中國電信通訊與媒體部項目管理

項目管理

畢馬威管理咨詢趙弘強（總監(jiān)，博士）2002.8蘇州目錄第一部分:簡介第二部分:項目定義第三部分:項目計劃第四部分:項目控制第五部分:制定工作規(guī)則第六部分：與項目管理相關(guān)的一些代表性問題第七部分：問題討論2簡介3變革時代的項目管理科技進步商業(yè)模式變化市場需求變化步伐加快競爭日益激烈重大變革＝更多創(chuàng)新＝更多項目每個人都會從出色的項目管理中受益項目管理是科學也是藝術(shù)大、中、小各類企業(yè)中的IT項目產(chǎn)品或服務(wù)的開發(fā)與升級設(shè)計、研發(fā)與生產(chǎn)分離操作外包服務(wù)項目4項目環(huán)境（1）任何一個項目都是在特定的環(huán)境下進行的項目需要項目管理如何說明項目

所有的項目都有兩個基本的特點每一個項目都有開始和結(jié)束每一個項目都有與之對應(yīng)的“產(chǎn)品”5項目環(huán)境（2）項目管理的挑戰(zhàn)人事調(diào)度與安排工作量評估財政預(yù)算責與權(quán)的分配與平衡操作與調(diào)控溝通，溝通，溝通6項目環(huán)境（3）項目經(jīng)理需要以下三方面的主要技能項目管理業(yè)務(wù)技能技術(shù)背景項目管理業(yè)務(wù)技能技術(shù)背景一個重新設(shè)計航空器機翼的8人研發(fā)項目的項目經(jīng)理注：三維圖表示不同項目環(huán)境下項目經(jīng)理應(yīng)具備的技能要求項目管理業(yè)務(wù)技能技術(shù)背景領(lǐng)導一個集成多種信息和電信技術(shù)的60人IT咨詢企業(yè)的項目經(jīng)理7項目環(huán)境（4）項目成功的定義三要素:按時完成預(yù)算內(nèi)質(zhì)量符合預(yù)期要求功能績效期望管理項目經(jīng)理的成功規(guī)則“成本－時限－質(zhì)量”平衡的現(xiàn)實的期望在整個項目期間進行期望管理在預(yù)算內(nèi)準時交付承諾成果質(zhì)量時間成本8項目環(huán)境（5）項目管理功能項目定義項目計劃項目控制招募項目人員明確項目利益相關(guān)人制定項目規(guī)則定義風險管理詳細工作進度表估算計劃估算溝通微調(diào)終止控制工作一覽表責任矩陣溝通計劃風險日志進度表預(yù)算資源計劃

反饋、變化、微調(diào)9項目環(huán)境（6）項目生命周期項目定義制定計劃計劃實施項目終止項目開始定義計劃實施終止標準的項目生命周期10項目定義義11項目環(huán)境境項目管理理功能項目定義義項目計劃劃項目控制制項目背景景與目的的明確項目目利益相相關(guān)人項目規(guī)則則的制定定和明確確招募項目目人員定義風險管理理詳細工作作進度表表估算計劃劃估算溝通微調(diào)終止控制制工作一覽覽表責任矩陣陣溝通計劃劃項目合約約風險日志志進度表預(yù)算資源計劃劃反饋、變變化、微微調(diào)12項目利益益相關(guān)人人（stakeholder）確定利益益相關(guān)人人項目經(jīng)理理的首要要任務(wù)就就是識別別項目的的利益相相關(guān)人，，因為在在項目說說明及計計劃階段段的重要要決策都都是他們們作出的的項目階段/活動確定利益相關(guān)人類型項目說明階段

設(shè)置項目目標

建立組織結(jié)構(gòu)

設(shè)立責任矩陣

發(fā)布項目綱要

定義變化管理程序

溝通計劃客戶高層主管,職能管理部門主管,項目團隊客戶,高層主管,職能管理部門主管項目經(jīng)理,高層主管客戶,高層主管,職能管理部門主管客戶,高層主管,職能管理部門主管,項目團隊計劃階段

風險分析與應(yīng)變計劃

詳細預(yù)算及進度開發(fā)

