公文格式課件

自治區(qū)地礦局辦公室系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班公文格式規(guī)范局（黨組）辦公室陳新遠(yuǎn)2013年8月

公文格式規(guī)范

三、公文格式標(biāo)準(zhǔn)

四、公文格式常見問題辨析

一、公文的作用及特點二、公文種類第一部分公文的作用及特點黨政機關(guān)公文處理工作條例指出：黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。簡而言之，公文的作用大致體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）指導(dǎo)工作，傳達(dá)意圖（如：通知）（2）聯(lián)系工作，交流情況（如：函）（3）請示工作，答復(fù)問題（如：請示、批復(fù)）（4）總結(jié)工作，推廣經(jīng)驗。（通知、決定）（5）記載工作，積累史料（各文種）公文的特點一是權(quán)威性和政策性。二是針對性和指導(dǎo)性。三是規(guī)范性和約束性。四是程序性和嚴(yán)密性。五是對應(yīng)性和定向性。近年來公文標(biāo)準(zhǔn)的演變1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（中辦發(fā)〔1996〕14號），簡稱《條例》。該《條例》共12章40條。2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的，2001年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號），簡稱《辦法》。該《辦法》共9章57條。2012年4月16日，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于印發(fā)的<黨政機關(guān)公文處理條例>的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）2012年10月16日，自治區(qū)黨委辦公廳、自治區(qū)人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)《新疆維吾爾自治區(qū)黨政機關(guān)公文處理工作實施細(xì)則（試行）》的通知（新黨辦發(fā)〔2012〕37號）在學(xué)習(xí)貫徹中央、自治區(qū)有關(guān)文件的基礎(chǔ)上，2012年11月23日，局黨組下發(fā)了《關(guān)于進一步規(guī)范全局公文格式標(biāo)準(zhǔn)的通知（新地礦黨組〔2012〕119號）》第二部分公文種類2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)〔2012〕14號）指出：公文的種類主要有15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要第二部分公文種類（一）決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。（如：中國共產(chǎn)黨第十七次全國代表大會關(guān)于《中國共產(chǎn)黨章程（修正案）的決議、第十二屆全國人民代表大會第一次會議關(guān)于政府工作報告的決議）（二）決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（如：中共中央、國務(wù)院關(guān)于加快水利發(fā)展的決定、自治區(qū)人民政府關(guān)于取消和調(diào)整行政審批事項的決定）（三）命令（令）：是國家權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)、軍事機關(guān)及其負(fù)責(zé)人頒布的，具有強制執(zhí)行性質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)性、指揮性的下行公文。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。（如：中華人民共和國主席令、自治區(qū)人民政府主席令）第二部分公文種類（四）公報：適用于公布重要決定或者重大事項，按照類型可分為會議公報（如：中國共產(chǎn)黨第十八屆中央委員會第二次全體會議公報）、統(tǒng)計公報（如：關(guān)于第一次全國疾病單位普查結(jié)果的公報）、外交公報（中美聯(lián)合公報）（五）公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。公告具有高度的莊嚴(yán)性和權(quán)威性，通常是黨和國家高級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)宣布某些重大事項時才用，地方機關(guān)、基層單位、群眾團體一般不制發(fā)公告?？煞譃椋喊l(fā)布性公告、告知性公告、關(guān)涉國內(nèi)外有關(guān)方面事項的公告（如：中華人民共和國國務(wù)院公告、中華人民共和國最高人民法院公告）。第二部分公文種類（六）通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項，常用于交通、金融、公安、稅務(wù)等主管業(yè)務(wù)部門工作的辦理、要求或事務(wù)性事宜，可以通過報刊、廣播、電視公布，也可以張貼和發(fā)文，使通告內(nèi)容廣為人知。（如：新疆維吾爾自治區(qū)公安廳關(guān)于收繳管制刀具、危爆物品、涉恐涉暴宣傳品的通告）（七）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法，具有靈活性、多向性（上行文、下行文皆可）、多樣性（各單位都可使用）、建議性和規(guī)定性并存等特點（如：中共中央關(guān)于在全黨深入開展黨的群眾路線教育實踐活動的意見、中共新疆維吾爾自治區(qū)委員會關(guān)于在全區(qū)深入開展黨的群眾路線教育實踐活動的實施意見）。第二部分公文種類（八）通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通知被譽為公文中的“老黃牛”，是各級黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位使用最多的公文，按照類型可分為指示性通知（如：國務(wù)院辦公廳關(guān)于切實做好汛期災(zāi)害防范應(yīng)對工作的緊急通知）、批示（批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性）通知（如：國務(wù)院批轉(zhuǎn)城鄉(xiāng)建設(shè)部等部門關(guān)于進一步加強城市生活垃圾處理工作意見的通知》）、事項性通知（工作安排）、知照性通知（人事任免、機構(gòu)成立等）。（九）通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。按照類型可分為：表彰通報、批評通報、情況通報三種。第二部分公文種類（十）報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、回復(fù)上級機關(guān)的詢問，具有內(nèi)容的匯報性、語言的陳述性、行文的單向性、成文的事后性、雙向的溝通性等特點。（十一）請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。凡是下級機關(guān)無權(quán)決定、無力解決而確需上級機關(guān)給予明確指示、批準(zhǔn)或幫助的事項，都應(yīng)該以請示行文，具有請求性、事前性、單一性、程序性、限定性等特點。（十二）批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)機關(guān)請示事項。