檔案工作小組章程6.24

檔案工作小組章程

首次會(huì)議上海天馬微電子有限公司SHANGHAITIANMAMICRO-ELECTRONICSCO.,LTD.目錄檔案的概念上海天馬檔案制度及工作網(wǎng)絡(luò)檔案收集、整理要求檔案工作開展時(shí)間表檔案的定義檔案是指公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字,圖表,賬冊(cè),憑證,報(bào)表,技術(shù)資料,電腦盤片,聲像,膠卷,榮譽(yù)實(shí)物,證件等不同形式的歷史記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案的來源非常廣泛檔案的內(nèi)容十分豐富檔案的形式多種多樣：記錄信息的載體多種多樣記錄信息的方式多種多樣檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的檔案的定義檔案的重要性檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分。胡錦濤：檔案是全黨、全國人民各方面的活動(dòng)的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，它不僅對(duì)深化改革、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、推動(dòng)科技進(jìn)步、提高國民素質(zhì)有促進(jìn)作用，而且對(duì)維護(hù)祖國統(tǒng)一、加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)、保持社會(huì)穩(wěn)定有重要作用。企業(yè)檔案企業(yè)檔案的作用：記錄企業(yè)歷史著錄企業(yè)資產(chǎn)維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益，記錄企業(yè)文化和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。檔案工作制度《檔案管理制度》

《檔案工作小組管理辦法》

上海天馬檔案工作網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)組長(zhǎng)：行政人事總監(jiān)副組長(zhǎng)：行政部經(jīng)理秘書：檔案管理專員組員:各部門兼職檔案員職責(zé)組長(zhǎng)：負(fù)責(zé)工作小組的組建、運(yùn)作、統(tǒng)籌、指揮、監(jiān)督工作，檔案工作中擁有最高裁決權(quán)。副組長(zhǎng)：協(xié)助組長(zhǎng)處理工作小組的事務(wù)，組長(zhǎng)不在時(shí)代行其職責(zé)。秘書：整理資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、召集會(huì)議、培訓(xùn)、組織檢查和評(píng)比。組員：執(zhí)行檔案工作小組的工作計(jì)劃，擬制并執(zhí)行本部門歸檔計(jì)劃和方法，總結(jié)落實(shí)情況。檔案工作小組工作內(nèi)容貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作的各項(xiàng)制度；宣傳檔案法規(guī)及檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高工作自覺性；積極參加檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平；集中統(tǒng)一管理本單位和本部門各種門類和載體的檔案，積極主動(dòng)地做好管理和服務(wù)工作；制訂部門年度歸檔計(jì)劃，擬制當(dāng)年歸類卷目表，做好檔案的預(yù)立卷工作；

按照年度歸檔計(jì)劃，收集本部門需要?dú)w檔的文件材料（包括其對(duì)應(yīng)電子檔）并進(jìn)行整理、立卷、歸檔。定期將立卷檔案向檔案室移交。激勵(lì)

檔案收集、整理要求公司檔案分類共分為十一個(gè)一級(jí)類目(1)黨群工作(7)會(huì)計(jì)檔案(2)行政管理(8)基建檔案(3)經(jīng)營管理(9)設(shè)備檔案(4)聲像檔案(10)產(chǎn)品檔案(5)實(shí)物檔案(11)科研檔案(6)人事檔案歸檔范圍凡在科研、生產(chǎn)、行政、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的具有長(zhǎng)期保存、利用價(jià)值的文件，都應(yīng)歸檔保存。各部門文件歸檔范圍

保管期限凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，具有歷史研究和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存；在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保存；凡是在較短時(shí)間的需要參考的文件材料，列為短期保存。鑒別保管期限

