2023年電大秘書學(xué)試卷考試專用試題及答案資料

50３4試卷秘書學(xué)復(fù)習(xí)題本次學(xué)期考試以中央廣播電視大學(xué)出版社出版、張玲莉主編的《秘書理論與實(shí)務(wù)》為依據(jù)?？荚嚂r(shí)間為9０分鐘,考試形式為閉卷,考試題型有：填空題、判斷題、選擇題、簡(jiǎn)答題，案例分析題。一、填空題:1、秘書活動(dòng)的產(chǎn)生必須具有兩個(gè)基本條件:一是（秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件即社會(huì)管理組織）的出現(xiàn);二是（秘書活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件即文字和公文)的出現(xiàn)。2、公文解決涉及(收文解決）、（發(fā)文解決)和（公文解決)三個(gè)基本環(huán)節(jié)。3、禮儀基本內(nèi)容涉及（儀容）、(儀表)、（儀姿．儀態(tài)）、(氣質(zhì)風(fēng)度）。4、辦公室管理涉及四個(gè)要素：（組織目的)、（符合目的的運(yùn)轉(zhuǎn)方式）、（管理人員)和（科技管理手段)。5、秘書是在各種社會(huì)組織中，為領(lǐng)導(dǎo)者或私人（辦文)、(辦會(huì)）和（辦事)的參謀和助手。6、秘書面臨的溝通有兩種形式:(縱向溝通)、(橫向溝通)。7、（會(huì)議紀(jì)要）,合用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。8、（調(diào)查報(bào)告)是對(duì)某一情況、事件、經(jīng)驗(yàn)或問(wèn)題,根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報(bào)告。9、我國(guó)現(xiàn)行的１3種行政公文中最典型的上行文種是(請(qǐng)示)和(報(bào)告)，既可上行又可下行，還可平行的公文文種是(函）。10、辦公室布局一般有(封閉式）和（開放式)兩種。傳統(tǒng)的辦公室重要是（封閉式)的，現(xiàn)在較多采用(開放式)布局。1１、秘書在商務(wù)場(chǎng)合的著裝應(yīng)做到四個(gè)協(xié)調(diào):與(環(huán)境)協(xié)調(diào)、與(社會(huì)角色)協(xié)調(diào)、與（自身?xiàng)l件）協(xié)調(diào)和與(時(shí)節(jié))協(xié)調(diào)。１２、秘書工作的重要構(gòu)成要素可以概括為（辦文)、（辦會(huì))和（辦事)。二、判斷題：１、告知是最為常見(jiàn)的行政公文，屬于知照性公文。（√）2、通告的使用范圍大于公告。(×）3、繕印是指公文人員對(duì)已簽發(fā)的文稿進(jìn)行打印和用印。(×）4、會(huì)議記錄是記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。（×)5、公文解決涉及收文解決、發(fā)文解決和公文管理三個(gè)基本環(huán)節(jié)。（√)6、會(huì)議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特性。(√)7、公文解決要遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、公開、統(tǒng)一、簡(jiǎn)化的基本原則。(×）8、啟封是秘書特有的職責(zé),單位和領(lǐng)導(dǎo)的所有文獻(xiàn)、信件，秘書人員都有權(quán)拆封。(×)9、文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即成為定稿，文稿據(jù)此可以生效。(√）10、文獻(xiàn)用印要核算份數(shù)，超過(guò)份數(shù)的文獻(xiàn)不能蓋印,并要及時(shí)銷毀。（√）11、接待通常涉及五要素:來(lái)訪者、來(lái)訪意圖、接待地點(diǎn)、接待任務(wù)、接待方式。(×）1２、下行溝通是指上級(jí)作為信息發(fā)布者對(duì)下屬進(jìn)行的一種溝通。（√）13、名片應(yīng)放在伸手可及的地方,以便隨時(shí)取出，如放在褲子后口袋里。(×)１4、握手應(yīng)遵循“尊者決定”的原則，即由身份尊貴的人決定雙方有無(wú)握手的必要。(√)15、跨部門的橫向溝通通常采用會(huì)議、備忘錄、報(bào)告等形式，其中報(bào)告是最經(jīng)常采用的溝通形式。