投標(biāo)管理體系

第一節(jié)投標(biāo)的管理體系一、投標(biāo)組織架構(gòu)投標(biāo)是一項(xiàng)周期短、要求高的工作，需要一個(gè)完善的組織來(lái)協(xié)作完成，投標(biāo)的質(zhì)量與效率一方面與投標(biāo)人員的質(zhì)素直接相關(guān)，另一方面也與投標(biāo)組織的嚴(yán)密合理與否具有密切關(guān)系，圖3.1.1所示為一個(gè)總承包企業(yè)的基本投標(biāo)架構(gòu)。圖3.1.1投標(biāo)基本組織架構(gòu)圖中崗位設(shè)置及崗位職責(zé)描述如下：1、部門(mén)副總經(jīng)理-主管投標(biāo)科,負(fù)責(zé)制定整體投標(biāo)策略，管理及安排日常投標(biāo)工作，協(xié)調(diào)工程策劃及估價(jià)工作。聯(lián)絡(luò)公司其他部門(mén)協(xié)助估價(jià)及工程策劃工作之順利進(jìn)行；,參與制定聯(lián)營(yíng)策略及提議聯(lián)營(yíng)合作伙伴公司，代表公司出席所有投標(biāo)期間的聯(lián)營(yíng)會(huì)議，審核聯(lián)營(yíng)協(xié)定；,收集市場(chǎng)訊息及分析工程市場(chǎng)的趨勢(shì)，對(duì)分析的結(jié)果作出提議并及早部署；,負(fù)責(zé)同招標(biāo)單位有關(guān)人員聯(lián)絡(luò)，溝通相關(guān)信息，協(xié)調(diào)投標(biāo)過(guò)程中有關(guān)事宜。2、工程策劃經(jīng)理(PlanningManager),負(fù)責(zé)管理及實(shí)質(zhì)參與工程策劃工作，負(fù)責(zé)提供足夠資料給估價(jià)部同事進(jìn)行估價(jià)工作，對(duì)施工的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估；,統(tǒng)籌及領(lǐng)導(dǎo)策劃工程師(PlanningEngineer)準(zhǔn)備工程技術(shù)、施工方案及進(jìn)度表，以便滿足標(biāo)書(shū)要求在交標(biāo)時(shí)所需遞交的文件和所需的文字資料；,管理工程記錄及人員履歷；,編寫(xiě)資格預(yù)審文件。3、估價(jià)師(含高級(jí)估價(jià)師),對(duì)工程的成本做整體的估算，包括自行做價(jià)及對(duì)分包商報(bào)價(jià)分析；,對(duì)做價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。4、策劃工程師(PlanningEngineer)在策劃經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，進(jìn)行實(shí)質(zhì)工程策劃、進(jìn)度表編制、施工方案的編寫(xiě)、施工機(jī)械配備及人員架構(gòu)編寫(xiě)；5、助理估價(jià)師,在估價(jià)師領(lǐng)導(dǎo)之下，協(xié)助估價(jià)師進(jìn)行估價(jià)工作；,對(duì)工程的成本做整體的估算，包括自行做價(jià)及對(duì)分包商的報(bào)價(jià)分析。6、工料測(cè)量師(QuantityofSurveyor),在估價(jià)師領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)工程主要項(xiàng)目的數(shù)量進(jìn)行量數(shù)工作。7、繪圖員,在策劃工程師(PlanningEngineer)領(lǐng)導(dǎo)下，繪制施工方案的示意圖，主要工作針對(duì)技術(shù)標(biāo)需要提交的圖表。.文員/估價(jià)師助理,投標(biāo)部一切的文書(shū)工作；,負(fù)責(zé)分包商(含物料詢價(jià))的詢價(jià)文件影印及其收發(fā)并安排標(biāo)書(shū)給公司內(nèi)部其他有關(guān)部門(mén)。