全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法培訓資料幻燈片

全國中小學校舍安全工程

檔案管理辦法介紹全國校安辦2009年8月25日1主要內(nèi)容一、為什么制定《檔案管理辦法》二、《檔案管理辦法》形成的過程三、制定《檔案管理辦法》的依據(jù)四、對《檔案管理辦法》的說明2一、為什么制定《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法》3（一）國務院文件的要求

國務院辦公廳印發(fā)的《全國中小學校舍安全工程實施方案》明確提出各地人民政府組織對行政區(qū)域內(nèi)各級各類中小學現(xiàn)有校舍（不含在建項目）進行逐棟排查，按照抗震設防和有關防災要求，形成對每一座建筑的鑒定報告，建立校舍安全檔案。4（二）國務院領導的要求

劉延東國務委員5月8日在全國中小學校舍安全工程工作電視電話會議上的講話強調(diào)，在排查鑒定的基礎上，實現(xiàn)在全國每一所學校都有校舍安全檔案，每一個地區(qū)的教育和建設主管部門都要掌握轄區(qū)內(nèi)每一座校舍的安全信息。5（三）校舍安全工程本身的要求

1.管理文件多校舍安全工程的實施時間是三年，量大面廣，涉及各級政府、校安辦和有關部門，將印發(fā)大量的管理文件和資料，這些文件和資料必須進行系統(tǒng)地整理和歸檔，以全面反映校安工程的實際。

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2.工程環(huán)節(jié)多

校舍安全工程增加了排查鑒定的環(huán)節(jié)。排查既包括對學校場址的排查，也包括對所有單體建筑物的排查。根據(jù)不同地區(qū)的特點，對校舍的鑒定包括抗震鑒定、安全鑒定、抗淹沒抗洪水沖擊等綜合防災能力的鑒定等。這些排查鑒定報告是對校舍進行加固改造的重要依據(jù)，必須妥善保管。7

3.工程要求質量高校舍安全工程不僅僅是危房改造，要求既要達到新的抗震設防標準，又要達到綜合防災要求。因此，每一個建設環(huán)節(jié)都必須高度重視，必須嚴格按照基本建設程序施工，將各種施工文件保存下來，確保將校舍安全的責任落實到每一個環(huán)節(jié)。8二、《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法》形成的過程9（一））起起草《《辦法法》的的主要要考慮慮《全國國中小小學校校舍安安全工工程檔檔案管管理辦辦法》》主要要考慮慮從校校舍安安全工工程的的特點點出發(fā)發(fā)，解解決校校舍檔檔案建建設的的責任任主體體、收收集方方式、、檔案案內(nèi)容容、分分類標標準、、保管管期限限、適適用范范圍等等問題題。10（二））借鑒鑒原來來已有有的文文件關于建建設項項目工工程的的檔案案管理理，國國家有有關部部門已已經(jīng)印印發(fā)了了多個個辦法法、規(guī)規(guī)定、、規(guī)范范或標標準。。這些些文件件從不不同的的角度度和側側面對對建設設項目目工程程，特特別是是城市市建設設項目目工程程檔案案的標標準、、收集集、制制作、、歸檔檔、管管理和和利用用等做做出了了規(guī)定定。起起草過過程中中我們們參考考了這這些文文件。。