檔案管理基礎(chǔ)(第6章檔案的檢索)備用課件

第六章檔案的檢索第六章檔案的檢索1第一節(jié)檔案檢索工作概述一、檔案檢索的定義檔案檢索包含廣義和狹義兩種含義。廣義的檔案檢索包括檔案信息存儲和檔案查檢兩個具體的過程。狹義的檢索只限于查找所需檔案的過程。（一）檔案信息存儲階段的主要內(nèi)容1.檔案信息存儲的定義：是指將檔案原件中具有檢索意義特征的信息，如文件作者、題名、時間、主題詞等，記錄在一定的載體上，進(jìn)行分類或主題標(biāo)識，編制成檔案檢索工具，建立檔案檢索體系的過程。2.環(huán)節(jié)a.檔案的著錄和標(biāo)引第一節(jié)檔案檢索工作概述一、檔案檢索的定義2著錄和標(biāo)引是對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，并賦予規(guī)范化的檢索標(biāo)識的過程；著錄和標(biāo)引的結(jié)果，就是制作出反映檔案內(nèi)容、形式、分類和存址的可以用來檢索的條目。b.組織檔案檢索工具是指按照一定的規(guī)則，對著錄和標(biāo)引所產(chǎn)生的大量條目進(jìn)行系統(tǒng)排列，使之形成某種類型的檢索工具，并根據(jù)需要進(jìn)行檢索工具的匹配，組成手工的或計算機(jī)檢索系統(tǒng)。（二）檔案查檢階段的主要內(nèi)容1.定義：檔案查檢就是利用檢索工具和檢索系統(tǒng)查找所需檔案的過程。2.環(huán)節(jié)a.確定查找內(nèi)容著錄和標(biāo)引是對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分3確定查找內(nèi)容是指對利用者的檢索要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的主題，形成查尋概念，并將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的檢索標(biāo)識。從確定利用主題到形成檢索表達(dá)式的過程，也稱為制定檢索策略。b.查找查找就是檔案人員或利用者通過各種手段把表示利用需求的檢索標(biāo)識或檢索表達(dá)式與存儲在手工檢索工具或計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的標(biāo)識進(jìn)行相符性對比，將符合利用要求的條目查找出來。確定查找內(nèi)容是指對利用者的檢索要求進(jìn)行分析4二、檔案檢索效率1.查全率是指檢索結(jié)果滿足利用者要求的全面程度，即檢索出來的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比；與之對應(yīng)的是漏檢率，即未檢索出來的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。查全率檢索出的有關(guān)檔案全部有關(guān)檔案100%二、檔案檢索效率查全率檢索出的有關(guān)檔案全部有關(guān)檔案100%52.查準(zhǔn)率是指滿足利用者要求的準(zhǔn)確程度，即檢索出來的有關(guān)檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。與之相對應(yīng)的是誤檢率，即檢索出來的不相關(guān)檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。查準(zhǔn)率檢索出的有關(guān)檔案檢索出的全部檔案100%2.查準(zhǔn)率查準(zhǔn)率檢索出的有關(guān)檔案檢索出的全部檔案16注意：查全率和查準(zhǔn)率之間存在著一種互逆關(guān)系，即如果放寬檢索范圍，以求得較好的查全率，那么，查準(zhǔn)率就會下降；反之亦然。注意：查全率和查準(zhǔn)率之間存在著一種互逆關(guān)系，即7第二節(jié)檔案著錄和標(biāo)引檔案檢索工作的一項重要內(nèi)容就是編制各種檔案目錄，以從不同的角度揭示和介紹檔案的內(nèi)容和成分，指出其存放位置，為利用者提供查找檔案的途徑。著錄標(biāo)引選擇著錄項目和信息形成主題概念轉(zhuǎn)換為檢索語言記錄在載體上標(biāo)引第二節(jié)檔案著錄和標(biāo)引檔案檢索工作的一項8一、檔案著錄（一）檔案著錄的含義和作用1.定義：檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。內(nèi)容特征是指檔案的主題，表現(xiàn)為檔案的分類號、主題詞、摘要等；形式特征是指檔案的標(biāo)題、作者、形成時間、檔號、文種、載體等。2.作用：檔案著錄時形成檔案目錄的基礎(chǔ)。由著錄項目形成的檔案條目就是以后人們利用檔案時查找的信息線索。（二）檔案著錄規(guī)則1.著錄項目：是指用以揭示檔案的內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項。