公司采購作業(yè)指導書(十三)

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一、目的：

通過對購買過程舉行有效操縱，確保產品的原（物）料、零件、包裝材料的品質、價格、交期與數量能得志本公司的要求，以最低的庫存保障生產的暢通。

二、購買的種類：

根據物料的用途，物料購買可分生產性物料購買（原/輔材料購買）與非生產性物料購買（辦公用品、勞防用品、機物料消耗品、設備、量/器具、模具與樣品等的購買）兩種類別。

三、物料購買審批流程

1．生產性物料訂購審批流程

購買員根據業(yè)務部門的《制造通知單》及《生產籌劃》、《生產BOM表》、《技術BOM表》制定《物料需求表》；送交倉庫填寫庫存狀況后結合最低訂購量、安好庫存量確定訂購數量；由購買員依據《物料需求表》編制《物料訂購單》予資材部經理批準購買。

《物料需求表》應包括制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規(guī)格/顏色/材質、單位、單耗、需用量、庫存量、訂購量、需求時間、制造單位等資料。

2．非生產性物料請購審批流程

辦公用品、勞防用品由使用部門編制《__月辦公用品、勞防用品使用籌劃》，經部門經理、總經理審批，審批后交倉庫匯總并清查庫存，結合安好庫存量填寫《請購單》；機物料消耗品等由使用部門填寫《請購單》經部門主管復核，總經理審批。審批后交資材部經理安置購買員編制《物料訂購單》，經資材部經理審批后由購買員安置購買。

3．設備、量/器具、模具的審批流程：由直接指導或從事該項工作的人員填寫《請購單》，經部門主管審核，總經理批準后交購買部制定購買籌劃購買。

4．樣品試制物料的審批流程：如技術部生產樣品需用某種物料，公司未有此物料或為新增物料時，由技術部人員填寫《請購單》及圖紙資料，經部門主管審核，總經理批準后交資材部經理，由資材部依元件規(guī)格資料要求探索供給商購買。

四、詢價、比價、議價、定價作業(yè)

1.本公司全體物料購買務必向經公司認可后的合格供給商添置，設備、器具以有信譽、有才能之生產廠商為詢價對象。

2.比價、議價：購買人員在合格供給商中選擇兩家以上廠商舉行詢價，以利于比價作業(yè)舉行，并從中挑揀在品質、價格、交期與服務等方面符合公司要求的廠商；購買人員與廠談判后，將比價、議價結果報資材部經理。如客戶指定要求或特定技術時，不受此限。

3.議價過程務必明確交貨周期、日產能、是否有最低訂購量要求及最低訂購量、品質標準、價格條件、包裝要求、貨款支付周期等。

4.定價：資材部經理依據議價結果選擇適合的供給商，簽訂《購買合同》及《物料定價表》經資材部經理審核、總經理批準后實施。

5.涉及技術性的圖紙或公司供給的樣品，資材部務必同外協廠簽訂技術保密協議，以保障公司利益。

五、《物料訂購單》的開立、分發(fā)與變更

1．全體原（物）料的購買務必采用本公司的《物料訂購單》，《物料訂購單》一式四份，一份由購買存檔，一份由財務結算，一份由倉庫收貨及進度跟蹤，一份供給商存檔。

2．購買人員在確認供方能夠得志本次購買要求下填寫《物料訂購單》，并明確供給商名稱、制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規(guī)格/顏色/材質、單位、需用量、庫存量、訂購量、交貨時間、品質要求等，若購買要求需附圖紙、檢驗標準、包裝要求、樣本或其它文件,應在《物料訂購單》上注明所附文件的識別方式。

3．已下達的《物料訂購單》如遇客戶訂單變更需修改或取消，務必在供給商未正式生產前通知供給商，否那么供給商有權不予采納修改內容。如供給商已投產需測算數量及金額，報業(yè)務部與客戶協商處理。訂單修改后須編制新的《物料需求表》及《物料訂購單》并注明“修改”字樣，或注明原單號作廢字樣，取消并收回已經分發(fā)的《物料需求表》、《物料購買單》（含片面修改或全部修改）；訂單取消亦同。

