辦公室S培訓(xùn)課件2

辦公室5S培訓(xùn)天津娃哈哈食品有限公司1培訓(xùn)內(nèi)容文件管理5S是什么如何做好5S2第一部分文件管理3文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求4文件管理記錄闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要控制版本。5文件管理文件分類重要度保存期限來源版本緩急6文件管理管理技巧分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負責(zé)索引專門化7文件管理簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認可蓋章生效連貫性有效性授權(quán)8第二部分5S是什么95S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時間為零。使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個S，制度化，規(guī)范化。形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。108S（服務(wù)）7S（節(jié)約）6S（安全）5S（修養(yǎng)）4S（清掃、清潔）2S（整理、整頓）演變5S是是什么么115S是是一種種管理理需要全全員的的積極極參與與和長長時間間的堅堅持不不懈每日堅堅持5S管管理，，一點點一滴滴持續(xù)續(xù)的改改善5S是是什么么5S不不是知知識，，也不不是技技術(shù)，，而是是應(yīng)該該做的的事情情！12整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內(nèi)成為學(xué)習(xí)榜樣企業(yè)形形象5S是是什么么13可以及及時拿拿到需需要的的東西西隨時確確認自自己的的工作作是否否按計計劃執(zhí)執(zhí)行保證工工作順順利進進展整理干干凈不不是最最終的的目的的，而而是避避免浪浪費，，提高高工作作效率率5S是是什么么14第三部部分如何做做好5S15整理含義將需要的的和不需要要的物品明確分分開，并處理不需要要的物品。。目的騰出空空間防止誤誤用165S差差！5S好好?。‖F(xiàn)場檢檢查17要領(lǐng)馬上要要用的的暫時不不用的的長期不不用的的要區(qū)分分對待待!18要領(lǐng)將需要要的物物品的的數(shù)量量降到最最低程程度例如：：減少文具使用數(shù)數(shù)量減少少文件件保存存數(shù)數(shù)量量減少少電話話使用用時時間間縮短短會議議時間間19要領(lǐng)領(lǐng)對可有有可可無無的的物品品，應(yīng)應(yīng)堅決決處處理理掉，，決不不手手軟軟!20要領(lǐng)領(lǐng)為何何會會有有這這么么多多廢廢品品？？分析析檢查查改善善21問題題點點在在哪哪里里？？提問問1、、圖圖片片中中存存在在什什么么問問題題？？3、、會會產(chǎn)產(chǎn)生生什什么么樣樣的的影影響響？？4、、我我們們應(yīng)應(yīng)該該怎怎樣樣做做？？2、、為為什什么么會會產(chǎn)產(chǎn)生生這這樣樣的的問問題題？？22整頓頓含義義將需要要的的物品品，，擺放放成誰誰都都清楚楚并便于于使使用用的狀狀態(tài)態(tài)。━即尋尋找找時時間間為為零零目的的工作作場場所所一一目目了了然然消除除找找尋尋物物品品的的時時間間井井井有有條條的的工工作作秩秩序序23確定定物物品品放放置置場場所所24物品品分分類類擺擺放放25進行行標標識識26定位位、、標標識識方法法*連連接接線線標標識識影繪繪表表示示（（形形跡跡管管理理））27改善善內(nèi)內(nèi)容容對文文件件柜柜做做整整體體定定置置線線，，且且制制定定文文件件借借閱閱一一覽覽表表以以防防文文件件的的丟丟失失28改善善后后1））用用定定置置線線管管制制，，文文件件被被拿拿走走后后定定置置線線殘殘缺缺一一目目了了然然；；2））用用文文件件借借用用一一覽覽表表來來控控制制，，文文件件處處于于完完全全受受控控狀狀態(tài)態(tài)，，文文件件丟丟失失現(xiàn)現(xiàn)象象為為0；；改善善后后圖圖片片29效果果評評估估因文文件件失失控控而而導(dǎo)導(dǎo)致致的的異異常?，F(xiàn)現(xiàn)象象為為0，，提提升升了了工工作作效效率率305S及及目目視視管管理理事事例例介介紹紹行動動指指針針：：求新新??！求求快快！！求求變變！！31問題題點點怎么么辦辦？？32問題題點點怎么么辦辦？？33？如何何整整頓頓你你的的文文件件柜柜提問問34[管管理理責(zé)責(zé)任任者者]管理理此此架架責(zé)責(zé)任任者者姓姓名名[架架子子表表示示標標簽簽]表示示架架子子種種類類的的標標簽簽[柜柜子子內(nèi)內(nèi)表表示示標標簽簽]用此此標標簽簽表表示示下下段段的內(nèi)內(nèi)容容文件件柜柜如如何何整整頓頓？？