保管期限全宗內(nèi)檔案

永久

長(zhǎng)期

短期

保存時(shí)間沒有限度保存期限在16～50年保存期限為15年以下跟蹤工作計(jì)劃

節(jié)點(diǎn)完成歸檔歸檔計(jì)劃，保證歸檔文件完整（文件無缺損、有機(jī)聯(lián)系的文件齊全）最好是下達(dá)工作計(jì)劃、任務(wù)的同時(shí)提出文件材料歸檔要求——時(shí)間、責(zé)任人，或檔案部門根據(jù)單位經(jīng)營管理、產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃編制的年度歸檔計(jì)劃。歸檔責(zé)任人是文件形成部門，檔案部門監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況。責(zé)任：文件形成部門——70%檔案部門——30%歸檔計(jì)劃歸檔計(jì)劃

依據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃中有歸檔時(shí)間、負(fù)責(zé)人依據(jù)經(jīng)營管理計(jì)劃經(jīng)營管理計(jì)劃中有歸檔時(shí)間、負(fù)責(zé)人環(huán)節(jié)之一文書檔案整理基本原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限。同一事由的歸檔文件，可采用以下兩種方法排列：一是按文件形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列；二是按歸檔文件的重要程度排列。不同事由的歸檔文件，可采用以下三種方法排列：一是按不同形成時(shí)間的先后順序排列；二是按事由的重要程度排列；三是按事由的共同特征排列。同一事由的歸檔文件排列在一起時(shí)必須體現(xiàn)出順序，即時(shí)間順序或重要程度順序。歸檔文件的排列文書檔案的整理

①文件正本與定稿一般應(yīng)作為一件；重要文件需保留不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等）的，可將正本與歷次稿本各為一件。②正文與附件一般為一件；③正文與文件處理單、簽發(fā)單、擬辦單為一件。

④原件與復(fù)制件作為一件。

⑤轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)作為一件。⑥報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，按本來的裝訂方式，一冊(cè)一件。注意：“可為一件”是指實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一個(gè)條目。文書檔案的整理復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件，純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆等字跡材料制成的文件材料，針式打印機(jī)制成的文件材料以及傳真件等都要進(jìn)行復(fù)制。

去除易銹蝕的金屬物，包括釘書釘、曲別針、大頭針等易氧化、腐蝕的裝訂用品；但對(duì)于已裝訂成冊(cè)不便于去除金屬物的刊物、書籍等，可保持原貌。檔案移交歸檔時(shí)間各項(xiàng)管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前組成保管單位，移交檔案室；產(chǎn)生、設(shè)備、基建、科研等方面的文件材料，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)組成保管單位，移交檔案室；產(chǎn)權(quán)方面的文件材料，在工作完畢或文件正式生效后移交；會(huì)計(jì)核算方面的文件材料，由財(cái)會(huì)部門整理立卷，保管一年后向檔案室移交。

移交清冊(cè)件號(hào)分類號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注準(zhǔn)確（是最終、有效的版本）檢查簽字手續(xù)（責(zé)任人，時(shí)間）歸檔的內(nèi)容真實(shí)反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，與實(shí)際相符，簽署齊全；相關(guān)部分的檔案歸檔齊全。

由于檔案管理人員專業(yè)、知識(shí)面等所限，不可能從技術(shù)上鑒別歸檔的資料真?zhèn)?、精糙，因此歸檔的資料經(jīng)歸檔單位負(fù)責(zé)人審查或案卷審定。如何保證準(zhǔn)確？編制件號(hào)時(shí)要逐件編制，不允許將同一事由的多個(gè)文件只編一個(gè)件號(hào)。由于歸檔文件整理以“件”為基本單位，將多個(gè)文件編一個(gè)件號(hào)會(huì)使某些文件成為無法查找的死檔，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作也會(huì)造成不利影響。因此，不能圖一時(shí)省事，將同一事由的多個(gè)文件編一個(gè)件號(hào)，必須逐“件”編寫件號(hào)。歸檔文件的編號(hào)移交清冊(cè)填寫方式

