譯國譯民郵件使用培訓(xùn)教程課件

—郵件系統(tǒng)使用培訓(xùn)—

譯國譯民翻譯公司—郵件系統(tǒng)使用培訓(xùn)—

譯國譯民翻譯公司一個(gè)故事陸純初1981年進(jìn)入IT行業(yè)，歷任IBM、西門子Nixdorf新加坡公司和西門子中國公司的銷售、市場和管理要職。1997年3月?lián)渭坠俏男录悠鹿径驴偨?jīng)理，并于同年10月?lián)渭坠俏墓灸蟻唴^(qū)董事總經(jīng)理，帶領(lǐng)全區(qū)安然度過亞洲金融危機(jī)。2001年12月至2004年9月，擔(dān)任甲骨文大中華區(qū)區(qū)域董事總經(jīng)理一職；2005年4月1日出任EMC大中國區(qū)總裁，負(fù)責(zé)監(jiān)管EMC在中國大陸、香港和臺(tái)灣地區(qū)的業(yè)務(wù)運(yùn)營。2006年被解職女秘書胡?！?2006年離職一個(gè)故事陸純初女秘書兩封郵件陸純初寫了一封措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的英文“譴責(zé)信”給胡睿，并同時(shí)抄送給公司的其他幾位高管。

郵件內(nèi)容：“我星期二剛告訴過你，想東西、做事情不要想當(dāng)然！結(jié)果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認(rèn)為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論是午餐時(shí)段還是晚上下班后，你要跟你服務(wù)的每一名經(jīng)理都確認(rèn)無事后才能離開辦公室，OK？”

女秘書回復(fù)了郵件并抄送給EMC分布在北京總部和上海、廣州、成都三地分公司的所有員工。其中也包括老板陸純初和其他幾位高管。

郵件內(nèi)容：“首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度考慮的，北京這里不是沒有丟過東西，如果一旦丟了東西，我無法承擔(dān)這個(gè)責(zé)任；其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯(cuò)誤轉(zhuǎn)移到別人的身上；第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時(shí)間，我一天就8小時(shí)工作時(shí)間，請你記住中午和晚上下班后的時(shí)間都是我的私人時(shí)間；……”

兩封郵件陸純初寫了一封措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的英文“譴責(zé)信”給胡電子郵件溝通的重要性電子郵件(E-Mail)是一種最重要的職場溝通方式電子郵件是企業(yè)文化的體現(xiàn)企業(yè)用戶電子郵件的用途主要體現(xiàn)為

日常工作交流、傳遞公司的

產(chǎn)品與服務(wù)信息、獲取外界

信息和展示企業(yè)形象等電子郵件溝通的重要性電子郵件(E-Mail)是一種最重要的職

為何使用電子郵件？特點(diǎn)條理化表達(dá)，強(qiáng)迫思考：口語表達(dá)對情境依賴程度高，內(nèi)容不夠明確，表達(dá)不夠有條理。明晰責(zé)任：當(dāng)面說或者在電話里講，對方左耳聽右耳

也許就忘了，許多事情因此無法澄清。作用使所有參與方對于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，

以及達(dá)成的共識(shí)一目了然能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)

