第三期公文培訓(xùn)課件

掌握《公文處理辦法》規(guī)范公文處理工作股份公司辦公室2014年10月

一、概述

（一）公文的概念公文是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位在實施管理、處理公務(wù)過程中形成的具有特定或法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，溝通信息，交流經(jīng)驗和記錄情況的重要工具。

第三條中國鐵建系統(tǒng)的公文，是企業(yè)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是公布規(guī)章制度，傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況的重要工具。（二）公文的特點

1.具有法定的作者。

2.具有法定的權(quán)威性和約束力。

3.具有很強(qiáng)的政治性和政策性。

4.具有很強(qiáng)的針對性和時效性。

5.具有規(guī)范的體例格式和特定的處理程序。（三）公文的作用1.指揮策令作用。2.行為規(guī)范作用。3.宣傳教育作用。4.傳遞信息、聯(lián)系公務(wù)作用。5.憑證記載作用。（四）公文處理工作的概念和內(nèi)容第四條公文處理指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理主要包括公文的收文辦理、發(fā)文辦理、公文管理、整理立卷和歸檔利用等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。收文辦理包括簽收、啟封、登記、審核、擬辦、批辦、分送、承辦、催辦等；發(fā)文辦理包括擬搞、審核、簽發(fā)、印刷、校對、用印、分發(fā)等；公文管理包括文件的公開發(fā)布、撤銷、廢止以及文件的復(fù)制、清退等；整理立卷和歸檔利用包括文件的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等內(nèi)容。

（五）公文處理工作的依據(jù)一般來講，企事業(yè)單位公文處理工作的依據(jù)有以下三個方面：

1.有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。如《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號

）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T

9704－2012）》。

2.上級單位有關(guān)公文處理的規(guī)定和要求。

3.企事業(yè)單位根據(jù)或參照上述規(guī)定，結(jié)合實際制定的本單位的公文處理規(guī)定。

（六）公文處理工作的目標(biāo)和基本原則

公文處理工作的目標(biāo)是實現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。第五條公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文處理工作的基本原則是實事求是、精簡高效、集中統(tǒng)一；基本要求是及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。

（七）做好公文處理工作的組織和人員保障

1.各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)對本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，并模范遵守公文處理的有關(guān)規(guī)定和程序。

2.各單位應(yīng)明確公文處理管理部門主管本單位和指導(dǎo)下級單位的公文處理工作，并設(shè)立文秘部門或者配備專職人員具體負(fù)責(zé)公文處理工作。

3.公文處理人員應(yīng)具備良好的政策和理論水平，熟知有關(guān)法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和公文處理的有關(guān)規(guī)定，有強(qiáng)烈的責(zé)任感、大局觀和保密意識，堅持原則，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，精益求精。

第六條各單位應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化隊伍建設(shè)，設(shè)立文秘部門或者由專人負(fù)責(zé)公文處理工作。

第七條各級行政辦公室、黨委辦公室是公文處理的管理部門，主管本單位的公文處理工作，并對下級單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。各級行政辦公室、黨委辦公室要指定一名領(lǐng)導(dǎo)分管公文處理工作，其他部門要有兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作，專兼職人員應(yīng)當(dāng)相對穩(wěn)定。二、公文種類

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定公文的種類有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15種。企事業(yè)單位可根據(jù)本單位的性質(zhì)和工作特點，選擇適用的公文種類。第八條中國鐵建通用公文主要有：（一）決議。適用于中國鐵建黨委會議討論通過的重大決策事項。（二）決定。適用于對重要事項或者重大行動作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（三）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。（四）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（五）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（六）通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、告知或者交流重要情況。

