秘書工作職能分析

從秘書沿革看

秘書工作的職能喬樹偉給領(lǐng)導(dǎo)“減壓”還是“幫倒忙”

影片《生死抉擇》中有這樣一件事：一名老職工寫給李高成市長的反映中陽紡織廠領(lǐng)導(dǎo)班子腐敗問題的信件被市長秘書“截留”了，由此引發(fā)了群眾對李高成的誤解，也給李高成的工作帶來了被動，負(fù)面影響很大。當(dāng)李高成責(zé)問秘書為何扣住他的信件時(shí)，秘書解釋說：是為了減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力。問題：１．市長秘書“截留”了反映中陽紡織廠領(lǐng)導(dǎo)班子腐敗問題的信件，是給領(lǐng)導(dǎo)“減壓”嗎？為什么？２．在你心目中，秘書有哪些職能？怎樣才能履行好這些職能？古代秘書工作的起源與確立孕育于部落聯(lián)盟的昌盛時(shí)期，萌發(fā)于夏，形成于商,創(chuàng)立于周。部落聯(lián)盟的昌盛時(shí)期，有了原始文字、原始的公務(wù)活動記錄，有了專事記錄的人員，出現(xiàn)了秘書活動。夏朝出現(xiàn)了比較規(guī)范的秘書文種“誓”及宮廷檔案“圖法”，并有了以此為主要業(yè)務(wù)的官員。●商代誕生秘書人員——不同名目、不同職掌、不同層次的史官，商朝末年建立起了我國最早的中央秘書機(jī)構(gòu)——太史寮，有了甲骨文書，文書檔案工作起步。周代是我國秘書工作的初創(chuàng)時(shí)期。王宮、諸侯國和地方官府都設(shè)立了秘書機(jī)構(gòu)，配備有內(nèi)宰、左史、右史、承、女史、行人等秘書人員，其中女史直接掌管有關(guān)王后禮儀的典籍和文件，是我國歷史上最早的女秘書。秘書職業(yè)道德西周秘書人員記錄帝王言行、國家大事時(shí)有一定的規(guī)則，即“書法”

“書法”的核心：“君舉必書”和“秉筆直書”

這一職業(yè)道德成為我國古代秘書人員的優(yōu)良傳統(tǒng)，經(jīng)久不衰。古代秘書工作的起源與確立古代秘書工作的發(fā)展自秦至漢，我國的最高秘書機(jī)構(gòu)經(jīng)歷了一個(gè)“建立丞相府—削弱相府，起用尚書—建立尚書臺—尚書臺取代相府”的歷程。東漢桓帝在皇宮設(shè)立了秘書監(jiān)，雖然它只負(fù)責(zé)皇帝圖書檔案的管理（皇宮檔案館館長），但這是我國首次出現(xiàn)“秘書”的概念。（實(shí)際并非秘書官員）曹操為了擴(kuò)大自己的勢力，創(chuàng)立了秘書令，配備了秘書左丞、秘書右丞，成為獨(dú)立的秘書機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收發(fā)、處理奏章，撰擬、發(fā)布命令。曹操的創(chuàng)舉在于他使秘書不再是官署名稱，而成了現(xiàn)代秘書概念的始源。古代秘書工作的成熟隋、唐、宋三朝的秘書工作日益健全。本時(shí)期朝廷的秘書工作先由中書、門下、尚書三省承擔(dān)，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”。元代對秘書工作的貢獻(xiàn)主要在于文書工作和檔案工作兩方面。明朝的中央秘書機(jī)構(gòu)就有了內(nèi)閣、六科、通政司、司禮監(jiān)、文書房等。清朝沿襲了明代的秘書制度，只是機(jī)構(gòu)進(jìn)一步擴(kuò)大，軍機(jī)處的設(shè)立是其特色。中華民國時(shí)期的秘書孫中山建立的南京臨時(shí)政府開創(chuàng)了我國秘書工作的先河。臨時(shí)大總統(tǒng)府設(shè)立了秘書處，配備了秘書長和秘書。北洋政府時(shí)期，總統(tǒng)府和國務(wù)院都設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)：秘書廳。從1928年起國民政府統(tǒng)一全國，在政府實(shí)行五院制。政府初設(shè)秘書處，后改名為文官處，五院都設(shè)有秘書處。為了指揮政府，蔣介石設(shè)立了自己的秘書機(jī)構(gòu)——侍從室。此時(shí)，一些大中型企業(yè)和社會團(tuán)體中也設(shè)置了秘書機(jī)構(gòu)。國民政府對秘書工作進(jìn)行了一系列的改革：1933年以“文書檔案改革運(yùn)動”為中心開展了“行政效率運(yùn)動”、1938年到1945年推行“行政三聯(lián)制、1947年大規(guī)模的“文書工作競賽運(yùn)動”。中國共產(chǎn)黨建國前的秘書概況1921年中國共產(chǎn)黨成立時(shí)就設(shè)立了秘書，毛澤東是黨最早的秘書。1923年中共三大通過《中國共產(chǎn)黨中央執(zhí)行委員會組織法》：秘書的主要職責(zé)“負(fù)責(zé)黨內(nèi)外文字及通信及開會記錄責(zé)任，并管理本黨文件，本黨一切函件均由委員長及秘書簽字?！?926年中共中央正式設(shè)立秘書處，1931年黨制定《文書處理辦法》?？谷諔?zhàn)爭和解放戰(zhàn)爭時(shí)期，秘書工作日益健全，文書檔案和保密工作都已經(jīng)制度化。新中國成立以后的秘書工作第一階段：1949年10月1日至1966年5月。新中國成立后的秘書工作處于發(fā)展和上升時(shí)期，其特點(diǎn)是健全了秘書工作機(jī)構(gòu)，建立了統(tǒng)一的、全新的秘書工作制度，促進(jìn)了秘書工作的規(guī)范化。