細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能充當(dāng)意見不和、起爭端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端為何使用電子郵件？特點(diǎn)需要發(fā)送郵件的情況業(yè)務(wù)談判，事件處理正式工作報(bào)告，日常請示部門之間事務(wù)往來備忘與確認(rèn)信息發(fā)布（政策，通知）知識(shí)推薦和問題討論難以簡單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)需要發(fā)送郵件的情況業(yè)務(wù)談判，事件處理發(fā)送、抄送與密送，回復(fù)與全部回復(fù)reply，回復(fù)的信息只有發(fā)件人能看到。replyall全部回復(fù)，所有在發(fā)信人列表中的人都能看到回復(fù)。而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以回應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回mail。To的人是要受理這封郵件，理應(yīng)對郵件予以回應(yīng)。12345forward轉(zhuǎn)發(fā)將郵件內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，也可以在轉(zhuǎn)發(fā)中增加自己的注釋。發(fā)送、抄送與密送，12345郵件發(fā)送對象的選擇（1）工作計(jì)劃的發(fā)送經(jīng)理人的工作計(jì)劃主送工作計(jì)劃的下達(dá)對象，抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人為保持部門內(nèi)部計(jì)劃對外的一致性，部門內(nèi)部計(jì)劃原則上只有一個(gè)計(jì)劃可以跨部門傳達(dá)，特殊情況可以根據(jù)需要處理項(xiàng)目通報(bào)類的郵件主送給項(xiàng)目小組成員抄送給項(xiàng)目小組成員的直接上級、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)尋求跨部門支持的郵件一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級同時(shí)抄送本部門的直接上級這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持郵件發(fā)送對象的選擇（1）工作計(jì)劃的發(fā)送郵件發(fā)送對象的選擇（2）小心使用抄送（CC）/密送（BCC）功能CC是指發(fā)送給收件人的同時(shí)，也讓其他一或多人收到該郵件，并且也讓收件人知道這種情況BCC與CC的區(qū)別是收件人并不知道你把該郵件發(fā)送給了其他人（當(dāng)心接收方回復(fù)這封信?。?。建議只BCC給自己，作為郵件發(fā)送成功的檢驗(yàn)。將CC人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和「垃圾」

“全部答復(fù)”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件如果我給12個(gè)人發(fā)送了郵件，請問他們是否能在某時(shí)間出席會(huì)議應(yīng)該只有我收到12封回復(fù)，而不是大家收到12*12=144封！郵件發(fā)送對象的選擇（2）小心使用抄送（CC）/密送（BCC郵件發(fā)送對象的選擇（3）選擇郵件發(fā)送對象的時(shí)候避免以下現(xiàn)象非重要的一般性的溝通，避免為了知會(huì)的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替對發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息郵件對不相干的人員就是垃圾一般只有公司領(lǐng)導(dǎo)或職能部門才能向群體發(fā)送郵件郵件發(fā)送對象的選擇（3）選擇郵件發(fā)送對象的時(shí)候避免以下現(xiàn)象提示和說明溝通確認(rèn)和反饋對重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方

引起關(guān)注；或請對方確認(rèn)收到Email如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方

不重視，嘗試再次提醒轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人郵件長度郵件的閱讀時(shí)間不要超過10分鐘（個(gè)人建議500字以下）回信時(shí)注意保持線索想回復(fù)對方的回復(fù)，就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件。因?yàn)樗驍嗔嗽监]件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)（“線索”）一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的郵件提示和說明溝通確認(rèn)和反饋郵件使用場景1出差在外，需要向公司傳遞資料問題：使用qq，需要雙方同時(shí)在線，使用離線

傳送不安全。解決：將資料作為附件傳送，并在郵件正文中

進(jìn)行說明。郵件使用場景1出差在外，需要向公司傳遞資料郵件使用場景2小組成員間分享與客戶溝通記錄問題：小組人員分散，不容易聚在同一地點(diǎn)。

口頭表達(dá)，往往缺乏條理性，丟失重要細(xì)節(jié)解決：將溝通記錄進(jìn)行整理，發(fā)送給小組的其他成員。郵件使用場景2小組成員間分享與客戶溝通記錄郵件使用場景3布置任務(wù)問題：面對面交流時(shí)雙方都說的很盡興，不但談了當(dāng)前的任務(wù)，還展望了未來美好的前景。分手后卻不能確定對方是否已經(jīng)記住了所有的要點(diǎn)。解決：立刻將談話內(nèi)容進(jìn)行整理并

發(fā)送相關(guān)人員。如果上級沒有做，

作為下屬也要立刻按照自己的理解

整理，發(fā)送上級并取得確認(rèn)。郵件使用場景3布置任務(wù)郵件使用場景4公司發(fā)布《關(guān)于下發(fā)執(zhí)行貸款損失準(zhǔn)備計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)的通知》

