第一章信息技術(shù)的發(fā)展與檔案工作

熱烈歡迎檔案系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)和同志們！北侖區(qū)檔案局現(xiàn)代信息技術(shù)

與

電子文件管理

目錄提綱現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展一、現(xiàn)代信息技術(shù)現(xiàn)狀現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展信息技術(shù)已滲透到社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)領(lǐng)域，影響改變著人們的工作、學(xué)習(xí)、生活，已從純粹技術(shù)發(fā)展孕育成一種新型時(shí)代文化。應(yīng)用現(xiàn)狀現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展日益加快的社會(huì)信息化趨勢學(xué)習(xí)工作生活文化領(lǐng)域經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域政治領(lǐng)域現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展應(yīng)用示例：互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)縮短了人與人之間的距離、創(chuàng)造了多樣化的交流方式網(wǎng)上申報(bào)、網(wǎng)上審批…從電子政務(wù)走向電子政府從管理走向服務(wù)網(wǎng)上采收、網(wǎng)上營銷…從企業(yè)網(wǎng)站走向電子商務(wù)從協(xié)同制造走向虛擬企業(yè)網(wǎng)上聊天、網(wǎng)上交友…從電子郵件走向電子論壇、網(wǎng)絡(luò)游戲從網(wǎng)頁瀏覽走向個(gè)人主頁現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展應(yīng)用示例：數(shù)字化多媒體技術(shù)讓人與人之間的交流更加容易、更加直觀生動(dòng)多媒體視頻技術(shù)實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議遠(yuǎn)程教育課堂直播高質(zhì)量數(shù)字電視虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)數(shù)字建筑規(guī)劃虛擬創(chuàng)新產(chǎn)品設(shè)計(jì)展示網(wǎng)絡(luò)化虛擬場景游戲現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展應(yīng)用示例：無線移動(dòng)通信使人與人之間的交流真實(shí)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)、隨地移動(dòng)通信已不僅僅是固定電話的便攜式替代品多媒體短信可視電話上網(wǎng)游戲視頻點(diǎn)撥移動(dòng)PDA更多有特色、個(gè)性化的業(yè)務(wù)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展應(yīng)用示例：嵌入式技術(shù)使人與計(jì)算機(jī)之間的交流更加自然、更加方便嵌入式芯片滲透到生活各個(gè)方面家電交通醫(yī)療通信娛樂等等智能卡移動(dòng)通信計(jì)算機(jī)外設(shè)機(jī)頂盒零售設(shè)備印刷機(jī)復(fù)印機(jī)互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器電話交換設(shè)備現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展信息技技術(shù)——人類類發(fā)展展的必必然產(chǎn)產(chǎn)物大型機(jī)機(jī)-終終端客戶機(jī)機(jī)-服服務(wù)器器微機(jī)-局域域網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)按需/普適計(jì)計(jì)算第一階階段第二階階段第三階階段第四階階段初期普普及階階段更多專專家以以及一一般用用戶開開始使使用，，用戶戶要很很好地地使用用需要要深入入了解解計(jì)算算機(jī)知知識。。對國民民經(jīng)濟(jì)濟(jì)和社會(huì)發(fā)發(fā)展的的影響響專家階階段計(jì)算機(jī)機(jī)僅供供少數(shù)數(shù)專家家和專專業(yè)人人員使使用，，公眾眾很難難用上上。公眾認(rèn)認(rèn)識階階段因特網(wǎng)網(wǎng)和Web時(shí)代代，信信息技技術(shù)已已在公公眾中中流行行起來來，但但用戶戶仍然然需要要知道道一些些計(jì)算算機(jī)和和信息息技術(shù)術(shù)的知知識。。廣泛普及階階段用戶已經(jīng)看看不見技術(shù)術(shù)，也不需需要知道技技術(shù)，只要要看得到技技術(shù)帶來的的好處。