大型活動(dòng)的組織技巧

我們的工作中面臨那些大型活動(dòng)？組織實(shí)施大型活動(dòng)的要素是什么？這些大型活動(dòng)屬于哪一類型的會(huì)議？人力資源部文化部余雅芬淺談大型活動(dòng)的組織技巧“會(huì)議”有關(guān)要點(diǎn)說明如何組織大型活動(dòng)會(huì)務(wù)管理[講解重點(diǎn)]一、“會(huì)議”有關(guān)要點(diǎn)說明（一）會(huì)議的類別和作用（二）會(huì)議的要素（三）會(huì)議的組織什么是會(huì)議？三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會(huì)議。召開會(huì)議需要一定的時(shí)間，在一定的地點(diǎn)，正式的會(huì)議還要冠以能反映會(huì)議內(nèi)容、性質(zhì)、人員、時(shí)間、地點(diǎn)等完整而確切的名稱。

（一）會(huì)議的類別和作用1.會(huì)議的不同類別

1.按內(nèi)容、性質(zhì)，分為代表大會(huì)、工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、聯(lián)席會(huì)議等；

2.按會(huì)議的形式，可分為小組會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等；3.按與會(huì)人員的成分，可分為黨委會(huì)、董事會(huì)、記者招待會(huì)等；

4.按照人數(shù)、規(guī)模，可分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議;5.按照會(huì)議召開的規(guī)律或日期，可分為定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議；

此外，還有按會(huì)議的范圍、地區(qū)、時(shí)間分類的。

2.會(huì)議的作用無論什么會(huì)議，總要圍繞中心議題進(jìn)行討論，總希望弄清什么問題，或解決什么問題，或得出什么結(jié)果?？傊?，要達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，這是就會(huì)議的整體作用而言的。比如，通過交流，取得了新的信息；經(jīng)過討論，集思廣益，取長補(bǔ)短，形成了正確的意見；通過表決，多數(shù)或一致作出了決定或決議；通過聽取別人的報(bào)告或發(fā)言，受到啟發(fā)或教育，等等一般來說，大型會(huì)議有六個(gè)要素：與會(huì)者、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)

（二）會(huì)議的要素

與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會(huì)場上的其他服務(wù)人員。人們被召集來開會(huì)，是要花費(fèi)一定時(shí)間和精力的，而時(shí)間和精力在某種程度上就是效益，就是財(cái)富，只能創(chuàng)造，不能浪費(fèi)。因此，從原則上講，參加會(huì)議的人應(yīng)做到：該參加的一個(gè)不少，不該參加的一個(gè)不多。具體地說，與會(huì)者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。1.與會(huì)者

必要性性。這是指指與會(huì)會(huì)者必必須是是與會(huì)會(huì)議直直接有有關(guān)的的人員員，也也就是是符合合會(huì)議議確定定范圍圍。有有權(quán)了了解會(huì)會(huì)情、、提出出意見見、表表示態(tài)態(tài)度、、作出出決定定的人人；或或是能能提供供信息息、深深化討討論、、直接接有助助于會(huì)會(huì)議達(dá)達(dá)到預(yù)預(yù)期效效果的的人。。重要性性。這里指指的是是與會(huì)會(huì)者雖雖與會(huì)會(huì)議沒沒有必必然的的、直直接的的關(guān)系系，但但卻有有利于于會(huì)議議的進(jìn)進(jìn)展或或擴(kuò)大大效果果的人人員。。這些些人員員通常常是臨臨時(shí)邀邀請的的。合法性性。這是指指有些些重要要的會(huì)會(huì)議，，與會(huì)會(huì)者必必須具具有合合法的的身份份和法法定的的資格格。如如：人人民代代表大大會(huì)的的與會(huì)會(huì)者必必須是是依法法選舉舉產(chǎn)生生的各各級人人民代代表；；黨的的代表表大會(huì)會(huì)首先先必須須是黨黨員，，其次次必須須是各各級黨黨組織織全體體黨員員選舉舉產(chǎn)生生的代代表；；公司司董事事會(huì)或或股東東大會(huì)會(huì)的與與會(huì)者者必須須是按按照公公司組組織法法和公公司章章程正正式確確定的的董事事或股股東，，等等等。主持人人是會(huì)議議過程程中的的主持持者和和引導(dǎo)導(dǎo)者，，也往往往是是會(huì)議議的組組織者者和召召集者者，對對會(huì)議議的正正常開開展和和取得得預(yù)期期效果果起著著領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)和保保證作作用。。2.主持人人會(huì)議主主持人人通常常由有有經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)、有有能力力、懂懂行的的人，，或是是有相相當(dāng)?shù)氐匚?、、威望望的人人?dān)任任。一一般有有兩種種情況況：一種是是當(dāng)然然主持持人，，是由由其職職務(wù)和和地位位，也也就是是由組組織的的章程程或法法規(guī)決決定的的。