問題：如果公司領(lǐng)導(dǎo)對此通知有批示，如何處理？發(fā)布rtx不能保存，發(fā)布bbs不能立刻讓全體員工看到。解決：通知用郵件發(fā)送，公司總經(jīng)理在郵件的基礎(chǔ)上全部回復(fù)，將自己的批示發(fā)送給全體員工郵件使用場景4公司發(fā)布《關(guān)于下發(fā)執(zhí)行貸款損失準(zhǔn)備計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)的通郵件使用場景5領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)需要頻繁與第三方聯(lián)系問題：如果頻繁的事無巨細(xì)的向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，會(huì)耽誤領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間，如果不匯報(bào)不知道什么時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)會(huì)問，在任務(wù)的平臺(tái)期，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)感覺自己沒有努力工作。解決：與客戶溝通過程中，將關(guān)鍵的郵件cc給領(lǐng)導(dǎo)郵件使用場景5領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)需要頻繁與第三方聯(lián)系郵件使用場景6領(lǐng)導(dǎo)讓兩個(gè)人共同完成一份文檔問題：如果兩個(gè)人分別給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)還要合并，顯然不合適。如果交給一個(gè)人合并，并發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)，是否有冒功之嫌？解決：由一個(gè)人將文檔作為附件發(fā)送

給領(lǐng)導(dǎo)，在郵件中說明是兩個(gè)人共同

完成的，同時(shí)，很重要的一點(diǎn)是要CC給另一個(gè)人。郵件使用場景6領(lǐng)導(dǎo)讓兩個(gè)人共同完成一份文檔郵件使用場景7一年前完成的一個(gè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目過程中與客戶進(jìn)行了多輪的磋商，現(xiàn)在有些過程及具體數(shù)據(jù)記不清了。問題：在討論過程中，雙方各執(zhí)一詞，由于時(shí)間比較長事件的進(jìn)展過程無法追溯解決：如果在項(xiàng)目進(jìn)行的關(guān)鍵時(shí)間和

關(guān)鍵問題上都通過郵件進(jìn)行了交流，

此時(shí)可以通過調(diào)閱這些郵件對問題進(jìn)

行澄清。郵件使用場景7一年前完成的一個(gè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目過程中與客戶進(jìn)行了郵件使用場景N歡迎大家補(bǔ)充郵件使用場景N歡迎大家補(bǔ)充郵件標(biāo)題不要空標(biāo)題1標(biāo)題要簡潔2標(biāo)題要真實(shí)反映郵件的重要性3一封信一個(gè)主題，不可大雜燴4不要隨便用緊急標(biāo)示5標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯(cuò)別字6郵件標(biāo)題不要空標(biāo)題1標(biāo)題要簡潔2標(biāo)題要真實(shí)反映郵件的重要性3稱呼語與問候1、Email開頭最好要有問候語。（1）郵件的開頭要稱呼收件人。在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。（2）如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方

如“x經(jīng)理”（限中文）；如果不清楚職務(wù)，

則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱呼。（3）結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards，中文的寫“祝您順利”，

“順祝商祺”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用

“此致敬禮”。稱呼語與問候1、Email開頭最好要有問候語。（1）郵件1、Email正文要簡明扼要，行文通暢；2、要用論述的語氣；3、復(fù)雜事件描述可用（一、（一）、1、（1）、A、