六、購買物料的交期操縱

1．購買人員在《物料訂購單》發(fā)出后要與供給商聯系確認交期與數量并回傳確認函，急單購買要將商定交期回復需求部門，并建立《購買臺帳》，在購買各個階段以電話、傳真形式聯絡供給商，跟催交期，如有奇怪不能按既定交期交貨時，應以書面形式，注明"奇怪理由"及"預定交貨日期"，呈資材部經理核示后轉送需求部門，依需求部門觀法擬訂對策處理。

2．倉管人員應根據《物料訂購單》供給原（物）料到位的數量與質量信息，指點購買人員未按交期到貨的信息，以利實時處理物料購買時展現的一系列奇怪。

七、驗收及入庫

1．購買物資到廠后，供給商將《送貨單》交倉管員，由倉管員引導供方將物資存放在待檢區(qū)。供給商《送貨單》務必注明我公司《物料訂購單》單號及訂購數量、送貨數量等信息。

2．由購買員和倉庫管理員在一個工作日內依《物料訂購單》對檢驗物資舉行驗證。驗證內容包括：物料名稱、型號/規(guī)格/顏色/材質、產品包裝、標識、數量等，數量按抽樣比例舉行量測，遵照孰少孰準嚴那么按比例舉行扣除。驗證合格后開具《送檢入庫單》在二小時內通知檢驗人員舉行檢驗。檢驗合格后由倉管員依照定置管理舉行歸位擺放，并依《送檢入庫單》實時填寫《存貨吊卡》和登記《存貨計數帳》；檢驗不合格需退貨的填報《驗退單》辦理退貨手續(xù)。

3．入庫數量與訂購數量務必相吻合，嚴格執(zhí)行入庫數量上浮比率標準，超出片面填寫《驗退單》通知購買人員予以退回供給商處理。如供給商確需寄放于我司倉庫等待訂單的，由倉管員在《廠商寄放物料登記簿》上登記。并將寄放物料按定置管理擺放，并做好標識；交貨數量未達訂購數量時，以補足為原那么，但不影響訂單生產，有利降低庫存積壓的由倉庫主管復核，經資材部經理同意，可免補交，短交如需補足時，倉管員應通知購買部門聯絡供給商處理。

4．由于品質不符合規(guī)定標準，但不影響顧客要求，或經過返修和挑揀能達成規(guī)定標準的特采或降級物資，購買人員應與供給商聯系退換或返修，如由我公司特采或降級處理

，購買和倉管人員應跟蹤該批物資對我公司的費用影響，并通知供給商對該批物資舉行折價或補償處理。

5．《送檢入庫單》須依據《物料訂購單》、《送貨單》或《發(fā)票》載明供給商名稱、訂購單號、物料名稱、型號/規(guī)格/顏色/材質、單位、訂購數量、送檢數量、入庫數量、單價、金額、備注，《送檢入庫單》經倉管員、檢驗員、倉庫主管簽字后將結算聯、財務聯連同送貨單、發(fā)票交購買人員。

6．購買人員對照《物料訂購單》、《送檢入庫單》、《發(fā)票》、合同、定價表舉行核對，核對無誤后交購買經理復核并同時登記《購買臺帳》核銷購買訂單，復核后轉交財務辦理入帳手續(xù)。

八、購買費用的報銷

購買人員依據購買合同商定的付款周期到期辦理《付款申請書》，經財務核對無誤后交資材部經理、總經理審批，審批后交財務出納付款，并在《購買臺帳》中記錄。確認出納付款后在《購買臺帳》中沖銷應付款項。

十一、報表的填報

購買人員依據購買臺帳每月底報送《購買月報表》及《應付帳款余額表》