11在中小小學校校舍建建設檔檔案管管理方方面，，一些些地方方已有有不同同程度度的實實踐，，如山山東1992年年印發(fā)發(fā)了《《山東東省中中小學學校舍舍檔案案管理理暫行行辦法法》，，并出出版了了《中中小學學校舍舍檔案案管理理》一一書，，其中中將校校舍檔檔案分分為確確權、、基建建、管管理三三類，，對建建立校校舍檔檔案的的責任任主體體、檔檔案內(nèi)內(nèi)容、、組卷卷編目目、保保管期期限等等做出出了規(guī)規(guī)定。。目前前，山山東全全省歸歸檔統(tǒng)統(tǒng)一執(zhí)執(zhí)行。。12（三））形成成過程程對有關關文件件進行行認真真研究究的基基礎上上，結結合校校舍安安全工工程的的實際際需求求，從從7月月份開開始動動手起起草《《管理理辦法法》。。起草工工程中中主要要參考考了《《建設設工程程文件件歸檔檔整理理規(guī)范范》和和《國國家重重大建建設項項目文文件歸歸檔要要求與與檔案案整理理規(guī)范范》等等規(guī)定定。征求了了辦公公廳檔檔案處處、有有關專專家的的意見見，并并在此此基礎礎上進進行修修改后后，由由征求求了成成員單單位和和各地地校安安辦的的意見見，并并進一一步做做了修修改和和完善善。13（四））對附附錄項項目分分卷的的有關關說明明1.與與建設設工程程文件件歸檔檔整理理規(guī)范范附錄錄不完完全相相同■校舍安安全工工程項項目分分卷增增加了了安全全工程程實施施前項項目建建設和和加固固改造造文件件和排排查鑒鑒定文文件（（如圖圖）■結合校校舍安安全工工程，，對附附錄的的部分分內(nèi)容容做了了修改改14增加安安全工工程實實施前前項目目建設設和和加固固改造造文件件圖—1序號歸檔文件一工程準備文件二監(jiān)理文件三施工文件四竣工圖五竣工驗收文件六其它15增加排排查鑒鑒定文文件圖—2歸檔文件校舍建筑安全排查報告抗震鑒定報告安全鑒定報告抗淹沒、抗洪水沖擊鑒定報告抗風能力驗算報告檢測報告其他鑒定報告鑒定委托合同加固改造方案拆除施工的相關文件其它16附錄的的部分分內(nèi)容容■“監(jiān)理理文件件”第第7項項“分分包資資質””有改改動，，校舍舍安全全工程程不能能分包包，因因此改改為““供貨貨、試試驗等等相關關單位位資質質材料料”。?！觥笆┕すの募敝恢涣辛肆私ㄖ惭b裝工程程里的的第一一部分分內(nèi)容容，第第二部部分電電氣、、給排排水、、消防防、采采暖、、通風風、空空調(diào)、、燃氣氣、建建筑智智能化化、電電梯工工程雖雖然沒沒有單單列，，也要要按《《規(guī)范范》里里的要要求歸歸檔。?！鲂Ｉ岚舶踩すこ滩徊缓惺姓A建建設部部分，，因此此《規(guī)規(guī)范》》附錄錄中市政基基礎設設施工工程和和市政政基礎礎設施施工程程竣工工圖沒沒納入入?！鲈诿恳灰豁椣孪旅婢黾蛹恿恕啊捌渌币灰豁梼?nèi)內(nèi)容，，主要要是考考慮附附錄里里所列列項目目由可可能不不全面面，有有些沒沒有列列到項項目之之內(nèi)，，但又又要歸歸檔的的，放放入其其它項項下。。172.對對部部分修修改意意見的的說明明■關于名名稱問問題■關于移移交時時間問問題■關于附附錄項項目細細化問問題18關于名名稱問問題在征求求意見見時名名稱是是叫《《檔案案管理理規(guī)范范》，，我們們考慮慮叫辦辦法更更合適適，因因此在在定稿稿時改改為《《檔案案管理理辦法法》。。