1951年7月當(dāng)時(shí)的國家政務(wù)院發(fā)布了《政務(wù)院關(guān)于各級政府機(jī)關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》，明確秘書機(jī)構(gòu)設(shè)立的原則，規(guī)定了具體崗位和職數(shù)的設(shè)置。新中國成立以后的秘書工作1951年全國秘書長會議提出：“秘書長和辦公廳主任工作的性質(zhì)是既要參與政務(wù)又要掌管事務(wù)。”就明確了秘書工作的兩大職能。政務(wù)包括綜合、調(diào)研、信息、督查、辦文等工作，主要是給領(lǐng)導(dǎo)想辦法、出主意、當(dāng)參謀；事務(wù)主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好后勤保障，抓好督查落實(shí)，使工作有效運(yùn)行。秘書部門既要抓好事務(wù)服務(wù)，保障領(lǐng)導(dǎo)工作的正常有效運(yùn)轉(zhuǎn)，又要提高政務(wù)服務(wù)水平，保證領(lǐng)導(dǎo)決策優(yōu)質(zhì)正確。新中國成立以后的秘書工作第二階段：1966年5月至1976年10月?！拔幕蟾锩笔刮覈貢ぷ髟獾搅藝?yán)重破壞。第三階段：1976年10月至今。粉碎“四人幫”以后，秘書工作開始進(jìn)入恢復(fù)、發(fā)展時(shí)期。特別是1978年12月黨的十一屆三中全會以來，黨和國家在指導(dǎo)思想上撥亂反正，各項(xiàng)工作走上了正常發(fā)展的軌道，秘書工作也出現(xiàn)了迅速發(fā)展的局面。新時(shí)期的秘書工作傳統(tǒng)的三項(xiàng)職能：辦文、辦事、辦會。1985年1月中央召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會（即“第三次秘書長會議”）關(guān)于秘書工作的“三個(gè)服務(wù)”、“四個(gè)轉(zhuǎn)化”、“三化”等重要理論的提出，標(biāo)志著我國秘書工作進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期?！叭齻€(gè)服務(wù)”：為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為各部門服務(wù)和下級單位服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。“四個(gè)轉(zhuǎn)變”：一是從偏重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策；二是從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；三是從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)管理；四是從被動服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)?！叭保好貢ぷ饕?guī)范化、制度化和科學(xué)化。港臺地區(qū)的秘書工作港臺地區(qū)對秘書的理解有兩種：廣義的秘書是指投資經(jīng)營者或組織管理者處理業(yè)務(wù)的輔助性工作人員，包括助理人員、參議咨詢?nèi)藛T、決策智囊團(tuán)人員及辦公室專司文秘業(yè)務(wù)的工作人員。狹義的秘書則是專指跟隨組織體系的經(jīng)營者和管理者并給予協(xié)助和服務(wù)的專司文秘工作的人員。中國港臺秘書人員絕大部分都是機(jī)關(guān)或公司的雇傭服務(wù)人員。港臺地區(qū)的秘書工作中國港臺地區(qū)秘書種類繁多。在港臺的一般組織系統(tǒng)中，按照職能可分為決策層、經(jīng)營層、管理層、監(jiān)督層和執(zhí)行層。秘書人員按其資歷和等級分屬于各個(gè)不同的層次中，例如助理級秘書包括在決策層中，主任級秘書包括在經(jīng)營層中，部長、科長級秘書包括在管理層中，股長級秘書包括在監(jiān)督層中，而一般的中、初級秘書和見習(xí)秘書則包括在執(zhí)行層中。國外秘書工作(1)政府機(jī)構(gòu)的秘書工作

在歐美國家政府機(jī)構(gòu)內(nèi)，秘書部門都處于政權(quán)的中樞位置，充當(dāng)各級首腦的重要參謀助手。(2)工商企業(yè)的秘書工作

大、中型企業(yè)的企業(yè)主管身邊配備了秘書機(jī)構(gòu)或秘書人員，如董事會秘書的職責(zé)是處理董事會文件、簽署根據(jù)董事會決定授權(quán)發(fā)行的公司股份證書和行政管理性合同、發(fā)布信息、對外聯(lián)絡(luò)等，甚至還要承擔(dān)經(jīng)營管理和決策的職能。中國港臺及國外秘書工作中國港臺地區(qū)及國外秘書工作，尤其是歐美發(fā)達(dá)國家的秘書工作，具有職業(yè)化程度高、社會分工明顯、綜合素質(zhì)能力強(qiáng)等顯著特征，并且開始影響到我國國內(nèi)的部分企業(yè)，尤其是大型三資企業(yè)和國有企業(yè)的秘書用人標(biāo)準(zhǔn)。歷代秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置給我們的啟迪