包括以下項目：一、檔案著錄9（1）題名與責(zé)任說明項，該項包括正副題名、文件編號、責(zé)任者、附件等項目。（2）稿本與文種項，該項目包括稿本和文種兩個單元。（3）密級與保管期限項，該項包括密級和保管期限兩個單元。（4）時間項。（5）載體類型及形態(tài)項，該項包括載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格三個單元。（6）附注與提要項，該項包括附注、提要兩個單元。（7）排檢與編號項，該項包括分類號、檔案館代號、檔號、縮微號、電子文檔號、主題詞或關(guān)鍵詞六個單元。2.標(biāo)識符號標(biāo)識符號是表示不同著錄項目和著錄含義的標(biāo)志。（1）題名與責(zé)任說明項，該項包括正副題名、文件編103.著錄格式著錄格式是著錄項目在條目中的排列順序及表達(dá)方式。《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定，一般使用段落符號式的條目格式，實際工作需要也可以使用表格式條目格式。4.著錄用文字和著錄信息源著錄時使用的文字必須規(guī)范化。漢字必須是規(guī)范化的簡化漢字；外文與少數(shù)民族文字必須依照其書寫規(guī)則。文件編號項、時間項、載體類型及形態(tài)項、排檢與編號項中的數(shù)字一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。圖形及符號應(yīng)照原文著錄，無法照原文著錄的可改為其他形式的相應(yīng)內(nèi)容，并加“[]”號標(biāo)識。著錄的信息源，單份文件或一組文件著錄時主要依據(jù)文頭、文尾；一個或一組案卷著錄時，主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等；被著錄檔案本身信息不足時，可參考其他有關(guān)檔案材料。3.著錄格式115.著錄級別按照《檔案著錄規(guī)則》，檔案著錄級別可以時單份文件、一組文件、一個案卷或一組案卷。一般，對于價值較大或珍貴檔案應(yīng)主要采用文件級著錄，輔之以案卷級、一組文件或一組案卷的著錄。對于內(nèi)容比較單一的案卷，可以采用案卷級著錄；對于反映同一問題的案卷以及由內(nèi)容基本相同的文件組成的案卷，可以以一組文件為單位著錄；對于相同題名的若干案卷，可作為一組案卷著錄。5.著錄級別12（三）著錄項目細(xì)則1.題名與責(zé)任者說明項題名又稱標(biāo)題，時表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征，并使其個別化以區(qū)別于其他檔案的名稱；責(zé)任者是指對檔案內(nèi)容的創(chuàng)造負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人。（1）正題名正題名時檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名照原文著錄，題名中的各種符號也不應(yīng)遺漏。單份文件無題名時，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”單份文件的題名不能揭示其內(nèi)容時，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”以示區(qū)別。（2）并列題名是指以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名。并列題名前加“=”以示區(qū)別。（三）著錄項目細(xì)則13（3）副題名及說明題名文字是指解釋或從屬正題名的另一題名。必要時照原文著錄，其前加“：”以示區(qū)別。說明題名文字是指在題名前后對檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。必要時照原文著錄，其前加“：”。（4）文件編號是文件制發(fā)機(jī)關(guān)或個人賦予的順序號，包括發(fā)文字號、科技試驗報告流水號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件的統(tǒng)編號、圖號等。文件編號照原文著錄，其前加“：”號。（5）責(zé)任者當(dāng)責(zé)任者只有一個時，照原文著錄，其前加“/”號。有時，有多個責(zé)任者，著錄列居首位的責(zé)任者；立檔單位本身就是責(zé)任者的必須著錄，其余的視需要著錄。責(zé)任者之間以“；”隔開。（3）副題名及說明題名文字14機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡稱；個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時，在姓名后著錄職務(wù)，并加“（）”號。清代以前的個人責(zé)任者應(yīng)冠以朝代名稱，用“（）”括起來。少數(shù)民族個人責(zé)任者稱為各民族有差異，應(yīng)按照少數(shù)民族習(xí)慣著錄。