物業(yè)檔案管理手冊(cè)培訓(xùn)專業(yè)課件

物業(yè)檔案管理手冊(cè)培訓(xùn)主講：董新梅支持單位：鄭州新世紀(jì)物業(yè)服務(wù)有限公司目錄物業(yè)管理檔案的概述物業(yè)管理檔案的收集物業(yè)管理檔案的整理物業(yè)管理檔案的鑒定、保管與銷毀目錄物業(yè)管理檔案的登記、檢索與利用物業(yè)管理檔案室的標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)管理檔案相關(guān)制度新技術(shù)的應(yīng)用第一章物業(yè)管理檔案概述目錄

第三節(jié)

第二節(jié)

第四節(jié)

第一節(jié)物業(yè)管理檔案的含義物業(yè)管理檔案的分類物業(yè)管理檔案的屬性物業(yè)管理檔案的重要性2.物業(yè)服務(wù)的重要依據(jù)3.開展物業(yè)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)4.開展物業(yè)研究的基本素材檔案的重要性1、憑證作用第一節(jié)：物業(yè)管理檔案的重要性第一章1.物業(yè)管理檔案具有一定的憑證作用。重要性【1】第一章第一節(jié)：物業(yè)管理檔案的重要性重要性【2】2.物業(yè)本身的檔案是物業(yè)服務(wù)的重要依據(jù)。第一章第一節(jié)：物業(yè)管理檔案的重要性重要性【3】3.物業(yè)業(yè)主或使用人的檔案是開展物業(yè)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。第一章第一節(jié)：物業(yè)管理檔案的重要性重要性【4】4.物業(yè)管理檔案是開展物業(yè)服務(wù)研究的基本素材。第一章第一節(jié)：物業(yè)管理檔案的重要性9、人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:48:56PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請(qǐng)。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3重要性【1】第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的含義物業(yè)管理檔案：是指物業(yè)在開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來的以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式或載體的文件。此定義包括兩層含義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。第一章9、人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:48:56PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請(qǐng)。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的含義第一章物業(yè)管理檔案包括兩個(gè)部分

物業(yè)業(yè)主或使用人的檔案，包括業(yè)主或使用人的姓名、家庭結(jié)構(gòu)、聯(lián)系方式等2

物業(yè)本身的檔案，包括開發(fā)建設(shè)過程的記錄和物業(yè)服務(wù)企業(yè)接管后對(duì)物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造的記錄1重要性【1】第三節(jié)：物業(yè)管理檔案的屬性1本質(zhì)屬性2一般屬性

物業(yè)管理檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性，是構(gòu)成檔案憑證價(jià)值的基礎(chǔ)。如、監(jiān)控記錄、水質(zhì)檢測報(bào)告、電梯年檢報(bào)告等。

物業(yè)管理檔案的一般屬性是指文化屬性、知識(shí)屬性和信息屬性，這些屬性構(gòu)成其一般價(jià)值即參考價(jià)值的基礎(chǔ)。如：業(yè)主信息、社區(qū)文化活動(dòng)記錄、業(yè)主滿意度信息等。第一章重要性【1】1991年7月4日國家檔案局發(fā)布《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》第一章第四節(jié)：物業(yè)管理檔案的分類重要性【1】第一章第四節(jié)：物業(yè)管理檔案的分類物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案分類行政管理人力資源品質(zhì)管理工程管理物業(yè)服務(wù)經(jīng)營管理市場拓展品牌管理財(cái)務(wù)管理維修資金基礎(chǔ)管理房屋共用設(shè)施設(shè)備公共秩序保潔服務(wù)綠化管理客戶服務(wù)精神文明建設(shè)管理效益重要性【1】第一章第四節(jié)：物業(yè)管理檔案的分類第二章物業(yè)管理檔案的整理目錄物業(yè)管理檔案術(shù)語第一節(jié)物業(yè)管理檔案的立卷和編制第二節(jié)重要性【1】第一節(jié)：物業(yè)管理檔案術(shù)語一、背脊

檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。第一節(jié)：物業(yè)管理檔案術(shù)語二、檔號(hào)重要性【1】1全宗號(hào)2案卷目錄號(hào)