通知和通報的區(qū)別：主要體現(xiàn)在周知事項上。通知大都要求貫徹執(zhí)行，使用范圍廣于通報，周知的事項是具體的，具有一定的約束力；通報重在對重要精神和重要情況的傳達(dá)，以使有關(guān)單位和人員知曉，一般起到引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。（七）報告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（八）請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（九）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。（十一）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。（十）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。復(fù)函與批復(fù)的區(qū)別：批復(fù)屬下行文，復(fù)函是函的一種形式，屬平行文；批復(fù)適用于答復(fù)下級單位的請示事項，對不相隸屬的單位請求批準(zhǔn)事項不使用批復(fù)，而應(yīng)使用復(fù)函予以答復(fù)。如何選擇和使用公文種類：

1.根據(jù)行文目的確定公文種類。如請求上級單位批準(zhǔn)、給予指示、幫助支持的，應(yīng)使用“請示”；安排部署工作的，應(yīng)使用“通知”；指導(dǎo)下級工作的，應(yīng)使用“意見”。

2.根據(jù)行文關(guān)系確定公文種類。一般來說，受文單位是上級的，應(yīng)選用“請示”、“報告”等上行文種；受文單位是下級的，應(yīng)選用“通知”、“批復(fù)”等下行文種；向不相隸屬單位行文應(yīng)使用“函”等平行文種?！凹o(jì)要”和“意見”在上行、下行和平行文中皆可使用。

3.根據(jù)行文單位的職權(quán)確定公文種類。如《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的文種，有的只能由黨的機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)使用，企事業(yè)單位則不能隨意使用。如，“公報”、“議案”等。請示和報告的區(qū)別：

1.行文功能不同：報告主要是向上級單位匯報情況、反映問題；請示主要是請示上級單位批準(zhǔn)、指示和解決問題。2.處理方式不同：報告屬閱件，上級單位可只閱不回復(fù)；請示屬辦件，上級單位無論同意與否，均應(yīng)回復(fù)意見。3.時間要求不同：請示應(yīng)在事前行文，即事前請示；報告一般是報告有關(guān)情況或辦理結(jié)果，在事前、事中、事后均可報告。

第九條中國鐵建專用公文是根據(jù)工作需要在一定業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生的用于特定用途的公文。主要有董事會議案、股東大會議案、董事會專門委員會議案、職代會議案、董事會決議、股東大會決議、董事會專門委員會專項意見、臨時公告、定期報告等。

第十條中國鐵建、中國鐵建黨委各類公文適用范圍：（一）中國鐵建文件。用于向國資委及其他上級機(jī)關(guān)報送請示、報告和意見；發(fā)布中國鐵建重要規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)國資委及其他上級機(jī)關(guān)的重要文件；部署中國鐵建系統(tǒng)的工作和任務(wù)，下達(dá)、調(diào)整計劃；重要的機(jī)構(gòu)變動、人員任免、獎懲事項；其他需要以中國鐵建名義行文的重要事項。（式樣1）