外國責(zé)任者應(yīng)著錄各個歷史時期易于識別的國別簡稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。（6）附件是指文件正文后的附加材料。只著錄附件題名，其前加“+”號。文件正文后有多個附件時，應(yīng)逐一著錄附件題名，各附件題名前均加“+”。如果附件題名具有獨立檢索意義，也可以另行著錄條目，并在附注中說明。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡稱152.稿本與文種項稿本是文件的文稿、文本、版本的名稱，依實際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、原版、修訂本、影印本等，其前加“.——”。文種是指文件種類的名稱。文種依實際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、原始記錄、說明書、協(xié)議書、鑒定書、任務(wù)書、判決書、國書、照會、誥、敕、奏折等，其前加“：”號。3.密級與保管期限4.時間項時間一律用八位數(shù)字表示，如“20090401”5.載體類型及形態(tài)項6.附注項與提要項7.排檢與編號項2.稿本與文種項16二、檔案標(biāo)引1.定義：檔案標(biāo)引是指在檔案著錄中對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識的過程；標(biāo)引的目的是提供檢索途徑。2.檔案標(biāo)引的類型：（1）分類標(biāo)引——賦予分類號標(biāo)識的過程；（2）主題標(biāo)引——賦予主題詞標(biāo)識的過程。3.檔案標(biāo)引的步驟與方法（1）主題分析主題分析是確定被標(biāo)引檔案主題概念的過程。a.主題的類型：主題的類型根據(jù)檔案的內(nèi)容可以分為單主題和多主題。單主題是指一件（卷）檔案只表達(dá)一個問題。多主題是指一件（卷）檔案記述兩個以上的問題。二、檔案標(biāo)引17主題單主題：一件（卷）檔案只表達(dá)一個問題。多主題：一件（卷）檔案記述兩個以上的問題。單元主題：用一個單元詞即可表達(dá)的主題。復(fù)合主題：又稱多元主題，是指用若干個單元詞組配或直接采用復(fù)合詞表達(dá)的主題。主題單主題：一件（卷）檔案只表達(dá)一個問題。多主題：一件（18b.主題分析的步驟和方法:第一，閱讀與理解文件或案卷的標(biāo)題。第二，閱讀文摘、簡介、前言、領(lǐng)導(dǎo)人批語等，從中發(fā)現(xiàn)標(biāo)題中未予表達(dá)的內(nèi)容。第三，瀏覽正文，了解文件的大概內(nèi)容。第四，查閱文件的外部特征，如作者、時間、密級等，明確文件的形成北京和作用范圍。（2）概念轉(zhuǎn)換a.分類標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找檔案分類表，將相應(yīng)類目的分類號作為檢索標(biāo)識，標(biāo)于著錄的條目之上。b.主題標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找主題詞表，將相應(yīng)的主題詞作為檢索標(biāo)識，標(biāo)于著錄的條目之上。b.主題分析的步驟和方法:19對多主題文件的概念轉(zhuǎn)換，必須先分解為單主題，再分別賦予其分類號，或再采用主題詞分組組配的標(biāo)識方法。（3）審校審校是標(biāo)引的最后一道程序，時確保標(biāo)引質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。審校的內(nèi)容：a.檔案的主題是否提煉得準(zhǔn)確全面；主題概念是否準(zhǔn)確恰當(dāng)；時候遺漏了隱含的主題；所標(biāo)主題是否具有檢索意義。b.是否存在過度標(biāo)引或標(biāo)引不足的問題。c.分類標(biāo)引是否符合分類標(biāo)引規(guī)則；主題標(biāo)引是否符合主題標(biāo)引規(guī)則和組配規(guī)則。d.標(biāo)引的類號、主題詞是否充分、完整、準(zhǔn)確，書寫是否正確無誤。對多主題文件的概念轉(zhuǎn)換，必須先分解為單主20e.對同一主題的標(biāo)引是否前后一致。審校的程序：分為自校、互校、總校。a.自校：標(biāo)引人員對自己的標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行校對，發(fā)現(xiàn)主題分析有誤、歸類不當(dāng)、前后不一致、符號錯誤等問題，及時糾正。b.互校：標(biāo)引人員對標(biāo)引結(jié)果互相進(jìn)行校對，糾正因個人理解不同而引起的錯誤，保持不同人員標(biāo)引的一致性。c.總校：在自校、互校后，進(jìn)行總校，進(jìn)一步消除標(biāo)引中的錯誤和誤差，保證標(biāo)引工作的整體優(yōu)化。