(×)１6、開放參觀活動(dòng)是指將組織內(nèi)部有關(guān)場(chǎng)合和作業(yè)程序?qū)ν忾_放的活動(dòng)。(√）17、一個(gè)設(shè)計(jì)合理的辦公室布局應(yīng)當(dāng)符合以下標(biāo)準(zhǔn):方便；整潔舒適；和諧統(tǒng)一；安全。(√）18、為別人作介紹時(shí),應(yīng)將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。(√)19、宴請(qǐng)和會(huì)談的座次安排一般應(yīng)遵循國(guó)際上“主左客右”的慣例安排。（√）20、值班時(shí)應(yīng)做到：準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、及時(shí)、熱情。（√)21、秘書是在各種社會(huì)組織中為領(lǐng)導(dǎo)者或私人辦文、辦會(huì)、辦事的參謀和助手。（√）22、印章最早出現(xiàn)于先秦時(shí)期，印章管理制度以唐代規(guī)定最為嚴(yán)格和具體。（√）２3、貼黃是宋朝首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在文書的寫錯(cuò)之處貼上黃紙,然后改正。(×)24、請(qǐng)示具有一文一事、請(qǐng)批相應(yīng)、事后行文等特點(diǎn)。（×)25、在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴(yán)厲,并防止別人作弊。(√)26、商末,朝廷中出現(xiàn)了我國(guó)最早的秘書機(jī)構(gòu)——太史寮。(√）２7、印章是一種標(biāo)志,具有權(quán)威作用、法律效力和憑證作用。(√）28、會(huì)見(jiàn)的目的是正式互換意見(jiàn),須達(dá)成書面協(xié)議并正式簽署協(xié)議。（×)２9、商務(wù)交際的禮節(jié)與禮貌重要涉及：致意、介紹、握手、寒暄等。(√）3０、會(huì)見(jiàn)合影，按禮賓順序，一般由主人居中,以主人右手為上,主客雙方間隔排列。（√）三、選擇題1、我國(guó)最早的秘書機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于:（A）A、商朝B、戰(zhàn)國(guó)C、秦朝D、漢朝2、(B）的出現(xiàn)是秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件。Ａ、皇帝Ｂ、社會(huì)管理組織C、文字Ｄ、公文３、貼黃是(Ｄ)首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯(cuò)之處貼上黃紙，然后改正。A、商朝B、秦朝C、漢朝D、唐朝4、指出下列不屬于秘書工作重要內(nèi)容的選項(xiàng)：(C）A、辦文B、辦事Ｃ、辦證D、辦會(huì)5、漢末曹操為魏王時(shí)，設(shè)“（D)”，從此,“秘書”由指物轉(zhuǎn)為指人。A、太史B、尚書C、丞相D、秘書令6、請(qǐng)指出對(duì)公文解決的特點(diǎn)說(shuō)法錯(cuò)誤的一項(xiàng)。（C)A、政治性B、時(shí)限性C、公開性D、規(guī)范性7、代表大會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置要體現(xiàn)的是(Ｃ)氣氛。A、莊嚴(yán)厲穆B、熱烈喜慶Ｃ、莊嚴(yán)隆重D、自由活潑8、下列選項(xiàng)不屬于公文解決的作用的一項(xiàng)是:（D)。A．助手作用B.樞紐作用C.查考作用D.總結(jié)作用9、下列程序中不屬于發(fā)文解決階段的是（Ｄ)。Ａ．?dāng)M稿B．審核C.繕印D.批辦10、下列選項(xiàng)不屬于會(huì)后工作的一項(xiàng)是(Ｃ）。Ａ、清理睬議文獻(xiàn)B、離會(huì)與送別C、撰寫會(huì)議記錄D、會(huì)議工作總結(jié)11、法規(guī)性公文以(C)日期為成文日期。A、簽發(fā)B、用印C、批準(zhǔn)D、定稿１2、官印被作為公文有效性的標(biāo)記,是從（Ｂ）開始的。A、商朝B、漢代C、唐朝Ｄ、宋朝1３、（Ｃ）是指重要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)審核過(guò)的文稿進(jìn)行最后審閱,并簽字批準(zhǔn)發(fā)文。