架構(gòu)及崗位的設(shè)置可以根據(jù)公司規(guī)模以及業(yè)務(wù)量大小而作出相應(yīng)調(diào)整、增減。例如，當(dāng)市場(chǎng)進(jìn)入旺季，任務(wù)十分飽滿，短期內(nèi)同時(shí)有大批工程時(shí)，就需要考慮增加策劃工程師(PlanningEngineer)和工料測(cè)量師(QuantityofSurveyor)數(shù)量。當(dāng)市場(chǎng)進(jìn)入淡季，任務(wù)少，工程少時(shí)，就不需要太多的策劃工程師(PlanningEngineer)和工料測(cè)量師(QuantityofSurveyor)o通常的做法是保證最小需求，當(dāng)短期內(nèi)市場(chǎng)放大之時(shí)，從項(xiàng)目抽調(diào)策劃工程師(PlanningEngineer)和工料測(cè)量師(QuantityofSurveyor)。二、投標(biāo)作業(yè)流程及特點(diǎn)(一)投標(biāo)管理流程投標(biāo)也是一項(xiàng)程序性很強(qiáng)的工作，其管理緊緊一條主線展開(kāi)，圖3.1.2是一個(gè)公司的投標(biāo)管理流程。:大型J冏｝提交賽格帆擊書(shū)及技術(shù)文件cKicl-.off'Mi'iiiiupI:大型J冏｝提交賽格帆擊書(shū)及技術(shù)文件cKicl-.off'Mi'iiiiupI程士:底券人力餐源管理T,段管理 分封及?0約管比圖3.1.2公司投標(biāo)管理流程（二）投標(biāo)策劃操作流程1、投標(biāo)準(zhǔn)備當(dāng)投標(biāo)部收集到市場(chǎng)招標(biāo)公告或者公司接到投標(biāo)邀請(qǐng)信之后，投標(biāo)部估價(jià)經(jīng)理或者估價(jià)師要進(jìn)行投標(biāo)前的合約評(píng)審，提出評(píng)審結(jié)果（參見(jiàn)表格P02-01),經(jīng)過(guò)總經(jīng)理審議，決定是否同意參與投標(biāo)。如總經(jīng)理決定參與該項(xiàng)目投標(biāo)，則需第一時(shí)間到招標(biāo)單位指定處去領(lǐng)回所有招標(biāo)文件和圖紙資料，并開(kāi)始布置全部投標(biāo)工作?？偨?jīng)理是否參與投標(biāo)的整體考量與局部考量主要基于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體整體走勢(shì)、建筑市場(chǎng)傳統(tǒng)走勢(shì)、當(dāng)年市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析情況、公司所處市場(chǎng)位置、公司出發(fā)點(diǎn)(例如保持整體規(guī)模需要、盈利需要、市場(chǎng)宣傳策略需要、上市公司業(yè)績(jī)需要、公眾信心支撐需要等等)等諸多因素。根據(jù)工程項(xiàng)目的具體情況，在部門(mén)內(nèi)或在公司范圍內(nèi)，或在更大范圍內(nèi)，組織和配制資源，安排各類人員的分工職責(zé)和整體的投標(biāo)進(jìn)度安排。若工程項(xiàng)目有需要，投標(biāo)估價(jià)負(fù)責(zé)人應(yīng)組織參與做標(biāo)的人員到現(xiàn)場(chǎng)觀察，并將現(xiàn)場(chǎng)觀察的結(jié)果參照表格P02-03報(bào)告。2、工程策劃工程策劃是投標(biāo)過(guò)程的另一重要內(nèi)容，它的質(zhì)量?jī)?yōu)劣，將直接影響標(biāo)價(jià)和競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)，它又是投標(biāo)過(guò)程的首要工作，它的工作效率將影響最后作標(biāo)的時(shí)間及穩(wěn)定性和可靠性。拿到招標(biāo)文件，策劃經(jīng)理需要領(lǐng)導(dǎo)策劃工程師編制施工方案、工程進(jìn)度計(jì)劃、機(jī)械清單、勞動(dòng)力計(jì)劃，以及其他標(biāo)書(shū)要求資料。