e.對同一主題的標(biāo)引是否前后一致。21第三節(jié)檔案檢索工具一、檔案檢索工具的種類檔案檢索工具按編制體例按檢索范圍按功能按載體目錄索引指南全宗范圍的檢索工具檔案館范圍的檢索工具專題范圍的檢索工具若干檔案館范圍的檢索工具查檢性檢索工具館藏性檢索工具介紹性檢索工具網(wǎng)絡(luò)檢索工具機(jī)讀式檢索工具縮微式檢索工具書本式檢索工具卡片式檢索工具第三節(jié)檔案檢索工具一、檔案檢索工具的種類檔案檢索工具按22二、常用檢索工具的編制方法和使用名稱定義編制方法案卷文件目錄又稱卷內(nèi)文件目錄匯集、全引目錄，它是將一個全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊，使每一案卷中所包含的文件標(biāo)題都在目錄中反映出來，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的雙重功能。將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄依次打印，復(fù)印剪貼后裝訂成冊，或者利用計算機(jī)編輯整合。分類目錄是根據(jù)分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)《中國檔案分類法》的體系組織起來的一種檢索工具。主要特點是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容。填制卡片；排列；設(shè)置導(dǎo)卡；編制分類目錄說明主題目錄根據(jù)主題法的原理，對文件進(jìn)行主題分析，確定主題概念，然后將其轉(zhuǎn)換為規(guī)范的主題詞，并表明文獻(xiàn)出處的一種目錄。二、常用檢索工具的編制方法和使用名稱定義編制方法案卷文件目錄23專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案室（館）有關(guān)某一專門事物、專門內(nèi)容檔案的檢索工具。1.選題；2.選材；3.填制卡片；4.排列。人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的檢索工具。它是查找涉及人物檔案的有效途徑。分為綜合性和專題性兩種。一般以編制專題性人名索引為主。按照姓氏筆畫、拼音字母或筆形法排列。地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的檢索工具。它可以為利用者提供查詢有關(guān)檔案的途徑。一般著錄地名和檔號兩項，按照地名首字母順序排列。文號索引是揭示文號和檔號之間對應(yīng)關(guān)系的檢索工具，它提供了按照文號查詢檔案的途徑。應(yīng)按照年度、發(fā)文機(jī)關(guān)分別編制文號索引。專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案室（館）有關(guān)某一專門事物、專門24全宗指南又稱全總介紹，是以文章敘述的形式揭示和介紹檔案館（室）收藏的某一全宗檔案的內(nèi)容、成分和價值的一種工具書。內(nèi)容：1.立檔單位的簡要歷史；2.全宗簡要情況；3.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹；4.全宗指南的輔助工具。專題指南又稱專題介紹，是按照一定的題目，以文章敘述的形式揭示和介紹檔案館（室）收藏的有關(guān)該題目的檔案內(nèi)容、成分的工具書。1.序言；2.檔案內(nèi)容和成分的介紹；3.附錄。全宗指南又稱全總介紹，是以文章敘述的形式揭示和介紹檔案館（室25三、建立檔案檢索體系由于檔案檢索工具的多樣性和互補(bǔ)性，檔案館（室）應(yīng)結(jié)合自身的需要，充分利用檔案檢索工具之間的互補(bǔ)性建立一套完整的檢索體系。（一）基本要求：1.保證有一定數(shù)量和種類的檢索工具；2.充分利用檢索工具的互補(bǔ)性；3.檢索工具的設(shè)置應(yīng)與利用需求相吻合；4.館藏性、查檢性、介紹性檢索工具并舉。（二）步驟：首先，應(yīng)該分析本單位工作的實際情況，包括：機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案的種類和數(shù)量、業(yè)務(wù)活動情況等；其次，需要分析本單位檔案利用的特點和規(guī)律；三、建立檔案檢索體系26再次，要選擇既能覆蓋全面檔案信息，又有專指性的檢索工具；最后，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮檔案檢索體系的優(yōu)越性。再次，要選擇既能覆蓋全面檔案信息，又有專27四、如何使用檢索工具（一）檔案檢索（查檔）的一般過程提出檢索需求明確主題概念選擇檢索途徑概念轉(zhuǎn)換為標(biāo)識標(biāo)識比對確定查找線索提取檔案四、如何使用檢索工具提出檢索需求明確主題概念選擇檢索途徑概念28（二）檢索要求的類型1.