管理學第八章-管理中的控制方法

第八章管理控制04二月2023范曙光§8-1控制概述§8-2控制類型§8-3控制過程和要求§8-4控制方法§8-1控制概述04二月2023范曙光控制概述控制的含義控制的作用控制的功能

1.含義——管理控制是衡量和矯正工作活動使之按計劃進行，進而確保組織目標得以實現(xiàn)的過程。是為了保證企業(yè)計劃與實際作業(yè)動態(tài)適應的管理職能。04二月2023范曙光

如何理解？

2.必要性——環(huán)境的變化；管理權力的分散；工作能力的差異。a.控制有很強的目的性。b.通過監(jiān)督和糾偏來實現(xiàn)。c.控制是一個過程?？刂频暮x04二月2023范曙光1、控制的作用1-1檢驗作用。它檢驗各項工作是否按預定計劃進行，同時也檢驗計劃的正確性和合理性。1-2調節(jié)作用。在計劃的執(zhí)行過程中，對原計劃進行修改并調整整個管理過程。2、控制的目的2-1對于經常發(fā)生變化的迅速而又直接影響組織活動的“急癥問題”，控制應隨時將計劃的執(zhí)行結果與標準進行比較，若發(fā)現(xiàn)有超過計劃允許范圍的偏差時，則及時采取必要的糾正措施，使組織內部系統(tǒng)活動趨于相對穩(wěn)定，實現(xiàn)組織的既定目標?？刂频淖饔?4二月2023范曙光2、控制的目的2-2對于長期存在著的影響組織素質的“慢性病癥”，控制要根據(jù)內外環(huán)境變化對組織新的要求和組織不斷發(fā)展的需求，打破執(zhí)行現(xiàn)狀，重新修訂計劃，確定新的現(xiàn)實和管理控制標準，使之更先進、更合理。3、控制與計劃控制是依據(jù)計劃來檢查、衡量計劃的執(zhí)行情況，并根據(jù)偏差，或調整行動以保證按計劃進行，或調整計劃使活動與計劃相吻合。因此，計劃是控制的前提，控制是完成計劃的保證，如果沒有控制系統(tǒng)，沒有實際與計劃比較，就不知道計劃是否完成，計劃和控制是密不可分?？刂频淖饔孟拗破畹睦鄯e適應環(huán)境的變化04二月2023范曙光1、控制的基本要素控制標準；偏差信息；矯正措施。2、控制工作的主要功能控制的功能計劃執(zhí)行情況計劃路線糾偏的努力和成本時間目標實現(xiàn)程度§8-2控制的類型04二月2023范曙光控制類型控制類型控制類型示意圖04二月2023范曙光1、按控制目的和對象劃分1-1糾正執(zhí)行偏差（負饋控制）——是使執(zhí)行結果符合控制標準的要求，為此需要將管理循環(huán)中的實施環(huán)節(jié)作為控制對象，這種控制的目的就是為縮小實際情況與控制目標的偏差。1-2調整控制標準（正饋控制）——使控制標準發(fā)生變化，以便更好地符合內外現(xiàn)實環(huán)境條件的要求，其控制作用的發(fā)生主要體現(xiàn)在管理循環(huán)中的計劃環(huán)節(jié)，也就是這種控制對象包括了控制標準本身，這種控制的目的就是使控制標準產生動蕩和變動，使之與實際情況更接近?？刂频念愋?4二月2023范曙光2、按控制信息獲取的時間劃分2-1前饋控制——事先識別和預防偏差的控制也稱預備式控制或預防式控制。前饋控制旨在獲取有關未來的信息，依此進行反復認真的預測，將可能出現(xiàn)的執(zhí)行結果與計劃要求的偏差預先確定出來(此為負反饋)，或者事先察覺內處環(huán)境可能發(fā)生的變化(此為正反饋)，以便提前采取適當?shù)奶幚泶胧╊A防問題的發(fā)生。這種控制把重心放在流人組織的人力、物料和財務資源上，其目的在于保證高質量的投入?？刂频念愋?4二月2023范曙光2、按控制信息獲取的時間劃分2-2現(xiàn)場控制——是一種同步、實時的控制，即在活動進行的同時就施予控制。管理者親臨現(xiàn)場進行指導和監(jiān)督，就是一種最常見的現(xiàn)場控制活動?，F(xiàn)場控制可分為兩種：一是駕馭控制，有如駕駛員在行車當中根據(jù)道路情況使用方向盤來把握行車方向。這種控制是在活動進展過程中隨時監(jiān)控各方面情況的變動，一旦發(fā)現(xiàn)干擾因素介入立即采取對策，以防執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。二是關卡控制，它規(guī)定某項活動必須經由既定程序或達到既定水平后才能繼續(xù)進行下去。控制的類型04二月2023范曙光2、按控制信息獲取的時間劃分2-3反饋控制——是在活動完成之后，通過對已發(fā)生的工作結果的測定發(fā)現(xiàn)偏差和糾正偏差，或者是在內外環(huán)境條件已經發(fā)生了重大變化，導致原定標準和目標脫離現(xiàn)實時，采取措施調整計劃。反饋控制又稱事后控制或產出控制，其控制重心放在組織的產出結果上——尤其是最終產品和服務的質量。反饋控制有一個致命的弱點即滯后性，很容易貽誤時機，增加控制的難度，而且損失往往已經發(fā)生了。因此，反饋控制要求反饋的速度必須大于控制對象的變化速度，否則，系統(tǒng)將產生震蕩，處于不穩(wěn)定狀態(tài)?？刂频念愋?4二月2023范曙光3、按采用的手段劃分3-1直接控制——是控制者與被控制對象直接接觸進行控制的形式。3-2間接控制——是控制者與被控制對象之間并不直接接觸，而是通過中間媒介進行控制的形式。4、按控制源劃分4-1正式組織控制——是由管理人員設計和建立起的些機構或規(guī)定來進行控制，像規(guī)劃、預算和審計部門是正式組織控制的典型例子。4-2群體控制——基于群體成員們的價值觀念和行為準則，它是由非正式組織發(fā)展和維持的。4-3自我控制——個人有意識按某一行為規(guī)范進行活動?？刂频念愋?4二月2023范曙光5、按問題的重要性和影響程度劃分5-1任務控制亦稱業(yè)務控制——針對基層生產作業(yè)和其他業(yè)務活動而直接進行的控制。多采用負饋控制法，目的是確保有關人員或機構按既定的質量、數(shù)量、期限和成本標準完成所承擔的工作任務。5-2績效控制——是一種財務控制，即利用財務數(shù)據(jù)來觀測企業(yè)的經營活動狀況，以此考評各責任中心的工作實績，控制其經營行為。此種控制亦稱為責任預算控制或以責任發(fā)生制為基礎進行的控制。5-3戰(zhàn)略控制——是對戰(zhàn)略計劃和目標實現(xiàn)程度的控制。站在更高的角度看問題，不局限于矯正眼前的具體工作。控制的類型04二月2023范曙光控制類型示意圖預先控制預防可能出現(xiàn)的問題輸入輸出轉換過程現(xiàn)場控制及時糾正工作進行中出現(xiàn)的問題事后控制糾正已經出現(xiàn)的問題控制信息矯正措施§7-3控制的過程和要求04二月2023范曙光控制的過程和要求控制過程控制要求控制工作過程04二月2023范曙光建立控制標準修改標準采取矯正措施計劃目標任務工作繼續(xù)進行分析差異原因衡量實際工作實際工作與標準比較是否有偏差因素是否可控不可控可控有無二、控制的過程