如如：單單位的的工作作例會(huì)會(huì)由單單位領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)人人主持持，黨黨組織織的會(huì)會(huì)議由由黨的的書記記主持持，董董事會(huì)會(huì)由董董事長長主持持。主主持人人因故故不能能主持持會(huì)議議時(shí)，，也可可委托托副職職或其其他相相應(yīng)的的負(fù)責(zé)責(zé)人主主持。。另一種種是臨臨時(shí)的的主持持人，，比如如，各各種代代表會(huì)會(huì)議，，或幾幾個(gè)單單位、、幾個(gè)個(gè)地區(qū)區(qū)的聯(lián)聯(lián)席會(huì)會(huì)議，，則由由代表表們選選舉或或協(xié)商商產(chǎn)生生。特特別重重大的的會(huì)議議，則則需產(chǎn)產(chǎn)生相相應(yīng)人人數(shù)的的主席席團(tuán)，，由主主席團(tuán)團(tuán)成員員集體體或輪輪流主主持會(huì)會(huì)議。。除了了小型型會(huì)議議之外外，大大中型型會(huì)議議的主主持人人主持持會(huì)議議時(shí)通通常需需要秘秘書長長或秘秘書協(xié)協(xié)助。。議題，是會(huì)議議所要討論的的題目，所要要研究的課題題，或是所要要解決的問題題。議題必須具有有必要性和重要性，又必須具有有明確性和可可行性。會(huì)議議圍繞這樣的的議題展開討討論、進(jìn)行研研究，才容易易取得共識(shí)或或最后表決通通過。因此每每次會(huì)議的議議題應(yīng)該盡可可能集中、單單一，不宜過過多，不宜太太分散。尤其其是不宜把許許多互不相干干的問題放在在同一會(huì)議上上討論，使與與會(huì)者的注意意力分散，不不利于解決問問題。3.議題議題的產(chǎn)生通通常有兩種情情況：一種是是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需需要指定的；；另一種是秘秘書調(diào)查研究究、綜合信息息后提出。再再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定定的。有些些重大的代表表會(huì)議，先由由代表提出““提案”，由由秘書或秘書書處匯總。再再提交主席團(tuán)團(tuán)或?qū)ｉT的““提案審查委委員會(huì)”審議議通過，才能能成為列入會(huì)會(huì)議議程的正正式議題。因因此，議題還還必須具有合合法性。正式會(huì)議必須須有一個(gè)恰當(dāng)當(dāng)、確切的名名稱。會(huì)議的名稱要要求能概括并并能顯示會(huì)議議的內(nèi)容、性性質(zhì)、參加對對象、主辦單單位或組織、、時(shí)間、屆次次、地點(diǎn)或地地區(qū)、范圍、、規(guī)模，等等。4.名稱會(huì)議名稱必須須用確切、規(guī)規(guī)范的文字表表達(dá)。它既用用于會(huì)前的““會(huì)議通知””，使與會(huì)者者心中有數(shù)，，作好準(zhǔn)備；；又用于會(huì)后后的宣傳，擴(kuò)擴(kuò)大會(huì)議的效效果；更用于于會(huì)議過程中中使與會(huì)的全全體成員產(chǎn)生生凝聚力和莊莊嚴(yán)感。大中型的會(huì)議議名稱被制作作成橫幅大標(biāo)標(biāo)語，置于會(huì)會(huì)議主席臺(tái)的的上方或后方方，作為會(huì)議議的標(biāo)志，簡簡稱“會(huì)標(biāo)””。會(huì)標(biāo)必須須用全稱，不不能隨意省略略，以免不通通，產(chǎn)生誤會(huì)會(huì)。會(huì)議時(shí)間有三三種含義：一一是指會(huì)議召召開的時(shí)間；；二是指整個(gè)個(gè)會(huì)議所需要要的時(shí)間、天天數(shù)；三是指指每次會(huì)議的的時(shí)間限度。。5.時(shí)間間會(huì)議議召召開開時(shí)時(shí)間間。。某個(gè)個(gè)會(huì)會(huì)議議什什么么時(shí)時(shí)間間召召開開最最合合適適?要要考考慮慮多多種種因因素素，，首首先先是是需需要要，，如如每每周周一一次次的的工工作作例例會(huì)會(huì)，，通通常常放放在在周周末末的的下下午午，，一一周周即即將將結(jié)結(jié)束束，，下下一一周周就就要要開開始始，，利利于于承承上上啟啟下下。。一一年年一一度度的的職職工工代代表表會(huì)會(huì)議議，，宜宜于于年年初初召召開開，，既既利利于于總總結(jié)結(jié)上上年年的的工工作作、、生生產(chǎn)產(chǎn)成成果果，，又又利利于于討討論論、、部部署署新新一一年年的的工工作作、、生生產(chǎn)產(chǎn)計(jì)計(jì)劃劃，，通通過過各各種種預(yù)預(yù)算算等等。。有有些些會(huì)會(huì)議議如如農(nóng)農(nóng)業(yè)業(yè)生生產(chǎn)產(chǎn)、、學(xué)學(xué)校校教教育育等等本本身身就就有有很很強(qiáng)強(qiáng)的的季季節(jié)節(jié)性性或或季季度度性性。。其其次次是是可可能能，，即即最最好好是是每每位位與與會(huì)會(huì)者者都都能能參參加加的的時(shí)時(shí)間間。。如如日日本本的的有有些些企企業(yè)業(yè)召召開開各各部部門門干干部部匯匯報(bào)報(bào)會(huì)會(huì)，，常常定定在在下下班班前前半半小小時(shí)時(shí)，，而而不不是是安安排排在在剛剛上上班班時(shí)時(shí)。。再再次次是是適適宜宜，，即即要要考考慮慮氣氣候候、、環(huán)環(huán)境境等等自自然然因因素素和和社社會(huì)會(huì)因因素素。。會(huì)議需要時(shí)時(shí)間?？砷L可短，，盡量緊縮縮。少則幾幾分鐘、幾幾十分鐘；；多則幾天天、十幾天天。