從檢索目的角度劃分（1）查證型檢索查證型檢索是指通過檔案提供證據(jù)，解決某個需要證實的情況或問題。特點：針對性強(qiáng)，不可替代。（2）研究型檢索研究型檢索是指利用檔案作為研究歷史、總結(jié)經(jīng)驗、探索規(guī)律的參考資料。特點：全面性，查詢檔案的范圍較大。2.從檢索對象的角度劃分本檢索類型所涉及的檢索范圍，可以是檢索對象的全部檔案材料，也可以是檢索對象某一部分的材料。（二）檢索要求的類型293.從利用者對檢索對象線索掌握的程度劃分這類大致可分為確定檢索對象、未確定檢索對象和部分確定檢索對象三種類型。（三）檢索提問分析是指在檔案檢索過程中的主題分析。目的是調(diào)查清楚利用者究竟需要什么檔案，以便正確劃定檢索對象和檢索范圍，并制定檢索策略。我們需要確定以下問題：1.檢索目的是查證性，還是研究性。2.檢索對象3.檢索范圍全部還是部分，以及檔案的類型。4.利用者掌握的線索3.從利用者對檢索對象線索掌握的程度劃分30（四）檢索策略的制定和執(zhí)行檢索策略是指在分析檢索提問、明確利用需求的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案檢索系統(tǒng)的具體情況制定的以書面形式表達(dá)的檢索方案。檢索策略的內(nèi)容：1.確定檢索范圍；檢索范圍可分為核心區(qū)和相關(guān)區(qū)兩部分。核心區(qū)是指與檢索對象關(guān)系直接，信息比較密集，必須重點檢索的部分；相關(guān)區(qū)是指與檢索對象有間接關(guān)系，可以對核心區(qū)檔案進(jìn)行補(bǔ)充，有助于擴(kuò)大和深化對檢索對象的認(rèn)識的部分。2.確定檢索路線；檢索路線是指為實現(xiàn)檢索目的所可能選擇的檢索途徑以及查詢步驟。3.確定檢索標(biāo)識。（四）檢索策略的制定和執(zhí)行31演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！32第六章檔案的檢索第六章檔案的檢索33第一節(jié)檔案檢索工作概述一、檔案檢索的定義檔案檢索包含廣義和狹義兩種含義。廣義的檔案檢索包括檔案信息存儲和檔案查檢兩個具體的過程。狹義的檢索只限于查找所需檔案的過程。（一）檔案信息存儲階段的主要內(nèi)容1.檔案信息存儲的定義：是指將檔案原件中具有檢索意義特征的信息，如文件作者、題名、時間、主題詞等，記錄在一定的載體上，進(jìn)行分類或主題標(biāo)識，編制成檔案檢索工具，建立檔案檢索體系的過程。2.環(huán)節(jié)a.檔案的著錄和標(biāo)引第一節(jié)檔案檢索工作概述一、檔案檢索的定義34著錄和標(biāo)引是對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，并賦予規(guī)范化的檢索標(biāo)識的過程；著錄和標(biāo)引的結(jié)果，就是制作出反映檔案內(nèi)容、形式、分類和存址的可以用來檢索的條目。b.組織檔案檢索工具是指按照一定的規(guī)則，對著錄和標(biāo)引所產(chǎn)生的大量條目進(jìn)行系統(tǒng)排列，使之形成某種類型的檢索工具，并根據(jù)需要進(jìn)行檢索工具的匹配，組成手工的或計算機(jī)檢索系統(tǒng)。（二）檔案查檢階段的主要內(nèi)容1.定義：檔案查檢就是利用檢索工具和檢索系統(tǒng)查找所需檔案的過程。2.環(huán)節(jié)a.確定查找內(nèi)容著錄和標(biāo)引是對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分35確定查找內(nèi)容是指對利用者的檢索要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的主題，形成查尋概念，并將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的檢索標(biāo)識。從確定利用主題到形成檢索表達(dá)式的過程，也稱為制定檢索策略。b.查找查找就是檔案人員或利用者通過各種手段把表示利用需求的檢索標(biāo)識或檢索表達(dá)式與存儲在手工檢索工具或計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的標(biāo)識進(jìn)行相符性對比，將符合利用要求的條目查找出來。確定查找內(nèi)容是指對利用者的檢索要求進(jìn)行分析36二、檔案檢索效率1.查全率是指檢索結(jié)果滿足利用者要求的全面程度，即檢索出來的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比；與之對應(yīng)的是漏檢率，即未檢索出來的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。查全率檢索出的有關(guān)檔案全部有關(guān)檔案100%二、檔案檢索效率查全率檢索出的有關(guān)檔案全部有關(guān)檔案100%372.