檔案館給定立檔單位（物業(yè)公司）的編號(hào)。全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。3案卷號(hào)案卷排列的順序號(hào)。

第一節(jié)：物業(yè)管理檔案術(shù)語三、全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)重要性【1】第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制編制案卷目錄立卷卷內(nèi)文件整理立卷：就是將若干互有聯(lián)系的檔案文件組合成案卷，應(yīng)依據(jù)檔案來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容等對(duì)檔案進(jìn)行分類立卷。卷內(nèi)文件整理：卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄，填寫檔案封面、封底，裝訂成冊(cè)，立卷成盒。編制案卷目錄：將成盒后的檔案按檔號(hào)排列并裝入檔案柜第二章第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制第二章卷內(nèi)文件的整理1.卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)

頁號(hào)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，字體要端正、清楚。建議頁號(hào)正面編號(hào)在右下角，背面編在左下角重要性【1】?裝訂形式卷內(nèi)目錄質(zhì)量記錄（表單）序文件名稱頁次備注第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制第二章2.填寫卷內(nèi)文件目錄重要性【1】?不裝訂形式卷內(nèi)目錄序文件名稱頁數(shù)備注質(zhì)量記錄（表單）第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制第二章2.填寫卷內(nèi)文件目錄重要性【1】?效果圖檔案封面、卷內(nèi)備考表第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制3.填寫檔案封面、卷內(nèi)備考表重要性【1】?效果圖第二章第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制4.裝訂成冊(cè)重要性【1】第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制4.裝訂成冊(cè)——所需工具第二章重要性【1】牛皮紙檔案盒檔案盒標(biāo)準(zhǔn)：檔案盒封面及檔案盒要求第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制5.立卷成盒第二章重要性【1】第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制編制案卷目錄1.將成盒后的檔案按當(dāng)好排列并裝入檔案柜第二章重要性【1】?

檔案總目錄質(zhì)量記錄（表單）序號(hào)登記日期安卷目錄號(hào)編制單位數(shù)量備注1第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制2.整理檔案總目錄第二章重要性【1】?

檔案分目錄質(zhì)量記錄（表單）序號(hào)登記日期檔號(hào)案卷提名編制單位數(shù)量備注第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制3.整理檔案分目錄第二章第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的立卷和編制第二章第三章物業(yè)管理檔案的鑒定、保管與銷毀目錄

第二節(jié)

第一節(jié)

第三節(jié)物業(yè)管理檔案的鑒定物業(yè)管理檔案的銷毀物業(yè)管理檔案的保管重要性【1】第一節(jié)：物業(yè)管理檔案的鑒定

物業(yè)管理檔案的鑒定是指對(duì)物業(yè)管理檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，鑒別檔案價(jià)值的大小，確定檔案保管的期限，決定檔案的存毀取舍。期限劃分標(biāo)準(zhǔn)1永久保存的檔案

檔案保管期限分為永久、定期（長期、短期），保管期限在50年以上的檔案為永久保管檔案，保管期限在15—50年（包括15年和50年）之間的檔案為長期保管檔案，保管期限在15年以下檔案的為短期保管檔案。

凡是反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；如：開發(fā)移交資料、物業(yè)交接資料、業(yè)主檔案、文件規(guī)定需永久保存的質(zhì)量記錄等。第三章重要性【1】2長期保存的檔案3短期保存的檔案

凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管；如：公司參加重大外事活動(dòng)形成的文件材料、公司重要業(yè)務(wù)問題的文件材料，各種重要的調(diào)查報(bào)告、情況反映、公司獲省級(jí)及省級(jí)以上表彰的文件材料等以及文件規(guī)定需長期保存的質(zhì)量記錄。

凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管；如：公司一般的調(diào)查報(bào)告、一般性工作通知，事務(wù)性有參考價(jià)值的文件材料、公司開展勞動(dòng)競賽、文體活動(dòng)的文件材料、各類培訓(xùn)通知等以及文件規(guī)定。第一節(jié)：物業(yè)管理檔案的鑒定第三章重要性【1】檔案室要有專人負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行巡視檢查。