a）之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、正式郵件不要使用:-)等表情字符。正文1、Email正文要簡明扼要，行文通暢；正文附件1、如果郵件帶有附件，請?jiān)谡睦锩嫣崾臼占瞬榭锤郊?、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；3、正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；4、附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；5、特殊格式文件，應(yīng)注明打開方式，以免影響使用；6、如果附件過大（不宜超過5MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。附件1、如果郵件帶有附件，請?jiān)谡睦锩嫣崾臼占瞬榭锤郊?4回復(fù)的注意事項(xiàng)1、及時(shí)回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對方，因?yàn)檫@是對他人的尊重；理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)；如果事情復(fù)雜，無法及時(shí)確切回復(fù)，應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，等等”；如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能。2.進(jìn)行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。24回復(fù)的注意事項(xiàng)1、及時(shí)回復(fù)Email253.回復(fù)一般不少于10個(gè)字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的?；貜?fù)的注意事項(xiàng)4.主動(dòng)控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，如：“望XXX指示為盼”或“請XXX補(bǔ)充意見”。對于不需要回復(fù)的郵件可在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。253.回復(fù)一般不少于10個(gè)字回復(fù)的注意事項(xiàng)4.主動(dòng)控制案例回顧?quán)]件發(fā)送對象是否恰當(dāng)郵件的正文措辭是否合理郵件產(chǎn)生了何種影響如何避免案例回顧?quán)]件發(fā)送對象是否恰當(dāng)郵件客戶端安裝雷鳥郵件系統(tǒng)是全球范圍內(nèi)使用最多的免費(fèi)郵件客戶端，許多大型企業(yè)將雷鳥系統(tǒng)為官方郵件工具。雷鳥系統(tǒng)介面簡潔、綠色，免費(fèi)安裝。這款軟件非常優(yōu)秀，后臺(tái)資源占用低，數(shù)據(jù)安全性高。插件豐富，用戶選擇余地大。郵件客戶端安裝雷鳥郵件系統(tǒng)郵件客戶端安裝下載安裝包和安裝手冊登錄論壇，通知公告，集團(tuán)郵件開通公告，或從IT部獲得安裝包運(yùn)行安裝包按照手冊配置郵箱配置300M郵件空間100M網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)最大附件20M郵件客戶端安裝下載安裝包和安裝手冊使用企業(yè)地址本企業(yè)地址本

企業(yè)地址本是系統(tǒng)預(yù)先配置好的郵件清單，包括企業(yè)中所有員工的地址本，也包括各個(gè)郵件組企業(yè)地址本使用

使用企業(yè)地址本可以方便的找到同事的聯(lián)系方式使用企業(yè)地址本企業(yè)地址本自動(dòng)回復(fù)自動(dòng)回復(fù)的使用自動(dòng)回復(fù)通常在休假期間使用，如：您好：

我現(xiàn)在正在休假，此郵件為自動(dòng)回復(fù)，不能及時(shí)回復(fù)您的郵件深感抱歉。

我將于2011年10月7日返回，之前的工作可以與XXX(xxx的郵件地址)負(fù)責(zé)。如需緊急處理，請電話聯(lián)系

此致

敬禮！&為避免郵件始終處在自動(dòng)回復(fù)狀態(tài)，建議設(shè)置起止日期。自動(dòng)回復(fù)自動(dòng)回復(fù)的使用Webmail1、WebMail是郵件的補(bǔ)充2、Webmail可以進(jìn)行用戶參數(shù)設(shè)定3、避免要在公共場合使用webmailWebmail1、WebMail是郵件的補(bǔ)充http://m使用技巧添加多個(gè)賬號設(shè)置發(fā)件人名稱自動(dòng)收取郵件自動(dòng)回復(fù)在地址欄中輸入中文名稱使用標(biāo)簽標(biāo)記郵件的重要性用主密碼保護(hù)自己的隱私使用插件使用技巧添加多個(gè)賬號企業(yè)郵箱注意事項(xiàng)只能使用本人的電子郵箱，不允許合用、轉(zhuǎn)借他人使用，不得將ID賬號密碼告知他人。不得盜用他人郵箱，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，違規(guī)員工將被追究不得制作、查閱、復(fù)制、傳播含有法律禁止的內(nèi)容的電子郵件。如利用郵箱進(jìn)行違法活動(dòng)者將移交司法機(jī)關(guān)。企業(yè)郵箱注意事項(xiàng)只能使用本人的電子郵箱，不允許合用、轉(zhuǎn)借他人高效能人士的第八個(gè)習(xí)慣——養(yǎng)成用郵箱的習(xí)慣！請將雷鳥養(yǎng)在你的啟動(dòng)文件夾早上上班的第一件事情：打開電腦→打開企業(yè)郵箱→查看郵件郵箱是工作的平臺(tái)

使用好郵件，遵守一些郵件溝通規(guī)范和技巧，能大大提高你的工作效率

高效能人士的第八個(gè)習(xí)慣謝謝！謝謝！演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！—郵件系統(tǒng)使用培訓(xùn)—