會(huì)議組組織者應(yīng)盡盡可能準(zhǔn)確確地預(yù)計(jì)需需要時(shí)間，，在會(huì)議通通知中寫明明，便于與與會(huì)者有計(jì)計(jì)劃地安排排。會(huì)議時(shí)間限限度。每次會(huì)議時(shí)時(shí)間最好不不超過一小小時(shí)。如果果需要更長長時(shí)間，應(yīng)應(yīng)該安排中中間休息。。會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址址”。既是是指會(huì)議召召開的地區(qū)區(qū)、城鄉(xiāng)，，又是指會(huì)會(huì)議召開的的具體會(huì)場場。為了使會(huì)議議取得預(yù)期期效果，選選擇會(huì)議的的最佳會(huì)址址也得考慮慮多種因素素。國際性或全全國性會(huì)議議，要考慮慮政治、經(jīng)經(jīng)濟(jì)、文化化等大因素素，一般在在首都北京京或其他中中心城市如如上海、武武漢、廣州州、西安等等地召開。。專業(yè)業(yè)性性會(huì)會(huì)議議，，應(yīng)應(yīng)選選擇擇富富有有專專業(yè)業(yè)特特征征的的城城鄉(xiāng)鄉(xiāng)地地區(qū)區(qū)召召開開，，以以便便結(jié)結(jié)合合現(xiàn)現(xiàn)場場考考察察。。小小型型的的、、經(jīng)經(jīng)常常性性的的會(huì)會(huì)議議就就安安排排在在單單位位的的會(huì)會(huì)議議室室。。選選擇擇會(huì)會(huì)址址，，還還要要考考慮慮會(huì)會(huì)場場設(shè)設(shè)施施、、交交通通條條件件、、安安全全保保衛(wèi)衛(wèi)、、氣氣候候與與環(huán)環(huán)境境條條件件等等因因素素。。6.地點(diǎn)點(diǎn)（三）會(huì)議的組織會(huì)議議準(zhǔn)準(zhǔn)備備會(huì)議議議議程程會(huì)議議通通知知會(huì)議議計(jì)計(jì)劃劃1.會(huì)會(huì)議議準(zhǔn)準(zhǔn)備備成本本預(yù)預(yù)算算會(huì)議議文文件件會(huì)場場準(zhǔn)準(zhǔn)備備會(huì)議議需需要要做做哪些些準(zhǔn)準(zhǔn)備備？？會(huì)議議計(jì)計(jì)劃劃首首先先應(yīng)應(yīng)明明確確會(huì)會(huì)議議的的目目的的和和任任務(wù)務(wù)，，確確定定會(huì)會(huì)議議的的名名稱稱、、出出席席對對象象、、主主持持人人、、規(guī)規(guī)模模、、規(guī)規(guī)格格、、召召開開時(shí)時(shí)間間、、需需用用時(shí)時(shí)間間、、地地點(diǎn)點(diǎn)、、議議程程等等，，即即會(huì)會(huì)議議六六要要素素的的具具體體化化。。其次次會(huì)會(huì)議議計(jì)計(jì)劃劃應(yīng)應(yīng)明明確確會(huì)會(huì)議議應(yīng)應(yīng)做做哪哪些些準(zhǔn)準(zhǔn)備備工工作作，，如如需需用用哪哪些些文文件件，，會(huì)會(huì)場場怎怎樣樣布布置置，，是是否否需需要要食食宿宿、、車車輛輛，，是是否否安安排排參參觀觀、、文文化化娛娛樂樂等等其其他他活活動(dòng)動(dòng)。。再次次決決定定會(huì)會(huì)議議的的工工作作人人員員和和服服務(wù)務(wù)人人員員，，必必要要時(shí)時(shí)成成立立籌籌備備組組、、臨臨時(shí)時(shí)秘秘書書處處或或籌籌備備委委員員會(huì)會(huì)。。會(huì)議議計(jì)計(jì)劃劃由由秘秘書書制制訂訂、、提提出出。。經(jīng)經(jīng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審審核核批批準(zhǔn)準(zhǔn)后后-再再由由秘秘書書或或秘秘書書處處組組織織人人員員。。分分頭頭按按計(jì)計(jì)劃劃執(zhí)執(zhí)行行。。機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)、、單單位位內(nèi)內(nèi)部部的的小小型型會(huì)會(huì)議議也也應(yīng)應(yīng)有有計(jì)計(jì)劃劃，，使使組組織織成成員員做做到到心心中中有有數(shù)數(shù)，，早早作作安安排排。。部部門門的的會(huì)會(huì)議議至至少少應(yīng)應(yīng)提提前前一一星星期期報(bào)報(bào)至至辦辦公公室室，，由由辦辦公公室室統(tǒng)統(tǒng)籌籌安安排排，，訂訂出出一一周周會(huì)會(huì)議議安安排排表表，，使使各各部部門門工工作作不不致致相相互互沖沖突突，，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)也也可可有有選選擇擇、、有有計(jì)計(jì)劃劃地地參參加加部部門門會(huì)會(huì)議議，，有有利利于于全全局局工工作作的的順順利利開開展展。。（1）會(huì)會(huì)議計(jì)劃劃有明顯投投入的大大中型會(huì)會(huì)議，特特別是跨跨地區(qū)的的、會(huì)期期超過一一天的會(huì)會(huì)議，必必須計(jì)算算成本，，作出預(yù)預(yù)算。（2）成成本預(yù)算算①“顯性性成本””。即即會(huì)議明明顯的耗耗費(fèi)。如如會(huì)場租租借費(fèi)、、文件材材料費(fèi)、、與會(huì)者者的交通通費(fèi)、食食宿費(fèi)、、活動(dòng)費(fèi)費(fèi)以及服服務(wù)人員員的工資資等。這這些費(fèi)用用是可以以明顯計(jì)計(jì)算出來來的，又又是直接接消費(fèi)的的。②“隱性性成本””。即即與會(huì)者者因參加加會(huì)議而而損失的的勞動(dòng)價(jià)價(jià)值，一一般不大大為人們們所注意意的成本本。