《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第一章 檔案實體管理概論

第一章檔案實體管理概論第一章檔案實體管理概論內(nèi)容提要本章重點(diǎn)講四個方面的內(nèi)容:一、何謂檔案實體管理二、檔案實體管理的原則三、檔案實體管理的方法第一節(jié)何謂檔案實體管理一、檔案實體管理的概念二、檔案實體管理的內(nèi)容三、檔案實體管理與內(nèi)容信息開發(fā)利用的關(guān)系一、檔案實體管理的概念

檔案實體管理是指針對處于實體狀態(tài)的檔案所進(jìn)行的一系列科學(xué)有效的專業(yè)性管理活動。這一概念是相對于針對處于虛擬狀態(tài)的檔案信息所進(jìn)行的一系列管理工作而言的。檔案實體管理的基本特點(diǎn)是,根據(jù)事物現(xiàn)實存在狀態(tài)及情況對其實施管理。而檔案的虛擬管理主要是根據(jù)事物抽象的屬性、特征(是一些只存在于人們頭腦之中的觀念性的東西,并不是客觀事物本身)所實施的管理。二、檔案實體管理的內(nèi)容收集：各立檔單位在工作和生產(chǎn)活動中形成的文件,是由各單位或單位內(nèi)部的各個機(jī)構(gòu)分散形成的,數(shù)量很多,而查找利用檔案,則要求一定的集中。為了解決文件形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾,就需要將分散的文件經(jīng)過挑選,按照一定的制度集中保存起來,這就形成了檔案的收集工作。二、檔案實體管理的內(nèi)容整理：收集起來的檔案內(nèi)容十分龐雜,數(shù)量很大,有的甚至成包成捆,處于相對零亂狀態(tài),不好管理和無法提供利用,需要加以系統(tǒng)化。為了解決收集來的檔案的零亂狀態(tài)與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾,必須把這一類檔案進(jìn)一步分門別類,這就形成了檔案的整理工作。二、檔案實體管理的內(nèi)容鑒定：隨著各項工作的發(fā)展和時間的推移,新的檔案不斷補(bǔ)充,使檔案的總量日益增長,而檔案材料保存一定時間以后,有些還需要繼續(xù)保存,有些則已失去價值,致使庫存檔案龐雜。為了解決檔案龐雜和實際利用需要有價值檔案的矛盾,要對檔案進(jìn)行審查和鑒別工作,去粗取精,將確實已失去保存價值的檔案剔除,這就形成了檔案的鑒定工作。二、檔案實體管理的內(nèi)容保管：由于自然的和社會的各種原因,檔案總是處于漸進(jìn)性的自毀過程中,或者可能遭受到突發(fā)性的破壞,而社會則需要長遠(yuǎn)利用檔案,要求盡可能延長檔案的壽命。為了解決檔案的不斷毀損和長遠(yuǎn)利用要求的矛盾,就需要采取各種保護(hù)措施,防止檔案遭受損失,保證檔案的完整與安全,想方設(shè)法使其“延年益壽”,這就形成了檔案的保管工作。二、檔案實體管理的內(nèi)容統(tǒng)計：檔案的數(shù)量很多,如果只是進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管等工作,對檔案的基本情況還是處于不清楚的狀態(tài)。要科學(xué)地管理好檔案,還需對檔案進(jìn)行調(diào)查研究,全面地了解檔案的情況,做到心中有數(shù)。為了解決檔案數(shù)量不清的狀態(tài)與要求心中有數(shù)的矛盾,就要求對檔案的狀況進(jìn)行數(shù)量的觀察和分析研究,這就形成了檔案的統(tǒng)計工作。三、檔案實體管理與內(nèi)容信息

