QJJK-ZCB(20150011)Z1合同管理制度(試行)

保密等級(jí)S版本號(hào)201500011合同管理制度QJJK-ZCB(20150011)Z1（試行）2015-08-1發(fā)布2015-08-1實(shí)施目錄TOC\o"1-2"\h\z\uHYPERLINK前言 3HYPERLINK審核人會(huì)簽 4HYPERLINK批準(zhǔn)人會(huì)簽 4HYPERLINK1目的 5HYPERLINK2適用范圍 5HYPERLINK3合同管理原則 6HYPERLINK4保守商業(yè)秘密 7HYPERLINK5合同管理職責(zé) 76HYPERLINK合同簽審管理 8HYPERLINK7會(huì)員以及合同標(biāo)號(hào)規(guī)則 9HYPERLINK8合同簽審程序 99HYPERLINK合同履行、變更和解除 9HYPERLINK10合同糾紛處理 9HYPERLINK11合同管理 10HYPERLINK12附則 11

前言為加強(qiáng)公司的合同管理工作，預(yù)防、減少和及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》和有關(guān)政府部門(mén)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。本管理制度由管理中心負(fù)責(zé)制定、解釋。本管理制度主要起草人：本管理制度主要審核人：本管理制度批準(zhǔn)人：本管理制度執(zhí)行人：全體員工本管理制度首次發(fā)布日期：2015-08-01本管理制度發(fā)送部門(mén)：公司所有部門(mén)更改歷史版本編號(hào)創(chuàng)建/更新日期更改說(shuō)明（關(guān)鍵點(diǎn)、原因）編制審核批準(zhǔn)會(huì)簽日期審核人會(huì)簽本人同意該管理制度的發(fā)布及實(shí)施。會(huì)簽框批準(zhǔn)人會(huì)簽本人同意該管理制度的發(fā)布及實(shí)施。會(huì)簽框1目的為加強(qiáng)公司的合同管理工作，預(yù)防、減少和及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》和有關(guān)政府部門(mén)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。2適用范圍本制度適用于國(guó)億金控集團(tuán)及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、自然人或相互之間簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、借款合同、居間合同、合作合同、租賃合同、服務(wù)合同、保險(xiǎn)合同等。3合同管理原則合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時(shí)調(diào)處，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。4保守商業(yè)秘密管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。具體參見(jiàn)公司《保密管理制度》。5合同管理職責(zé)5.1各部門(mén)合同管理崗5.1.1認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)合同法》和有關(guān)條例，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。5.1.2協(xié)助法務(wù)部制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實(shí)施合同管理工作。5.1.3做好合同統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管工作。5.1.4協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。4.1.5監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。4.1.6在合同履行過(guò)程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，發(fā)生問(wèn)題及時(shí)向法務(wù)部通報(bào)。5.2財(cái)務(wù)部門(mén)5.2.1加強(qiáng)與行政部門(mén)等有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。5.2.2做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。5.2.3配合法務(wù)部和各部門(mén)合同管理崗做好合同管理工作。6合同審簽管理6.1公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對(duì)外簽訂合同。6.2嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年，以備核查。6.3除及時(shí)清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，合同文本應(yīng)當(dāng)采用法務(wù)部發(fā)布的合同示范文本;合同相對(duì)方提供的合同文本必須送交法務(wù)部審核。6.4所有合同都應(yīng)按順序由法務(wù)部統(tǒng)一編號(hào)。6.5合同及其有關(guān)的書(shū)面材料，應(yīng)當(dāng)語(yǔ)言規(guī)范，字跡(符號(hào))清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語(yǔ)準(zhǔn)確、無(wú)歧義。6.6訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款和報(bào)酬，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的方法等。6.7對(duì)于合同標(biāo)的沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)又難以用書(shū)面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各分公司經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理或主管負(fù)責(zé)保管。6.8訂立依法可以設(shè)定擔(dān)保或者對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履約能力沒(méi)有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對(duì)方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進(jìn)行審查。6.9對(duì)外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。6.10法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。6.11簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專(zhuān)用章或公章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專(zhuān)用章或公章。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。7合同編號(hào)規(guī)則7.1合同號(hào)編碼說(shuō)明公司簡(jiǎn)稱(chēng)代碼-HT-業(yè)務(wù)所屬部門(mén)-業(yè)務(wù)類(lèi)型+年月日+四位編碼編號(hào)說(shuō)明：公司簡(jiǎn)稱(chēng)表示如下；公司名稱(chēng)公司簡(jiǎn)稱(chēng)及代碼中國(guó)泉兢金融控股集團(tuán)有限公司泉兢金控QJJK上海泉兢金融信息服務(wù)有限公司泉兢金融QJJR上海新善股權(quán)投資基金管理有限公司新善資本XSZB上海梓天投資管理有限公司梓天投資ZTTZ上海泰唐商業(yè)保理有限公司泰唐保理TTBL注：公司組織結(jié)構(gòu)詳參《行文管理制度》泉兢金融用“QJJR”表示；合同縮寫(xiě)“HT”業(yè)務(wù)所屬部門(mén)用“CF”；業(yè)務(wù)類(lèi)型詳見(jiàn)下表；年月日用8位表示，如20150808；四位編碼為序號(hào)。QJJQJJR-HT-CF-ZT201508080001泉兢金融業(yè)務(wù)類(lèi)型年月日四位編碼業(yè)務(wù)類(lèi)型合同編號(hào)樣本□項(xiàng)目直投(ZT)□基金(JJ)□信托(XT)□保險(xiǎn)(BX)QJJR-HT-CF-ZT201508080001QJJR-HT-CF-JJ201508080002QJJR-HT-CF-XT201508080003QJJR-HT-CF-BX201508080004合同)8合同審簽程序8.1簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格。