水利水電工程檔案管理工作研究,水利水電論文

水利水電工程檔案管理工作研究,水利水電論文內(nèi)容摘要：水利水電工程中檔案管理工作是工程建設(shè)重要環(huán)節(jié),健全制度,明確職責(zé),才能充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用。本文結(jié)合水利水電工程的特點(diǎn),多角度總結(jié)水利水電工程中檔案管理的缺乏之處,提出解決方式方法并拓展工作思路,有利于全面提升水利水電工程檔案管理的質(zhì)量。本文關(guān)鍵詞語：工程檔案,管理,流程,收集,歸類隨著當(dāng)下經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要,我們國家水利水電工程項(xiàng)目不斷增加,它是一項(xiàng)重要的社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施,也是一種永久性建筑。由此產(chǎn)生大量各種形式工程檔案,這些檔案是清楚明晰的、確定的、具有完好記錄作用的固化信息,具有保存價(jià)值的原始記錄,它記載著每一步工作流程,其作用顯而易見,其重要性愈加凸顯。1水利水電工程檔案管理存在的問題(1)工程檔案從業(yè)人員缺少創(chuàng)新力。檔案管理工作缺乏創(chuàng)新能力,與其他行業(yè)相比,缺少新鮮感、創(chuàng)造力,從業(yè)人員會(huì)產(chǎn)生枯燥、乏力之感。(2)檔案管理缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)于新時(shí)期檔案管理的豐富內(nèi)涵、檔案管理的先進(jìn)方式方法、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理的信息化、檔案管理服務(wù)利用等內(nèi)容,相關(guān)管理人員缺乏系統(tǒng)的梳理學(xué)習(xí),導(dǎo)致工作中不能相互積極配合,工作效率極低。(3)檔案管理與信息技術(shù)不夠融合。信息技術(shù)的發(fā)展為各行各業(yè)都帶去了便利,也同樣促進(jìn)了檔案管理工作的新變革。當(dāng)前,水利水電工程很多已經(jīng)研發(fā)了針對(duì)本項(xiàng)目的電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),但是操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)利用、開放程度都不盡人意。(4)工程檔案內(nèi)容不完善。每一項(xiàng)水利水電工程大相徑庭,參建單位來自各行各業(yè),管理水平參差不齊,管理形式不能套用模板,鑒于水利水電工程一般處于極為惡劣的自然環(huán)境,相關(guān)的工程檔案仍然存在記錄緩慢,收集缺失,存檔不規(guī)范,質(zhì)量差等問題。(5)工程檔案重藏且輕用。這種消極應(yīng)付的觀念,不能主動(dòng)對(duì)所收集歸的檔案進(jìn)行構(gòu)造優(yōu)化,致使工程檔案不能很好的為各部門服務(wù),沒有最大限度發(fā)揮工程檔案作用。2水利水電工程檔案管理工作主要措施2.1遵循規(guī)范建章立制熟悉關(guān)于檔案工作的各種規(guī)章制度、法規(guī)要求及所在水利水電建設(shè)項(xiàng)目中對(duì)檔案工作的特殊要求。包括:(照片檔案管理規(guī)范〕(GB/T118212002)、(技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方式方法〕(GB/T10609.32018)、(電子文件歸檔與管理規(guī)范〕(GB/T188942002)、(科學(xué)技術(shù)檔案檀卷構(gòu)成的一般要求〕(GB/T118222021)、(水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定〕(水辦[2005]480號(hào))、(重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法〕(檔發(fā)[2006]2號(hào))。這些法規(guī)都要熟悉并把握,當(dāng)法規(guī)更新和替換時(shí),要及時(shí)把握并積極參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定水利水電檔案管理工作,不僅要遵循以上工程檔案的相關(guān)規(guī)定,還應(yīng)符合本行業(yè)檔案特殊要求。作為從事檔案工作的人員,必須熟悉并把握有關(guān)要求,要結(jié)合所在水利水電建設(shè)項(xiàng)目中新的檔案工作規(guī)定,及時(shí)調(diào)整工作方向,細(xì)化工作程序,保證工作質(zhì)量。最新公布的(水利檔案歸檔范圍和檀卷組成標(biāo)準(zhǔn)〕是水利水電工程檔案管理工作的主要工作指南,所有的水利工程檔案都要遵循這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。在編制資料分類規(guī)范時(shí),結(jié)合本項(xiàng)工程需求將:①勘察,②設(shè)計(jì),③審批,④招標(biāo),⑤施工,⑥監(jiān)理,⑦完工等,全部經(jīng)過中產(chǎn)生的實(shí)物檔案進(jìn)行合理的科學(xué)的分類,確保驗(yàn)收后對(duì)全部資料進(jìn)行更進(jìn)一步的歸檔,保證水利工程資料的整體管理效果,提高檔案資料歸檔率。2.2熟悉工作流程收集資料熟悉所在水利水電建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)任務(wù)和特點(diǎn),以及建設(shè)流程,及時(shí)跟進(jìn)工程進(jìn)展,收集檔案資料。(1)要充分了解所在項(xiàng)目的全部工程特點(diǎn),每個(gè)水利水電工程項(xiàng)目都有特殊的建設(shè)方式和管理要求,了解每一個(gè)項(xiàng)目中每一工程重要環(huán)節(jié)的重要節(jié)點(diǎn),及時(shí)收集資料并按時(shí)歸檔。歸檔時(shí)所有資料應(yīng)按標(biāo)段、地區(qū)、時(shí)間、流程等進(jìn)行科學(xué)合理的編制,方便工程的后續(xù)研究、建設(shè)和設(shè)計(jì)變更等需求。對(duì)水利水電工程中的檔案管理、整體編制有具體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),工程檔案資料嚴(yán)格根據(jù)編制規(guī)范執(zhí)行,提高編制效果。