譯國譯民翻譯公司—郵件系統(tǒng)使用培訓(xùn)—

譯國譯民翻譯公司一個(gè)故事陸純初1981年進(jìn)入IT行業(yè)，歷任IBM、西門子Nixdorf新加坡公司和西門子中國公司的銷售、市場和管理要職。1997年3月?lián)渭坠俏男录悠鹿径驴偨?jīng)理，并于同年10月?lián)渭坠俏墓灸蟻唴^(qū)董事總經(jīng)理，帶領(lǐng)全區(qū)安然度過亞洲金融危機(jī)。2001年12月至2004年9月，擔(dān)任甲骨文大中華區(qū)區(qū)域董事總經(jīng)理一職；2005年4月1日出任EMC大中國區(qū)總裁，負(fù)責(zé)監(jiān)管EMC在中國大陸、香港和臺(tái)灣地區(qū)的業(yè)務(wù)運(yùn)營。2006年被解職女秘書胡?！?2006年離職一個(gè)故事陸純初女秘書兩封郵件陸純初寫了一封措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的英文“譴責(zé)信”給胡睿，并同時(shí)抄送給公司的其他幾位高管。

郵件內(nèi)容：“我星期二剛告訴過你，想東西、做事情不要想當(dāng)然！結(jié)果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認(rèn)為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論是午餐時(shí)段還是晚上下班后，你要跟你服務(wù)的每一名經(jīng)理都確認(rèn)無事后才能離開辦公室，OK？”

女秘書回復(fù)了郵件并抄送給EMC分布在北京總部和上海、廣州、成都三地分公司的所有員工。其中也包括老板陸純初和其他幾位高管。

郵件內(nèi)容：“首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度考慮的，北京這里不是沒有丟過東西，如果一旦丟了東西，我無法承擔(dān)這個(gè)責(zé)任；其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯(cuò)誤轉(zhuǎn)移到別人的身上；第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時(shí)間，我一天就8小時(shí)工作時(shí)間，請你記住中午和晚上下班后的時(shí)間都是我的私人時(shí)間；……”

兩封郵件陸純初寫了一封措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的英文“譴責(zé)信”給胡電子郵件溝通的重要性電子郵件(E-Mail)是一種最重要的職場溝通方式電子郵件是企業(yè)文化的體現(xiàn)企業(yè)用戶電子郵件的用途主要體現(xiàn)為

日常工作交流、傳遞公司的

產(chǎn)品與服務(wù)信息、獲取外界

信息和展示企業(yè)形象等電子郵件溝通的重要性電子郵件(E-Mail)是一種最重要的職

為何使用電子郵件？特點(diǎn)條理化表達(dá)，強(qiáng)迫思考：口語表達(dá)對情境依賴程度高，內(nèi)容不夠明確，表達(dá)不夠有條理。明晰責(zé)任：當(dāng)面說或者在電話里講，對方左耳聽右耳

也許就忘了，許多事情因此無法澄清。作用使所有參與方對于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，

以及達(dá)成的共識(shí)一目了然能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)