19關于移移交時時間第七條條要求求校安安辦在在工程程項目目竣工工驗收收后一一個月月內(nèi)向向校舍舍安全全檔案案室移移交該該項目目的檔檔案資資料是是否與與《建建設工工程文文件歸歸檔整整理規(guī)規(guī)范》》要求求的三三個月月是否否矛盾盾問題題。我們考考慮校校舍安安全工工程檔檔案管管理工工作與與其他他工程程相比比有其其特殊殊性，，不能能全部部按原原來要要求做做，檔檔案移移交時時間并并不矛矛盾，，因此此沒有有作修修改。。20關于附附錄細細化問問題有的省省提出出E項項目目分卷卷增加加有關關文件件的名名稱，，考慮慮到項項目較較多，，且《《建設設工程程文件件歸檔檔整理理規(guī)范范》對對歸檔檔文件件規(guī)定定的都都很詳詳細規(guī)規(guī)定，，我們們就不不再細細化了了，因因此在在相關關文件件后加加上詳詳見《《建設設工程程文件件歸檔檔整理理規(guī)范范》。。21工程準準備階階段表表格對對比圖—3歸檔整理規(guī)范序號歸檔文件保存單位和保管期限一立項文件1項目建議書永久2項目建議書審批意見及前期工作通知書永久3可行性研究報告及附件永久4可行性研究報告審批意見永久5關于立項有關會議紀要、領導講話永久6專家建議文件永久7調(diào)查資料及項目評估研究材料長期校安工程檔案序號歸檔文件備注一立項文件二建設用地、征地、規(guī)劃文件三勘察、測繪、設計文件四招投標文件五開工審批文件六財務文件七建設、施工、監(jiān)理機構及負責人八其它22三、制制定《《全國國中小小學校校舍安安全檔檔案管管理辦辦法》》的主主要依依據(jù)23（一））依據(jù)據(jù)全國國中小小學校校舍安安全工工程實實施細細則根據(jù)國國務院院印發(fā)發(fā)的《《全國國中小小學校校舍安安全工工程實實施方方案》》，教教育部部等11部部門聯(lián)聯(lián)合印印發(fā)了了《實實施細細則》》等三三個配配套文文件，，其中中《實實施細細則》》進一一步明明確了了管理理體制制和職職責分分工、、工程程實施施、工工程資資金、、監(jiān)督督檢查查和責責任追追究，，關于于建立立校舍舍安全全工程程檔案案也多多處提提及到到。24第五條條各省要要統(tǒng)籌籌協(xié)調(diào)調(diào)本地地區(qū)專專業(yè)機機構和和技術術力量量，指指導和和幫助助市、、縣進進行校校舍安安全排排查鑒鑒定，，建立立健全全校舍舍安全全檔案案。25第十一一條各地依依據(jù)排排查鑒鑒定情情況逐逐棟建建立立安全全檔案案，并并納入入全國國中小小學校校舍信信息管管理系系統(tǒng)，，全面面反映映中小小學校校舍安安全基基本情情況。。26第二十十一條條項目實實施期期間應應當按按照建建設工工程文文件件歸檔檔整理理規(guī)范范》及及時、、管好好建設設工程程文件件檔案案資料料及建建設前前后的的圖片片和文文字資資料；；竣工工后，，及時時向建建設單單位和和有關關部門門移交交。27（二））依據(jù)據(jù)相關關的法法律、、規(guī)范范1.中中華華人民民共和和國檔檔案法法2.國國家家重大大建設設項目目文件件歸檔檔要求求與檔檔案整整理理規(guī)范范3.建建設設工程程文件件歸檔檔整理理規(guī)范范4.城城市市建設設檔案案管理理規(guī)定定5.城城市市建設設檔案案歸屬屬與流流向暫暫行辦辦法6.城城市建建設檔檔案案案卷質質量規(guī)規(guī)定7.基基本建建設項項目檔檔案資資料管管理暫暫行規(guī)規(guī)定8.