查準(zhǔn)率是指滿足利用者要求的準(zhǔn)確程度，即檢索出來的有關(guān)檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。與之相對應(yīng)的是誤檢率，即檢索出來的不相關(guān)檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。查準(zhǔn)率檢索出的有關(guān)檔案檢索出的全部檔案100%2.查準(zhǔn)率查準(zhǔn)率檢索出的有關(guān)檔案檢索出的全部檔案138注意：查全率和查準(zhǔn)率之間存在著一種互逆關(guān)系，即如果放寬檢索范圍，以求得較好的查全率，那么，查準(zhǔn)率就會下降；反之亦然。注意：查全率和查準(zhǔn)率之間存在著一種互逆關(guān)系，即39第二節(jié)檔案著錄和標(biāo)引檔案檢索工作的一項重要內(nèi)容就是編制各種檔案目錄，以從不同的角度揭示和介紹檔案的內(nèi)容和成分，指出其存放位置，為利用者提供查找檔案的途徑。著錄標(biāo)引選擇著錄項目和信息形成主題概念轉(zhuǎn)換為檢索語言記錄在載體上標(biāo)引第二節(jié)檔案著錄和標(biāo)引檔案檢索工作的一項40一、檔案著錄（一）檔案著錄的含義和作用1.定義：檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。內(nèi)容特征是指檔案的主題，表現(xiàn)為檔案的分類號、主題詞、摘要等；形式特征是指檔案的標(biāo)題、作者、形成時間、檔號、文種、載體等。2.作用：檔案著錄時形成檔案目錄的基礎(chǔ)。由著錄項目形成的檔案條目就是以后人們利用檔案時查找的信息線索。（二）檔案著錄規(guī)則1.著錄項目：是指用以揭示檔案的內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項。包括以下項目：一、檔案著錄41（1）題名與責(zé)任說明項，該項包括正副題名、文件編號、責(zé)任者、附件等項目。（2）稿本與文種項，該項目包括稿本和文種兩個單元。（3）密級與保管期限項，該項包括密級和保管期限兩個單元。（4）時間項。（5）載體類型及形態(tài)項，該項包括載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格三個單元。（6）附注與提要項，該項包括附注、提要兩個單元。（7）排檢與編號項，該項包括分類號、檔案館代號、檔號、縮微號、電子文檔號、主題詞或關(guān)鍵詞六個單元。2.標(biāo)識符號標(biāo)識符號是表示不同著錄項目和著錄含義的標(biāo)志。（1）題名與責(zé)任說明項，該項包括正副題名、文件編423.著錄格式著錄格式是著錄項目在條目中的排列順序及表達(dá)方式?！稒n案著錄規(guī)則》規(guī)定，一般使用段落符號式的條目格式，實際工作需要也可以使用表格式條目格式。4.著錄用文字和著錄信息源著錄時使用的文字必須規(guī)范化。漢字必須是規(guī)范化的簡化漢字；外文與少數(shù)民族文字必須依照其書寫規(guī)則。文件編號項、時間項、載體類型及形態(tài)項、排檢與編號項中的數(shù)字一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。圖形及符號應(yīng)照原文著錄，無法照原文著錄的可改為其他形式的相應(yīng)內(nèi)容，并加“[]”號標(biāo)識。著錄的信息源，單份文件或一組文件著錄時主要依據(jù)文頭、文尾；一個或一組案卷著錄時，主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等；被著錄檔案本身信息不足時，可參考其他有關(guān)檔案材料。3.著錄格式435.著錄級別按照《檔案著錄規(guī)則》，檔案著錄級別可以時單份文件、一組文件、一個案卷或一組案卷。一般，對于價值較大或珍貴檔案應(yīng)主要采用文件級著錄，輔之以案卷級、一組文件或一組案卷的著錄。對于內(nèi)容比較單一的案卷，可以采用案卷級著錄；對于反映同一問題的案卷以及由內(nèi)容基本相同的文件組成的案卷，可以以一組文件為單位著錄；對于相同題名的若干案卷，可作為一組案卷著錄。5.著錄級別44（三）著錄項目細(xì)則1.題名與責(zé)任者說明項題名又稱標(biāo)題，時表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征，并使其個別化以區(qū)別于其他檔案的名稱；責(zé)任者是指對檔案內(nèi)容的創(chuàng)造負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人。（1）正題名正題名時檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名照原文著錄，題名中的各種符號也不應(yīng)遺漏。