工作量估算客戶,高層主管,職能管理部門主管,項目團隊客戶,高層主管,項目團隊職能管理部門主管,項目團隊13項目利益益相關(guān)人人（stakeholder））利益益相相關(guān)關(guān)人人的的責責任任角色

職責

項目經(jīng)理

項目團隊

高層主管

客戶

職能管理部門主管

說明、計劃、控制和領(lǐng)導項目

完成具體項目任務(wù)

授權(quán)、指導、多個項目的優(yōu)先權(quán)分配

產(chǎn)品要求、

資金

公司政策、資源利益益相相關(guān)關(guān)人人是是項項目目成成功功的的關(guān)關(guān)鍵鍵每一一位位利利益益相相關(guān)關(guān)人人都都在在項項目目的的某某些些方方面面起起重重要要作作用用并并負負具具體體責責任任14規(guī)則則的的制制定定和和明明確確項目目規(guī)規(guī)則則是是基基礎(chǔ)礎(chǔ)一份份好好的的項項目目規(guī)規(guī)則則能能夠夠影影響響我我們們的的三三個個成成功功因因素素目標標一一致致控制制范范圍圍領(lǐng)導導支支持持使每每個個人人都都能能理理解解并并認認同同項項目目規(guī)規(guī)則則的的四四個個方方法法發(fā)布布項項目目書書發(fā)布布項項目目一一覽覽表表設(shè)置置責責任任矩矩陣陣設(shè)立立溝溝通通計計劃劃15規(guī)則則的的制制定定和和明明確確發(fā)布布項項目目書書明確確項項目目目目的的建立立對對項項目目的的理理解解的的基基本本共共識識為項項目目及及項項目目經(jīng)經(jīng)理理提提供供管管理理支支持持建立立項項目目經(jīng)經(jīng)理理的的決決策策和和領(lǐng)領(lǐng)導導權(quán)權(quán)力力發(fā)布布項項目目書書發(fā)布布項項目目一一覽覽表表設(shè)置置責責任任矩矩陣陣設(shè)立立溝溝通通計計劃劃16規(guī)則則的的制制定定和和明明確確發(fā)布布工工作作一一覽覽表表首先先建建立立工工作作一一覽覽表表至少應(yīng)包括以以下內(nèi)容項目目的項目目的一定定要清晰范圍詳細說明什么么不在項目范范圍之列交付成果從詳細的產(chǎn)品品描述開始成本及進度估估算詳盡描述相關(guān)關(guān)一切項目目標詳細、可衡量量利益相關(guān)人工作一覽表發(fā)布項目書發(fā)布項目一覽覽表設(shè)置責任矩陣陣設(shè)立溝通計劃劃17規(guī)則的制定和和明確設(shè)置責任矩陣陣列出項目主要要活動列出利益相關(guān)關(guān)人定義活動與利利益相關(guān)人的的關(guān)系編制責任矩陣陣發(fā)布項目書發(fā)布項目一覽覽表設(shè)置責任矩陣陣設(shè)立溝通計劃劃18規(guī)則的制定和和明確制定溝通計劃劃溝通計劃是指指在恰當?shù)臅r時候給相關(guān)人人員以恰當?shù)牡男畔贤ǖ娜笤瓌t及時準確信息量恰到好好處利益相關(guān)人所需信息頻率方法回應(yīng)高層主管高水平的成本、進度、質(zhì)量績效控制問題及目標行為每月報告會議三天之內(nèi)…….樣例例發(fā)布項目書發(fā)布項目一覽覽表設(shè)置責任矩陣陣制定溝通計劃劃19項目計劃20項目環(huán)境項目管理功能能項目定義項目計劃項目控制招募項目人員員明確項目利益益相關(guān)人制定項目規(guī)則則定義風險管理詳細工作進度度表估算計劃劃估算溝通微調(diào)終止控制制工作一覽表責任矩陣溝通計劃項目合約風險日志進度表預(yù)算資源計劃反饋、變化、、微調(diào)21風險管理工作明細結(jié)構(gòu)構(gòu)圖（WBS）現(xiàn)實的進度計計劃動態(tài)的精確估估算項目調(diào)控項目計劃在項目管理中中最大的挑戰(zhàn)戰(zhàn)在于項目計計劃的制定——項目計劃有助于項目的的組織管理制定計劃的工工具22風險管理風險管理將影影響項目計劃劃和項目規(guī)則則中的假設(shè)變變化所有利益相關(guān)人授權(quán)項目參與者定義計劃風險管理進度及預(yù)算開發(fā)項目交付成果開發(fā)方法職責風險監(jiān)控新的風險工作一覽表職責溝通計劃范圍變化交付成果,職責,成本及進度溝通計劃23風險險管管理理風險險管管理理框框架架新的的風風險險新的的風風險險分析析項項目目以以識識別別風風險險的的來來源源風險險識識別別風險險管管理理過過程程風險險定定義義，，包包括括潛潛在在的的消消極極影影響響計算算風風險險概概率率找出出減減少少可可能能發(fā)發(fā)生生損損害害的的策策略略反應(yīng)應(yīng)執(zhí)行行風風險險策策略略繼續(xù)續(xù)監(jiān)監(jiān)測測新新的的項項目目風風險險控制制已知知風風險險風險險管管理理計計劃劃風險險管管理理有有三三個個主主要要步步驟驟，，在在項項目目過過程程中中也也許許會會重重復(fù)復(fù)24風險險管管理理工作作明明細細結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)圖圖（（WBS））現(xiàn)實實的的進進度度表表動態(tài)態(tài)精精確確估估算算項目目調(diào)調(diào)控控項目目計計劃劃在項項目目管管理理中中最最大大的的挑挑戰(zhàn)戰(zhàn)在在于于項項目目計計劃劃的的制制定定———項目目計計劃劃有助助于于項項目目的的組組織織管管理理制定定計計劃劃的的工工具具25制作作產(chǎn)產(chǎn)品品說說明明書書的的材材料料費費用用資源約束束開發(fā)方法法風險管理理任務(wù)工作明細細結(jié)構(gòu)圖圖（WBS））計劃詳細計劃劃開發(fā)模模型工作明細細結(jié)構(gòu)圖圖使用項項目說明明和風險險管理的的輸出，，它識別別的任務(wù)務(wù)是所有有后來計計劃的基基礎(chǔ)預(yù)先計劃劃風險管理理第一步開發(fā)工作作明細結(jié)結(jié)構(gòu)圖第二步任務(wù)序列列第四步計算初始始進度表表第五步分配資源源網(wǎng)絡(luò)圖關(guān)鍵路徑徑、關(guān)鍵鍵事件第三步工作量估估算第六步編制預(yù)算算項目計劃劃所有項目目任務(wù)進度表職責預(yù)算資源預(yù)測測現(xiàn)實進度度表資源預(yù)測測非員工成成本所有項目目任務(wù)來自項目目定義項目規(guī)則則范圍和交交付成果果期間估算算設(shè)備要求求及員工工和技能能的估算算26工作明細細結(jié)構(gòu)圖圖開發(fā)一個個有用的的工作明明細結(jié)構(gòu)構(gòu)圖的方方針開發(fā)一個個成功的的工作明明細結(jié)構(gòu)構(gòu)圖的關(guān)關(guān)鍵:必須從頂頂層開始始細化使用標準準的項目目管理軟軟件在任務(wù)概概述層給給出主要要的項目目信息必須在任任務(wù)概述述中加入入相應(yīng)工工作每一任務(wù)務(wù)概述和和相應(yīng)工工作必須須命名為為產(chǎn)生出出某一““產(chǎn)品””的活動動第一步開開發(fā)發(fā)工作明明細結(jié)構(gòu)構(gòu)圖第一步從整體開開始第二步明確所有有任務(wù)第三步組織工作作明細結(jié)結(jié)構(gòu)圖27風險管理理工作明細細結(jié)構(gòu)圖圖（WBS））現(xiàn)實的進進度表動態(tài)的精精確估算算項目平衡衡項目計劃劃在項目管管理中最最大的挑挑戰(zhàn)在于于項目計計劃的制制定——項目計劃劃有助于項制定計劃劃的工具具28現(xiàn)實的進進度表計劃概要要編制項目目說明開發(fā)風險險編制工作作分類結(jié)結(jié)構(gòu)任務(wù)序列列工作量估估算計算初步步進度表表資源分配配預(yù)算制定定制作產(chǎn)品品說明書書的材料料費用資源約束束開發(fā)方法法風險管理理任務(wù)計劃詳細計劃劃開發(fā)模模型預(yù)先計劃劃風險管理理第一步開發(fā)工作作明細結(jié)結(jié)構(gòu)圖第二步任務(wù)序列列第四