04二月2023范曙光1、確立標準2、測量實績界定偏差3、分析原因采取措施04二月2023范曙光1、確定標準要控制就要有標準，目標和計劃是控制的總標準。為了對各項業(yè)務活動實施控制，還必須以總標準為依據(jù)設置更加具體的標準，計劃方案的每個目標、這些方案所包括的每項活動、每項政策、每項規(guī)程以及每項預算，都可以成為衡量實際業(yè)績或預期業(yè)績的標準，如實物標準、成本標準、資本標準、收益標準、計劃標準等等。在實際工作中，不管采用哪種類型的標準，都需要按照控制對象的特點來決定?？刂七^程04二月2023范曙光1、控制標準的種類定量標準主要分為實物標準（如產品數(shù)量、廢品數(shù)量）、價值標準（如單位產品成本、銷售收入、利潤等）、時間標準（如工時定額、交貨期）。除了定量標準外，組織中還經常使用一些定性標準，如有關產品和服務質量、組織形象等方面的衡量一般都是定性的。定性標準，顧名思義，就是難以定量化的。盡管定性標準具有非定量性質，但實際工作中為了便于掌握這些方面的工作績效，有時也都盡可能地采用一些可度量的方法。例如，產品等級、合格率、顧客滿意度等指標就是對產品質量的一種間接衡量。