開發(fā)利用的關(guān)系

檔案實體管理與內(nèi)容信息開發(fā)利用之間的關(guān)系是密不可分的,但在具體管理上應(yīng)有所側(cè)重。檔案實體管理在方法上具有穩(wěn)固、單一的特點(diǎn)和要求,而內(nèi)容信息開發(fā)利用在方法上具有靈活和多樣的特點(diǎn)和要求。從一定意義上理解,檔案實體管理是手段,而檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用是目的。檔案實體管理具有基礎(chǔ)意義,沒有檔案實體管理的支撐,檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用、檔案信息在社會生活中發(fā)揮作用的根本目的就無法實現(xiàn)。第二節(jié)檔案實體管理的原則一、來源原則二、全宗原則三、有機(jī)聯(lián)系原則四、簡化與方便利用原則一、來源原則所謂來源原則就是:“把同一機(jī)構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。”《檔案工作基本術(shù)語》對這個原則可以從以下幾個方面去理解:(一)對同一機(jī)構(gòu)、組織的認(rèn)識一般情況下,獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、組織或個人,都有著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、持久的法律地位。但在特殊情況下,對有些機(jī)構(gòu)、組織的地位卻難以確定。從檔案實體管理實踐來看,如下幾點(diǎn)可以作為鑒別機(jī)構(gòu)、組織獨(dú)立性的參考:(1)公共機(jī)構(gòu)、私人機(jī)構(gòu)或組織,必須有一個名稱和以注明日期的正式文件(如條例或法令等)為依據(jù)的法定地位。(2)這些機(jī)構(gòu)或組織必須有相應(yīng)的文件,明確其職能與任務(wù)。(3)該機(jī)構(gòu)或組織的地位、隸屬關(guān)系必須有相應(yīng)的文件規(guī)定。(4)該機(jī)構(gòu)或組織必須有一個經(jīng)過上級組織明文任命的領(lǐng)導(dǎo)班子(領(lǐng)導(dǎo)人)和相應(yīng)事務(wù)的決定權(quán)。(5)該機(jī)構(gòu)或組織在其內(nèi)部組織章程中有明確的表述和規(guī)定。一、來源原則(二)機(jī)構(gòu)或組織職能的變化對來源原則的影響1.職能取消檔案形成機(jī)構(gòu)由于某種原因在某個時候取消某種職能。2.產(chǎn)生新的職能隨著形勢的發(fā)展與客觀需要,新的職能會被授予一個機(jī)構(gòu)或組織。3.職能從一個機(jī)構(gòu)或組織移交到另一個機(jī)構(gòu)或組織這種移交就等于取消一個機(jī)構(gòu)或組織的職能,而使另一個機(jī)構(gòu)或組織得到它。4.臨時性的職能一些臨時性、應(yīng)急性要求,有時被授予現(xiàn)存機(jī)構(gòu)或組織,增加了它們的正常職責(zé)。一旦這種情況要求終止,這種臨時性職能即告撤銷。一、來源原則(三)對來源原則可以簡單理解為,產(chǎn)生于一個特定機(jī)構(gòu)或組織的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中保存,不能把它與其他來源的檔案相混合具體來說,作為任何一個機(jī)構(gòu)、組織或個人在職能活動中有機(jī)地積累起來的全部種類的文件,應(yīng)當(dāng)作為一個單獨(dú)的整體集中保存,不同來源的檔案不能混合。在檔案實體管理過程中,即使檔案已被轉(zhuǎn)移和分散保存,還是應(yīng)該考慮以檔案的形成者作為來源。總之,遵守來源原則是檔案實體管理的理論與實踐的基礎(chǔ),“如不遵循來源原則,全部檔案工作將只能是任意的、主觀的和缺乏條理的”。一、來源原則(四)在電子文件、電子檔案管理實踐中,對來源原則的應(yīng)用要建立在對其傳統(tǒng)經(jīng)典思想的完善與發(fā)展的基礎(chǔ)上具體來說,檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識到電子文件、記錄的形成方式和特點(diǎn),與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比,已經(jīng)發(fā)生了很大變化,并已突破了一個立檔單位與文件群體唯一對應(yīng)的管理模式。檔案數(shù)據(jù)往往源于各種不同結(jié)構(gòu)的組織體,單一來源的概念已然發(fā)生了改變。為此,應(yīng)當(dāng)拓展“來源”概念的內(nèi)涵和邊界,從維護(hù)電子文件、電子檔案的形成與使用背景信息完整性、真實性的高度,深化對來源原則的思想認(rèn)識。二、全宗原則全宗原則是來源原則的具體化。(一)全宗原則的理論意義1.全宗原則是對客觀存在的真實反映全宗原則的確立與提出,并不是人們主觀臆想的結(jié)果,而是對檔案實體管理中客觀現(xiàn)實的真實反映。檔案是機(jī)構(gòu)、組織或個人歷史活動的原始記錄,檔案的本質(zhì)特性對其管理方法的要求,都是客觀存在的現(xiàn)象與規(guī)律。全宗原則就是在這些客觀現(xiàn)象和規(guī)律的基礎(chǔ)上產(chǎn)生并逐步加以深化的。2.全宗原則深刻揭示并維護(hù)歷史活動的有機(jī)聯(lián)系全宗原則是將一個全宗的檔案看作一個有機(jī)整體,并以這一有機(jī)整體的不可分散性作為基本的管理原則提出。它通過揭示并維護(hù)全宗檔案之間內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,來維護(hù)一個機(jī)構(gòu)、組織或個人歷史活動的完整性。二、全宗原則全宗原則是來源原則的具體化。(一)全宗原則的理論意義3.全宗原則對實踐具有普遍的指導(dǎo)作用全宗原則要求人們在檔案管理中時時牢記檔案的本質(zhì)特性,處處貫徹維護(hù)歷史本來面貌的基本思想4.全宗原則在方法上簡便求實全宗原則在方法論上的價值主要體現(xiàn)在簡便和求實兩方面。全宗原則運(yùn)用歷史主義方法對檔案實體進(jìn)行管理,比邏輯方法簡便。同時,全宗原則沒有受圖書資料等領(lǐng)域主要以邏輯的方法進(jìn)行管理的影響,而選擇確定了更符合檔案特點(diǎn)要求的歷史的、全宗的方法,作為檔案實體管理的基本原則和方法,這符合對不同對象采用不同方法進(jìn)行檔案管理的科學(xué)準(zhǔn)則。二、全宗原則(二)全宗原則的實踐價值1.全宗原則維護(hù)了歷史的本來面貌2.全宗原則可以使分類方法簡便易行3.全宗原則不是萬能的三、有機(jī)聯(lián)系原則