步計算初步步進度表表第五步資源分配配網(wǎng)絡(luò)圖關(guān)鍵路徑徑、關(guān)鍵鍵事件第三步工作量估估算第六步預(yù)算制定定項目計劃劃所有項目目任務(wù)進度表職責預(yù)算資源預(yù)測測現(xiàn)實的進資源預(yù)測無員工成本所有項目任務(wù)務(wù)項目規(guī)則范圍和交付成成果期間估算設(shè)備要求及員員工和技能的的估算來自項目定義29現(xiàn)實的進度表表#任務(wù)前置任務(wù)資源1獲取花園材料房東2打掃地塊甲和乙3準備土壤1,2甲4種草3甲5種花2甲開始結(jié)束13425從開始到結(jié)束束的關(guān)鍵事件件網(wǎng)絡(luò)圖這個網(wǎng)絡(luò)圖有有兩條并列的的路徑第二步任務(wù)務(wù)序列樣例例30現(xiàn)實的進度表表第三步進度度與成本估算算自下而上的估估算進度估算經(jīng)常參考項目目生命周期與項目周期相相關(guān)的員工數(shù)數(shù)量與項目周期相相關(guān)的工作效效率成本估算來自四個方面面員工估算設(shè)備估算原料估算31現(xiàn)實的進度表表第四步初初步進度度估算具體進度數(shù)據(jù)據(jù)若干天若干周第一步:項項目經(jīng)理估算算第二步:項項目經(jīng)理與具具體實施人員員共同估算兩個步驟計算32現(xiàn)實的進度表表第四步初初步進度估算算甘特圖＋時間網(wǎng)絡(luò)圖—勝過長篇大論論樣例例33現(xiàn)實的進度表表第五步分分配資源ITFinanceTechnology?RationalizingthecurrentITcostpoolsandnextyearbudgets?Re-evaluatinglargeprojectROI?Assessinginfrastructurecostalternatives?Introducingtherighttechnologytoensurescalability,reliability,maintainability,andavailability?Consolidating,thenintegrating?Effectiveknowledgemanagementframeworkandtools?Embeddingaconsistentlyusedmethodologyforprojects?projectsuccess?Automatinginter-andintra-enterpriseprocessestoenhanceefficiencyandaccuracyPeople?Establishingcorrectorganizationalstructure?Clearlydefiningbusinessfunctionsofeachorganization?Clearlydefiningperformancemeasurepolicies?SourcingtalentstrategicallyandcosteffectivelyProcess第一一步步資源源分分配配與與平平衡衡-用初初始始進進度度表表預(yù)預(yù)測測整整個個項項目目的的資資源源需需求求第二二步步識別別資資源源使使用用的的峰峰點點第三三步步在每每一一個個資資源源使使用用高高峰峰期期，，推推遲遲非非關(guān)關(guān)鍵鍵任任務(wù)務(wù)第四四步步消除除資資源源使使用用瓶瓶頸頸，，重重新新估估算算資源源平平衡衡主主要要集集中中于于人人員員和和設(shè)設(shè)備備資源源使使用用開開始始于于初初始始進進度度表表及及工工作作資資源源需需求求34風險險管管理理工作作明明細細結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)圖圖（（WBS））現(xiàn)實實的的進進度度表表動態(tài)態(tài)的的精精確確估估算算項目目平平衡衡項目目計計劃劃在項項目目管管理理中中最最大大的的挑挑戰(zhàn)戰(zhàn)在在于于項項目目計計劃劃的的制制

