換屆大會策劃書

武漢輕工大學青年志愿者協(xié)會武漢輕工大學青年志愿者協(xié)會奉獻友愛互助進步2017-2018武漢輕工大學青年志愿者協(xié)會表彰暨換屆大會活動主辦方：共青團武漢輕工大學委員會活動承辦方：武漢輕工大學青年志愿者協(xié)會二0一七年十月十三日目錄TOC\o"1-5"\h\z一、大會背景3二、大會目的3三、大會主辦方4四、大會時間4五、大會地點4六、參會人員4七、大會前期準備4八、大會流程7九、大會后期工作7十、注意事項8十一、經費預算9一、大會背景光陰似箭，時光飛逝，武漢輕工大學青年志愿者協(xié)會在過去的一學年里蓬勃發(fā)展，不斷超越，在校團委指導下成功舉辦了義務獻血、失物招領、十二五志愿者日等活動，為周邊社區(qū)提供志愿服務，并參與了2016安利紐崔萊健康跑暨園博園燃動嘉年華、第十屆中國（武漢）園博會志愿者展示活動、第二屆海峽兩岸青年大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)邀請大賽等志愿服務工作，豐富了我校大學生的生活，展現(xiàn)了我校志愿者的風采。新的學年，協(xié)會再一次涌入了一批優(yōu)秀的新鮮血液，為了充分發(fā)揮這支新隊伍的能力，整合力量，再創(chuàng)輝煌，新一屆協(xié)會干部將秉持著他們的責任感和榮譽感，繼續(xù)秉承“奉獻、友愛、互助、進步”的志愿者精神，打造出一支團結，高效，更具活力的志愿者隊伍，讓優(yōu)秀的志愿精神薪火相傳。二、大會目的.對協(xié)會上一屆優(yōu)秀的成員進行表彰，讓協(xié)會新成員有為之奮斗的目標和榜樣。.讓新成員們更加全面的了解校青協(xié)的工作章程及其以下各個部門的工作職能，進一步加強協(xié)會的組織管理。.團結協(xié)會上下成員，增強協(xié)會各成員的自豪感和榮譽感。.激勵協(xié)會新干事積極參加各種志愿活動，奉獻自己的愛心。三、大會主辦方：共青團武漢輕工大學委員會大會承辦方：武漢輕工大學青年志愿者協(xié)會四、大會時間:2017年10月21日18：30—19:50五、大會地點：武漢輕工大學常青校區(qū)科學報告廳六、參會人員：主持人：熊雅婷特邀嘉賓：李鑫書記校學生會主席校社聯(lián)主席?？苿?chuàng)主席校青媒主席各院系青協(xié)會長表彰對象：2016-2017屆主席團及部長們大會對象：2017-2018屆校青協(xié)全體成員七、大會前期準備（一）邀請嘉賓（負責人：洪子斐）由秘書長向全體嘉賓發(fā)送電子邀請函，向書記、其他校級組織負責人、第十二屆主席團發(fā)送邀請短信，并負責監(jiān)督實踐部向各個院系青協(xié)會長發(fā)送邀請短信，以及各部門部長向原部長發(fā)送電子邀請函及邀請短信。（電子邀請函由媒體推廣部制作，短信模板來自秘書處。）（二）各部門安排：1.秘書處（負責人：孫廷輝）：（1）提前擬定邀請短信模板。（2）提前準備好簽到表，主要干部名單，表彰人員名單等大會所需表格。（3）通知各部門成員出席大會（提前15分鐘到場簽到）。（4）負責寫主持稿（主持稿需要審核）。（5）安排禮儀人員4名，道路指引人員4名，簽到處人員3名。（6）安排大會的催場工作，保證大會的緊湊和有效進行。（7）提醒禮儀人員、主持人及負責簽到的秘書處成員等重要人員提前40分鐘到場準備。.財務部（負責人：陳華博）：（1）準備嘉賓所需的63瓶礦泉水、馬甲8件、帽子8個和4套禮儀服裝。（2）準備聘書46本并帶到大會現(xiàn)場。（3）準備書記名牌（立牌），制作嘉賓名單并打印出來，裁剪好交給生活部。（4）負責打印各部門制作的表格。（5）準備音響和話筒，避免科報設備臨時有問題。.實踐部（負責人：姚晨旭）：提前兩天向各院系青協(xié)會長發(fā)送邀請短信。.外聯(lián)部（負責人：毛建新）：提前做好所需場地的借用申請工作。.媒體推廣部（負責人：吳雨澤）：（1）制作嘉賓電子邀請函。（2）制作全體志愿者名單紅榜。（3）制作此次換屆大會的流程PPT及暖場視頻，提前準備好大會所需音樂。（4）負責現(xiàn)場PPT和音樂的播放，拍照工作，并管理現(xiàn)場音響設備。（5）微博、微信、QQ都需要對此次換屆大會預熱，提前準備好相關內容。（6）換屆大會結束當天發(fā)布微博、QQ及微信的實時報道。公示主要干部名單的動態(tài)可以第二天發(fā)。.生活部（負責人：熊翊周）：（1）提前做好會場布置和座位安排。（2）安排人員引導各部門同學就坐。（3）安排人員負責維持現(xiàn)場秩序。安排人員將嘉賓名單黏貼在對應位置方便嘉賓找到自己座位。大會流程18:30-18:35主持人介紹大會情況及到場嘉賓（5min）18:35-18:452016—2017屆會長劉佛志做工作總結（10min）18:45-18:50由主持人宣讀表彰人員名單（5min）18:50-19:00李鑫書記為上屆部長及主席團頒發(fā)證書（10min）19:00-19:06優(yōu)秀志愿者（潘子玥、張康）依次上臺發(fā)言（6由皿）19:06-19:11第十三屆秘書長宣讀武漢輕工大學青年志愿者協(xié)會主要干部名單（5min）19:11-19:15第十二屆會長為第十三屆主席團授旗（4min）19:15-19:25第十三屆會長做工作計劃（10min）19:25-19:30主持人帶領全體志愿者宣誓（5min）19:30-19:45書記做總結講話（15min）19:45-19:50主持人宣布會議結束，全體志愿者齊唱會歌（5min）大會后期工作.大會結束后安排人員打掃清理會場。.秘書處制作第十三屆武漢輕工大學青年志愿者協(xié)會人員名單以及通訊錄，而后下發(fā)到各個部門。.媒體推廣部負責做好第十三屆武漢輕工大學青年志愿者協(xié)會干部人員名單，并張貼到學校食堂門口進行公示。十、注意事項.優(yōu)秀志愿者發(fā)言人提前準備好發(fā)言稿并交給分管主席審核。.各部門提前通知新干事學習會歌《愛因為在心中》。.如果當天氣候不佳，需提前提醒與會人員帶傘，負責人及各部長多準備些備用傘，并提醒入座人員合理放置滴水的雨傘。.所有部長級及以上干部必須穿正裝出席，帶上工作證。.大會期間各部長負責好本部門干事的紀律，嚴禁攜帶零食等食物入場（飲料可帶入）大會前檢查話筒音量，大會過程中媒體推廣部做好視頻、音樂、PPT的播放工作。.大會結束后安排人員進行場地衛(wèi)生檢查工作。.若發(fā)生特殊情況需干事請示部長，部長請示主席團，根據(jù)具