（二）中國鐵建函。用于與不相隸屬機(jī)關(guān)聯(lián)系工作、商洽問題；向所屬單位布置單項工作和臨時任務(wù)，下達(dá)、調(diào)整單項任務(wù)計劃；答復(fù)所屬單位的請示事項；轉(zhuǎn)發(fā)文件；印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)講話；其他需要以中國鐵建名義行文的事項。（式樣2）（三）中國鐵建黨委文件。用于傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策和國資委的決定、決議和指示；向國資委及其他上級黨的機(jī)關(guān)報告、請示工作；向所屬黨組織部署工作、答復(fù)問題；發(fā)布黨委有關(guān)重要問題的決定、決議、指示、通知、通報等事項；黨群組織變動、人員任免；通報、表彰、獎懲事項；其他需要以中國鐵建黨委名義行文的重要事項。（式樣3）（四）中國鐵建黨委函。用于與不相隸屬的機(jī)關(guān)聯(lián)系工作、商洽問題；向所屬單位黨組織布置單項工作和臨時任務(wù)，答復(fù)所屬單位黨組織的請示事項；轉(zhuǎn)發(fā)文件；其他需要以中國鐵建黨委名義行文的事項。（式樣4）（五）中國鐵建紀(jì)委文件。用于傳達(dá)貫徹中紀(jì)委、國資委紀(jì)委和中國鐵建黨委的決定、決議、指示；向國資委紀(jì)委和中國鐵建黨委報告、請示工作；向所屬各單位紀(jì)委部署工作、答復(fù)問題；反腐倡廉教育、查辦案件、執(zhí)法監(jiān)察工作情況通報、總結(jié)；處分決定、批復(fù)、處理意見；其他需要以中國鐵建紀(jì)委名義行文的事項。（式樣5）（六）中國鐵建工會文件。用于傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，部署重要工作；向中國鐵建黨委或上級工會請示、報告工作；答復(fù)下級工會的請示事項；其他需要以中國鐵建工會名義行文的事項。（式樣6）（七）中國鐵建團(tuán)委文件。用于傳達(dá)貫徹共青團(tuán)中央、中央企業(yè)團(tuán)工委、中國鐵建黨委關(guān)于共青團(tuán)和青年工作的指示精神；向中國鐵建黨委和中央企業(yè)團(tuán)工委報告、請示工作；向所屬團(tuán)組織部署工作、開展活動、答復(fù)問題；發(fā)布團(tuán)委有關(guān)重要問題的決定、決議、通知等事項；通報、表彰、獎懲事項；其他需要以中國鐵建團(tuán)委名義行文的事項。（式樣7）三、公文格式公文格式即公文的表現(xiàn)形式，規(guī)范的公文格式不僅體現(xiàn)公文的法定權(quán)威性和約束力，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。

第十一條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等要素組成，公文格式是對公文各要素的擬制及編排規(guī)則、通用紙張排版、印制裝訂等的規(guī)范性要求。份號密級和保密期限緊急程度發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志發(fā)文字號標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文頁碼簽發(fā)人附件說明成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署名印章附注抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)日期附件

第十二條公文用紙及版面要求（式樣8）（一）公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙（210mm×297mm），紙張定量為60g/m2-80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。

（二）公文版面天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋_GB2312（以下簡稱仿宋）體字，文字顏色均為黑色。一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。文件中的“行”指一個3號漢字的高度加3號漢字高度7/8的距離（約10.39mm）。

第十三條公文印制及裝訂要求（一）印制要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm；印品著墨均勻，版面干凈無底灰，字跡清楚；尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

（二）裝訂要求左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm；騎馬訂或平訂的公文，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

第十四條公文格式各要素（式樣9、10、11）公文版心部分各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；首頁紅色分隔線（不含）以下、末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記；頁碼位于版心外。

版頭主體版記（一）版頭1.份號。公文印制份數(shù)的順序號，涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。份號用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2.密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”

和保密期限。涉及企業(yè)商業(yè)秘密的公文，劃分為“核心商密”、“商業(yè)秘密”。密級和保密期限，一般用3號黑體字標(biāo)注，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

絕密是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。秘密是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。

凡未標(biāo)識保密期限的涉密公文，其保密期限按照絕密30年、機(jī)密20年、秘密10年認(rèn)定。若公文帶有附件，其附件有密級的，應(yīng)以其中的最高密級標(biāo)識公文的密級。3.緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。緊急程度用3號黑體字標(biāo)注，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，顏色為紅色，使用小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志過長時，可編排成兩行。下級單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字號原則上不能大于上級單位的發(fā)文標(biāo)志字號。聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；“文件”二字應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。（式樣12）5.發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

6.簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。（式樣13）7.版頭中的分隔線。發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線（推薦高度為0.5mm）。

（二）主體1.標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱較長時，可使用規(guī)范化簡稱。中國鐵建系統(tǒng)內(nèi)部行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可酌情省略。一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

2.主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。所屬各單位上報文件應(yīng)使用主送機(jī)關(guān)全稱。

編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格。同類型機(jī)關(guān)內(nèi)同級機(jī)關(guān)之間用頓號分隔，不同類型機(jī)關(guān)之間使用逗號分隔，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。