——項目計劃有助于項目的組織管理制定定計計劃劃的的工工具具35動態(tài)態(tài)的的精精確確估估算算遵守守以以下下黃黃金金規(guī)規(guī)則則使用用正正確確的的人人來來做做估估算算基于于經(jīng)經(jīng)驗驗進進行行估估算算商議議平平衡衡點點而而非非進進度度估算算技技巧巧階段段性性估估算算參數(shù)數(shù)式式估估算算自下下而而上上地地估估算算項目目支支出出規(guī)規(guī)劃劃知道道什什么么時時候候花花和和知知道道該該花花多多少少一一樣樣重重要要一旦旦估估算算完完項項目目進進度度及及成成本本，，項項目目支支出出規(guī)規(guī)劃劃就就迎迎刃刃而而解解建立立詳詳細細的的預(yù)預(yù)算算評評估估具體體預(yù)預(yù)算算的的數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)來來源源內(nèi)部部人人力力資資源源成成本本使用用負負荷荷勞勞動動率率不要要遺遺漏漏項項目目人人員員成成本本內(nèi)部部設(shè)設(shè)備備成成本本估算算在在項項目目種種使使用用完完的的設(shè)設(shè)備備成成本本估算算在在多多個個項項目目中中使使用用的的設(shè)設(shè)備備成成本本外部部人人力力資資源源和和設(shè)設(shè)備備的的成成本本材料料成成本本36風險險管管理理工作作明明細細結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)圖圖（（WBS））現(xiàn)實實的的進進度度表表動態(tài)態(tài)的的精精確確估估算算項目目調(diào)調(diào)控控項目目計計劃劃在項項目目管管理理中中最最大大的的挑挑戰(zhàn)戰(zhàn)在在于于項項目目計計劃劃的的制制定定———項目目計計劃劃有助助于于項項目目的的組組織織管管理理制定定計計劃劃的的工工具具37項目目調(diào)調(diào)控控項目層企業(yè)領(lǐng)導層層業(yè)務(wù)部門層層重新估算項項目利用工作進進度表改變變?nèi)蝿?wù)分配配為項目增加加人員使用來自公公司內(nèi)部的的專家提高高工作效率率使用來自公公司外部的的專家提高高工作效率率外包整個項項目或者外外包重要的的部分項目工作轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)至高層主主管或者客客戶加班工作38項目調(diào)控項目層企業(yè)領(lǐng)導層層業(yè)務(wù)部門層層減少工作范范圍快速頻繁地地跟蹤分階段的““產(chǎn)品”交交付改變利潤或或期望要求求39項目調(diào)控項目層企業(yè)領(lǐng)導層層業(yè)務(wù)部門層層外包分階段的““產(chǎn)品”交交付工作量轉(zhuǎn)移移到客戶減少工作范使用提高工作效率的工具40項目控制41項目環(huán)境項目管理功功能項目定義項目計劃項目控制招募項目人人員明確項目利利益相關(guān)人人制定項目規(guī)規(guī)則定義義風險管理詳細工作進進度表估算計劃劃估算溝通微調(diào)終止控制制工作一覽表表責任矩陣溝通計劃項目合約風險日志進度表預(yù)算資源計劃反饋、變化化、微調(diào)42溝通項目組內(nèi)溝溝通在項目中，以項目為中中心的溝通通管理層和客客戶之間的的溝通變化管理項目結(jié)束報報告43溝通項目組成員員有四個主主要的溝通通需求:職責協(xié)調(diào)狀態(tài)授權(quán)任務(wù)分配清清晰會議:項目啟動會會成員進度匯匯報項目進展會會設(shè)置溝通期期望及時、公開開、恰到好好處有下面的一一些問題要要問:誰、為什么么需要信息息?他們需要什什么類型的的信息?何何種詳盡程程度？頻度度如何？當你和管理理層及客戶戶溝通的時時候，你的的目標是什什么？采用用什么樣的的方法來完完成溝通？？Communicatingwiththeteam項目組內(nèi)的的溝通管理層和客客戶之間的的溝通44溝通變化管理識別變化管管理的主題題項目管理及及項目組產(chǎn)產(chǎn)生交付成成果利益相關(guān)人人的審查及及修改利益相關(guān)人人的正式接接受新項目活動動基礎(chǔ)項目組評估估變化及提提出建議在變化日志志里記錄要要求原來的方案案變化過程一個典型的的變化管理理過程45溝通結(jié)束報告

