公司記錄控制程序

文件編號(hào)文件版本第B0版記錄控制程序發(fā)行日期頁次第3頁共3頁1目的通過對記錄的控制做出規(guī)定以滿足顧客及本公司的要求。2范圍本程序規(guī)定了有關(guān)記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、貯存、檢索、保存期限及處置等方法，適用于本公司記錄的管理（包括來自供方和顧客指定的記錄）。3職責(zé)3.1管理部負(fù)責(zé)記錄的規(guī)范化管理，為本程序的歸口管理部門；3.2各有關(guān)部門自行負(fù)責(zé)本部門記錄表格的設(shè)計(jì)、填寫、收集、編目、歸檔，并對本部門記錄的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。4定義4.1記錄：為已完成的活動(dòng)結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件；4.2質(zhì)量記錄：為證明滿足質(zhì)量的要求（如產(chǎn)品質(zhì)量記錄）或?yàn)橘|(zhì)量體系的要素運(yùn)行的有效性提供的客觀的證據(jù)（如質(zhì)量體系記錄）。5作業(yè)流程圖(見附件)6作業(yè)程序6.1記錄的分類6.1.1體系運(yùn)行記錄：內(nèi)部審核報(bào)告、糾正預(yù)防措施、會(huì)議記錄、培訓(xùn)記錄等；6.1.2產(chǎn)品質(zhì)量記錄：各項(xiàng)活動(dòng)的原始憑證，如零進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄、過程檢驗(yàn)記錄、成品最終檢驗(yàn)記錄、不合格評審記錄、全尺寸檢驗(yàn)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量審核等；6.1.3產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃、生產(chǎn)件批準(zhǔn)及各種采購訂單、工裝、設(shè)備驗(yàn)證記錄等；6.1.4供方的記錄、顧客指定的記錄等。6.2記錄的管理6.2.1本公司記錄標(biāo)識(shí)為：QR–XX-XX該表單記錄流水號(hào)該表單記錄所屬程序文件號(hào)表單記錄英文縮寫6.2.2記錄必須滿足以下要求：6.2.2.1記錄的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠；6.2.2.2記錄的填寫要字跡工整，清晰；填寫過程中如因筆誤或其它原因需要修改時(shí)，直接在記錄上劃改，并在右上角簽認(rèn)以示負(fù)責(zé)；6.2.2.3記錄要有連續(xù)性，數(shù)據(jù)前后銜接；6.2.2.4記錄填寫要完整；6.2.2.5記錄要有填寫人簽字和日期，重要記錄需經(jīng)審核及批準(zhǔn)。6.2.3各部門的記錄按月整理，每月初將上月的記錄分類裝訂成冊，標(biāo)識(shí)并建立目錄歸檔保存，便于檢索；6.2.4記錄的借閱和歸還，要有登記手續(xù)；6.2.5合同約定時(shí)可將記錄提供顧客查閱。6.3記錄的保存6.3.1管理部負(fù)責(zé)編制“記錄總覽表”，規(guī)定各種記錄的保存期和各記錄的歸口管理部門；6.3.2記錄保存期限：6.3.2.1生產(chǎn)件批準(zhǔn)的記錄、工裝記錄、采購訂單和修改單的保存期為零件在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)的有效期再加一個(gè)日歷年；6.3.2.2運(yùn)行記錄、內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審的記錄，保存期為三年；6.3.2.3人員培訓(xùn)記錄保存期為該人員離職后一年；涉及安全類質(zhì)量記錄（包括檢驗(yàn)記錄、檢具檢驗(yàn)記錄、過程記錄）等，該產(chǎn)品停產(chǎn)后再保存三年；6.3.2.4顧客提供產(chǎn)品的相關(guān)記錄，保存期為三年；6.3.2.5顧客和法規(guī)另有要求時(shí),根據(jù)顧客和法規(guī)的要求規(guī)定保存期并執(zhí)行；6.3.3.6各部門的記錄要有適宜的保存條件和環(huán)境（如：專用柜、箱、架子）妥善保管,防潮、防曬、防蟲蛀，防止損壞變質(zhì)或丟失。6.4記錄的銷毀6.4.1各部門的記錄每年清理一次，對過期失效的記錄報(bào)部門主管批準(zhǔn)后集中銷毀，并記錄在“記錄銷毀清單”上（包括廢棄）。6.5電子信息記錄的管理6.5.1計(jì)算機(jī)中的有關(guān)記錄應(yīng)制定相應(yīng)的目錄以便于檢索：如按部門、個(gè)人、項(xiàng)目、品種等方式，應(yīng)定時(shí)進(jìn)行清理，將無用的文件刪除；6.5.2重要的記錄應(yīng)采用光盤備份或多重備份（如在另外計(jì)算機(jī)中備份）等方式，以確保記錄不丟失；6.5.3不經(jīng)本人同意不得隨意拷貝、刪除他人的文件資料；不得將未經(jīng)過病毒掃描的外來文件拷貝到計(jì)算機(jī)中。7相關(guān)文件（無）8使用記錄8.1《記錄總覽表》QR-02-018.2《記錄銷毀清單》QR-02-02附件：作業(yè)流程圖過程分析作業(yè)規(guī)范使用記錄主要