策劃經(jīng)理確定臨時(shí)工程數(shù)量、一般機(jī)械清單及管理架構(gòu)。通常在拿到招標(biāo)文件(tenderdocument)之后，經(jīng)過(guò)文件消化，除了會(huì)同估價(jià)師一起進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查之外，對(duì)一些可能涉及合約金額、影響工期而招標(biāo)文件中又沒(méi)有明確的問(wèn)題進(jìn)行澄清答疑，如果工程復(fù)雜程度高、工程規(guī)模過(guò)大或者是施工包設(shè)計(jì)工程，則通常還需要工程部、技術(shù)部、質(zhì)安部、商務(wù)部的參與。策劃經(jīng)理需要參與制定計(jì)劃工期分配，分派給策劃工程師具體實(shí)施方案編制和工期編排。策劃經(jīng)理需要將影響價(jià)格的方案措施與機(jī)械需求等提供給估價(jià)師。同時(shí)，策劃工程師需要就提出的方案制定施工風(fēng)險(xiǎn)表，提交估價(jià)師。3、估價(jià)估價(jià)師負(fù)責(zé)具體實(shí)施工程數(shù)量核算和標(biāo)價(jià)估算工作。估價(jià)師拿到招標(biāo)文件后，要將(根據(jù)合約類型不同而稍有不同)工作內(nèi)容根據(jù)工種類別對(duì)B.Q.(BillofQuantity,下同)清單合理拆分(Breakdown),拆分之后發(fā)布招標(biāo)通知給在冊(cè)分包商，或者在分包商名冊(cè)中選擇3~5間分包商就同一工程邀請(qǐng)報(bào)價(jià)。詢價(jià)的文件應(yīng)包括有關(guān)的工作量表(B.Q.)、技術(shù)規(guī)范、圖紙及其它資料。注明確保報(bào)價(jià)單位知道有關(guān)工作的所有要求和有能力滿足業(yè)主的要求,并寫(xiě)明報(bào)價(jià)要求和返標(biāo)的日期。通常分包商都會(huì)在限定日期內(nèi)完成報(bào)價(jià),并提交上來(lái)。收回報(bào)價(jià)后由估價(jià)師對(duì)資料進(jìn)行審查和分析,并需特別注意以下幾方面：報(bào)價(jià)有否漏項(xiàng)或漏報(bào)；計(jì)算有否錯(cuò)誤；報(bào)價(jià)單上的附加條件有沒(méi)有與投標(biāo)文件不同,若有,應(yīng)適當(dāng)考慮做標(biāo)的策略,在有必要的情況下應(yīng)與業(yè)主澄清或附帶條件去投標(biāo)；報(bào)價(jià)中的材料是否與合約文件規(guī)定不同。將分包商報(bào)價(jià)錄入電腦，對(duì)不同分包商的報(bào)價(jià)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，剔除不合理報(bào)價(jià)，并參照以往同類工程的實(shí)際分包記錄，分析對(duì)比獲得投標(biāo)參考價(jià)。如果沒(méi)有規(guī)律性的歷史價(jià)格可供參考，估價(jià)師需要自己進(jìn)行價(jià)格估算（自行作價(jià)），然后將自行作價(jià)價(jià)格同分包商價(jià)格作比較，選取可信價(jià)格，得出初步直接成本價(jià)。估價(jià)師除了要完成B.Q清單工程量分判報(bào)價(jià)分析之外，還需要將材料規(guī)格、數(shù)量等合約要求資料提交給物資部，編制主要材料數(shù)量表，由物資部進(jìn)行主要材料、機(jī)械詢價(jià)。物資部會(huì)將不同供應(yīng)商的反饋資訊，根據(jù)市場(chǎng)狀況進(jìn)行分析，選取可信而有競(jìng)爭(zhēng)力的材料商報(bào)價(jià)。如果是RemeasurementwithB.Q.合約（附工程量清單的暫定數(shù)合約），則不需要對(duì)B.Q.數(shù)量進(jìn)行大規(guī)模的審核，但是如果是LumpSumwithDrawing合約（附圖紙的固定總價(jià)合約），則估價(jià)師需要安排工料測(cè)量師對(duì)主要工程科目數(shù)量以及懷疑有錯(cuò)誤的條目重新度數(shù)，精確確定工程數(shù)量。