時(shí)間我們目前所處階段現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展二、信息化全面面變革著我我們的檔案案工作部門職能的的變革；內(nèi)部機(jī)構(gòu)的的變革；檔案工作者者的知識結(jié)結(jié)構(gòu)的變革革物質(zhì)基礎(chǔ)條條件的變革革相關(guān)法律法法規(guī)的變革革現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展三、信息技術(shù)時(shí)時(shí)代檔案工工作的特點(diǎn)點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性性；文檔一體性性；數(shù)字安全性性；服務(wù)大眾性性；關(guān)注電子文文件光盤存儲(chǔ)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)電子文件一、電子文文件是高新新技術(shù)的結(jié)結(jié)合體電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注二、電子文文件的產(chǎn)生生領(lǐng)域個(gè)人生活……電子商務(wù)電子政務(wù)辦公領(lǐng)域設(shè)計(jì)領(lǐng)域生產(chǎn)領(lǐng)域電子文件電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注電子政務(wù)與與政府職能能轉(zhuǎn)變高效率政府府陽光光型政府敏敏捷政政府工作效率監(jiān)管能力勤政廉政政務(wù)公開危機(jī)管理應(yīng)急響應(yīng)電子政務(wù)電子政務(wù)基基本模式（1）G2G電子政政務(wù)模式-政府與政政府之間（2）G2B電子政政務(wù)模式-政府與企企業(yè)之間（3）G2C電子政政務(wù)模式-政府與公公眾之間（4）IEE內(nèi)部效效率效能模模式-政府府與公務(wù)員員間（1）G2G電子政政務(wù)模式-政府與政政府之間（政務(wù)網(wǎng)））1）電子公公文流轉(zhuǎn)2）電子司司法檔案3）電子財(cái)財(cái)政管理4）電子統(tǒng)統(tǒng)計(jì)5）視頻會(huì)會(huì)議（2）G2B電子政政務(wù)模式-政府與企企業(yè)之間1）電子采采購與招標(biāo)標(biāo)2）電子稅稅務(wù)3）電子工工商4）電子信信用5）信息咨咨詢服務(wù)6）中小企企業(yè)服務(wù)（3）G2C電子政政務(wù)模式-政府與公公眾之間1）教育培培訓(xùn)服務(wù)2）公眾就就業(yè)服務(wù)3）遠(yuǎn)程醫(yī)醫(yī)療服務(wù)4）社會(huì)保保險(xiǎn)服務(wù)5）公眾信信息服務(wù)6）交通管管理服務(wù)7）公眾稅稅務(wù)服務(wù)8）電子政政件服務(wù)設(shè)計(jì)領(lǐng)域生產(chǎn)領(lǐng)域計(jì)算機(jī)輔助助設(shè)計(jì)（ComputerAidedDesign,簡稱CAD）和和計(jì)算機(jī)輔輔助制造（（ComputerAidedManufacturing,簡稱CAM）,常稱為CAD/CAM。CAD/CAM技術(shù)術(shù)是產(chǎn)品設(shè)設(shè)計(jì)人員和和組織產(chǎn)品品制造的工工藝設(shè)計(jì)人人員在CAD和CAM系統(tǒng)的的輔助之下下，根據(jù)產(chǎn)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)計(jì)和制造程程序進(jìn)行設(shè)設(shè)計(jì)和制造造的一項(xiàng)新新技術(shù)，是是人的智慧慧和創(chuàng)造力力與計(jì)算機(jī)機(jī)系統(tǒng)功能能的巧妙組組合。CAD/CAM技術(shù)術(shù)的應(yīng)用機(jī)械制造工工業(yè)中的應(yīng)應(yīng)用航天航空、、造船、機(jī)機(jī)床制造、、工模具電子工業(yè)中中的應(yīng)用電子印刷板板、集成電電路、電子子產(chǎn)品等其他方面的的應(yīng)用建筑工程、、紡織服裝裝電子商務(wù)電子商務(wù)的的運(yùn)行過程程電子商務(wù)中中涉及的參參與者相當(dāng)當(dāng)多，商家家（企業(yè)））和用戶（（個(gè)人）是是最基本的的參與者。。電子商務(wù)虛虛擬環(huán)境電子支付平平臺(tái)物流服務(wù)平平臺(tái)商務(wù)交易平平臺(tái)認(rèn)證監(jiān)督平平臺(tái)認(rèn)證機(jī)構(gòu)快速物流企企業(yè)網(wǎng)絡(luò)銀行商務(wù)平臺(tái)公公司商品供應(yīng)商商網(wǎng)上消費(fèi)者者客觀實(shí)際客觀實(shí)際客觀實(shí)際客觀實(shí)際客觀實(shí)際客觀實(shí)際因特網(wǎng)際信息服務(wù)平平臺(tái)電子警察平平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察機(jī)機(jī)構(gòu)信用服務(wù)企企業(yè)圍繞商務(wù)交交易，由專專業(yè)實(shí)體在在因特網(wǎng)上上組建各