35要領(lǐng)領(lǐng)徹底底整整理理，，只留留下下需需要要的的物物品品36合理理利利用用空空間間，，100%定定位位放放置置要領(lǐng)領(lǐng)根據(jù)據(jù)種類類、、空空間間、、區(qū)區(qū)域域、、防防護護規(guī)定定擺擺放放方方法法37要領(lǐng)領(lǐng)利用用各各種種顏顏色色、、數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)等等進進行行標標識識3839問題題點點在在哪哪里里？？40清掃掃含義義經(jīng)常常清清掃掃保保持持清清潔潔，，將將各各個個角角落落的的臟臟物物清清理理掉掉目的的保持持良良好好的的工工作作情情緒緒穩(wěn)定定品品質(zhì)質(zhì)達到到零零故故障障、、零零損損耗耗41如何何清清掃掃？？①看看不不見見的的地地方方，，也也要要徹徹底底打打掃掃干干凈凈。。②經(jīng)經(jīng)常常打打掃掃，，使使環(huán)環(huán)境境盡盡量量不不產(chǎn)產(chǎn)生生灰灰塵塵、、污污穢穢。。42徹底底清清掃掃電源源插插座座電腦腦側(cè)側(cè)面面主機機座座43要領(lǐng)領(lǐng)自己己動動手手，，不不依依賴賴外外人人(所所有有部部門門、、人人員員都都一一起起執(zhí)執(zhí)行行)44清掃掃責(zé)責(zé)任任分分區(qū)區(qū)A1區(qū)區(qū)(張張)B1區(qū)區(qū)(趙趙)C1區(qū)區(qū)(王王)C2區(qū)區(qū)(沈沈)C3區(qū)區(qū)(李李)A2區(qū)區(qū)(胡胡)E1區(qū)區(qū)(賈賈)D1區(qū)(霍霍)要領(lǐng)領(lǐng)45清潔潔含義義將整整理理、、整整頓頓、、清清掃掃進進行行到到底底，，并并且且標標準準化化、、制制度度化化。。目的的成功功慣慣例例和和制制度度是標準準化的的基礎(chǔ)礎(chǔ)企業(yè)文文化開開始形形成46整潔的的辦公公桌如何保保持？？47連續(xù)不不斷的的進行行整理、、整頓頓、清掃活動要領(lǐng)48花時間間改掉壞習(xí)慣慣及眼不見見為凈凈的態(tài)態(tài)度要領(lǐng)49要領(lǐng)每天保保持5S評評價的的心情情，不不斷改改善辦辦公5S50素養(yǎng)含義對于規(guī)規(guī)定了了的事事情，，大家家都按按要求求去執(zhí)執(zhí)行，，并養(yǎng)養(yǎng)成一一種習(xí)習(xí)慣。。目的讓員工工遵守守規(guī)章章制度度培養(yǎng)良良好素素質(zhì)習(xí)習(xí)慣的的人才才鑄造團團隊精精神51問候候、禮禮貌貌語語您好!早上好好!下午好好!大家好好!語言52著裝53離位時時要點：：1.2.3.4.54☆持續(xù)推推動4S活動直直至習(xí)慣化化☆嚴格遵守公司的的規(guī)章制制度☆不斷地地培養(yǎng)責(zé)責(zé)任感感、改變變意識識☆充滿熱熱情的開始始每一一天的的工作要領(lǐng)55要主動動整理理、整整頓傳傳真？？傳真是是客戶戶傳遞遞過來來的信信息，，對公公司和和我們們的工工作都都是非非常重重要的的。不管是是不是是發(fā)給給我的的傳真真，我我都應(yīng)應(yīng)該認認真對對待。。主動把把我認認識的的人的的傳真真送過過去，，以便便同事事可以以及時時得到到客戶戶的寶寶貴信信息。。56打印前前，我我們應(yīng)應(yīng)該做做什么么？確認打打印機機是否否正常常工作作。①小故障障請按按照提提示排排除。。②無法解解決時時，請請及時時與管管理員員聯(lián)系系。確認打打印紙紙。①及時更更換所所需的的紙型型，以以免產(chǎn)產(chǎn)生作作廢文文件。。②發(fā)現(xiàn)作作廢的的包裝裝時，，請及及時丟丟到紙紙簍內(nèi)內(nèi)。③發(fā)現(xiàn)紙紙張快快用完完時，，請及及時領(lǐng)領(lǐng)取。。57如何維維持整理整頓清掃辦公公室室中中小組討討論58辦公室室5S活動動早上5S1、檢檢查你你的著裝狀狀況和清潔度度2、檢檢查是是否有有物品品掉在在地上上，將掉在在地上上的物物品都都撿起起來3、整整理和和徹底底清潔桌桌面4、檢檢查存存放文文件的的位置置，將將文件放放回他他們應(yīng)應(yīng)該放放置的地方方5、扔掉不不需要要的物物品，包括括抽屜屜內(nèi)的的私人人物品品6、檢查文文件柜柜、書書架等，將將放得得不恰恰當?shù)牡奈锲菲犯恼^來來59辦公室室5S活動動下班前前5S1、實實施早上5S活活動的的所有有內(nèi)容容2、用用抹布布擦干凈凈電腦腦、傳傳真機機及其其他辦辦公設(shè)設(shè)備3、固定可能脫脫落的的標簽4、清潔地地面5、傾倒垃圾簍簍內(nèi)的的垃圾6、檢查電電源開開關(guān)、、門窗窗、空空調(diào)等是否否已關(guān)關(guān)上。。