控制過程04二月2023范曙光1、控制標準的種類奉行“質量優(yōu)良、服務周到、清潔衛(wèi)生、價格合理”宗旨的美國著名的麥當勞公司，為確保其經營宗旨得到貫徹，制訂了可度量的如下幾條工作標準：95％以上的顧客進餐館后三分鐘內，服務員必須迎上前去接待顧客；事先準備好的漢堡包必須在五分鐘內熱好供應顧客；服務員必須在就餐人離開后五分鐘內把餐桌打掃干凈。這是對定性標準予以量化處理的實例?？刂七^程制定控制標準的過程和方法04二月2023范曙光確立控制對象選擇那些對實現(xiàn)組織目標成果有重大影響的因素進行重點控制選擇關鍵控制點會影響整個工作運行過程的重要操作與事項能在重大損失出現(xiàn)之前顯示出差異的事項什么是最好的反映本組織的指標？在計劃目標未實現(xiàn)時，什么信息能讓我最快、最準確地了解工作進展的情況？什么信息能讓我最好地確定關鍵的偏差？什么信息能告訴我誰對成功或失敗負全部的責任？什么樣的標準在控制工作中成本最低？什么樣的標準在控制信息的收集中更為合算？制定控制標準04二月2023范曙光1、衡量績效衡量績效就是按照標準衡量工作實績達到標準的程度，其實也是控制當中信息反饋的過程。在確定了標準以后，為了確定實際工作的績效究竟如何，管理者首先需要收集必要的信息，考慮如何衡量和衡量什么。當工作實績與標準產生差異時，就說明工作出現(xiàn)偏差。這一步驟包括兩個方面內容：一是搜集反映實際績效的信息；二是比較實際績效與標準找出差異。3.糾正偏差采用必要的措施糾正偏差是控制過程的關鍵。利用科學的方法，依據(jù)客觀的標準，對工作績效的衡量，可以發(fā)現(xiàn)計劃中出現(xiàn)的偏差。糾正偏差就是在此基礎上，分析偏差產生的原因，制定并實施必要的糾正措施。這項工作使得控制過程得以完整，并將控制與管理的其他職能相互聯(lián)結：通過糾偏，是組織計劃得以遵循，使組織結構和人事安排得到調整?？刂七^程04二月2023范曙光1、衡量績效衡量工作—確定適宜的衡量方式；建立有效的信息反饋系統(tǒng)；通過衡量成績，檢驗標準的客觀性和有效性?？刂七^程04二月2023范曙光1、衡量績效確定適宜的衡量方式—衡量的項目。衡量什么？管理者應該針對決定實際工作成效好壞的重要特征項進行衡量。但實際中容易出現(xiàn)一種趨向，即側重于衡量那些易衡量的項目，而忽視那些不易衡量、較不明顯但實際相當重要的項目。衡量的方法。如何衡量？觀察、報告、會議、抽樣調查……衡量的頻度。多長時間衡量一次？衡量的主體。由誰來衡量？控制過程矯正措施04二月2023范曙光計劃科學計劃不切實際工作失誤糾偏環(huán)境劇變調整計劃立即停止工作失誤環(huán)境劇變重新制訂計劃04二月2023范曙光一個有效的控制系統(tǒng)應包括如下特征：1、適時控制適時性指控制系統(tǒng)應該及時提供信息，迅速作出管理上的反應。如果反應過于遲緩，修正措施將毫無價值。時滯現(xiàn)象是反饋控制的一個難以克服的困難。如何解決這種問題?較好的辦法是建立企業(yè)經營狀況的預警系統(tǒng)來實現(xiàn)。我們可以為需要控制的對象建立一條警報線，反映經營狀況的數(shù)據(jù)一旦超過這個警戒，預警系統(tǒng)就會發(fā)出警報，提醒人們采取必要的措施防止偏差的產生和擴大。