這部分勞勞動(dòng)價(jià)值值以每小小時(shí)工資資的3倍倍再乘以以2計(jì)算算。它的的含義是是這樣的的：一個(gè)個(gè)生產(chǎn)者者的勞動(dòng)動(dòng)價(jià)值至至少是他他工資的的8倍，，參加會(huì)會(huì)議前必必然要作作些準(zhǔn)備備，會(huì)后后又有用用于思考考、回憶憶的時(shí)間間，所以以還要乘乘以2。。會(huì)議成成本的計(jì)計(jì)算公式式是：會(huì)會(huì)議成本本=X+2J××N×T其中中，X表表示顯性性成本的的總和；；J代表表與會(huì)人人員每小小時(shí)平均均工資的的3倍；；N表示示人數(shù)；；T代表表時(shí)間(小時(shí))。所所以，召召開一個(gè)個(gè)百人左左右、跨跨地區(qū)的的、會(huì)期期3至5天的中中型會(huì)議議，其會(huì)會(huì)議成本本總數(shù)將將達(dá)到幾幾萬元甚甚至幾十十萬元。。有些國國家、有有些大企企業(yè)每次次開會(huì)總總把會(huì)議議成本預(yù)預(yù)算表貼貼在會(huì)議議室的門門口，讓讓每個(gè)與與會(huì)者一一進(jìn)門就就知道這這次會(huì)議議要花費(fèi)費(fèi)多少代代價(jià)，從從而共同同努力提提高會(huì)議議的效率率。一類是供供會(huì)上學(xué)學(xué)習(xí)參考考的文件件資料。。如上級的的有關(guān)政政策、方方針、法法規(guī)、計(jì)計(jì)劃。以以及專業(yè)業(yè)、技術(shù)術(shù)性資料料等。這這類文件件有些在在會(huì)議結(jié)結(jié)束后不不能讓與與會(huì)人員員帶走，，秘書應(yīng)應(yīng)做好回回收工作作。另一類就就是會(huì)議議本身所所產(chǎn)生的的文件。。如：開開幕詞、、工作報(bào)報(bào)告、講講話稿、、會(huì)議記記錄、會(huì)會(huì)議簡報(bào)報(bào)、會(huì)議議決定定、會(huì)議議紀(jì)要、、閉幕詞詞、會(huì)議議總結(jié)等等。其中中，開幕幕詞、工工作報(bào)告告、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)講話稿稿是必須須在會(huì)前前準(zhǔn)備妥妥當(dāng)?shù)?，，其他文文件則在在會(huì)議過過程中或或會(huì)議結(jié)結(jié)束時(shí)形形成。（3）會(huì)議議文件會(huì)議文件有有兩大類：：附：文稿撰撰寫說明工作報(bào)告工作報(bào)告是是會(huì)議的主主要文件，，其中的主主要內(nèi)容往往往是會(huì)議議討論的中中心議題。。工作報(bào)告告必須有實(shí)實(shí)質(zhì)性的內(nèi)內(nèi)容，既可可以是對前前階段工作作成果、經(jīng)經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)點(diǎn)的回顧與與總結(jié)，也也可以是對對后階段工工作提出計(jì)計(jì)劃、預(yù)算算、部署或或展望。工工作報(bào)告既既要全面，，又要重點(diǎn)點(diǎn)突出。篇篇幅一般較較長，幾千千字到幾萬萬字不等，，視內(nèi)容而而定。開幕詞開幕詞是會(huì)會(huì)議開始時(shí)時(shí)會(huì)議主席席所作的發(fā)發(fā)言稿，一一般帶有預(yù)預(yù)告及禮儀儀性質(zhì)，比比較簡短。。內(nèi)容大體體包括三方方面：①①對來賓和和與會(huì)人員員表示歡迎迎。②對對會(huì)議的內(nèi)內(nèi)容、任務(wù)務(wù)、目的作作簡要介紹紹。③預(yù)預(yù)祝會(huì)議成成功。發(fā)言稿這里指的是是除工作報(bào)報(bào)告之外的的其他與會(huì)會(huì)者的發(fā)言言稿。發(fā)言言稿也要有有具體的內(nèi)內(nèi)容，但不不像工作報(bào)報(bào)告那樣面面面俱到，，而應(yīng)是背背景介紹，，或是財(cái)政政開支，或或是人事管管理，或是是專業(yè)背景景，或是會(huì)會(huì)議關(guān)心的的其他問題題。等等。。有些會(huì)議議對發(fā)言時(shí)時(shí)間有限定定，發(fā)言稿稿一般不宜宜太長。發(fā)發(fā)言稿有些些是由發(fā)言言人親自撰撰寫，也有有些是由秘秘書代為起起草，冉修修訂定稿。。其他會(huì)議文文書除此三文件件之外，還還必須準(zhǔn)備備好會(huì)議所所用的技術(shù)術(shù)性、程序序性文書材材料，如：：會(huì)議通知知、會(huì)議議議程表、日日程表、作作息時(shí)間表表、與會(huì)人人員名單、、通訊錄、、分組名單單、住房安安排表、工工作人員名名單、車輛輛調(diào)度表，，等等。對會(huì)場的要要求總體上上是：整潔、安靜靜、明亮、、空氣流通通、大小適適宜、一應(yīng)應(yīng)設(shè)備齊全全、利于安安全和保密密。（4）會(huì)場場準(zhǔn)備會(huì)場布置主席臺(tái)席位位會(huì)場設(shè)施其他準(zhǔn)備會(huì)場除了整整潔、安靜靜、明亮、、通風(fēng)、安安全等要求求之外，還還應(yīng)考慮形形狀、大小小、桌椅安安排等布置置。小型會(huì)議可可安排在一一般會(huì)議室室，會(huì)議室室有方形、、長方形、、圓形、橢橢圓形等。。會(huì)議室的的中央放置置長方形或或長圓形會(huì)會(huì)議桌，桌桌上正中可可以放置一一兩盆鮮花花，四邊供供與傳教放放置文件、、文具、茶茶杯之用。。桌子的周周圍放置靠靠背椅，數(shù)數(shù)量視人數(shù)數(shù)而定。主席的位位置一般般在會(huì)議議桌的兩兩端，視視門的方方向而定定，通常常在門的的左側(cè)。。