種種專業(yè)平臺(tái)臺(tái)，形成電電子商務(wù)虛虛擬社區(qū)信用服務(wù)平平臺(tái)信息門戶公公司電子商務(wù)的的發(fā)展歷程程（中國））以互聯(lián)網(wǎng)行行業(yè)本身的的起落為線線索進(jìn)行劃劃分：第一階段———萌芽到到初步成型型（1995年1月月以前）第二階段———第一次次高峰（1995年年初——2000年年中期）第三階段———發(fā)展低低谷（2000年中中期——2003年年底）第四階段———第二次次高峰（2003年年底——今今）其中：2004年年是我國互互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)業(yè)新一輪上上市熱潮；；2005年年是我國互互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行行并購重組組的一年。。領(lǐng)域國際排名國內(nèi)排名123123通信服務(wù)企業(yè)名稱VERIZSONDEUTSCHETELEKOMFRANCETELECOM中國電信中國移動(dòng)中國聯(lián)通營業(yè)總額72406.071987.658651.019465.819210.08190.0硬件制造企業(yè)名稱IBMDELLCISCO聯(lián)想集團(tuán)浪潮電子方正科技營業(yè)總額97026.051051.024146.0軟件生產(chǎn)企業(yè)名稱MICROSOFTORACLESAP神州數(shù)碼東軟軟件中創(chuàng)軟件營業(yè)總額38919.010997.09674.7互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用企業(yè)名稱YAHOO!GOOGLEVERISIGN淘寶網(wǎng)阿里巴巴易趣網(wǎng)營業(yè)總額3990.53794.11338.3信息化改造企業(yè)名稱沃爾瑪英國石油通用汽車寶山鋼鐵上海通用一汽大眾營業(yè)總額287989.0285059.0193517.0資料來源：①《商業(yè)周刊》2005年度全球信息技術(shù)公司百強(qiáng)排行榜；②《財(cái)富》2005年度世界五百強(qiáng)；③《福布斯》2005年全球2000大企業(yè)排名榜；④《世界經(jīng)理人》2004年度中國企業(yè)信息化500強(qiáng)；⑤《中關(guān)村在線》2005年中國電腦商強(qiáng)榜名單；⑥“中國站長”——電子商務(wù)排行（/topall.asp?site_class=24）2006-1-2電子商務(wù)應(yīng)應(yīng)用5個(gè)領(lǐng)領(lǐng)域典型企企業(yè)市值單位：：百萬美元元三、什么是是電子文件？？電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注國家標(biāo)準(zhǔn)：：《電子文文件歸檔與與管理規(guī)范范》電子文件electronicrecords：指在數(shù)字設(shè)設(shè)備及環(huán)境境中生成，，以數(shù)碼形形式存儲(chǔ)于于磁帶、磁磁盤、光盤盤等載體，，依賴計(jì)算算機(jī)等數(shù)字字設(shè)備閱讀讀、處理，，并可在通通信網(wǎng)絡(luò)上上傳送的文文件。四、電子文文件的組成成與結(jié)構(gòu)電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注存儲(chǔ)載體物理層結(jié)構(gòu)描述（元數(shù)據(jù)）文件內(nèi)容內(nèi)容層登記表機(jī)讀目錄解讀環(huán)境、參數(shù)管理層電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注五、電子文文件的特有有屬性信息的非人人工直接識識讀性電子文件電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注五、電子文文件的特有有屬性對計(jì)算機(jī)等等數(shù)碼處理理系統(tǒng)的依依賴性元數(shù)據(jù)生成轉(zhuǎn)換和讀取取驗(yàn)證電子文件電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注五、電子文文件的特有有屬性信息在載體體之間的可可轉(zhuǎn)移性拷貝電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注五、電子文文件的特有有屬性信息存儲(chǔ)的的高密度性性電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注五、電子文文件的特有有屬性多種信息媒媒體的集成成性其它媒體….影像圖表聲音文本圖像電子文件電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注五、電子文文件的特有有屬性電子文件信信息的可共共享性多人同時(shí)使使用；跨區(qū)域使用用；電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注五、電子文文件的特有有屬性文件形成與與更改的可可操作性在沒沒有有保保護(hù)護(hù)措措施施時(shí)時(shí)，，可可以以不不留留痕痕跡跡地地修修改改任任何何信信息息；；在自自然然條條件件下下，，電電子子文文件件也也存存在在信信息息異異化化、、丟丟失失的的危危險(xiǎn)險(xiǎn)；；電子子文文件件與與傳傳統(tǒng)統(tǒng)文文件件相相比比，，更更易易受受到到外外部部攻攻擊擊。。