3.正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。層次序數(shù)可以越級使用，如只有兩層，第一層用“一、”，第二層可用“（一）”或者“1.”。

4.附件說明。公文附件的順序號和名稱。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號，附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。除特定格式的會議紀(jì)要外，公文均應(yīng)有發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排。

6.成文日期。會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，為最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位。

7.印章。有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的公文，均應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章，且應(yīng)與署名機(jī)關(guān)相符。

印章用紅色，位置應(yīng)端正，其下弧與成文日期下邊緣相切，頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌隆⒊晌娜掌跁r，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期；聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)，最后一個印章居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（式樣14）

8.附注。說明公文印發(fā)傳達(dá)范圍或聯(lián)系人、聯(lián)系方式等需要注明的事項。使用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

9.附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)另面編排，并在版記之前與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致，并與正文中所涉及到的附件表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂時，附件可另冊裝訂。應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號?！爸袊F建×〔2013〕××號附件×”模式

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的內(nèi)容應(yīng)在正文成文日期之后另頁編排。僅一項批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容時，不作為附件列明；有多項批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容時，應(yīng)作為附件列明。（式樣15、16）

（三）版記

版記應(yīng)當(dāng)在偶數(shù)頁上。

1.版記中的分隔線。與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2.抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，抄送機(jī)關(guān)之間屬同類型同級機(jī)關(guān)的用頓號分隔，不同類型機(jī)關(guān)之間用逗號分隔，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。

主送機(jī)關(guān)移至版記的，主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各單位的辦公室或文秘部門。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字。

（四）頁碼

頁碼是公文頁數(shù)順序號，一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。

公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3表格，而且是作為公文的最后一頁時，為避免表格的脫落，應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格貼在封四上。此時，A3表格一般不編頁碼。如A3表格在公文中間，頁碼編暗碼。

第十五條公文的特定格式公文的特定格式，是相對于通用格式而言，是通用格式的補(bǔ)充，包括信函和會議紀(jì)要格式等。采用特定格式印制的公文，與標(biāo)準(zhǔn)格式印制的公文作用與效力相同。

（一）信函格式（式樣17、18）

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，紅色小標(biāo)宋體字居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。

2.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處為一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170mm，居中排布。

3.如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，依次自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8（約4.85mm）。

4.發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

5.標(biāo)題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

6.第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

7.版記只寫抄送機(jī)關(guān)，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

8.首頁不顯示頁碼。

（二）紀(jì)要格式（式樣19、20）

1.紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，一般采用紅色小標(biāo)宋體字居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm。紀(jì)要無主送單位，在版記中列明分送單位和部門。正文結(jié)束后不落款，不加蓋印章。

2.標(biāo)注出席人員名單，在正文或附件說明下空一行左空二字用3號黑體字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人姓名，回行時與冒號后的首字對齊。必要時可標(biāo)注出席人單位和職務(wù)。

3.標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

4.紀(jì)要格式可以根據(jù)實際制定。

出席：姓名職務(wù)姓名職務(wù)

××

××

第十六條中國鐵建涉外公文對外使用統(tǒng)一格式，并兼顧所在國有關(guān)規(guī)定和要求。（式樣21）

第十七條其他常用辦文格式（式樣22－27）中國鐵建系統(tǒng)的其他常用辦文格式主要有：傳真電報、網(wǎng)絡(luò)通知、呈批件、呈閱件、發(fā)文稿紙、文件更改申請單等，具體格式詳見附件。傳真電報、網(wǎng)絡(luò)通知行文格式要求參照公文通用格式。

四、行文規(guī)則行文應(yīng)遵循以下基本規(guī)則：

（一）行文原則：確有必要，注重效用。（二）行文權(quán)限

1.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級請示和報告。

2.根據(jù)授權(quán)行文。上級單位的職能部門根據(jù)授權(quán)，可向下級單位行文。

3.同級單位或相應(yīng)單位可以聯(lián)合行文。（三）行文要求

1.“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事和主送一個單位，需要同時送其他單位閱知的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級單位。