責(zé)任者

責(zé)任者——指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文單位或署名者。填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，注意不能使用“科工委”、“本局”、“我省”、“航空局”等含義不清、難以判斷的不規(guī)范的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略，但歸檔單位是聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者之一時(shí)，則必須抄錄歸檔單位名稱。由于各種原因，單位內(nèi)部文件常會(huì)出現(xiàn)未署明責(zé)任者的情況，編目時(shí)有關(guān)人員應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫責(zé)任者項(xiàng)。文號(hào)

文號(hào)——文件的發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文單位按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由單位代字、年度、順序號(hào)組成。填寫文號(hào)項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，代字、年度、文件順序號(hào)都不能省略，否則將給查找和利用帶來困難。如（檔字[2006]3號(hào)）。應(yīng)注意在文號(hào)欄內(nèi)不得出現(xiàn)諸如“會(huì)議文件之一”、“簡(jiǎn)報(bào)第一期”等內(nèi)容。移交清冊(cè)填寫方式

題名文件只有一個(gè)題名（正題名），填寫檔案目錄題名項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄；有的文件還有副題名或并列題名，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄；并列題名必要時(shí)與正題名一并抄錄。有的文件沒有題名，或題名含糊不清不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并外加“[]”號(hào)填寫在目錄中。移交清冊(cè)填寫方式

日期

日期——文件的形成時(shí)間。查找文件的重要特征之一。一般文件的形成時(shí)間即發(fā)文時(shí)間（文件的落款時(shí)間）。具體填寫日期項(xiàng)時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，其中月、日前加“-”。有的文件上未注明日期，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫日期。實(shí)際填寫目錄時(shí)，為避免日期項(xiàng)占用的列寬過多，可在表示年度的數(shù)字后回行填寫，將表示月、日的數(shù)字填寫到下一行；也可將日期項(xiàng)的字體選小，但必須清晰，易辨認(rèn)。移交清冊(cè)填寫方式

頁數(shù)——一件文件的總頁數(shù)

計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有字跡（指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫等）的頁面為一頁，空白頁不計(jì)；大張的文件或圖表折疊后，仍按折疊前有字跡的頁面數(shù)計(jì)算頁數(shù)；來文與復(fù)文、正本與定稿等作為一件時(shí)，統(tǒng)計(jì)頁數(shù)應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。移交清冊(cè)填寫方式

備注對(duì)備注項(xiàng)目的填寫應(yīng)嚴(yán)加控制，以免使目錄條目雜亂不堪。如果有些條目需說明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄項(xiàng)中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備考表中。備注項(xiàng)用于填寫進(jìn)館檔案需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

移交清冊(cè)填寫方式

設(shè)備檔案設(shè)備檔案歸檔范圍：我公司自行研制設(shè)備2萬元以上的設(shè)備進(jìn)口設(shè)備自主開發(fā)和委托開發(fā)軟件材料購買成熟軟件材料設(shè)備管理工作流程及各階段資料形成