A、批辦B、注辦C、簽發(fā)D、分發(fā)１4、橫向溝通最經(jīng)常采用的溝通形式是(B)。Ａ、面談Ｂ、會(huì)議Ｃ、備忘錄D、報(bào)告15、秘書做好隨從工作的重要目的是(C）。A.為領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)明良好環(huán)境Ｂ．保證領(lǐng)導(dǎo)者身體健康C.節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間Ｄ．提高領(lǐng)導(dǎo)效能１６、下列選項(xiàng)不屬于辦公室的辦事原則的是:(D)。A、服務(wù)原則Ｂ、高效原則Ｃ、保密原則Ｄ、分散原則１7、下列選項(xiàng)不屬于辦公室平常事務(wù)管理的是:(D)。A、郵件管理B、值班管理C、印信管理D、行政管理18、秘書應(yīng)把（D)作為接待工作的重要依據(jù)。A.領(lǐng)導(dǎo)指示B．單位條件C．來(lái)賓規(guī)定D.接待方案１9、(C）曾四次擔(dān)任中央秘書長(zhǎng)和軍委總政治部秘書長(zhǎng)職務(wù)。Ａ、毛澤東B、周恩來(lái)C、鄧小平Ｄ、瞿秋白2０、“尊者決定”的原則合用于（C)。Ａ、致意Ｂ、介紹C、握手D、寒暄21、下列選項(xiàng)不屬于秘書職業(yè)著裝“ＴO(shè)P”原則是（Ｄ)。A、整齊的Ｂ、適合特殊場(chǎng)合的Ｃ、舒適快樂(lè)的D、高級(jí)的22、下列中不符合設(shè)計(jì)合理的辦公室環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)的選項(xiàng)是（D)。A、方便B、安全C、整潔舒適Ｄ、豪華２３、接到打錯(cuò)的電話時(shí)，比較妥當(dāng)?shù)慕鉀Q方式是（Ｃ)。Ａ、告訴他打錯(cuò)了,然后掛電話。B、告訴對(duì)方你的號(hào)碼是什么。Ｃ、仔細(xì)問(wèn)他找的人是誰(shuí)，看能否幫忙。D、告訴他，查清楚號(hào)碼再打。2４、下列中不屬于公文解決的基本環(huán)節(jié)的選項(xiàng)是(C)。Ａ、收文解決B、發(fā)文解決C、辦文解決D、公文管理25、商末，朝廷中出現(xiàn)了我國(guó)最早的秘書機(jī)構(gòu)（A）。A、太史寮B、丞相府C、尚書臺(tái)D、太尉府２6、(A）是在收文解決和發(fā)文解決中的一個(gè)共同的工作程序。A、登記Ｂ、擬辦C、批辦D、用印27、(A)合用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作,反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。A、報(bào)告B、請(qǐng)示C、函D、調(diào)查報(bào)告2８、下列中不屬于商務(wù)交際的禮節(jié)與禮貌的選項(xiàng)是(A)。A、宴請(qǐng)B、致意C、握手D、寒暄２9、檔案集中制度產(chǎn)生于（D)。Ａ、商朝B、秦朝Ｃ、唐朝D、宋朝30、（D)是指文獻(xiàn)承辦完畢,由經(jīng)辦人在公文解決單上注明解決結(jié)果和解決日期。A、擬辦B、批辦C、承辦D、注辦四、簡(jiǎn)答題1、秘書活動(dòng)產(chǎn)生必須具有的條件是什么？答：秘書活動(dòng)產(chǎn)生必須具有的條件有兩個(gè)：（1)秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件,即社會(huì)管理組織的出現(xiàn)。（2)秘書活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件,即文字和公文的出現(xiàn)。請(qǐng)簡(jiǎn)述秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容是什么?答:秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：(1)文明禮貌。(2）愛(ài)崗敬業(yè)。（3）誠(chéng)實(shí)守信。（4)辦事公道。(5）勤儉節(jié)約,消費(fèi)有度。（６）遵紀(jì)守法，熟知熟用法規(guī)。(7）團(tuán)結(jié)協(xié)作，互助友愛(ài)。(8)實(shí)事求是,敢于創(chuàng)新。請(qǐng)簡(jiǎn)述秘書工作有什么作用?答:秘書工作有以下幾點(diǎn)作用：(1)參謀智囊的作用。