第一，秘書機(jī)構(gòu)是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)，應(yīng)緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)；

第二，設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)應(yīng)因事設(shè)人，力求精干，避免重疊，減少環(huán)節(jié)，提高效率；

第三，明確規(guī)定秘書機(jī)構(gòu)和秘書的權(quán)限，既有利于充分發(fā)揮其參謀助手作用，又防止越權(quán)而干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作；

第四，秘書機(jī)構(gòu)應(yīng)相對穩(wěn)定，減少人員流動，以保證工作的連續(xù)性和穩(wěn)步發(fā)展。小結(jié)秘書，是領(lǐng)導(dǎo)活動的重要輔助者和參與者，也是最古老的職官形式之一。秘書職能因其鮮明的特性和較為完整的歷史傳承性，容易形成和保持獨(dú)特的職業(yè)人格，以體現(xiàn)職能的內(nèi)在要求、履職環(huán)境的必然約束和秘書群體對職業(yè)操守及個(gè)人價(jià)值的自覺塑造和追求。秘書工作的職能辦文、辦事、辦會。核心是辦文。參與政務(wù)，管理事務(wù)，綜合服務(wù)。組織參謀，領(lǐng)導(dǎo)助手，群眾橋梁，機(jī)關(guān)管家。秘書機(jī)構(gòu)的名稱與組織形式秘書機(jī)構(gòu)名稱：（一）狹義的秘書部門機(jī)關(guān)（首長）+辦公廳（室）或者秘書（局、處、科、股）（以“秘書”命名的機(jī)構(gòu)）

（二）廣義秘書部門中共中央政策研究室、國務(wù)院研究室、省政府參事室……（不以“秘書”命名卻從事秘書性質(zhì)工作的機(jī)構(gòu)）秘書機(jī)構(gòu)的地位與作用二、秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì)1、機(jī)密性2、輔助性3、綜合性4、服務(wù)性新世紀(jì)秘書工作的總體發(fā)展趨勢

雖然各國的國情不同，社會制度不同，秘書工作的水平不同，但從總的發(fā)展趨勢上看，秘書工作呈現(xiàn)出以下重要的特點(diǎn)：第一，秘書工作出現(xiàn)了普遍化、社會化的發(fā)展趨勢。政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、各類企業(yè)以及社會的各個(gè)領(lǐng)域，都有秘書工作的普遍存在。私人秘書出現(xiàn)。第二，秘書工作的分類越來越細(xì)，專門化程度越來越高。目前，各國政府中有機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)界有企業(yè)秘書，法律界有法律秘書，醫(yī)務(wù)界有醫(yī)藥秘書，實(shí)業(yè)界有管理秘書，科技界有科研秘書，教育界有教務(wù)秘書。幾乎每一個(gè)新的社會行業(yè)的誕生，都會產(chǎn)生一支新的行業(yè)秘書隊(duì)伍。這要求秘書人員不僅要具備秘書工作的基本知識和技能，而且要掌握所在行業(yè)扎實(shí)的專業(yè)知識，成為這一方面的行家。新世紀(jì)秘書工作的總體發(fā)展趨勢第三，秘書的職能有顯著的擴(kuò)展和強(qiáng)化。秘書從處理雜務(wù)、撰擬文稿、掌管文書到安排日程、提出方案、咨詢參謀，確實(shí)起到了輔助或代替上司部分工作的作用，信息調(diào)研、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)等作用進(jìn)一步強(qiáng)化，使領(lǐng)導(dǎo)者能有效地從事本職要?jiǎng)?wù)，提高工作效率。第四，秘書的工作方式發(fā)生了深刻變革，效率大幅度提高。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，特別是辦公自動化（簡稱OA）的逐步實(shí)現(xiàn)，秘書不必離開工作崗位，就能從電子信息化的檔案里獲得所需要的資料，大大精簡了數(shù)字運(yùn)算程序；各種精密尖端的通訊設(shè)備的應(yīng)用，使口頭交往變得快捷而方便；文字處理設(shè)備是對秘書工作的現(xiàn)代化、高效化產(chǎn)生了劃時(shí)代的影響。充滿機(jī)遇的秘書職業(yè)（一）很多重要人物都從事過秘書工作

秘書經(jīng)歷共有16人，另共青團(tuán)經(jīng)歷13人。兩個(gè)經(jīng)歷都有的7人。充滿機(jī)遇的秘書職業(yè)（二）秘書崗位始終是緊缺的職業(yè)流動性強(qiáng)崗位要求高充滿機(jī)遇的秘書職業(yè)（三）機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)并存

1、秘書職業(yè)的工作特色能夠培養(yǎng)人的高素質(zhì)