有效控制要求04二月2023范曙光一個有效的控制系統(tǒng)應包括如下特征：2、適度控制適度控制是指控制的范圍、程度和頻度要恰到好處。雖然任何組織都需要控制，但控制系統(tǒng)的大小各異。不管管理者應用怎樣的控制，它必須與涉及的工作相適合并是經濟的。對適度控制的要求體現(xiàn)在兩方面：一方面，過多的控制會扼殺組織中成員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，會抑制他們的首創(chuàng)精神，從而影響個人能力的發(fā)展和工作熱情的提高，最終影響企業(yè)的效率；另一方面，控制不足將不能使組織活動有序地進行，不能保證各部門活動進度和比例的協(xié)調，造成資源的浪費。此外，過少的控制還可能使組織中的個人無視組織的要求，我行我素，甚至利用在組織中的便利地位謀求個人利益，從而導致組織的渙散和崩潰。有效控制要求04二月2023范曙光一個有效的控制系統(tǒng)應包括如下特征：3、客觀控制控制系統(tǒng)必須是精確的，然而，在現(xiàn)實生活中，許多管理人員的決策往往是基于不精確的信息。這些都給管理人員的正確決策帶來了負面影響。要客觀地控制，第一要盡量建立客觀的計量方法，即盡量把績效用定量的方法記錄并評價，把定性的內容具體化。第二是管理人員必須謹慎適當?shù)厝ソ忉屗@得的信息。數(shù)字的客觀性不能代表一切，管理人員在做決策時還應看到數(shù)字背后的真正含義。第三是管理人員要從組織目標的角度來觀察問題，避免個人偏見和成見。有效控制要求04二月2023范曙光一個有效的控制系統(tǒng)應包括如下特征：4、彈性控制企業(yè)在生產經營過程中經?？赡苡龅侥撤N突發(fā)的、無力抗拒的變化，如環(huán)境突變、計劃疏忽、計劃變更、計劃失敗等，這些變化使企業(yè)計劃與現(xiàn)實條件嚴重背離。有效的控制系統(tǒng)應在這種情況下仍應有足夠的靈活性去保持對運行過程的管理控制，也就是說，應該具有一定的彈性。彈性控制最好是通過彈性的計劃和彈性的衡量標準來實現(xiàn)。在制定計劃時，充分考慮到未來企業(yè)經營可能出現(xiàn)的不同水平，從而為標志經營規(guī)模的不同參數(shù)值規(guī)定不同的經營額度，使預算在一個可接受的范圍內變化。有效控制要求§8-4控制方法04二月2023范曙光控制方法預算控制非預算控制作業(yè)控制04二月2023范曙光1、預算控制預算是以財務術語（如收入、費用以及資金等），或者以非財務術語（如直接工時、材料、實物銷售量和生產量等來表明組織的預期成果，它是用數(shù)字編制的反映組織在未來某一個時期的綜合計劃。預算可以稱做是“數(shù)字化”或“貨幣化”的計劃，它通過財務形式把計劃分解落實到組織的各層次和各部門中去，使主管人員能清楚地了解哪些資金由誰來使用、計劃將涉及到哪些部門和人員、多少費用、多少收入，以及實物的投入量和產出量等。預算的種類很多，概括起來可以分為以下幾種：預算控制04二月2023范曙光1、預算控制1.收支預算收支預算是指組織在預算期內以貨幣單位表示的收入和經營費用支出的計劃預算。

2.實物量預算這是一種以實物單位來表示的預算，是貨幣量收支預算的重要補充。

3.資本支出預算概括了專門用于廠房、機器、設備、庫存和其他一些類目的資本支出。4.負債預算這是指考慮一定時期的資產、債務和資本等賬戶的情況，設計籌資方式、途徑和數(shù)量以及還款時間、方式和能力，防止出現(xiàn)“資不抵債”的情況，保持財務收支的平衡。從某種意義上說，這種預算是組織中最重要的一種控制。預算控制04二月2023范曙光1、預算控制5.總預算通過編制預算