多邊會(huì)會(huì)議采用用正圓形形會(huì)議桌桌，或多多邊形桌桌位，因因?yàn)檎龍A圓形或多多邊形會(huì)會(huì)議桌的的席位無無主次之之分。大大中型會(huì)會(huì)議則安安排在會(huì)會(huì)議廳，，扇形會(huì)會(huì)議廳比比長方形形的效果果要好。。會(huì)議廳廳的前方方安排主主席臺(tái)與與講臺(tái)。。主席臺(tái)臺(tái)應(yīng)用長長方形桌桌，上鋪鋪白色、、天藍(lán)色色或其他他顏色桌桌面。臺(tái)臺(tái)上方或或后方懸懸掛會(huì)標(biāo)標(biāo)。會(huì)標(biāo)標(biāo)一般用用紅底白白字，企企業(yè)也可可用紅底底金字。。講臺(tái)不不宜過大大過高，，應(yīng)與講講話人的的身材比比例協(xié)調(diào)調(diào)。臺(tái)前前可放置置花草盆盆景，使使主席臺(tái)臺(tái)整體上上顯得色色彩和諧諧，舒心心悅目。。會(huì)場布置置面對主席席臺(tái)的是是與會(huì)者者席位，，應(yīng)有桌桌有席。。便于放放置文件件和做記記錄，席席位之間間不應(yīng)太太擠，便便于進(jìn)出出活動(dòng)。。研討會(huì)會(huì)、座談?wù)剷?huì)可將將桌椅排排成半圓圓形或小小方塊形形，席前除文文件、資資料外，，可放置置飲料、、水果，，還應(yīng)多多備話筒筒，便于于與會(huì)者者原桌發(fā)發(fā)言和多多向交流流。會(huì)場大小小應(yīng)與人人數(shù)相適適應(yīng)，與與其過大大，不如如偏小。。會(huì)場過過大則顯顯得松散散，容易易產(chǎn)生遲遲到、早早退現(xiàn)象象，不利利于產(chǎn)生生好的會(huì)會(huì)議效果果；偏小小反而顯顯得緊湊湊，容易易使人思思想集中中。情緒緒飽滿。。工作會(huì)議議或同一一系統(tǒng)會(huì)會(huì)議，與與會(huì)者的的席位依依職務(wù)高高低為序序，職務(wù)務(wù)越高者者離主席席席位越越近，兩兩邊入席席，左高高右低，，前高后后低。研研討會(huì)、、座談會(huì)會(huì)之類的的會(huì)議，，與會(huì)者者可隨到到隨坐，，不指定定席位。。重要的的大中型型會(huì)議，，則應(yīng)按按地區(qū)、、系統(tǒng)、、單位等等分組，，事先劃劃分席位位，與會(huì)會(huì)者由秘秘書或服服務(wù)人員員引領(lǐng)入入席。重大會(huì)議議的主席席臺(tái)席位位應(yīng)講究究排列。。主席臺(tái)臺(tái)席位視視人數(shù)設(shè)設(shè)一排或或數(shù)排，，第一排排席位應(yīng)應(yīng)為單數(shù)數(shù)。席位的次次序應(yīng)以以主席團(tuán)團(tuán)成員職職務(wù)高低低，對會(huì)會(huì)議的重重要程度度而定。。邀請的的貴賓或或來賓如如安排在在主席臺(tái)臺(tái)就坐的的也按照照同樣原原則。第一排的正中中為首席．其其次是左位，，再次為右位位-先左后右右，左高右低低．前排為主主。后排為次次，其他的依依次類推。在在席位前放置置姓名牌，便便于按位入座座。主席臺(tái)席位會(huì)場一應(yīng)設(shè)施施都必須在開開會(huì)前準(zhǔn)備齊齊全，如擴(kuò)音音、錄音、放放音、唱片，，錄像、攝影影、投影儀、、放映機(jī)、燈燈光照明、風(fēng)風(fēng)扇或空調(diào)、、記錄紙、文文具、茶具，，等等。儀器器、設(shè)備等應(yīng)應(yīng)事先反復(fù)檢檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器的的音量大小小)，以免臨臨時(shí)發(fā)生故障障或出現(xiàn)差錯(cuò)錯(cuò)。會(huì)場設(shè)設(shè)施會(huì)期較較長的的會(huì)議議應(yīng)準(zhǔn)準(zhǔn)備與與會(huì)人人員的的就餐餐、住住宿。。會(huì)場外外應(yīng)有有醫(yī)護(hù)護(hù)人員員值班班。遠(yuǎn)道而而來的的應(yīng)準(zhǔn)準(zhǔn)備接接送車車輛。。會(huì)議要要通過過新聞聞媒介介傳播播的應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備備宣傳傳提綱綱。重要會(huì)會(huì)議應(yīng)應(yīng)有安安全保保衛(wèi)人人員和和保密密措施施。會(huì)議計(jì)計(jì)劃中中如安安排參參觀、、考察察、游游覽等等活動(dòng)動(dòng)，或或贈(zèng)送送圖片片、資資料、、紀(jì)念念品等等，都都應(yīng)在在會(huì)前前做好好準(zhǔn)備備。其他準(zhǔn)準(zhǔn)備2.會(huì)議議議程會(huì)議的的議程程包括括：程序議程日程表表作息表表議程清清晰，，會(huì)議議有條條不紊紊！會(huì)議通通常有有一個(gè)個(gè)或幾幾個(gè)相相關(guān)的的議題題。若若有多多個(gè)議議題，，應(yīng)根根據(jù)這這些議議題的的內(nèi)在在聯(lián)系系、主主次、、先后后排列列次序序，編編排議議程，，印成成文字字，就就是議議程表表，會(huì)會(huì)前發(fā)發(fā)給與與會(huì)人人員。。（1））議程程（2））程序序會(huì)議內(nèi)內(nèi)容除除了議議題之之外，，還有有一些些禮儀儀性、、結(jié)構(gòu)構(gòu)性或或?qū)⒆h議程具具體化化的內(nèi)內(nèi)容與與項(xiàng)目目，如如宣布布會(huì)議議開始始、奏奏樂、、致開開幕詞詞、小小組討討論、、發(fā)言言、致致閉幕幕詞、、宣布布會(huì)議議結(jié)束束等。。把第第一次次會(huì)議議的這這些項(xiàng)項(xiàng)目和和內(nèi)容容有序序地排排列，，即使使之程程式化化，便便是程程序，，制成成文書書，就就是程程序表表。