鐵路建設(shè)檔案管理的問(wèn)題及措施

第頁(yè)鐵路建設(shè)檔案管理的問(wèn)題及措施一、鐵路建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理體系發(fā)展緩慢。自建國(guó)至上世紀(jì)70年代末，鐵路系統(tǒng)的檔案管理工作重點(diǎn)是機(jī)關(guān)公文檔案，即過(guò)去統(tǒng)稱的文書檔案。到了20世紀(jì)80年代中期，開(kāi)始集中整理會(huì)計(jì)檔案，并把會(huì)計(jì)檔案管理納入會(huì)計(jì)根底工作管理考核。而鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理則是20世紀(jì)90年代末隨著鐵路建設(shè)大發(fā)展而逐步走上制度化與規(guī)范化管理的軌道。但是，由于相關(guān)的法規(guī)和制度建設(shè)起步比較較晚，而且恰逢鐵路建設(shè)項(xiàng)目蓬勃發(fā)展時(shí)期和鐵路管理機(jī)構(gòu)的調(diào)整變化因素影響，使鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理難以一步到位，造成初步發(fā)育期過(guò)長(zhǎng)，跟不上鐵路建設(shè)發(fā)展尤其是高鐵建設(shè)節(jié)奏和發(fā)展變化速度的實(shí)際需求。

（二）工程項(xiàng)目文件過(guò)程管理不到位。根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定和國(guó)家檔案局的相關(guān)要求，工程建設(shè)項(xiàng)目文件管理，是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分和工程建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量檢查驗(yàn)收的重要內(nèi)容，鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案檔案管理也是如此。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目的檔案質(zhì)量是固化于工程建設(shè)項(xiàng)目的過(guò)程管理之中的，所以，鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件的工程管理尤為重要。盡管國(guó)家建設(shè)管理部門和國(guó)家檔案管理部門，從不同角度對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目文件的過(guò)程管理和歸檔均有明確規(guī)定，但是，就鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目而言，由于點(diǎn)多線長(zhǎng)和野外作業(yè)的特點(diǎn)突出，再加上工期緊任務(wù)重和辦公等條件所限，往往使過(guò)程管理的規(guī)定被束之高閣，落實(shí)難以到位，事后集中突擊整理成為普遍存在的現(xiàn)象。這樣，必然影響到鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且，難以保障及時(shí)移交歸檔和開(kāi)展鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

（三）現(xiàn)行歸檔標(biāo)準(zhǔn)滯后。進(jìn)入21世紀(jì)之后，鐵路建設(shè)工程蓬勃發(fā)展，規(guī)模巨大，裝備提升。尤其是高鐵工程建設(shè)項(xiàng)目如雨后春筍，日新月異地向前推進(jìn)。然而，鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理從歸檔范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和分類編碼方式等要素均未予以及時(shí)修訂。致使工程建設(shè)和建設(shè)裝備更新過(guò)程中出現(xiàn)的新技術(shù)、新工藝、新裝備等過(guò)去沒(méi)有的文件資料，在具體歸檔整理和編碼時(shí)無(wú)所遵循、無(wú)所適從。必然造成落歸和隨意現(xiàn)象的發(fā)生，從而影響到歸檔的齊全完整和整體質(zhì)量。

二、解決鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）建立鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制。建設(shè)單位要建立鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制，從源頭上保證鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作尤其是鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件過(guò)程管理責(zé)任落實(shí)到位。建設(shè)單位要從確立各參建單位的合同關(guān)系開(kāi)始，并把鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件管理和移交歸檔內(nèi)容納入建設(shè)合同之中。并明確勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工承的歸檔內(nèi)容、備份數(shù)量和移交歸檔時(shí)間，以及過(guò)程檢查、考核、平時(shí)組卷、日常管理的獎(jiǎng)罰控制措施等。切實(shí)做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。即有利于明確目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，又可以防止因目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)不明確所造成的人力、物力浪費(fèi)，還能夠防止甲乙方的不必要紛爭(zhēng)。

（二）加強(qiáng)鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件的源頭管理。堅(jiān)持貫徹建設(shè)單位檔案部門和檔案人員提前介入工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的原則。檔案部門提前介入工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理即是保障工程建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的實(shí)際需要，也是國(guó)家相關(guān)規(guī)定所賦予建設(shè)單位檔案部門的工作責(zé)任。通過(guò)提前介入，提前制定和完善工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方法和程序，以保障“三同步”原則的有效落實(shí)。針對(duì)參建單位工程技術(shù)人員檔案管理專業(yè)知識(shí)薄弱的實(shí)際，適時(shí)開(kāi)展工程項(xiàng)目檔案管理知識(shí)培訓(xùn)。

（三）做好工程項(xiàng)目施工過(guò)程的監(jiān)視和檢查。首先，建設(shè)單位要把工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入工程進(jìn)度和質(zhì)量體系考核與檢查，使工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)和程序能夠按照規(guī)范的路徑協(xié)調(diào)同步的前行。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、指導(dǎo)，不僅能隨時(shí)了解各參建單位資料編制、收集工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，還能夠及時(shí)糾正和整改已經(jīng)出現(xiàn)的偏差。不僅可以防止走彎路，造成人力物力的浪費(fèi)，而且能夠切實(shí)保障工程項(xiàng)目檔案的齊全完整和真實(shí)準(zhǔn)確。

（四）把好鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案接收關(guān)。鐵路工程技術(shù)項(xiàng)目檔案的接收，并不是單純的接收工作程序或一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作任務(wù)，應(yīng)該把其當(dāng)作一次檔案業(yè)務(wù)知識(shí)再培訓(xùn)、再交流的課堂和提升工程項(xiàng)目歸檔文件質(zhì)量的關(guān)口。通過(guò)工程項(xiàng)目檔案的接收，不僅要把不符合歸檔要求的文件杜絕在檔案接收入庫(kù)之前。而且通過(guò)接收進(jìn)一步提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力，進(jìn)一步推進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)