2.“報告”中不得夾帶請示事項。

3.公文一般不直接報送領(lǐng)導(dǎo)同志個人。

4.涉及其他單位職能的事項，單位之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。在具體行文中，根據(jù)行文方向可采取下列不同的行文方式：

1.逐級行文

2.越級行文

3.多級行文

4.平行行文

第二十一條向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，不抄送下級機(jī)關(guān)。

（二）下級機(jī)關(guān)部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級行政、黨委同意或者授權(quán)。（三）下級機(jī)關(guān)的請示事項，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機(jī)關(guān)。

（四）請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（五）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報送公文。（六）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個上級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機(jī)關(guān)。

第二十二條向下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。

（二）公文內(nèi)容涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)當(dāng)主動協(xié)商會簽；有關(guān)部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。（三）上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個上級機(jī)關(guān)。

第二十三條同一機(jī)關(guān)內(nèi)，請示工作應(yīng)使用“呈批件”；匯報工作、反映情況、報告交辦事項辦理結(jié)果，應(yīng)使用“呈閱件”。

（一）“呈批件”和“呈閱件”必須有部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽字，如內(nèi)容涉及其他部門職能，應(yīng)會簽。

（二）“呈批件”不得同時分送兩位以上領(lǐng)導(dǎo)閱批。

（三）送領(lǐng)導(dǎo)傳批、傳閱的公文，原則上按照領(lǐng)導(dǎo)同志的排序依次呈送。“呈批件”由后往前送批，“呈閱件”由前往后送閱。（四）“呈批件”和“呈閱件”作為機(jī)關(guān)內(nèi)部文件，由各部門起草、管理，并與正式公文一并交檔案部門存檔。

第二十四條發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，主要程序包括起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等。五、發(fā)文辦理

第二十五條起草。公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國家的法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。（四）主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，表述準(zhǔn)確，直述不曲，文字精練，內(nèi)容簡潔，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確。

（五）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

（六）人名、單位名稱、地名、數(shù)據(jù)和引文應(yīng)準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（八）使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫方式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（十）單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

（十一）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（十二）涉密公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和企業(yè)的保密規(guī)定標(biāo)注相應(yīng)的密級。

關(guān)于標(biāo)題的注意事項：

1．標(biāo)題中的標(biāo)點符號標(biāo)題中一般不使用標(biāo)點符號，但下列情況除外：（1）標(biāo)題中出現(xiàn)縮略語以及具有特定含義的詞語時用引號。例如，＊＊＊關(guān)于開展“四五”普法教育活動情況的報告（2）標(biāo)題中某一部分需要注釋或說明時用括號。例如，《＊＊＊工作規(guī)則（試行）》的通知（3）標(biāo)題中出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章名稱和書名、報刊名時用書名號。例如，《＊＊＊管理規(guī)定》的通知（4）標(biāo)題中出現(xiàn)并列詞語之間的停頓時可用頓號。例如，關(guān)于＊＊＊、＊＊＊職務(wù)任免的通知當(dāng)標(biāo)題中出現(xiàn)兩個以上單位并列時，也可不用頓號，可在單位之間空格以示區(qū)別。

2．標(biāo)題中說明性詞語的處理方法標(biāo)題中的說明性詞語一般用括號括入。例如，《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈＊＊＊管理辦法（試行）〉的通知》公文標(biāo)題中的說明性詞語，括號只有在題尾說明時才可使用。例如，可寫作《〈＊＊＊管理暫行辦法〉的通知》，不能寫作《〈＊＊＊管理（暫行）辦法〉的通知》3．盡量減少標(biāo)題中的層級和重復(fù)