第二部分公文種類（十三）議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。（十四）函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（十五）紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項。第三部分公文格式標(biāo)準(zhǔn)（一）現(xiàn)行公文格式主要依據(jù)1、中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)〔2012〕14號）2、《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-2012）3、自治區(qū)黨委辦公廳自治區(qū)人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)《新疆維吾爾自治區(qū)黨政機關(guān)公文處理工作實施細(xì)則（試行）的通知（新黨辦發(fā)〔2012〕37號）4、自治區(qū)黨委辦公廳自治區(qū)人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)《自治區(qū)黨委、自治區(qū)人民政府公文格式標(biāo)準(zhǔn)》的通知（新黨廳字〔2012〕64號）5、局黨組《關(guān)于進一步規(guī)范全局公文格式標(biāo)準(zhǔn)的通知（新地礦黨組〔2012〕119號）》第三部分公文格式標(biāo)準(zhǔn)（二）公文格式的構(gòu)成1.基本要求紙張及尺寸：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，尺寸大小為210mm×297mm版面：公文版心尺寸為156×225mm，漢文版每頁22行，每行28個字，行間距為3號漢字高度的7/8。版面上空37mm，下空35mm，左、右各空27mm。為方便印制，每頁行數(shù)可視情況增加或減少一至兩行。增減行數(shù)時適當(dāng)調(diào)整行間距，保持版心高度不變。頁碼：用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，置于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字、雙頁碼居左空一字（維文版相反）。印刷：公文應(yīng)當(dāng)雙面印刷。裝訂：公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂（維文版右側(cè)裝訂）；采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差上下4mm，騎馬訂訂鋸均訂在折縫線上，平訂訂鋸與書脊間的距離為5mm.第三部分公文格式標(biāo)準(zhǔn)2.版頭部分（指分隔線以上的部分）（1）份號：用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。（2）密級和保密期限：用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，密級與保密期限用實心五角星隔開。（3）緊急程度：用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。（“特急”、“加急”兩種）（4）發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。（5）發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號加“號”字組成，居中編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，年份外加中文六角括號“〔〕”，發(fā)文順序號不編虛位（如：1不能編為01），不加“第”字。（6）簽發(fā)人：上行文（請示、報告等文種）需標(biāo)注簽發(fā)人姓名，“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字文件版頭部分不是所有要素齊備，視情況而定第三部分公文格式標(biāo)準(zhǔn)3.主體部分（指文件標(biāo)題至印制版記以的部分）（1）標(biāo)題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。2號小標(biāo)宋體字，編排于分隔線下空二行位置，一行或多行居中排布，標(biāo)題排列為正寶塔、倒寶塔或菱形，標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。（2）主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱。用3號仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格。（意見、決定、紀(jì)要等常用文種無主送機關(guān)）（3）正文：是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，段首左空二字。文中標(biāo)點符號要符合排版規(guī)則，數(shù)字、年份不能折行；結(jié)構(gòu)層次序數(shù)序數(shù)依次可用“一”、“（一）”、“1.”“（1）”標(biāo)注。（4）發(fā)文機關(guān)署名和成文日期：應(yīng)發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)署名和成文日期用3號仿宋體字；成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年月日標(biāo)全。第三部分公文格式標(biāo)準(zhǔn)3、主體部分（5）印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符，普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。單一機關(guān)行文時，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置。聯(lián)合行文時，印章應(yīng)與發(fā)文機關(guān)署名一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名。（6）附注：指公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。用3號仿宋體字，上空一行，左空二字，用小括號括起。（7）附件：指公文正文的說明、補充或者參考資料。如有附件，位于正文和發(fā)文機關(guān)署名之間與正文空開一行，”附件：“左空二字，后接排附件名稱，名稱后不加標(biāo)點符號。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)與附件說明的表述一致。第三部分公文格式標(biāo)準(zhǔn)4、版記部分（指分隔線至印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之間的部分）（1）分隔線：版記分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（0.25mm）。（2）抄送：指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)或個人。用4號仿宋體字，左右各空一字編排，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：指公文的送印機關(guān)和送印日期。用4號仿宋體字，編排在末條分隔線上，左右各空一個字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年月日標(biāo)全，后加印發(fā)二字。