高高等學學校檔檔案管管理辦辦法28四、對對《全全國中中小學學校舍舍安全全檔案案管理辦辦法》》的說說明29（一））關于于本辦辦法的的適用用范圍圍本辦法法適用用于所所有中中小學學所有有校舍舍工程程項目目的檔檔案管管理《辦法法》第第三條條對檔檔案進進行了了定義義檔案是是指工工程實實施過過程和和各個個項目目在排排查鑒鑒定、、規(guī)劃劃、加加固改改造等等各個個階段段以及及其他他正在在實施施或將將要實實施的的所有有中小小學校校舍建建設工工程所所形成成、與與校舍舍安全全有關關的、、具有有保存存價值值的各各種形形式的的記錄錄。30《辦法法》第第四條條規(guī)定定本辦辦法適適用于于前條條所述述檔案案的收收集、、整理理、保保存、、管理理和利利用。。31（二））關于于校舍舍檔案案建設設的責責任主主體檔案建建設的的責任任主體體就是是各級級校安安辦第五條條規(guī)定定檔案案的歸歸檔和和管理理由各各省、、自治治區(qū)、、直轄轄市中中小學學校舍舍安全全工程程領導導小組組統(tǒng)一一組織織，各各市區(qū)區(qū)縣負負責實實施。。各級校校安辦辦負責責對本本級檔檔案資資料進進行收收集、、整理理、檢檢查、、驗收收和保保存歸歸檔工工作，，并負負責對對下級級校安安辦檔檔案工工作進進行指指導、、監(jiān)督督、檢檢查、、和驗驗收。。32縣級及及以上上教育育行政政部門門應當當設立立中小小學校校舍安安全檔檔案室室，指指定專專人、、劃定定專門門場所所管理理所屬屬學校校的檔檔案，，按要要求建建立完完整的的紙質質檔案案和電電子檔檔案系系統(tǒng)。。”因因此，，檔案案建設設的責責任主主體是是各級級校安安辦，，但校校舍安安全檔檔案室室應該該建在在教育育行政政部門門。33（三））關于于檔案案的收收集《辦法法》的的第六六條、、第七七條、、第八八條對檔案案的收收集提提出了了要求求第六條條規(guī)定定在項項目招招投標標及與與排查查鑒定定、檢檢測、、勘察察、設設計、、施工工、監(jiān)監(jiān)理等等單位位簽訂訂協(xié)議議、合合同時時，應應設立立專門門條款款，明明確有有關方方面提提交相相應項項目文文件以以及所所提交交的整整理、、歸檔檔責任任，并并對項項目文文件的的套數(shù)數(shù)、費費用、、質量量、移移交時時間等等提出出具體體要求求。34第七條條規(guī)定定項目目檔案案的歸歸檔工工作應應與項項目實實施同同步進進行。。排查查鑒定定時，，即應應開始始對項項目檔檔案進進行收收集、、整理理和檢檢查。。校安安辦應應在工工程項項目竣竣工驗驗收后后一個個月內(nèi)內(nèi)向校校舍安安全檔檔案室室移交交該項項目的的檔案案資料料。35第八條條規(guī)定定項目目實施施過程程中，，各級級校安安辦應應當督督促建建設、、排查查鑒定定、檢檢測、、勘察察、設設計、、施工工、監(jiān)監(jiān)理等等有關關單位位按照照協(xié)議議、合合同的的要求求及時時做好好項目目檔案案的形形成、、積累累、整整理、、保管管、移移交工工作。。屬于于歸檔檔范圍圍的檔檔案資資料，，應當當及時時與有有關單單位辦辦理移移交。。對于于無法法取得得原件件的歸歸檔資資料，，可由由提供供單位位確認認一致致性后后將復復印件件加蓋蓋公章章歸檔檔。36檢測單位校安辦排查鑒定單位勘察單位設計單位監(jiān)理單位施工單位檔案室建設單位37（四））關于于檔案案的分分類和和立卷卷校舍安安全檔檔案共共分為為五類類第九條條規(guī)定定檔案可可以按按綜合合卷、、規(guī)劃劃和經(jīng)經(jīng)費卷卷、監(jiān)監(jiān)督檢檢查卷卷、學學校總總卷和和項目目分卷卷進行行分類類立卷卷。