程程序序表最最好能能列上上時(shí)間間安排排，具具體到到幾點(diǎn)點(diǎn)幾分分。（3））日程程表即將會(huì)會(huì)議的的全部部內(nèi)容容(包包括參參觀和和文娛娛活動(dòng)動(dòng))分分解安安排在在會(huì)期期幾天天的各各單元元(如如分上上午、、下午午、晚晚上)或時(shí)時(shí)數(shù)(幾點(diǎn)點(diǎn)至幾幾點(diǎn))內(nèi)，，以簡簡短的的文字字表達(dá)達(dá)，制制成表表格。。（4））作息息時(shí)間間表即將每每天的的起居居、用用餐、、參加加會(huì)議議或其其他活活動(dòng)、、休息息等時(shí)時(shí)間安安排制制成表表格。。安排排作息息時(shí)間間應(yīng)考考慮到到勞逸逸結(jié)合合、冬冬夏時(shí)時(shí)令特特征等等因素素。3.會(huì)議議通通知知會(huì)前前一一切切準(zhǔn)準(zhǔn)備備就就緒緒之之后后，，就就應(yīng)應(yīng)及及時(shí)時(shí)發(fā)發(fā)送送會(huì)會(huì)議議通通知知。。本本單單位位的的小小型型會(huì)會(huì)議議，，可可采采用用口口頭頭、、電電話話、、書書面面通通知知等等方方式式通通知知。。外外單單位位或或跨跨地地區(qū)區(qū)的的會(huì)會(huì)議議必必須須寄寄送送書書面面通通知知，，邀邀請請性性會(huì)會(huì)議議則則可可寄寄送送請請柬柬或或邀邀請請信信。。邀請性性會(huì)議議為準(zhǔn)準(zhǔn)確統(tǒng)統(tǒng)計(jì)與與會(huì)人人數(shù)，，做好好相應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備備，通通知時(shí)時(shí)應(yīng)提提前7天以以上并并附加加回執(zhí)執(zhí)。①會(huì)議議召開開的時(shí)時(shí)間、、需用用時(shí)間間或會(huì)會(huì)期，，地點(diǎn)點(diǎn)(會(huì)會(huì)址)。②會(huì)議名稱稱和主要議議題。③參加對象象。④須作什么么準(zhǔn)備。⑤報(bào)到日期期、地點(diǎn)、、接站辦法法等。⑥召集單位位署名、通通知發(fā)出日日期，加蓋蓋公章。會(huì)議通知上上應(yīng)寫明下下列內(nèi)容：：①受邀請者者娃名、性性別、年齡齡、工作單單位及地址址、職務(wù)或或職稱。②是否參加加會(huì)議。③預(yù)訂住房房標(biāo)準(zhǔn)。④提交論文文題目或資資料名稱。。⑤回程車船船機(jī)票登記記等?；貓?zhí)中需有有下列內(nèi)容容：附：注意事事項(xiàng)會(huì)議通知可可采用郵寄寄(包括電電子郵件)、傳真、、專人送達(dá)達(dá)等方式，，對重要的的邀請對象象可用發(fā)送送書面通知知或請柬，，再加電話話征詢、確確定的雙重重方式。附回執(zhí)的通通知應(yīng)計(jì)算算郵途的來來回時(shí)間，，受邀請者者考慮和準(zhǔn)準(zhǔn)備時(shí)間，，相應(yīng)提前前發(fā)送，但但又不可提提前過多，，以免對方方遺忘。二、如何組組織大型活活動(dòng)（一）大型型活動(dòng)的定定義（二）大型型活動(dòng)的特特點(diǎn)（三）大型型活動(dòng)的策策劃（四）操作作實(shí)施過程程應(yīng)注意的的問題（一）大型型活動(dòng)的定定義大型活動(dòng)是是一項(xiàng)有目目的、有計(jì)計(jì)劃、有步步驟地組織織眾多人參參與的社會(huì)會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)動(dòng)。這一定定義要把握握三個(gè)重要要概念：大型活動(dòng)要要有鮮明的的目的性。。大型活動(dòng)動(dòng)往往耗費(fèi)費(fèi)很多資源源，包括人人力、物力力。要有計(jì)劃性性。凡事都都應(yīng)有計(jì)劃劃，大型活活動(dòng)更不例例外，而且且更要求有有周密的計(jì)計(jì)劃。眾多人參與與是大型活活動(dòng)重要的的概念。既既然是大型型活動(dòng)，就就應(yīng)該有眾眾多的人參參與，但并并不是參與與人數(shù)多就就是大型活活動(dòng)。大型型活動(dòng)和小小型活動(dòng)的的根本區(qū)別別不僅在于于參與人的的數(shù)量，而而是在于活活動(dòng)的社會(huì)會(huì)化程度。。（二）大型型活動(dòng)的特特點(diǎn)必須有鮮明明的目的性性廣泛的社會(huì)會(huì)傳播性高投資性嚴(yán)密的操作作性知道你的方方向，才可可能到達(dá)目目的地。第一，立項(xiàng)項(xiàng)。就是要把活活動(dòng)作為一一個(gè)項(xiàng)目確確定下來，，這個(gè)活動(dòng)動(dòng)要不要做做？為什么么做？一定定要很清晰晰。第二，進(jìn)行行調(diào)查和可可行性研究究。做調(diào)查，大大家很清楚楚，不詳細(xì)細(xì)闡述，但但大型活動(dòng)動(dòng)策劃調(diào)查查有其特殊殊性，例如如調(diào)查的內(nèi)內(nèi)容：國家家關(guān)于大型型活動(dòng)方面面的政策和和法規(guī)、公公眾關(guān)注的的熱點(diǎn)、歷歷史上同類類個(gè)案的資資訊、場地地狀況和時(shí)時(shí)間的選擇擇性，都是是調(diào)查的內(nèi)內(nèi)容?？煽尚行匝芯烤?，是一個(gè)個(gè)十分重要要的工作步步驟。研究究范圍包括括大型活動(dòng)動(dòng)的社會(huì)適適應(yīng)性，包包括社會(huì)環(huán)環(huán)境和目標(biāo)標(biāo)公眾的適適應(yīng)性。財(cái)財(cái)力適應(yīng)性性、效益的的可行性。。