存?。6、嚴(yán)?禁任何人、?任何部門擅?自銷毀各類?室藏檔案和?數(shù)字檔案。?六、檔案?管理員工作?職責(zé)1、?熱愛本職工?作，刻苦鉆?研業(yè)務(wù)，努?力提高工作?效率，為本?單位的兩個(gè)?文明建設(shè)服?務(wù)。2、?加強(qiáng)與各級(jí)?、各部門的?聯(lián)系，做好?本單位需歸?檔文件材料?的工作，保?證其完整、?及時(shí)歸檔。?3、堅(jiān)持?原則，保守?___，嚴(yán)?格執(zhí)行檔案?管理制度、?查閱制度和?重大事項(xiàng)報(bào)?告制度，提?高警惕，防?止失密__?_等事故發(fā)?生。4、?要妥善保管?好數(shù)字檔案?室系統(tǒng)登錄?帳號(hào)和__?_，不得泄?露他人，_?__應(yīng)該定?期更改