企業(yè)文秘人員培訓教材第09講會議的籌劃與管理

第九講

會議的籌劃與管理精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料1會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料2會議的籌劃與管理

會前的準備工作會間的組織服務會后的善后處理3會前準備工作

1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會人員名單3、

申請會議所需資金4、

會場布置5、

安排食宿和茶水6、發(fā)出會議通知

精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料4安排議題、議程

議題的收集和篩選議程精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料5

委員會會議議程

7月6日上午11點格林·德雷戈飯店

1、（11：00）任命一位會議主席

2、（11：10）為缺席致歉

3、（11：15）批準上次會議備忘錄

4、（11：30）上次會議提出的事項

5、（11：45）討論聯(lián)絡事宜（12：00）會間休息

6、（12：15）財務事項

7、（12：45）特別事宜

8、（13：00）其他動議

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次會議細節(jié)

議程的開頭為會議的日期、時間和地點每項均有一個起始時間下次會議細節(jié)寫在議程的末尾6擬訂與會人員名單

選擇恰當?shù)娜顺鱿瘯h

送交上級審核

精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料7

申請會議所需資金

確定會議規(guī)格申請經(jīng)費口頭書面精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料8會場布置

選擇會場

a.場地大小

b.附屬設施齊全c.適當?shù)拈_會設備

d.會場氛圍

e.場地不受外界干擾

布置會場

a.附屬設施

b.準備會議文件

9討論：各種會場的利與弊精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料10精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料11面對面就座當你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊主席坐在團隊成員之間

精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料1213顯示等級如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠處14精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料15精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料16自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關注，在會議中用一張圓桌主席可坐在任何一個位置上17安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料18一杯香茶可贏得交易機會19角色練習表演會議期間奉茶的禮儀精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料20給客人斟茶的注意事項當桌子上放有資料文件時，不要勉強客人收拾整理，而應說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料21茶溢出來了！這時不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時，務必帶上干凈毛巾。有茶和糕點時，要先將糕點放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側。洽談時間較長，在一至一個半小時內(nèi)，應更換茶葉。給客人斟茶的注意事項22上茶時的七個程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進入接待室止步立正，輕輕點頭致意將茶盤的一端置于桌子側面精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料23桌上不能放盤時，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時，再次向客人點頭致意，退出接待室。上茶時的七個程序精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料24

會間的組織服務

1、

簽到2、

安排就座3、

做好會議記錄和錄音4、

會場服務精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料25

簽到

簽到形式

薄式卡片式代簽簽到時的接待工作

26游戲：會議排座精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料27安排就座

要適合會議性質(zhì)讓報告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料28做好會議記錄

會議記錄構成

會議記錄方式

會議記錄寫作

精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料29小組討論設計會議記錄表格（5分鐘）30會議名稱時間主席會議目的出席人數(shù)缺席人數(shù)缺席理由

會議內(nèi)容和決議事項

決議事項的實施

實施項目

負責人或部門

完成期限出席人蓋章

特別事項

精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料31點評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點評這位秘書的緊急情況處理技巧。32會場服務

轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況

建議休息

協(xié)助上司掌握、控制會議進程

精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料33會議的善后處理

1、會場清理2、印發(fā)會議記錄3、資金4、會議的總結工作精品資料網(wǎng)（）專業(yè)提供企管培訓資料34會場清理

安排與會人員的離會會議文件的回收、立卷、

歸檔

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