從效益的的角度考慮慮，做這樣樣的活動(dòng)是是否有利于于我們宣傳傳方面節(jié)省省費(fèi)用？如如果我投放放媒介做廣廣告，比做做大型活動(dòng)動(dòng)更有效，，大型活動(dòng)動(dòng)就不一定定做了。還還有社會(huì)物物質(zhì)水平的的適應(yīng)性，，大型活動(dòng)動(dòng)需要?jiǎng)佑糜迷S多社會(huì)會(huì)物質(zhì)，許許多創(chuàng)意也也需要物質(zhì)質(zhì)的支持，，因而需要要策劃人員員把握現(xiàn)代代科研成果果。最后一一個(gè)是應(yīng)急急能力的適適應(yīng)研究性性，需要那那些應(yīng)變措措施？如戶戶外活動(dòng)要要考慮天氣氣的情況，，野外活動(dòng)動(dòng)考慮更多多的是安全全設(shè)施問題題，這些都都是我們要要進(jìn)行可行行性研究的的范疇。（三）大型活活動(dòng)的策劃第三，提煉主主題，進(jìn)行創(chuàng)創(chuàng)意。除了個(gè)人創(chuàng)意意外，我們要要特別強(qiáng)調(diào)群群體創(chuàng)意的概概念。當(dāng)今的的時(shí)代已經(jīng)不不像三國演義義時(shí)代要有一一個(gè)諸葛孔明明，靠一個(gè)人人拈指算出什什么妙計(jì)來，，而是靠不同同學(xué)科的組合合群體策劃。。所以在中山山大學(xué)的培訓(xùn)訓(xùn)中，原來做做案例作業(yè)是是要求每個(gè)學(xué)學(xué)生一人做一一個(gè)整體的案案例策劃書，，后來變成以以一個(gè)小組的的方式進(jìn)行策策劃。他們改改了三年，效效果很好。這這不是泯滅個(gè)個(gè)人的創(chuàng)意，，集體創(chuàng)意的的過程也始終終貫穿著個(gè)人人的創(chuàng)意過程程，作為現(xiàn)代代策劃，需要要的是多個(gè)學(xué)學(xué)科的綜合和和集體的智慧慧，而不是某某個(gè)大師的杰杰作。第四，方案論論證。方案不僅要有有論證，而且且要有科學(xué)的的論證，方案案論證通常使使用定位式優(yōu)優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和和優(yōu)點(diǎn)移植法法。（四）操作實(shí)實(shí)施過程應(yīng)注注意的問題1.實(shí)施操作作設(shè)計(jì)。從我個(gè)人工作作經(jīng)驗(yàn)和研究究的結(jié)果看，，我們應(yīng)該非非常重視實(shí)施施方案的操作作設(shè)計(jì)。我們們看到一些單單位組織的活活動(dòng)，甚至是是專業(yè)機(jī)構(gòu)承承接的活動(dòng)，，都存在這樣樣的問題：創(chuàng)創(chuàng)意很好，但但是由于缺乏乏操作設(shè)計(jì)，，在操作過程程中出現(xiàn)很多多問題，違背背了原創(chuàng)精神神或者沒有達(dá)達(dá)到原創(chuàng)水平平。所以，在在原則方案確確定以后，還還要進(jìn)一步進(jìn)進(jìn)行操作設(shè)計(jì)計(jì)，操作設(shè)計(jì)計(jì)必須包括比比較準(zhǔn)確的財(cái)財(cái)務(wù)預(yù)算，因因?yàn)楹芏鄦挝晃蛔龌顒?dòng)，預(yù)預(yù)算做100萬，最后花花了160萬萬，從現(xiàn)代管管理考核這個(gè)個(gè)活動(dòng)，就不不能說是成功功的。2.辦理審批批手續(xù)。有人覺得辦審審批很繁瑣，，怕麻煩。但但在實(shí)際工作作中，我們應(yīng)應(yīng)該希望得到到有關(guān)單位的的審批。這里里給大家講一一個(gè)案例，廣廣州某單位曾曾做過一個(gè)敬敬老活動(dòng)，本本來是很好的的事情，找了了很多贊助單單位，包括一一個(gè)煙花廠贊贊助了煙花。。當(dāng)時(shí)雖然廣廣州還沒有規(guī)規(guī)定在城市放放煙花要經(jīng)過過審批，但在在公眾場所進(jìn)進(jìn)行活動(dòng)必須須經(jīng)過審批。。這個(gè)單位是是一個(gè)局級單單位，他們認(rèn)認(rèn)為有權(quán)在自自己的場地上上做敬老活動(dòng)動(dòng)，就沒有向向有關(guān)單位報(bào)報(bào)批。活動(dòng)辦辦得很熱鬧，，有文藝節(jié)目目演出，有很很多贊助單位位給老人送禮禮品，最后放放煙花，但煙煙花一放，遭遭到了公安機(jī)機(jī)關(guān)的追究，，為什么？因因?yàn)樗麤]有辦辦審批手續(xù)，，也缺乏民航航管理規(guī)范知知識(shí)，在飛機(jī)機(jī)航線上放煙煙花，無論如如何都是違法法的。3.實(shí)施操作作程序的管理理。程序化管理是是一種科學(xué)的的管理意識(shí)，，只有程序化化實(shí)施，才能能有標(biāo)準(zhǔn)化、、科學(xué)化管理理，因而實(shí)施施設(shè)計(jì)，重要要的是設(shè)計(jì)出出操作的規(guī)范范程序。4.方案培訓(xùn)訓(xùn)。在大型活動(dòng)里里，假如參與與的工作人員員不了解全局局的策劃意圖圖，他們就不不能為大型活活動(dòng)策略實(shí)施施提供建設(shè)性性的勞動(dòng)，因因而需要對工工作人員進(jìn)行行方案培訓(xùn)，，只有知情才才能出力。5.設(shè)計(jì)評估估標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)大型活動(dòng)動(dòng)的評估應(yīng)該該有一個(gè)準(zhǔn)確確的評估標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)?