項目結(jié)束報告有兩個目的:為項目利益相關(guān)人對項目定稿一個學習機會向所有項目目參與者通通報項目的的最新狀態(tài)態(tài)及下一步步安排提出有關(guān)新項項目的具體建建議具體描述項目目實施過程中中發(fā)現(xiàn)的應(yīng)予予以重視的問問題46項目進度跟蹤蹤進度及績效衡衡量日常跟蹤關(guān)鍵任務(wù)跟蹤蹤工作進度及績績效衡量成本績效衡量量工作時間跟蹤蹤成本跟蹤及對對照47制定工作規(guī)則則48建立項目管理理組織選擇組織結(jié)構(gòu)設(shè)置程序范圍識別項目類型

為每一項目類型:

產(chǎn)生標準交付品

定義標準的組織結(jié)構(gòu)及角色

描述每一個角色的職責.建立文件管理和項目信息系統(tǒng)確定程序建立項目管理辦公室支持項目管理支持程序建立項目管理理組織49建立項目管理理組織第一步為項目管理確確定組織結(jié)構(gòu)構(gòu)第二步建立連貫的項項目管理舉措措第三步支持項目管理理－項目辦公公室不同行業(yè)的項項目需要不同同的項目管理理組織優(yōu)化組織類型型需考慮因素素項目管理與運運作管理的區(qū)區(qū)別業(yè)務(wù)細分圖項目規(guī)模項目的相似性性工作的復(fù)雜性性項目的可預(yù)見見性允許公司內(nèi)部部不同的組圍圍繞項目進行行組織期間團隊責任預(yù)算從一個項目到到下一個項目目的實際工作作是相似的項目的非相關(guān)關(guān)產(chǎn)品50建立項目管理理組織分責授權(quán)，具具體、明確、、公開以項目生命周周期為基點連連續(xù)不斷地調(diào)調(diào)控與溝通跟蹤標準交付付成果并進行行階段性驗收收第一步為項目管理確確定組織結(jié)構(gòu)構(gòu)第二步建立連貫的項項目管理舉措措第三步支持項目管理理－項目辦公公室51建立項目管理理組織項目管理模型型項目支持辦公公室項目管理辦公公室項目經(jīng)理子項目經(jīng)理子項目經(jīng)理子項目經(jīng)理子項目經(jīng)理第一步為項目管理確確定組織結(jié)構(gòu)構(gòu)第二步建立連貫的項項目管理舉措措第三步支持項目管理理－項目辦公公室52項目成功五要要素目標明確項目計劃控制范圍良好溝通管理支持53與項目管理相相關(guān)的一些問問題54與項目管理相相關(guān)的一些問問題（1））項目化的企業(yè)業(yè)（Projectizedorganization）動態(tài)的系統(tǒng)，，每人都在具具體項目上快速反應(yīng)市場場，或內(nèi)部需需求部門門與與部部門門之之間間界界限限如如同同虛虛設(shè)設(shè)人員員考考核核首首兵無無常常勢勢，，水水無無常常形形。。水因因地地而而制制流流，，兵兵因因敵敵而而制制勝勝…………能因因敵敵而而制制勝勝者者,謂謂之之神神…………———孫孫子子兵兵法法?孫孫子子兵兵法法與與項項目目化化的的企企業(yè)業(yè)管管理理模模式式————趙趙弘弘強強??55需求求文文檔檔架構(gòu)構(gòu)設(shè)設(shè)計計項目目管管理理編程程與與開開發(fā)發(fā)測試試與與發(fā)發(fā)布布與項項目目管管理理相相關(guān)關(guān)的的一一些些問問題題（（2））軟件件工工程程項項目目組組織織561.需求求分分析析(MRD,BRA)2.高層層架架構(gòu)構(gòu)設(shè)設(shè)計計(OOD)3.底層層架架構(gòu)構(gòu)設(shè)設(shè)計計(OOD)4.方案案驗驗證證實實施施5.底層層架架構(gòu)構(gòu)設(shè)設(shè)計計6.系統(tǒng)開發(fā)發(fā)7.