(2)要注意在水利水電工程施工期間,對(duì)參建單位檔案管理的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作。注意收集原始記錄資料、單元工程小結(jié)資料、設(shè)計(jì)變更資料、監(jiān)理資料等的產(chǎn)生和累積;要注意對(duì)參建單位的檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查和監(jiān)督,十分對(duì)一些薄弱環(huán)節(jié),嚴(yán)格催促和全面檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理出現(xiàn)的問題,給予技術(shù)指導(dǎo)。(3)要加大水利工程檔案的收集渠道。水利工程施工環(huán)境較為艱險(xiǎn),工程建設(shè)環(huán)節(jié)十分繁多,每個(gè)水利水電工程牽涉文件和資料等多種多樣,每個(gè)水利水電工程產(chǎn)生的檔案資料大相徑庭。因而,為保證并提高水利水電工程檔案的歸檔率,必需要對(duì)所有應(yīng)歸檔檔案的牽涉面進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐卣?確保收集資料與本項(xiàng)水利水電工程實(shí)際狀況一致,保證檔案資料收集的完好性、合理性。(4)加強(qiáng)對(duì)水利水電工程檔案管理的分析和研究。提高對(duì)水利水電工程的整體了解,對(duì)各個(gè)階段工作構(gòu)成的水利水電工程檔案進(jìn)行分析,結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)情況合理分類,歸檔,保證水利工程檔案整體性,提高水利水電工程檔案在生產(chǎn)中的實(shí)際效益。2.3拾遺補(bǔ)缺整理歸檔每周末或月末,每個(gè)工程結(jié)點(diǎn),回首整理本時(shí)段所在建設(shè)任務(wù),以及由此應(yīng)該產(chǎn)生的資料,全面收集,逐步歸檔,注意拾遺補(bǔ)缺。水利工程檔案管理中的歸檔工作,一般是由該文件材料產(chǎn)生的單位或部門負(fù)責(zé)。項(xiàng)目法人(上級(jí)單位)對(duì)下級(jí)單位提交的歸檔材料負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)并匯總責(zé)任;各參建單位應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé);監(jiān)理對(duì)施工單位提交的材料應(yīng)及時(shí)審核并簽字,同時(shí)監(jiān)理單位應(yīng)提交給項(xiàng)目法人針對(duì)該參建單位上交的檔案內(nèi)容、質(zhì)量等情況的專題審核報(bào)告。水利水電工程,受野外施工條件限制,很多紙質(zhì)表格、報(bào)告及影像等資料無法及時(shí)填報(bào)和上報(bào)。檔案員注意提醒參建各單位,必要時(shí)親身到現(xiàn)場(chǎng)了解工程實(shí)際情況并主動(dòng)收集資料,尤其是在工程建設(shè)每一個(gè)關(guān)鍵階段、重大事項(xiàng)、安全事故等必須有完好的聲像材料歸檔。2.4發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理無論何時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案缺失、內(nèi)容不完好等情況,宜采取:(1)立即溝通文件發(fā)生單位或部門,補(bǔ)充完好資料。若補(bǔ)充資料與原資料一致,不用備注講明。若補(bǔ)充資料與原文件不完全一致,標(biāo)明補(bǔ)充文件時(shí)間、原文件時(shí)間,以及資料不一致的內(nèi)容。(2)無法補(bǔ)充的文檔,寫具體講明或者提供有效證明,由經(jīng)手人簽字并加蓋單位公章確認(rèn)。(3)參考同類文檔,合理適當(dāng)補(bǔ)充。標(biāo)明補(bǔ)充資料時(shí)間、原資料時(shí)間并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。(4)不能偽造資料。檔案人員不能偽造任何文件,發(fā)現(xiàn)可疑文件應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門。2.5認(rèn)真組織及時(shí)驗(yàn)收水利水電工程檔案驗(yàn)收是水利工程整體完工驗(yàn)收的基本步驟,一般應(yīng)該在工程完工驗(yàn)收之前或者與之同步進(jìn)行。檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到水利水電工程規(guī)范要求,不得通過檔案驗(yàn)收。若檔案驗(yàn)收不合格,則不得進(jìn)行或通過該工程的完工驗(yàn)收。項(xiàng)目法人對(duì)能夠歸檔的水利工程技術(shù)文件材料,按規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收。(1)應(yīng)對(duì)工程檔案的聚集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢。(2)明確該水利水電工程檔案的內(nèi)容和質(zhì)量已到達(dá)規(guī)范要求,可及時(shí)向有關(guān)單位報(bào)送檔案合格的自檢報(bào)告,并提交檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。(3)對(duì)檔案驗(yàn)收時(shí)專家們提出的意見、問題和整改要求,檔案員加強(qiáng)整改,貫徹落實(shí)。合格的歸檔文件材料的內(nèi)容與形式,必須知足檔案管理規(guī)范要求:內(nèi)容全面、字跡標(biāo)準(zhǔn)、圖樣清楚明晰、圖表整潔、完工圖及聲像材料應(yīng)標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完好、圖紙折疊按(技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方式方法〕(GB/T10609.32018)執(zhí)行。結(jié)語不斷提高各級(jí)檔案管理部門的水平,嚴(yán)格執(zhí)行各級(jí)主管部門頒發(fā)的檔案管理規(guī)范,積極開展檔案信息化建設(shè),為工程建設(shè)與管理服務(wù),這是檔案管理將來之路