對(duì)法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專(zhuān)用章的公司法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或營(yíng)業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。對(duì)非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照。對(duì)分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營(yíng)單位，除審查其經(jīng)營(yíng)范圍外，還應(yīng)同時(shí)審查其所從屬的法人主體資格。對(duì)外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱(chēng)、地址、法定代表人姓名、國(guó)籍及公司或組織注冊(cè)地。8.2簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。代理人職務(wù)資格證明及個(gè)人身份證;被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書(shū);代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。8.3簽訂合同，必須認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。8.4簽訂合同，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對(duì)方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時(shí)應(yīng)到簽發(fā)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地考察，以防對(duì)方當(dāng)事人偽造或變?cè)熳C明材料。對(duì)方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱(chēng)、印章等內(nèi)容必須完全一致。8.5下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。名片;廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料;各類(lèi)廣告、宣傳資料;各類(lèi)電話(huà)、手機(jī)號(hào)等通訊工具號(hào)碼;對(duì)方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見(jiàn)證而復(fù)制的或未與原件核對(duì)無(wú)異的復(fù)印資料。8.6合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時(shí)送交本單位財(cái)務(wù)部門(mén)備案，作為財(cái)務(wù)部門(mén)收付款物的依據(jù)。9合同履行、變更和解除9.1合同履約管理9.1.1法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門(mén)和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。9.1.2在履行合同過(guò)程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。9.1.3接收標(biāo)的必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對(duì)不符合制度和合同約定的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書(shū)面異議。9.1.4合同結(jié)算必須通過(guò)本單位財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行。對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕結(jié)算。9.1.5凡與合同有關(guān)的來(lái)往文書(shū)、電傳、信函、電話(huà)記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對(duì)我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對(duì)方當(dāng)事人通過(guò)郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí)，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過(guò)郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí)，必須使用掛號(hào)信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。9.2合同的變更和解除9.2.1對(duì)方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時(shí)，必須有書(shū)面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書(shū)面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。9.2.2我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無(wú)法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。9.2.3發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，并及時(shí)向法務(wù)部報(bào)告。9.2.4我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說(shuō)明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書(shū)面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。10合同糾紛處理10.1合同糾紛管理10.1.1為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行。10.1.2發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。10.1.3合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)配合好公司法務(wù)部參加仲裁或訴訟。10.1.4合同糾紛發(fā)生后，可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。10.1.5合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。10.1.6解決合同糾紛的申請(qǐng)書(shū)、起訴書(shū)、證據(jù)、答辯書(shū)、協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、仲裁書(shū)、裁定書(shū)、判決書(shū)等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交法務(wù)部備案。10.2合同糾紛處理程序10.2.1發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部、公司領(lǐng)導(dǎo)，法務(wù)部、行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供解決糾紛所需的相關(guān)材料。10.2.2在處理合同糾紛過(guò)程中，對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。10.2.3合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請(qǐng)保全證據(jù)。10.2.4向法院提供原始證據(jù)時(shí)，必須先行復(fù)制，并請(qǐng)求法院的承辦人員出具證據(jù)收?qǐng)?zhí)。11合同資料管理11.1檔案資料內(nèi)容11.1.1下列資料可以作為合同檔案：談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及批準(zhǔn)文件;對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件;對(duì)方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件;對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書(shū)的原件或復(fù)印件;我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書(shū)的原件和復(fù)印件;對(duì)方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件;雙方簽訂或履行合同的往來(lái)電報(bào)、電傳、信函、電話(huà)記錄等書(shū)面材料和視聽(tīng)材料;登記