（2)事務(wù)助手的作用。（３)樞紐的作用。（4）協(xié)調(diào)的作用。（5）窗口的作用。（6)信息的作用。4、請(qǐng)簡(jiǎn)述收文解決和發(fā)文解決的環(huán)節(jié)。答：收文解決,指各單位圍繞所收公文進(jìn)行的一系列程序性工作，重要涉及對(duì)公文的簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作環(huán)節(jié);發(fā)文解決，指各單位圍繞所發(fā)公文進(jìn)行的一系列程序性工作，重要涉及對(duì)公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記和分發(fā)等工作環(huán)節(jié)。５、請(qǐng)簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)工作的原則。答：會(huì)務(wù)工作的原則涉及:(１)認(rèn)真領(lǐng)略領(lǐng)導(dǎo)意圖和會(huì)議的指導(dǎo)思想;(2）熟悉和掌握會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況；(3)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定會(huì)議安排；(4)精心組織,周到服務(wù)；(5）重視并妥善做好會(huì)議的善后工作。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄有什么區(qū)別？答:會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別有四點(diǎn)：（１）性質(zhì)不同。會(huì)議紀(jì)要是規(guī)定性行政公文，而會(huì)議紀(jì)要是記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的事物性文書。(2)內(nèi)容的繁簡(jiǎn)限度不同。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容是對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、提煉而形成的會(huì)議內(nèi)容的要點(diǎn),重點(diǎn)體現(xiàn)會(huì)議的宗旨;而會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議情況的原始、詳盡的記錄，重點(diǎn)體現(xiàn)會(huì)議的過(guò)程性和具體性。（3)形式有所不同。會(huì)議紀(jì)要具有公文的規(guī)范格式，而會(huì)議記錄的形式則比較靈活和自由，會(huì)議紀(jì)要通常采用總分式結(jié)構(gòu)，而會(huì)議記錄則采用順時(shí)結(jié)構(gòu)。（4)處置方式和作用不同。會(huì)議紀(jì)要一般可以文獻(xiàn)的形式發(fā)布或在報(bào)刊升公開發(fā)表,用來(lái)“傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”，而會(huì)議記錄只作為內(nèi)部資料,以備查考。請(qǐng)簡(jiǎn)述接待工作的原則答：接待工作的原則有:（１)熱情大方，注重實(shí)效。（2）認(rèn)真負(fù)責(zé),細(xì)致周到。(3）保證安全,內(nèi)外有別。(4）勤儉節(jié)約,講究禮儀。請(qǐng)簡(jiǎn)述辦公室的辦事原則答:辦公室的辦事原則重要涉及:(1)服務(wù)原則。(2）高效原則。（3)保密原則。（４）統(tǒng)一原則。五、案例分析(一）意外的電話這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會(huì)。公司有規(guī)定，在開董事會(huì)時(shí)會(huì)，參與人員一般不接電話,等散了再說(shuō)。十點(diǎn)左右,公司的大客戶李總來(lái)電話，他對(duì)孫總的秘書于雪說(shuō)他有急事要與孫總商議。面對(duì)這種情況,于雪應(yīng)當(dāng)如何解決？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a、李總,對(duì)不起!我們老總正在開會(huì)，不能接聽電話。