公司采購(gòu)流程管理制度-原件

公司采購(gòu)流程管理制度第一章總則為了規(guī)范醫(yī)療儀器設(shè)備及易耗品采購(gòu)、提高采購(gòu)效率，堵塞管理漏洞，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。第一條采購(gòu)部隸屬綜合管理辦公室管理系統(tǒng)，受綜合管理辦公室領(lǐng)導(dǎo)。第二條本著公平、公正、公開(kāi)的原則，公司醫(yī)療儀器設(shè)備及易耗品采購(gòu)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)集團(tuán)、診所全部醫(yī)療儀器設(shè)備及易耗品的采購(gòu)。第二章采購(gòu)申請(qǐng)管理規(guī)定第三條采購(gòu)的申請(qǐng)采購(gòu)申請(qǐng)是指某人或者某部門根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要確定一種或幾種儀器設(shè)備及易耗品，并按照規(guī)定的格式填寫(xiě)一份采購(gòu)申請(qǐng)單，要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。第四條采購(gòu)單的填寫(xiě)要素完整的采購(gòu)單應(yīng)包括一下要素：（1）采購(gòu)的部門（診所/自然療法中心）；（2）采購(gòu)物品所屬醫(yī)療學(xué)科或行政部門；（3）采購(gòu)的用途；（4）建議采購(gòu)的品牌；（5）采購(gòu)的物品數(shù)量；（6）采購(gòu)的物品規(guī)格、型號(hào)；（7）采購(gòu)的物品的擺放位置的大小及技術(shù)參數(shù)、資料等；（8）采購(gòu)的物品的需求時(shí)間；（9）采購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；（10）采購(gòu)單填寫(xiě)人；（11）采購(gòu)部門主管；（12）采購(gòu)部門主管領(lǐng)導(dǎo)（綜合辦總監(jiān)）；（14）財(cái)務(wù)審核人；（15）公司總經(jīng)理審批。第五條采購(gòu)申請(qǐng)單及其提報(bào)規(guī)定（1）采購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門；（2）固定資產(chǎn)申購(gòu)按照《固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》（附件一）的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報(bào)；（4）日常耗材采購(gòu)按照公司《儀器設(shè)備及易耗品采購(gòu)審批單》（附件二）的格式填寫(xiě)提報(bào)；（5）遇公司經(jīng)營(yíng)、辦公急需的儀器設(shè)備及易耗品，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。（6）如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，采購(gòu)部門必須作出書(shū)面說(shuō)明。（7）采購(gòu)申請(qǐng)單的更改和補(bǔ)充，采購(gòu)申請(qǐng)部門應(yīng)以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。第六條公司儀器設(shè)備及易耗品采購(gòu)申請(qǐng)單的提報(bào)部門（1）公司經(jīng)營(yíng)所需的醫(yī)療儀器、設(shè)備、醫(yī)療耗材及其他醫(yī)療項(xiàng)目由醫(yī)療部門提報(bào)；（2）公司生活及辦公的儀器設(shè)備及易耗品、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由綜合管理辦公室提報(bào)；（3）公司各部門專用的儀器設(shè)備及易耗品由各部門自行提報(bào)。第三章采購(gòu)申請(qǐng)單的接收管理規(guī)定第七條采購(gòu)的接收要點(diǎn)（1）采購(gòu)部在接收采購(gòu)申請(qǐng)單時(shí)應(yīng)檢查采購(gòu)申請(qǐng)單的填寫(xiě)是否按照規(guī)定填寫(xiě)完整、清晰，檢查采購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收采購(gòu)申請(qǐng)單時(shí)應(yīng)遵循名稱規(guī)格等不完整、不清晰、設(shè)備參數(shù)資料不全的不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的儀器設(shè)備及易耗品不采購(gòu)的原則；（3）通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查采購(gòu)儀器設(shè)備及易耗品是否有庫(kù)存；（4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的采購(gòu)儀器設(shè)備及易耗品應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門。第八條采購(gòu)周期的規(guī)定（1）單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)項(xiàng)目或預(yù)算在1萬(wàn)元以下可市區(qū)采購(gòu)的儀器設(shè)備及易耗品及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)5天；（2）單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)15天；（3）單次采購(gòu)金額預(yù)算在20萬(wàn)元以上的項(xiàng)目采購(gòu)部自行采購(gòu)的，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)3個(gè)月；（4）采購(gòu)部門應(yīng)按照以上（1）-（3）條中規(guī)定的時(shí)間提前提包采購(gòu)單采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明原因；（5）遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略；第四章詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)管理規(guī)定第九條詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱采購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解技術(shù)要求及其擺放空間大小，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與采購(gòu)申請(qǐng)部門溝通；第十條屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中整體采購(gòu)；第十一條對(duì)于緊急采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；第十二條所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向經(jīng)營(yíng)廠家、代理機(jī)構(gòu)或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過(guò)各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；第十三條對(duì)于采購(gòu)部門需求的儀器設(shè)備及易耗品或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；第十四條詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；第十五條除固定資產(chǎn)外的長(zhǎng)期使用的耗材；應(yīng)每年初都應(yīng)組織至少三家以上的供應(yīng)商參與比價(jià)，確定其合作框架，簽訂一年供貨合同；第十六條比價(jià)采購(gòu)所邀請(qǐng)的供應(yīng)商均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供我公司所需儀器設(shè)備及易耗品的能力；第十七條在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。