電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注六、、相關(guān)關(guān)幾幾個(gè)個(gè)重重要要概概念念歸檔檔電電子子文文件件元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)背景景信信息息邏輯輯歸歸檔檔物理理歸歸檔檔電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注六、、相關(guān)關(guān)幾幾個(gè)個(gè)重重要要概概念念歸檔檔電電子子文文件件：：指指具具有有參參考考和和利利用用價(jià)價(jià)值值并并作作為為檔檔案案保保存存的的電電子子文文件件。。辦公公自自動(dòng)動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)實(shí)時(shí)時(shí)歸歸檔檔初步步鑒鑒定定電子子文文件件歸檔檔電電子子文文件件檔案案管管理理系統(tǒng)統(tǒng)電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注六、、相關(guān)關(guān)幾幾個(gè)個(gè)重重要要概概念念元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)：：指指描描述述電電子子文文件件數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)屬屬性性的的數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)文件的格式

編排結(jié)構(gòu)

硬件和軟件環(huán)境文件處理軟件

字符集

…屬性元數(shù)據(jù)電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注六、、相關(guān)關(guān)幾幾個(gè)個(gè)重重要要概概念念元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)的的主主要要作作用用：：便于于信信息息查查詢詢；；方便便使使用用者者判判斷斷文文件件內(nèi)內(nèi)容容；；保證證信信息息的的可可用用性性；；提供供文文件件真真實(shí)實(shí)性性鑒鑒定定依依據(jù)據(jù)；；保持持歷歷史史信信息息聯(lián)聯(lián)接接；；電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注六、、相關(guān)關(guān)幾幾個(gè)個(gè)重重要要概概念念背景景信信息息：：指指描描述述生生成成電電子子文文件件的的職職能能活活動(dòng)動(dòng)、、電電子子文文件件的的作作用用、、辦辦理理過過程程、、結(jié)結(jié)果果、、上上下下文文關(guān)關(guān)系系以以及及對對其其產(chǎn)產(chǎn)生生影影響響的的歷歷史史環(huán)環(huán)境境等等信信息息。。。。電子文件生成成部門的主要要職能；電子文件的作作用和辦理過過程；其它對電子文文件有影響的的各類環(huán)境信信息。文件為什么要要起草？這份文件的作作用是什么?是誰生成和簽簽發(fā)文件的?…電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注六、相關(guān)幾個(gè)重要要概念邏輯歸檔：指指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，，不改變原存存儲(chǔ)方式和位位置而實(shí)現(xiàn)的的將電子文件件的管理權(quán)限限向檔案部門門移交的過程程。訪問邏輯歸檔業(yè)務(wù)、文書部部門檔案室訪問服務(wù)器電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注六、相關(guān)幾個(gè)重要要概念物理歸檔：指指把電子文件件集中下載到到可脫機(jī)保存存的載體上，，向檔案部門門移交的過程程。不同于““備份”。檔案室導(dǎo)出歸檔整理A部門B部門電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注七、電子文件管理理有關(guān)法規(guī)與與標(biāo)準(zhǔn)《中華人民共共和國電子簽簽名法》《國家標(biāo)準(zhǔn)：電電子文件歸檔檔與管理規(guī)范范》GB／／T18894—2002《電子公文歸歸檔管理暫行行辦法》國國家檔案局第第6號令《公務(wù)電子郵郵件歸檔與管管理規(guī)則》《CAD電子子文件光盤存存儲(chǔ)、歸檔與與檔案管理要要求》電子文件應(yīng)當(dāng)被關(guān)注七、電子文件管理理有關(guān)法規(guī)與與標(biāo)準(zhǔn)《中華人民共共和國電子簽簽名法》信息化領(lǐng)域第第一部法律2005年4月1日施行行國家標(biāo)準(zhǔn)：《《電子文件歸歸檔與管理規(guī)規(guī)范》GB／T18894—20022002年12月行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)電子文件的歸歸檔是檔案管管理的一個(gè)新課題題一、歸檔電子子文件的要求求真實(shí)性：電子子文件的內(nèi)容、背景信信息是否與形成時(shí)時(shí)一致?？