細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能充當(dāng)意見不和、起爭端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端為何使用電子郵件？特點(diǎn)需要發(fā)送郵件的情況業(yè)務(wù)談判，事件處理正式工作報(bào)告，日常請示部門之間事務(wù)往來備忘與確認(rèn)信息發(fā)布（政策，通知）知識(shí)推薦和問題討論難以簡單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)需要發(fā)送郵件的情況業(yè)務(wù)談判，事件處理發(fā)送、抄送與密送，回復(fù)與全部回復(fù)reply，回復(fù)的信息只有發(fā)件人能看到。replyall全部回復(fù)，所有在發(fā)信人列表中的人都能看到回復(fù)。而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以回應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回mail。To的人是要受理這封郵件，理應(yīng)對郵件予以回應(yīng)。12345forward轉(zhuǎn)發(fā)將郵件內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，也可以在轉(zhuǎn)發(fā)中增加自己的注釋。發(fā)送、抄送與密送，12345郵件發(fā)送對象的選擇（1）工作計(jì)劃的發(fā)送經(jīng)理人的工作計(jì)劃主送工作計(jì)劃的下達(dá)對象，抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人為保持部門內(nèi)部計(jì)劃對外的一致性，部門內(nèi)部計(jì)劃原則上只有一個(gè)計(jì)劃可以跨部門傳達(dá)，特殊情況可以根據(jù)需要處理項(xiàng)目通報(bào)類的郵件主送給項(xiàng)目小組成員抄送給項(xiàng)目小組成員的直接上級、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)尋求跨部門支持的郵件一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級同時(shí)抄送本部門的直接上級這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持郵件發(fā)送對象的選擇（1）工作計(jì)劃的發(fā)送郵件發(fā)送對象的選擇（2）小心使用抄送（CC）/密送（BCC）功能CC是指發(fā)送給收件人的同時(shí)，也讓其他一或多人收到該郵件，并且也讓收件人知道這種情況BCC與CC的區(qū)別是收件人并不知道你把該郵件發(fā)送給了其他人（當(dāng)心接收方回復(fù)這封信?。?。建議只BCC給自己，作為郵件發(fā)送成功的檢驗(yàn)。將CC人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和「垃圾」

“全部答復(fù)”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件如果我給12個(gè)人發(fā)送了郵件，請問他們是否能在某時(shí)間出席會(huì)議應(yīng)該只有我收到12封回復(fù)，而不是大家收到12*12=144封！郵件發(fā)送對象的選擇（2）小心使用抄送（CC）/密送（BCC郵件發(fā)送對象的選擇（3）選擇郵件發(fā)送對象的時(shí)候避免以下現(xiàn)象非重要的一般性的溝通，避免為了知會(huì)的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替對發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息郵件對不相干的人員就是垃圾一般只有公司領(lǐng)導(dǎo)或職能部門才能向群體發(fā)送郵件郵件發(fā)送對象的選擇（3）選擇郵件發(fā)送對象的時(shí)候避免以下現(xiàn)象提示和說明溝通確認(rèn)和反饋對重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方

引起關(guān)注；或請對方確認(rèn)收到Email如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方

不重視，嘗試再次提醒轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人郵件長度郵件的閱讀時(shí)間不要超過10分鐘（個(gè)人建議500字以下）回信時(shí)注意保持線索想回復(fù)對方的回復(fù)，就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件。因?yàn)樗驍嗔嗽监]件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)（“線索”）一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的郵件提示和說明溝通確認(rèn)和反饋郵件使用場景1出差在外，需要向公司傳遞資料問題：使用qq，需要雙方同時(shí)在線，使用離線

傳送不安全。解決：將資料作為附件傳送，并在郵件正文中

進(jìn)行說明。郵件使用場景1出差在外，需要向公司傳遞資料郵件使用場景2小組成員間分享與客戶溝通記錄問題：小組人員分散，不容易聚在同一地點(diǎn)。

口頭表達(dá)，往往缺乏條理性，丟失重要細(xì)節(jié)解決：將溝通記錄進(jìn)行整理，發(fā)送給小組的其他成員。郵件使用場景2小組成員間分享與客戶溝通記錄郵件使用場景3布置任務(wù)問題：面對面交流時(shí)雙方都說的很盡興，不但談了當(dāng)前的任務(wù)，還展望了未來美好的前景。分手后卻不能確定對方是否已經(jīng)記住了所有的要點(diǎn)。解決：立刻將談話內(nèi)容進(jìn)行整理并

發(fā)送相關(guān)人員。如果上級沒有做，

作為下屬也要立刻按照自己的理解

整理，發(fā)送上級并取得確認(rèn)。郵件使用場景3布置任務(wù)郵件使用場景4公司發(fā)布《關(guān)于下發(fā)執(zhí)行貸款損失準(zhǔn)備計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)的通知》

問題：如果公司領(lǐng)導(dǎo)對此通知有批示，如何處理？發(fā)布rtx不能保存，發(fā)布bbs不能立刻讓全體員工看到。解決：通知用郵件發(fā)送，公司總經(jīng)理在郵件的基礎(chǔ)上全部回復(fù)，將自己的批示發(fā)送給全體員工郵件使用場景4公司發(fā)布《關(guān)于下發(fā)執(zhí)行貸款損失準(zhǔn)備計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)的通郵件使用場景5領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)需要頻繁與第三方聯(lián)系問題：如果頻繁的事無巨細(xì)的向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，會(huì)耽誤領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間，如果不匯報(bào)不知道什么時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)會(huì)問，在任務(wù)的平臺(tái)期，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)感覺自己沒有努力工作。解決：與客戶溝通過程中，將關(guān)鍵的郵件cc給領(lǐng)導(dǎo)郵件使用場景5領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)需要頻繁與第三方聯(lián)系郵件使用場景6領(lǐng)導(dǎo)讓兩個(gè)人共同完成一份文檔問題：如果兩個(gè)人分別給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)還要合并，顯然不合適。如果交給一個(gè)人合并，并發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)，是否有冒功之嫌？解決：由一個(gè)人將文檔作為附件發(fā)送

給領(lǐng)導(dǎo)，在郵件中說明是兩個(gè)人共同

完成的，同時(shí)，很重要的一點(diǎn)是要CC給另一個(gè)人。郵件使用場景6領(lǐng)導(dǎo)讓兩個(gè)人共同完成一份文檔郵件使用場景7一年前完成的一個(gè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目過程中與客戶進(jìn)行了多輪的磋商，現(xiàn)在有些過程及具體數(shù)據(jù)記不清了。問題：在討論過程中，雙方各執(zhí)一詞，由于時(shí)間比較長事件的進(jìn)展過程無法追溯解決：如果在項(xiàng)目進(jìn)行的關(guān)鍵時(shí)間和

關(guān)鍵問題上都通過郵件進(jìn)行了交流，

此時(shí)可以通過調(diào)閱這些郵件對問題進(jìn)

行澄清。郵件使用場景7一年前完成的一個(gè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目過程中與客戶進(jìn)行了郵件使用場景N歡迎大家補(bǔ)充郵件使用場景N歡迎大家補(bǔ)充郵件標(biāo)題不要空標(biāo)題1標(biāo)題要簡潔2標(biāo)題要真實(shí)反映郵件的重要性3一封信一個(gè)主題，不可大雜燴4不要隨便用緊急標(biāo)示5標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯(cuò)別字6郵件標(biāo)題不要空標(biāo)題1標(biāo)題要簡潔2標(biāo)題要真實(shí)反映郵件的重要性3稱呼語與問候1、Email開頭最好要有問候語。（1）郵件的開頭要稱呼收件人。在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。（2）如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方

如“x經(jīng)理”（限中文）；如果不清楚職務(wù)，

則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱呼。（3）結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards，中文的寫“祝您順利”，

“順祝商祺”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用

“此致敬禮”。稱呼語與問候1、Email開頭最好要有問候語。（1）郵件1、Email正文要簡明扼要，行文通暢；2、要用論述的語氣；3、復(fù)雜事件描述可用（一、（一）、1、（1）、A、

a）之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、正式郵件不要使用:-)等表情字符。正文1、Email正文要簡明扼要，行文通暢；正文附件1、如果郵件帶有附件，請?jiān)谡睦锩嫣崾臼占瞬榭锤郊?、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；3、正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；4、附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；5、特殊格式文件，應(yīng)注明打開方式，以免影響使用；6、如果附件過大（不宜超過5MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。附件1、如果郵件帶有附件，請?jiān)谡睦锩嫣崾臼占瞬榭锤郊?0回復(fù)的注意事項(xiàng)1、及時(shí)回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對方，因?yàn)檫@是對他人的尊重；理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)；如果事情復(fù)雜，無法及時(shí)確切回復(fù)，應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，等等”；如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能。2.進(jìn)行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。24回復(fù)的注意事項(xiàng)1、及時(shí)回復(fù)Email613.回復(fù)一般不少于10個(gè)字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的?；貜?fù)