通過(guò)重新量度，分析與工料單上的數(shù)量出入，查找原因，以避免投標(biāo)時(shí)產(chǎn)生較大偏差，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失。前面所有的工作落實(shí)之后，最終經(jīng)過(guò)估價(jià)師匯總分析，按已定的施工原則、方法和分包商或供應(yīng)商的報(bào)價(jià)計(jì)算各項(xiàng)工程的成本價(jià)格。制定出直接成本以及間接成本，并制定出作價(jià)風(fēng)險(xiǎn)表。4、定標(biāo)有時(shí)，投標(biāo)時(shí)間緊迫，不能保證所有項(xiàng)目的分包商都按時(shí)報(bào)價(jià)，此時(shí)需要落實(shí)遲交的工程報(bào)價(jià)、材料報(bào)價(jià)，以及為獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、避免損失而談妥的價(jià)格以標(biāo)前協(xié)定形式落實(shí)下來(lái)。經(jīng)過(guò)補(bǔ)充修訂，最后得到最新工程標(biāo)價(jià)。得出總價(jià)之后，在指定的日期召開(kāi)定標(biāo)會(huì)議，通常提前在交標(biāo)前12小時(shí)開(kāi)，參加者一般應(yīng)包括公司正副總經(jīng)理，投標(biāo)估價(jià)負(fù)責(zé)人，參與投標(biāo)估價(jià)工作的估價(jià)師及策劃工程師等。在保證公司制度規(guī)定的決策者參與的前提下，參加定標(biāo)人應(yīng)越少越好。在定標(biāo)會(huì)議上，參與定標(biāo)的人士將對(duì)以下方面做細(xì)致評(píng)審：工作范圍和工程要求；所有重要工程項(xiàng)目的單價(jià)分析是否正確和足夠；合約條文，施工方案等的特殊情況；投標(biāo)的策略，是否有必要在報(bào)價(jià)上做技術(shù)性處理;風(fēng)險(xiǎn)的考慮；分判或材料供應(yīng)的附帶條件；是否需要帶資投標(biāo)，若是的話，資金來(lái)源及利息等的考慮；技術(shù)及管理人手的考慮；競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析，是否有需要去爭(zhēng)取該項(xiàng)工程？在評(píng)審后，投標(biāo)估價(jià)師須將在定標(biāo)會(huì)上所有修改事項(xiàng)及經(jīng)評(píng)審后定出的成本價(jià)格記錄在投標(biāo)報(bào)告書(shū)上，并由單位負(fù)責(zé)人簽名認(rèn)可。投標(biāo)的價(jià)格，則要在決定的成本價(jià)格上考慮加上：上述考慮的各項(xiàng)因素的經(jīng)濟(jì)影響；風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)；利潤(rùn)。在定標(biāo)會(huì)議上所提供的文件，投標(biāo)估價(jià)負(fù)責(zé)人應(yīng)在定標(biāo)之后將所有文件收回，以防止資料外泄。公司總經(jīng)理在對(duì)定標(biāo)會(huì)議上所提出的意見(jiàn)做出全面的總結(jié)之后，決定最后投標(biāo)的價(jià)格。投標(biāo)估價(jià)負(fù)責(zé)人將決定寫(xiě)在投標(biāo)報(bào)告書(shū)上，由公司總經(jīng)理或其授權(quán)人簽名認(rèn)可。一般情況下，一個(gè)單位（或公司）對(duì)于一個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目，在最后投標(biāo)價(jià)和投標(biāo)策略方面均有一個(gè)最終決策者，他同時(shí)也是這個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目最后結(jié)果（成功與失?。┑呢?fù)責(zé)人。