檔案庫房、柜架應(yīng)堅(jiān)固，柜、架排架方法要科學(xué)和便于查找。

底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。底圖存放以平放為宜。檔案的保管保護(hù)第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的保管第三章

物業(yè)管理檔案保管工作的基本原則為：分類保管，以保管為宗旨，以利用為目的，以防為主，防治結(jié)合。檔案的保管保護(hù)第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的保管第三章7

定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳、物相符，發(fā)現(xiàn)問題要查明原因，保存依據(jù)。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。電子文檔的保存

縮微膠片、照片、磁帶等的保管，存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。重要性【1】?文件銷毀申請(qǐng)單質(zhì)量記錄（表單）序號(hào)文件編號(hào)文件名稱版本/版次銷毀原因申請(qǐng)人：審核人：批準(zhǔn)人：2.文件銷毀申請(qǐng)單第三節(jié)：物業(yè)管理檔案的銷毀表單代號(hào)：第三章第四章物業(yè)管理檔案的登記、檢索與利用目錄物業(yè)管理檔案的登記第一節(jié)物業(yè)管理檔案的檢索與利用第二節(jié)重要性【1】第四章第一節(jié)：物業(yè)管理檔案的登記物業(yè)管理檔案登記主要分為：檔案狀況登記和檔案工作登記檔案狀況登記

是對(duì)物業(yè)管理檔案的數(shù)量、存在、保管狀態(tài)及變化等基本情況的登記。檔案工作登記

是對(duì)涉及檔案管理過程中發(fā)生的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實(shí)、利用情況等的記錄重要性【1】第四章第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的檢索與利用

物業(yè)管理檔案的檢索指檔案管理人員將檔案室內(nèi)所藏檔案材料信息進(jìn)行系統(tǒng)儲(chǔ)存，編制成為各種檢索工具，建立檔案檢索系統(tǒng)，并通過它查找所需檔案的一項(xiàng)工作電子介質(zhì)檔案的檢索紙介質(zhì)檔案的檢索第四章第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的檢索與利用紙介質(zhì)檔案的檢索第四章第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的檢索與利用電子介質(zhì)檔案的檢索第四章第二節(jié)：物業(yè)管理檔案的檢索與利用物業(yè)管理檔案的利用方式

物業(yè)管理檔案的利用檔案室（館）通過一定方式使檔案資料直接為用戶服務(wù)的工作，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、發(fā)揮檔案作用的途徑。

提供檔案原件，可以設(shè)立專門的閱覽室供檔案利用者在室內(nèi)閱讀檔案，也可以根據(jù)規(guī)定將原件外借.提供檔案復(fù)印件，包括制發(fā)檔案復(fù)制品，出版或印發(fā)檔案文件匯編等、檔案咨詢服務(wù)等.基本方式電子化方式：電子檔案提供利用主要是利用電子計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)來開展，主要方式有：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接利用、提供儲(chǔ)存載體的拷貝、通訊傳輸和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等。電子化方式第五章新技術(shù)的應(yīng)用物業(yè)檔案信息數(shù)字化

一、

將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，通過掃描、數(shù)碼相機(jī)等技術(shù)手轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立“電子檔案數(shù)據(jù)庫，并建立檔案查詢網(wǎng)站”。二、

將現(xiàn)有電子文件通過相應(yīng)的歸檔手段進(jìn)行歸檔，納入統(tǒng)一電子檔案數(shù)據(jù)庫管理。既包括存儲(chǔ)于個(gè)人電腦中的各類文件、表單，也包括存儲(chǔ)于各種軟件、服務(wù)器、云端中的物業(yè)服務(wù)記錄。第五章物業(yè)檔案信息數(shù)字化三原則1、

實(shí)用性原則2、

規(guī)范性原則3、

安全性原則第五章9、人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。03-2月-2303-2月-23Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。***2/3/20234:48:56PM11、人總是珍惜為得到。03-2月-23**Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請(qǐng)。***Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。03-2月-2303-2月-23**03February202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月2023**03-2月-2315、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月23*03-