38縣級及以上教育行政部門規(guī)劃和經(jīng)費卷學?？偩砭C合卷監(jiān)督檢查卷項目分卷1項目分卷2項目分卷339《辦法法》第第十條條對綜綜合卷卷、規(guī)規(guī)劃和經(jīng)費費卷、、監(jiān)督督檢查查卷進進行了了細化化。40綜合卷卷本級政政府部部門和和上級級政府府部門門印發(fā)的的與工工程有有關的的各種種文件件，包括工工程實實施方方案、、工程程領導導小組和和辦公公室人人員組組成、、工程程路線圖圖和時時間表表、工工程簡簡報、、工程年年度實實施情情況總總結、、月報報表等。。41A綜綜合合卷序號歸檔文件一工程實施方案二領導小組和辦公室組成人員名單三工程路線圖和時間表四工程年度實施情況總結五月報表六工程簡報、快報七上級政府、校安辦、各部門各類文件八本級政府、校安辦、各部門各類文件九下級政府、校安辦、各部門請示和批復十其它42規(guī)劃和和經(jīng)費費卷工程總總體規(guī)規(guī)劃年度實實施計計劃工程總總體經(jīng)經(jīng)費預預決算算43B規(guī)規(guī)劃劃和經(jīng)經(jīng)費卷卷序號歸檔文件一工程總體規(guī)劃二轄區(qū)內(nèi)學校布局調(diào)整規(guī)劃三工程年度實施計劃四工程經(jīng)費預決算五其它44監(jiān)督檢檢查卷卷工程日日常監(jiān)監(jiān)督檢檢查辦辦法監(jiān)督檢檢查具具體實實施方方案監(jiān)督檢檢查記記錄專項監(jiān)監(jiān)督檢檢查報報告45C監(jiān)監(jiān)督檢檢查卷卷序號歸檔文件一工程日常監(jiān)督檢查辦法二監(jiān)督檢查具體實施方案三監(jiān)督檢查記錄四專項監(jiān)督檢查辦法五其它46第十一一條規(guī)規(guī)定了了學校?？偩砭砗晚楉椖糠址志韺W?？偪偩戆窗磳W校校立卷卷，命命名為為×××學校?？偩砭韺W校?？偩砭須w集集該校校校舍舍場址址排查查報告告、校校園整整體規(guī)規(guī)劃、、整體體設計計方案案等文文件；；項目分分卷按按項目目立卷卷，命命名為為×××學校?！痢痢另椖磕糠志砭?。項目分分卷歸歸集該該項目目的所所有建建設和和改造造文件件，包包括排排查鑒鑒定報報告、、加固固改造造方案案等。。項目是是指每每個單單體建建筑物物，包包括學學校的的教學學及教教學輔輔助用用房、、生活活用房房和辦辦公用用房等等。47ⅹⅹ學校總卷ⅹⅹ學校ⅹⅹ項目分卷2ⅹⅹ學校ⅹⅹ項目分卷1ⅹⅹ學校ⅹⅹ項目分卷348D學學校?？偩砭恚ò窗磳W校校一校校一卷卷）序號歸檔文件一學校簡介二學校整體規(guī)劃三學校整體設計方案四工程實施前后校園平面圖五工程實施前后土地校舍情況總表六工程實施前后校舍基本情況明細表七校舍場址安全排查報告八其它49（五））關于于拆除除項目目卷項目拆拆除要要單獨獨立卷卷第十二二條規(guī)規(guī)定經(jīng)排查查鑒定定后確確定為拆拆除的的項目目文件按按學校校集中中歸集為為拆除除項目目卷。