單份文件無題名時，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”單份文件的題名不能揭示其內(nèi)容時，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”以示區(qū)別。（2）并列題名是指以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名。并列題名前加“=”以示區(qū)別。（三）著錄項目細(xì)則45（3）副題名及說明題名文字是指解釋或從屬正題名的另一題名。必要時照原文著錄，其前加“：”以示區(qū)別。說明題名文字是指在題名前后對檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。必要時照原文著錄，其前加“：”。（4）文件編號是文件制發(fā)機(jī)關(guān)或個人賦予的順序號，包括發(fā)文字號、科技試驗報告流水號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件的統(tǒng)編號、圖號等。文件編號照原文著錄，其前加“：”號。（5）責(zé)任者當(dāng)責(zé)任者只有一個時，照原文著錄，其前加“/”號。有時，有多個責(zé)任者，著錄列居首位的責(zé)任者；立檔單位本身就是責(zé)任者的必須著錄，其余的視需要著錄。責(zé)任者之間以“；”隔開。（3）副題名及說明題名文字46機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡稱；個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時，在姓名后著錄職務(wù)，并加“（）”號。清代以前的個人責(zé)任者應(yīng)冠以朝代名稱，用“（）”括起來。少數(shù)民族個人責(zé)任者稱為各民族有差異，應(yīng)按照少數(shù)民族習(xí)慣著錄。外國責(zé)任者應(yīng)著錄各個歷史時期易于識別的國別簡稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。（6）附件是指文件正文后的附加材料。只著錄附件題名，其前加“+”號。文件正文后有多個附件時，應(yīng)逐一著錄附件題名，各附件題名前均加“+”。如果附件題名具有獨立檢索意義，也可以另行著錄條目，并在附注中說明。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡稱472.稿本與文種項稿本是文件的文稿、文本、版本的名稱，依實際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、原版、修訂本、影印本等，其前加“.——”。文種是指文件種類的名稱。文種依實際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、原始記錄、說明書、協(xié)議書、鑒定書、任務(wù)書、判決書、國書、照會、誥、敕、奏折等，其前加“：”號。3.密級與保管期限4.時間項時間一律用八位數(shù)字表示，如“20090401”5.載體類型及形態(tài)項6.附注項與提要項7.排檢與編號項2.稿本與文種項48二、檔案標(biāo)引1.定義：檔案標(biāo)引是指在檔案著錄中對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識的過程；標(biāo)引的目的是提供檢索途徑。2.檔案標(biāo)引的類型：（1）分類標(biāo)引——賦予分類號標(biāo)識的過程；（2）主題標(biāo)引——賦予主題詞標(biāo)識的過程。3.檔案標(biāo)引的步驟與方法（1）主題分析主題分析是確定被標(biāo)引檔案主題概念的過程。a.主題的類型：主題的類型根據(jù)檔案的內(nèi)容可以分為單主題和多主題。單主題是指一件（卷）檔案只表達(dá)一個問題。多主題是指一件（卷）檔案記述兩個以上的問題。二、檔案標(biāo)引49主題單主題：一件（卷）檔案只表達(dá)一個問題。多主題：一件（卷）檔案記述兩個以上的問題。單元主題：用一個單元詞即可表達(dá)的主題。復(fù)合主題：又稱多元主題，是指用若干個單元詞組配或直接采用復(fù)合詞表達(dá)的主題。主題單主題：一件（卷）檔案只表達(dá)一個問題。多主題：一件（50b.主題分析的步驟和方法:第一，閱讀與理解文件或案卷的標(biāo)題。第二，閱讀文摘、簡介、前言、領(lǐng)導(dǎo)人批語等，從中發(fā)現(xiàn)標(biāo)題中未予表達(dá)的內(nèi)容。第三，瀏覽正文，了解文件的大概內(nèi)容。第四，查閱文件的外部特征，如作者、時間、密級等，明確文件的形成北京和作用范圍。（2）概念轉(zhuǎn)換a.分類標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找檔案分類表，將相應(yīng)類目的分類號作為檢索標(biāo)識，標(biāo)于著錄的條目之上。b.