第十八條對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；第十九條對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他供應(yīng)商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；第二十條收到供應(yīng)供應(yīng)商第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)理想價(jià)格；第二十一條重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)供應(yīng)商的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；第二十二條參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。第二十三條比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照《比價(jià)匯總表》(附件三)的格式完整列出報(bào)價(jià)、安裝期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用品牌及選用理由，按照一定順序逐一審核；第二十四條如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行修改或重新處理。第六章合同的簽訂及其規(guī)定。第二十五條合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購(gòu)工作主要涉及醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同。(1)合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件是合同不可分割的部分；包裝要求；合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；付款方式；交貨期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；雙方的公司信息；其他約定。(2)合同簽訂及其規(guī)定1)如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3)為防止合同配件追加或追加無(wú)依據(jù)，整機(jī)采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4)遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)，務(wù)必請(qǐng)供應(yīng)商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始，并應(yīng)盡量要求供應(yīng)商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如儀器設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等8）與初次合作的供應(yīng)商合作時(shí)，尤其是耗材采購(gòu)應(yīng)盡量少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；）1比0價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照《合同審評(píng)表》（附件四）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；3簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送部門。（體現(xiàn)的是存檔部門）第七章付款及合同執(zhí)行第二十六條付款規(guī)定（1）按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（2）按照供應(yīng)商規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同，在付款時(shí)應(yīng)填寫(xiě)附表八《支付申請(qǐng)單》（附件五），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)管理部付款；（3）財(cái)務(wù)管理部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。第二十七條合同執(zhí)行已（簽1訂）合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知綜合管理辦公室及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作供應(yīng)商對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；第八章報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)第二十八條報(bào)驗(yàn)（1）供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的組織質(zhì)檢小組進(jìn)行驗(yàn)收；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢小組進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；（5）用于公司生活和辦公的儀器設(shè)備及易耗品不在公司質(zhì)檢范圍之內(nèi)。第二十九條入庫(kù)（1）公司所有的經(jīng)營(yíng)耗材、設(shè)備入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)檢驗(yàn)或驗(yàn)收；（2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)申請(qǐng)部門，由采購(gòu)部協(xié)助采購(gòu)申請(qǐng)部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；（3）質(zhì)檢小組未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存儀器設(shè)備及易耗品接受；（4）質(zhì)檢小組已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)