檔案是人類通過創(chuàng)造性的勞動,并在科學(xué)的理論和方法指導(dǎo)下,從數(shù)量龐大、質(zhì)量良莠不齊的文件、記錄中選留下來的一種資源。文件形成時的聯(lián)系,也會很自然地成為檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。而機(jī)構(gòu)、組織、團(tuán)體以及單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在行使工作職責(zé)時,都會形成一定數(shù)量的檔案,這些檔案是具有有機(jī)聯(lián)系的整體,在管理檔案實體時不應(yīng)隨意拆散這種整體。

檔案是歷史活動的產(chǎn)物,具有鮮明的時間聯(lián)系。各個歷史時期內(nèi),各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位形成的檔案,記述和反映了各個歷史時期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化教育等各方面的歷史活動情況,它們之間有著密不可分的有機(jī)聯(lián)系。同時還應(yīng)注意到,機(jī)構(gòu)、組織或個人的工作活動,無論計劃或總結(jié),無論布置或檢查工作,基本上都是逐年按時間進(jìn)行的,保持一定時間內(nèi)(例如一年)檔案的完整與安全,已被實踐證明是行之有效的檔案實體管理原則。四、簡化與方便利用原則一般情況下,按照來源與全宗原則,在保持檔案有機(jī)聯(lián)系的前提下,采用簡便、有效的方法去管理實體檔案,就可以基本上達(dá)到便于保管、方便利用的目的。但在某些特殊情況下,上述二者之間可能發(fā)生一定的矛盾。這就需要具體情況具體分析,不能機(jī)械理解和套用上述原則,比如某些載體材料比較特殊的檔案、機(jī)密程度顯然不同的檔案,就應(yīng)該區(qū)分情況,分別采用不同的方式和方法進(jìn)行管理。第三節(jié)檔案實體管理的方法一、歷史方法與邏輯方法二、檔案的本質(zhì)對歷史方法的訴求三、歷史的方法在檔案實體管理中的應(yīng)用一、歷史方法與邏輯方法面對數(shù)量眾多,內(nèi)容、形式、來源復(fù)雜多樣的檔案,要實施有序化管理,大體上可以歸納為歷史的和邏輯的兩種方法。1.歷史的方法,也可以稱之為客觀或自然的方法。2.邏輯的方法,就是對檔案實體管理進(jìn)行概念和抽象的管理。二、檔案的本質(zhì)對歷史方法的訴求

管理對象對其管理方法都有一定的要求。這種要求決定了管理不同的對象需要采取特定的方法。而檔案實體管理主要采用歷史的方法,也是由檔案的本質(zhì)與特性對其管理方法的要求所決定的。三、歷史的方法在檔案實體管理中的應(yīng)用在檔案實體管理中應(yīng)用歷史的方法,需要注意以下問題:(1)尊重