第四部分公文格式常見問題辨析（一）公文格式要素不全。如：有的請示件未標(biāo)注簽發(fā)人，有的密級文件沒有標(biāo)注份號，有的文件附件不全等。（二）發(fā)文字號標(biāo)注不規(guī)范。如：有的單位發(fā)文字號的年份用圓括號“（）”或方括號“[]”標(biāo)注，有的單位序號出現(xiàn)編虛位（即0×號）等不規(guī)范格式。（三）文種使用不當(dāng)。一是生造文種。如：上報文件《××單位關(guān)于設(shè)備購置的申請》，申請不是規(guī)范文種，應(yīng)改成請示。二是錯用文種，突出表現(xiàn)在報告和請示的混用，如某單位上報文件《關(guān)于對××××進行維修和改造的報告》，請求局撥付資金對某建筑進行設(shè)備更換和維修改造，應(yīng)使用“請示”文種。三是文種重疊。如某單位上報文件《×××單位關(guān)于購買設(shè)備的請示報告》。第四部分公文格式常見問題辨析（四）公文標(biāo)題不規(guī)范。一是公文標(biāo)題中發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三要素不全。如：某單位報送文件名稱《請示》。二是標(biāo)題中濫用書名號等標(biāo)點符號。三是標(biāo)題冗長繁瑣，事由部分概括不能體現(xiàn)文件主題。（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。公文中的數(shù)字層次第一層應(yīng)為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，部分單位行文時出現(xiàn)序數(shù)層次倒置或?qū)哟翁S現(xiàn)象。（六）成文日期標(biāo)識不規(guī)范。成文日期應(yīng)以單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，部分單位把擬文日期或送簽日期作為成文日期；有的單位成文日期仍有大寫方式，未用阿拉伯?dāng)?shù)字。第四部分

公文格式常見問題辨析（七）附件、附注標(biāo)注不規(guī)范。有的單位附件數(shù)字寫法不對，將“1.”標(biāo)注為“1、