赏ㄟ^安全措施施、元數(shù)據(jù)認(rèn)認(rèn)定。完整性：電子子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、、背景信息等等是否完整。有效性：電子子文件能否被被使用和理解。電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題二、電子文件件的收集和積積累電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題文字、表格圖像聲音、視頻……數(shù)據(jù)庫圖形DB輸入、自動(dòng)生生成、OCRCAD、CAM、自動(dòng)生生成掃描、、數(shù)碼碼相機(jī)機(jī)、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換、、自動(dòng)動(dòng)生成成數(shù)碼攝攝像機(jī)機(jī)、視視頻和和動(dòng)畫畫設(shè)計(jì)計(jì)、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換電子郵郵件（（多多媒體體）電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題三、主主要收收集途途徑OA系系統(tǒng)收文、、發(fā)文文、其其他需需歸檔檔的電電子文文件模擬信信息數(shù)數(shù)字化化掃描、、轉(zhuǎn)錄錄、條條目錄錄入外部郵郵件公務(wù)郵郵件和和與公公務(wù)有有關(guān)的的私人人郵件件信息發(fā)發(fā)布系系統(tǒng)動(dòng)態(tài)網(wǎng)網(wǎng)頁和和信息息業(yè)務(wù)處處理系系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫庫、電電子文文件其他系系統(tǒng)工藝流流程圖圖、基基建設(shè)設(shè)計(jì)圖圖、CAD制圖圖、圖圖表生生成系系統(tǒng)等等歸檔文文件庫庫電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題四、各各類電電子文文件的的收集集要求求文本型型電子子文件件推薦XML、RTF、TXT格式式；在登記記表上上注明明文字字處理理工具具及版版本信信息；因保真真、保保密需需要，，可采采用PDF、DOC等流流行專專利格格式。采用其其他格格式時(shí)時(shí)，應(yīng)應(yīng)在歸歸檔時(shí)時(shí)轉(zhuǎn)換換成以以上格格式，，如無無法轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換，，應(yīng)歸歸檔相相關(guān)軟軟件及及環(huán)境境參數(shù)數(shù)。通用電電子文文件轉(zhuǎn)換非通用文檔電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題四、各各類電電子文文件的的收集集要求求圖像型型電子子文件件推薦JPEG、、TIFF格式式采用其其他格格式時(shí)時(shí)，應(yīng)應(yīng)在歸歸檔時(shí)時(shí)轉(zhuǎn)換換成以以上格格式圖像格格式轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換或或壓縮縮時(shí)，，盡量量不要要丟失失原有有精度度。GIFPNGPICJPEGTIFFWMFICOSVG電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題四、各各類電電子文文件的的收集集要求求視頻型型電子子文件件推薦MPEG、、AVI格格式；；對非通通用格格式，，應(yīng)同同時(shí)收收集解解碼器器及播播放軟軟件；電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題四、各各類電電子文文件的的收集集要求求音頻型電子子文件推薦MP3、WAV格式；同時(shí)收集相相關(guān)采樣率率等參數(shù)；電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題五、電子文文件的收集集、歸檔流流程轉(zhuǎn)換原始電子文文件標(biāo)準(zhǔn)電子文文件移交暫存存儲(chǔ)器電子文件登登記表備份備份庫自動(dòng)登記歸檔電子文文件登記表表歸檔電子文文件邏輯歸檔脫機(jī)下載物理歸檔掃描擬稿接收電子文件的歸檔是檔案管理的一個(gè)新課題六、電子文文件的登記記《電子文件件登記表》》應(yīng)與電子子文件一道道流轉(zhuǎn)、歸歸檔；要求系統(tǒng)自自動(dòng)生成和和填寫登記記表的大部部分信息；；在流轉(zhuǎn)中應(yīng)應(yīng)不斷補(bǔ)充充信息，并并最終生成成《歸檔電電子文件登登記表》；；登記表建議議采用RTF或XML格式。。RTF樣例例XML樣例例電子