60文件件的的5S整理把文件件區(qū)分分為必必要(有效效)和和不要要(過過期無無效)的無效和和不需需要的的文件件及時時回收收或銷銷毀整頓清掃清潔素養(yǎng)將文件件分門門別類類保存存制作目目錄索索引，，便于于查找找防潮、、防塵塵、防防蟲定期修修補維維護專人管管理、、責(zé)任分分明文件管管理制制度、、程序序使用完完后及及時歸歸位愛護文文件，，節(jié)省省用紙紙按規(guī)定定要求求制定定發(fā)行行文件件資料料61小測試試整理是把________物物品與與________物品品區(qū)分分開來來，并并處理理________物品品。整頓是將______物物品，，擺放放成__________的的狀態(tài)態(tài)。━━即尋尋找時時間為為零。。清掃是經(jīng)常常____保持持____，將將_________清清理掉掉。清潔是將__________________進行行到底底，并并且標標準化化、制制度化化。素養(yǎng)是對于于規(guī)定定了的的事情情，大大家都都按______去去執(zhí)行行，并并養(yǎng)成成一種種______。62整理整頓清掃清潔素養(yǎng)總結(jié)635S效效果看看的見見，持持之以以恒是是關(guān)鍵鍵！謝謝謝649、靜夜四無無鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。04:30:0704:30:0704:3012/29/20224:30:07AM11、以以我我獨獨沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。12月月-2204:30:0704:30Dec-2229-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。04:30:0704:30:0704:30Thursday,December29,202213、乍見翻翻疑夢，，相悲各各問年。。。12月-2212月-2204:30:0704:30:07December29,202214、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國國見青山。。。29十二二月20224:30:07上上午04:30:0712月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月224:30上上午午12月月-2204:30December29,202216、行動動出成成果，，工作作出財財富。。。2022/12/294:30:0704:30:0729December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。4:30:07上上午4:30上上午午04:30:0712月月-229、沒沒有有失失敗敗，，只只有有暫暫時時停停止止成成功功！！。。12月月-2212月月-22Thursday,December29,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。04:30:0704:30:0704:3012/29/20224:30:07AM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點點點點小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2204:30:0704:30Dec-2229-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。04:30:0704:30:0704:30Thursday,December29,202213、不知知香積積寺，，數(shù)里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2204:30:0704:30:07December29,202214、意志堅強強的人能把把世界放在在手中像泥泥塊一樣任任意揉捏。。29十二二月20224:30:07上上午04:30:0712月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月224:30上上午12月-2204:30December29,202216、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/294:30:0704:30:0729December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來來秋。。。4:30:07上上午4:30上上午午04:30:0712月月-229、楊楊柳柳散散和和風(fēng)風(fēng)，，青青山山澹澹吾吾慮慮。。。。12月月-2212月月-22Thursday,December29,202210、閱讀一一切好書書如同和和過去最最杰出的的人談話