，F(xiàn)在很多多方案做好以以后，往往忽忽略做評估標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)方案，包包括我們的客客戶很少要求求我們做評估估方案，更不不愿意付出費(fèi)費(fèi)用，讓專業(yè)業(yè)公司給他做做評估報(bào)告。。我覺得評估估標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該該在我們策劃劃的時(shí)候把它它設(shè)計(jì)出來，，這樣可以讓讓客戶在完成成這個(gè)方案以以后，根據(jù)設(shè)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作作出科學(xué)評估估。應(yīng)關(guān)注的問題題場地設(shè)計(jì)創(chuàng)意意地眼創(chuàng)造活活動(dòng)的的眼（（核心心）討論億童還還可以以舉辦辦哪些些大型型活動(dòng)動(dòng)？園長高高端論論壇的的“眼眼”是是什么么？詩歌故故事會(huì)會(huì)的場場地如如何設(shè)設(shè)置？？幼兒賽賽事活活動(dòng)策策劃要要點(diǎn)是是什么么？三、會(huì)會(huì)務(wù)管管理（一））會(huì)務(wù)務(wù)準(zhǔn)備備（二））會(huì)議議接待待（三））常見見會(huì)場場失控控原因因及對對策（一））會(huì)議議準(zhǔn)備備會(huì)務(wù)準(zhǔn)準(zhǔn)備之之一---會(huì)議議目標(biāo)標(biāo)的設(shè)設(shè)立會(huì)務(wù)準(zhǔn)準(zhǔn)備之之二---與會(huì)會(huì)者的的選擇擇會(huì)務(wù)準(zhǔn)準(zhǔn)備之之三---會(huì)議議時(shí)間間的選選擇會(huì)務(wù)準(zhǔn)準(zhǔn)備之之四---會(huì)議議地點(diǎn)點(diǎn)的選選擇會(huì)務(wù)準(zhǔn)準(zhǔn)備之之五---會(huì)議議議程程的擬擬定會(huì)務(wù)準(zhǔn)準(zhǔn)備之之六---會(huì)議議通知知的派派發(fā)會(huì)務(wù)準(zhǔn)準(zhǔn)備之之六---會(huì)議議通知知的派派發(fā)會(huì)務(wù)人人員的的分組組會(huì)場布布置檢檢查的的重點(diǎn)點(diǎn)預(yù)訂會(huì)會(huì)議地地點(diǎn)的的重點(diǎn)點(diǎn)考慮慮項(xiàng)目目簽訂書書面合合同時(shí)時(shí)的注注意事事項(xiàng)會(huì)議的的其他他準(zhǔn)備備內(nèi)容容與會(huì)人人員分分組需需注意意的事事項(xiàng)會(huì)議證證件的的制作作會(huì)議紀(jì)紀(jì)念品品、獎(jiǎng)獎(jiǎng)品的的制備備會(huì)議名名冊編編制的的注意意事項(xiàng)項(xiàng)烘托良良好會(huì)會(huì)議氛氛圍的的技巧巧開會(huì)前前24小時(shí)時(shí)的驗(yàn)驗(yàn)收項(xiàng)項(xiàng)目會(huì)議場場地的的準(zhǔn)備備工作作其他工工作落落實(shí)的的內(nèi)容容開會(huì)前前12小時(shí)時(shí)的檢檢查工工作細(xì)細(xì)則會(huì)務(wù)物物品準(zhǔn)準(zhǔn)備名名細(xì)1.接接待準(zhǔn)準(zhǔn)備工工作2.會(huì)前前分配配工作作3.會(huì)會(huì)前接接待工工作4.會(huì)議議的食食宿管管理5.會(huì)議議的飲飲食管管理6.會(huì)議議的安安全保保衛(wèi)7.會(huì)議議的醫(yī)醫(yī)療衛(wèi)衛(wèi)生（二二））會(huì)會(huì)議議接接待待1.會(huì)會(huì)場場失失控控原原因因之之一一---與與會(huì)會(huì)者者發(fā)發(fā)難難2.會(huì)會(huì)場場失失控控原原因因之之二二---與與會(huì)會(huì)者者分分心心3.會(huì)會(huì)場場失失控控原原因因之之三三---與與會(huì)會(huì)者者爭爭議議4.會(huì)會(huì)場場失失控控原原因因之之四四---與與會(huì)會(huì)者者拒拒絕絕參參與與5.會(huì)會(huì)場場失失控控原原因因之之五五---少少數(shù)數(shù)人人壟壟斷斷會(huì)會(huì)議議6.會(huì)會(huì)場場失失控控原原因因之之六六---主主席席自自己己離離題題（三三））常常見見會(huì)會(huì)場場失失控控原原因因及及對對策策謝謝謝大大家家！！9、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Friday,December23,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。10:19:4510:19:4510:1912/23/202210:19:45AM11、以我我獨(dú)沈沈久，，愧君君相見見頻。。。12月月-2210:19:4510:19Dec-2223-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。10:19:4510:19:4510:19Friday,December23,202213、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。12月月-2212月月-2210:19:4510:19:45December23,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。23十十二二月202210:19:45上上午午10:19:4512月月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。。十二二月月2210:19上上午午12月月-2210:19December23,202216、