50學校教學用房辦公用房其他用房輔助用房生活用房拆除項目分卷51（六））關于于管理理制度度和責責任追追究第十六六條規(guī)規(guī)定各級教教育行行政部部門應應當根根據(jù)本本辦法法和有有關法法律法法規(guī)建建立健健全中中小學學校舍舍檔案案的收收集、、歸檔檔、整整理、、鑒定定、保保管、、移交交、查查閱、、保密密、銷銷毀等等方面面的管管理制制度，，明確確管理理人員員的職職責，，完善善中小小學校校舍檔檔案管管理機機制。。對于毀毀壞、、丟失失校舍舍檔案案，造造成損損失的的單位位和個個人將將依法法追究究責任任。52（七））關于于項目目檔案案歸檔檔范圍圍與校舍舍安全全有關關的所所有材材料都都應當當歸檔檔第十七七條規(guī)規(guī)定項目檔檔案歸歸檔范范圍包包括安安全工工程實實施前前項目目建設設文件件、本本次排排查鑒鑒定文文件、、項目目規(guī)劃劃文件件、本本次加加固改改造文文件。。檔案歸歸檔范范圍的的具體體內(nèi)容容見附附錄，，各地地可根根據(jù)實實際情情況適適當增增加各各卷的的內(nèi)容容。53E項目目分卷卷要求求按項項目立立卷，，一項項一卷卷。包括：：工程實實施前前項目目建設設和加加固改改造文文件排查鑒鑒定文文件工程準準備文文件工程監(jiān)監(jiān)理文文件施工文文件竣工圖圖竣工圖圖驗收收文件件541.能能收收集到到的工工程實實施前前項目目在原原建設設和加加固改改造過過程中中直接接形成的具有有保存存價值值的文文字、、圖表表、聲聲像等等各種種載體體的文文件材材料。。552.校校舍舍場址址安全全排查查報告告、校校舍建建筑安安全排排查報報告、、校舍舍的各各種鑒鑒定報報告和和檢測測報告告、排排查鑒鑒定合合同等等。563.對對于于需加加固改改造的的校舍舍，設設計、、施工工、竣竣工驗驗收等等各個個階段段直接接形成成的具具有保保存價價值的的文字字、圖圖表、、聲像像等各各種載載體的的文件件材料料。574.對對于于需要要重建建的校校舍，，選址址與立立項、、勘察察設計計、施施工、、竣工工驗收收等各各個階階段直直接形形成的的具有有保存存價值值的文文字、、圖表表、聲聲像等等各種種載體體的文文件材材料。。58（八））關于于檔案案的保保管期期限按照檔檔案性性質不不同分分為永永久、、長期期和短短期三三種綜合卷卷、規(guī)規(guī)劃和和經(jīng)費費卷、、監(jiān)督督檢查查卷和和學校?？偩砭淼谋１９芷谄谙逓闉橛谰镁?，需需要永永久保保存項目分分卷保保管期期限為為長期期，保保存期期限等等于該該項目目的使使用壽壽命，，具體體按照照《建建設工工程文文件歸歸檔整整理規(guī)規(guī)范》》的要要求執(zhí)執(zhí)行拆除項項目分分卷的的保管管期限限為短短期，，保存存期限限為20年年59（九））其他他需要要說明明的事事項■校安工工程結結束后后的檔檔案管管理■對歸檔檔文件件的要要求■與城建建檔案案管理理的銜銜接■紙質檔檔案的的數(shù)字字化■對未盡盡事宜宜的說說明■對時間間上的的要求求601.校校安安工程程結束束后的的檔案案管理理辦法充充分考考慮了了校安安工程程結束束后校校舍建建設的的檔案案管理理。第三條條：以及其其他正正在實實施或或將要要實施施的所所有中中小學學校舍舍建設設工程程第十四四條：：校舍情情況發(fā)發(fā)生變變化的的，學學校應應當及及時更更新，，保證證圖實實相符符并報報當?shù)氐匦Ｉ嵘岚踩珯n案案室。。第十八八條：：項目竣竣工驗驗收投投入使使用后后，因因故對對其進進行的的改擴擴建、、維修修、加加固形形成的的文件件資料料，也也應及及時納納入項項目檔檔案。?！镄０补すこ探Y結束后后再出出臺專專門的的中小小學校