《關(guān)于＊＊＊的意見》的通知轉(zhuǎn)發(fā)《國資委〈＊＊＊管理辦法〉的通知》的通知轉(zhuǎn)發(fā)國資委《轉(zhuǎn)發(fā)〈財政部關(guān)于加強(qiáng)＊＊＊工作的通知〉的通知》的通知公文中使用數(shù)字時的注意事項：

1．公文中使用數(shù)字，首先要實事求是，準(zhǔn)確無誤；數(shù)字來源應(yīng)可靠、權(quán)威；統(tǒng)計口徑應(yīng)統(tǒng)一，具有可比性。

2．?dāng)?shù)字除按要求必須使用漢字外，凡是用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫得體的地方，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

3．公文中的數(shù)字使用漢字的情況主要有：（1）部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，即第一、二層次序數(shù)；（2）數(shù)字作為詞素構(gòu)成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩的語句時，以及鄰近兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)等；（3）整數(shù)一到十，如果不是計量和統(tǒng)計數(shù)字，在文字表述中常用漢字。

4．公文中使用阿拉伯?dāng)?shù)字的情況主要有：（1）成文日期（2）印發(fā)日期、附件說明的附件序號；（3）計量和統(tǒng)計數(shù)字；（4）表示時間；（5）多位數(shù)字。5.正文中的數(shù)字不能回行。

公文中表達(dá)時間的注意事項：

1．公文中的“時間”要表明完整的年、月、日，盡量避免使用“上年”、“明天”、“本月”、“上月”、“上月以前”、“去年之后”等需借助其他時間概念才能準(zhǔn)確理解其含義的時間代詞。

2．年份一般不能簡寫，如“1999年”不能簡寫為“99年”。

3．表示時間范圍時，可用“2010－2015年”、“3－4月”，但不能用“2010－2015年度”、“3－4月份”。制發(fā)公文時一般不應(yīng)使用字母詞。如確需使用，應(yīng)當(dāng)在文中首次出現(xiàn)時以括注方式注明準(zhǔn)確的漢語譯名。如，使用BOT這個概念，應(yīng)該以“BOT（建設(shè)－經(jīng)營－移交）”方式引用。

公文中職務(wù)的表達(dá)。當(dāng)一人擔(dān)任多項職務(wù)時，一般只列出與公文內(nèi)容有關(guān)的職務(wù)。

公文中表示地名時一律使用全稱，如“烏魯木齊市”不可寫成“烏市”。但出現(xiàn)特定區(qū)域名稱時，可使用習(xí)慣簡稱，例如“京津塘地區(qū)”。

第二十六條審核。公文簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公部門進(jìn)行審核。以行政名義發(fā)文由行政辦公室核稿；以黨委名義發(fā)文由黨委辦公室核稿；以紀(jì)委、工會、團(tuán)委名義發(fā)文分別由其辦公部門核稿。有單獨行文權(quán)的部門，由該部門領(lǐng)導(dǎo)審核；規(guī)章制度性公文在簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由法律合規(guī)部進(jìn)行法律合規(guī)審核。

（一）公文審核的重點是：

1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

3.涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否符合規(guī)定。

5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

（二）經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門，并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作修改的，應(yīng)當(dāng)與擬稿部門協(xié)商或請其修改，修改后需經(jīng)擬稿部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)、核稿人員復(fù)核。（三）未經(jīng)辦公部門審核的公文和未經(jīng)法律合規(guī)部審核的規(guī)章制度性公文，不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

第二十七條簽發(fā)。公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

（一）重要公文和上行文由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；下行文或平行文，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或者分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的公文，不得擅自改動。特殊情況下改動時，應(yīng)填寫《文件更改申請單》。

（二）會議紀(jì)要由會議主持人簽發(fā)。（三）簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。

第二十八條復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印制前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第二十九條登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。第三十條印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。第三十一條核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。第三十二條涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過符合國家保密規(guī)定的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

第三十三條收文辦理指對收到公文的辦理過程，主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。

（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

六、收文辦理（三）初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明