高效使用電子郵件

電子郵件簡介簡介1、電子郵件（electronicmail，簡稱E-mail,標(biāo)志:@,也被大家昵稱為“伊妹兒”）又稱電子信箱、電子郵政，它是—種用電子手段提供信息交換的通信方式。2、Internet應(yīng)用最廣的服務(wù)：通過網(wǎng)絡(luò)的電子郵件系統(tǒng)，用戶可以用非常低廉的價格（不管發(fā)送到哪里，都只需負(fù)擔(dān)電話費(fèi)和網(wǎng)費(fèi)即可），以非常快速的方式（幾秒鐘之內(nèi)可以發(fā)送到世界上任何你指定的目的地），與世界上任何一個角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系，這些電子郵件可以是文字、圖像、聲音等各種方式。郵件作用1、代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的

評估2、顯示了個人溝通能力、表達(dá)能力、職業(yè)素養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)、溝通能力、個人形象電子郵件(E-Mail)是一種最重要的職場溝通方式企業(yè)用戶電子郵件的用途主要體現(xiàn)為日常工作交流、傳遞公司的產(chǎn)品與服務(wù)信息、獲取外界信息和展示企業(yè)形象等電子郵件溝通重要性發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項高效使用電子郵件盡量縮小沖突范圍對方明顯抄送了2個和問題無關(guān)的人，回郵件時請把他們?nèi)サ舭l(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項高效使用電子郵件標(biāo)題基本原則1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2、標(biāo)題要簡短，不宜冗長3、標(biāo)題要簡標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”4、標(biāo)題要簡短，不宜冗長4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5、謹(jǐn)慎使用語氣符號------連續(xù)語氣符號；理智的詢問1、發(fā)郵件的兄弟可能很生氣2、看到這個郵件的人心里可能很不舒服標(biāo)題基本原則6、如果一個郵件被回復(fù)無數(shù)次而沒有換主題，請幫忙換換郵件被回復(fù)無數(shù)次，新抄送的人一定不知道大家在討論什么，請出手換換郵件主題；如果能夠在郵件正文中介紹一下發(fā)生了什么事情，那你一定是大好人標(biāo)題基本原則7、Notes主題后面加個null是什么意思？這個null表示此郵件沒有正文；收到此郵件的人不用雙擊點開郵件，直接看標(biāo)題就可以了；標(biāo)題基本原則8、Notes主題中加”------“有什么作用？這是上一封郵件的回復(fù)；是否看不怎么清楚回復(fù)的是什么？這樣回復(fù)郵件是否清楚些，使用“----”和以前的主題區(qū)分標(biāo)題基本原則發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項高效使用電子郵件稱呼與問候俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名

也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。Email開頭結(jié)尾最好要有問候語：最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”；

結(jié)尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個”祝您順利”、“順頌商祺”之類的也就可以了。發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項高效使用電子郵件

正文基本原則Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。注意Email的論述語氣，根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)，輕易不要使用感嘆號等表示強(qiáng)烈的語氣和字眼。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。

正文基本原則Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。一次郵件交待完整信息，最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查，這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

正文基本原則合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻BusinessEmail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在－:)正文五原則：準(zhǔn)確、簡潔、完整、清楚、禮貌

正文技巧技巧1、請多使用空格和換行；使用空格后，主題更加明確

正文技巧技巧2、請多使用空格和換行；哪一個看起來更清楚？

正文技巧技巧3、郵件中有附件，可以考慮把附件內(nèi)容粘帖出來；看郵件的人不打開附件就知道其中是什么內(nèi)容，實在善莫大焉

正文技巧技巧4、控制好郵件正文的顏色會有好效果；；哪一個看起來更清楚？

正文技巧技巧5、在Notes的正文中盡快說明你要達(dá)到什么目的；立即說明郵件來意

正文技巧技巧6、在Notes的正文中盡快說明你要達(dá)到什么目的；立即說明郵件來意

正文技巧技巧7、最好用1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明最好

正文技巧技巧8、適當(dāng)運(yùn)用圖表、表格最好

正文技巧技巧9、附件技巧最好如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，高效使用電子郵件Contents發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項

結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。1、選擇菜單“工具–系統(tǒng)設(shè)置”2、在彈出的對話框頁面中選擇“寫郵件–簽名管理”3、在彈出的簽名對話框頁面中選擇“新建”，彈出簽名頁面高效使用電子郵件Contents發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項回復(fù)基本要求及時回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。進(jìn)行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源?；貜?fù)不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。回復(fù)基本要求不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

回復(fù)技巧技巧1、直接在別人的郵件下方答復(fù)，需要特別注明；最好讓別人知道你的答復(fù)在哪里，否則有找不到的危險帶上你的大名哦！1、新個性化存放郵件文件夾2、在菜單中選擇“工具-過濾器管理”3、新建過濾器規(guī)則領(lǐng)導(dǎo)通過郵件給你5個問題，要你回復(fù)，回復(fù)要求：1、要與領(lǐng)導(dǎo)問題很明顯區(qū)分開來2、第一個問題有一個圖表；------只表示表圖3、第二個問題，你要三個附件內(nèi)容解決