主題標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找主題詞表，將相應(yīng)的主題詞作為檢索標(biāo)識，標(biāo)于著錄的條目之上。b.主題分析的步驟和方法:51對多主題文件的概念轉(zhuǎn)換，必須先分解為單主題，再分別賦予其分類號，或再采用主題詞分組組配的標(biāo)識方法。（3）審校審校是標(biāo)引的最后一道程序，時確保標(biāo)引質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。審校的內(nèi)容：a.檔案的主題是否提煉得準(zhǔn)確全面；主題概念是否準(zhǔn)確恰當(dāng)；時候遺漏了隱含的主題；所標(biāo)主題是否具有檢索意義。b.是否存在過度標(biāo)引或標(biāo)引不足的問題。c.分類標(biāo)引是否符合分類標(biāo)引規(guī)則；主題標(biāo)引是否符合主題標(biāo)引規(guī)則和組配規(guī)則。d.標(biāo)引的類號、主題詞是否充分、完整、準(zhǔn)確，書寫是否正確無誤。對多主題文件的概念轉(zhuǎn)換，必須先分解為單主52e.對同一主題的標(biāo)引是否前后一致。審校的程序：分為自校、互校、總校。a.自校：標(biāo)引人員對自己的標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行校對，發(fā)現(xiàn)主題分析有誤、歸類不當(dāng)、前后不一致、符號錯誤等問題，及時糾正。b.互校：標(biāo)引人員對標(biāo)引結(jié)果互相進(jìn)行校對，糾正因個人理解不同而引起的錯誤，保持不同人員標(biāo)引的一致性。c.總校：在自校、互校后，進(jìn)行總校，進(jìn)一步消除標(biāo)引中的錯誤和誤差，保證標(biāo)引工作的整體優(yōu)化。

e.對同一主題的標(biāo)引是否前后一致。53第三節(jié)檔案檢索工具一、檔案檢索工具的種類檔案檢索工具按編制體例按檢索范圍按功能按載體目錄索引指南全宗范圍的檢索工具檔案館范圍的檢索工具專題范圍的檢索工具若干檔案館范圍的檢索工具查檢性檢索工具館藏性檢索工具介紹性檢索工具網(wǎng)絡(luò)檢索工具機(jī)讀式檢索工具縮微式檢索工具書本式檢索工具卡片式檢索工具第三節(jié)檔案檢索工具一、檔案檢索工具的種類檔案檢索工具按54二、常用檢索工具的編制方法和使用名稱定義編制方法案卷文件目錄又稱卷內(nèi)文件目錄匯集、全引目錄，它是將一個全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊，使每一案卷中所包含的文件標(biāo)題都在目錄中反映出來，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的雙重功能。將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄依次打印，復(fù)印剪貼后裝訂成冊，或者利用計算機(jī)編輯整合。分類目錄是根據(jù)分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)《中國檔案分類法》的體系組織起來的一種檢索工具。主要特點是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容。填制卡片；排列；設(shè)置導(dǎo)卡；編制分類目錄說明主題目錄根據(jù)主題法的原理，對文件進(jìn)行主題分析，確定主題概念，然后將其轉(zhuǎn)換為規(guī)范的主題詞，并表明文獻(xiàn)出處的一種目錄。二、常用檢索工具的編制方法和使用名稱定義編制方法案卷文件目錄55專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案室（館）有關(guān)某一專門事物、專門內(nèi)容檔案的檢索工具。1.選題；2.選材；3.填制卡片；4.排列。人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的檢索工具。它是查找涉及人物檔案的有效途徑。分為綜合性和專題性兩種。一般以編制專題性人名索引為主。按照姓氏筆畫、拼音字母或筆形法排列。地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的檢索工具。它可以為利用者提供查詢有關(guān)檔案的途徑。一般著錄地名和檔號兩項，按照地名首字母順序排列。文號索引是揭示文號和檔號之間對應(yīng)關(guān)系的檢索工具，它提供了按照文號查詢檔案的途徑。應(yīng)按照年度、發(fā)文機(jī)關(guān)分別編制文號索引。專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案室（館）有關(guān)某一專門事物、專門56全宗指南又稱全總介紹，是以文章敘述的形式揭示和介紹檔案館（室）收藏的某一全宗檔案的內(nèi)容、成分和價值的一種工具書。內(nèi)容：1.立檔單位的簡要歷史；2.全宗簡要情況；3.