檔案員應(yīng)參加開箱驗(yàn)收，參照合同和裝箱單內(nèi)容對(duì)設(shè)備的隨機(jī)資料進(jìn)行檢查、登記，對(duì)設(shè)備外觀的完好程度進(jìn)行確認(rèn)，填寫開箱驗(yàn)收單。開箱時(shí)收集隨機(jī)資料，使用單位如需使用，作借閱登記。計(jì)劃下達(dá)采購調(diào)試驗(yàn)收轉(zhuǎn)固使用和管理大修改造開箱開箱驗(yàn)收單、檢查外觀、隨機(jī)資料驗(yàn)收及交付單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、調(diào)試記錄、檢測(cè)報(bào)告、培訓(xùn)記錄等轉(zhuǎn)固單操作規(guī)程、保養(yǎng)細(xì)則、維修記錄大修改造申請(qǐng)、大修改造驗(yàn)收單、固定資產(chǎn)增值單等可行性方案論證報(bào)告、可行性方案評(píng)審表、購置申請(qǐng)表比質(zhì)比價(jià)單、招投標(biāo)文件、合同評(píng)審、簽合同、技術(shù)協(xié)議等設(shè)備檔案收集整理辦法資料的收集隨機(jī)資料在設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)收集。其他資料由物資供應(yīng)中心在設(shè)備安裝調(diào)試結(jié)束后，或辦理轉(zhuǎn)固手續(xù)時(shí)向檔案中心移交。設(shè)備使用并歸檔后形成的文件資料，如遺留問題的處理結(jié)果，大修、改造資料等，應(yīng)隨時(shí)補(bǔ)充歸檔到原設(shè)備檔案中。對(duì)歸檔的控制：檔案員在設(shè)備資料收集齊全后在開箱驗(yàn)收單上簽字，方可辦理報(bào)銷。設(shè)備檔案收集整理辦法收集中需注意事項(xiàng)歸檔資料應(yīng)為原件，如無法歸檔原件時(shí)，應(yīng)注明原件的保存地方。我院的購置申請(qǐng)表原件存于財(cái)務(wù)部，在檔案形成說明書中有注明。使用單位如需經(jīng)常使用說明書、圖紙時(shí)，可對(duì)說明書等資料自行復(fù)印，軟件拷貝留存。特種設(shè)備需歸檔生產(chǎn)廠家的資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量證明書等。進(jìn)口設(shè)備需歸檔報(bào)關(guān)單、運(yùn)單、質(zhì)量證明、箱單、保單等資料。有些設(shè)備應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中附檢測(cè)證書，如真空爐有壓力表檢定證書、數(shù)顯控溫儀檢定證書等。聲像檔案

聲像載體材料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、光盤等。

聲像檔案

聲像檔案歸檔范圍重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的聲像材料；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人大代表、著名人士來公司視察、檢查、講學(xué)、參觀的聲像材料；公司領(lǐng)導(dǎo)出國考察、參加國內(nèi)外重要會(huì)議的聲像材料；公司干部、職員、先進(jìn)集體被授予榮譽(yù)稱號(hào)所形成的聲像材料；公司重要資產(chǎn)的聲像材料；基本建設(shè)檔案管理的特殊要求:開工前的原址、原貌;工程施工情況等。聲像檔案聲像檔案中存在的問題

許多珍貴的東西留在老職工的腦子里，部分聲像資料長(zhǎng)期在個(gè)人或部門內(nèi)部保存，當(dāng)人員變動(dòng)或機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)，造成聲像檔案的失控或流失。

有照片，無文字說明，或文字說明的關(guān)鍵要素不全，面對(duì)一堆照片，沒有人能說清來龍去脈，失去價(jià)值。聲像檔案整理要求照片號(hào)：數(shù)碼攝影時(shí)間：2008年3月31日攝影者：上海沃客會(huì)展地點(diǎn)：上海天馬報(bào)告廳主題：上海天馬微電子有限公司TFT-LCD工廠竣工儀式人物：上海市副市長(zhǎng)艾寶俊事由：上海市副市長(zhǎng)艾寶俊在竣工儀式上發(fā)言實(shí)物檔案實(shí)物檔案特點(diǎn)實(shí)物檔案是一種專門檔案，是檔案體系中的一個(gè)門類。它具有與紙質(zhì)、聲像檔案相同的作用與特點(diǎn)。有著生動(dòng)的直觀性和形意聯(lián)想性的特征。作為表彰、獎(jiǎng)勵(lì)和慶祝等活動(dòng)的獎(jiǎng)品和饋贈(zèng)物品，它具有政治意義、歷史意義、紀(jì)念意義，從實(shí)物中能看到時(shí)代的變遷和公司走過的輝煌歷程。實(shí)物檔案實(shí)物檔案范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、光榮冊(cè)等各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人、知名人士來公司視察時(shí)題詞、留言的手跡等；合作單位、國內(nèi)外來賓贈(zèng)送