5、投標(biāo)按照定標(biāo)會(huì)議所決定的原則，將各有關(guān)計(jì)算做好，并專人負(fù)責(zé)抄寫(xiě)入業(yè)主提供（或自行編制）的工程數(shù)量表（B.Q.）內(nèi)，再由投標(biāo)估價(jià)師或安排其他人復(fù)核簽批。最后將全部投標(biāo)文件整理完成，并按要求送交標(biāo)書(shū)。6、答疑若作標(biāo)過(guò)程中（一般是政府工程）和投標(biāo)以后（一般是私人工程），若收到業(yè)主有關(guān)標(biāo)書(shū)的修改文件（TenderAddendum），投標(biāo)估價(jià)負(fù)責(zé)人應(yīng)按修改內(nèi)容的性質(zhì)及要求，指派合適人員（參照表號(hào)：P02-5）進(jìn)行評(píng)估及更新原有標(biāo)書(shū)有關(guān)數(shù)量和單價(jià)部份。如已經(jīng)交標(biāo)，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)將評(píng)估結(jié)果（工期及標(biāo)價(jià)的變化）書(shū)面回復(fù)業(yè)主。在標(biāo)書(shū)投出及截止投標(biāo)后，估價(jià)師要盡快查詢結(jié)果（若有），參照表格PO2-04記錄有關(guān)資料，并檢討投標(biāo)結(jié)果，分析得標(biāo)或失標(biāo)的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，書(shū)面報(bào)告單位負(fù)責(zé)人及主管的公司副總經(jīng)理。若該投標(biāo)很有可能被業(yè)主接納，則投標(biāo)估價(jià)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備交底工作。7、交底若投標(biāo)項(xiàng)目在開(kāi)標(biāo)后，知道很有可能被業(yè)主接納，有關(guān)的專業(yè)公司負(fù)責(zé)人必須考慮將來(lái)的項(xiàng)目管理班子，報(bào)單位總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)，并按公司的人事制度組織工程項(xiàng)目籌備小組。對(duì)于有可能中標(biāo)的工程項(xiàng)目，投標(biāo)估價(jià)經(jīng)理應(yīng)在投標(biāo)后的二個(gè)月內(nèi)組織工程交底會(huì)議，由負(fù)責(zé)落標(biāo)的估價(jià)師整理好一份完整的工程交底文件，向公司有關(guān)之職能單位（包括人力資源部、財(cái)務(wù)部及物資部、工程部）、有關(guān)單位各部/各科及該項(xiàng)目的籌備小組進(jìn)行初步交底，介紹工程投標(biāo)過(guò)程中的有關(guān)事項(xiàng)。所有交底的資料，必須由投標(biāo)估價(jià)負(fù)責(zé)人保存書(shū)面記錄。整個(gè)投標(biāo)報(bào)價(jià)工作詳細(xì)操作流程詳解如圖3.1.3所示：割總好加T主管投麻）盤(pán)更性時(shí)_L程數(shù)置，-段機(jī)戕清卬-段管欄某梅制七T星地一凡院式足價(jià)用咕子制定臼.我灰洞接成木制 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一收囹在找圖3.1.3投標(biāo)部具體操作流程詳解（三）附表P02-01投標(biāo)前合約評(píng)審P02-03現(xiàn)場(chǎng)視察報(bào)告P02-05投標(biāo)后標(biāo)書(shū)修改文件評(píng)審記錄表格編號(hào)：表格編號(hào)：P02-填表人： 日期：填表人： 日期：現(xiàn)場(chǎng)視察報(bào)告合約編號(hào) 到現(xiàn)場(chǎng)視察日期 交通情況：口需要特別運(yùn)輸設(shè)施□需要整理臨時(shí)通路□其他情況 現(xiàn)場(chǎng)地理環(huán)境：口