ｂ、李總,實(shí)在不湊巧,我們孫總正在參與董事會(huì),估計(jì)會(huì)議要到12點(diǎn)鐘才結(jié)束?；仡^我們?cè)俳o您來(lái)個(gè)電話，您看這樣可以嗎？c、李總，請(qǐng)您稍等一下，孫總剛剛散會(huì),我立即幫您去找找。d、李總請(qǐng)您等一下，我立即叫我們孫總來(lái)接電話?。?、李總,實(shí)在對(duì)不起,我們孫總不在公司。問(wèn)題對(duì)于于雪以上幾種選擇,你認(rèn)為哪種選擇比較合適,請(qǐng)說(shuō)明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。答：選C是比較合適的，由于當(dāng)于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向?qū)O總悄悄報(bào)告，聽取他的指示，假如孫總認(rèn)為事情不急，不樂(lè)意去接電話，那么,于雪就可以這樣回答對(duì)方:“實(shí)在對(duì)不起,這會(huì)兒不知孫總上哪兒去了,回頭見(jiàn)著孫總,我們就給您去個(gè)電話,您看這樣可以嗎?”假如孫總樂(lè)意來(lái)接,于雪就可以說(shuō)剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進(jìn)退自如選A之所以不合適,重要是沒(méi)有考慮到對(duì)方的感受。對(duì)方會(huì)想:既然你們孫總在公司,只但是是在開會(huì)，那為什么就不能抽幾分鐘來(lái)接個(gè)電話呢?你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的標(biāo)語(yǔ)嗎，為什么在這個(gè)時(shí)候你開會(huì)的事就一定比我的事重要呢?對(duì)方也許越想越氣憤。所以，盡管于雪回答的語(yǔ)氣委婉,態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。選B也不合適。對(duì)方也許覺(jué)得自己急得火燒眉毛了,還要等到十二點(diǎn)鐘，那心里肯定不是滋味。選D明顯不合適，由于公司有規(guī)定,領(lǐng)導(dǎo)人開會(huì)時(shí)一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總批準(zhǔn)就答應(yīng)對(duì)方,那不僅違反了公司規(guī)定，并且是非常草率的,假如孫總不來(lái)接電話，那她又如何答復(fù)客戶呢？選Ｅ也是不合適的,于雪這樣回答多少會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得孫總是不樂(lè)意接他的電話或者是在故意回避他。假如對(duì)方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方此后的合作。(二）一天上午，某公司董事長(zhǎng)忽然收到一封非常無(wú)禮的來(lái)信，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來(lái)的。董事長(zhǎng)怒氣沖沖地把秘書叫來(lái)，讓她記錄自己口述的回信：我沒(méi)有想到會(huì)收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長(zhǎng)時(shí)間的業(yè)務(wù)往來(lái),但事到如今，我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例，我要將這件事公之于眾!董事長(zhǎng)口述完上述復(fù)信內(nèi)容,要秘書將信打好寄走。對(duì)于董事長(zhǎng)的吩咐,秘書應(yīng)當(dāng)采用什么樣的態(tài)度呢?下面是四種不同的解決辦法：A.“是,我立刻照辦！”秘書回到辦公室按董事長(zhǎng)的口述將信打印好并寄走了。Ｂ．秘書認(rèn)為董事長(zhǎng)在盛怒中做出的決定有欠妥當(dāng),假如將信寄出，對(duì)公司和董事長(zhǎng)本人都非常不利，所以,沒(méi)有執(zhí)行董事長(zhǎng)的指示,而是將信“壓下來(lái)”。C.秘書不執(zhí)行董事長(zhǎng)的指示,并提出忠告:“董事長(zhǎng)，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)!想一想這樣的信寄出去會(huì)有什么樣的后果吧。對(duì)方寫來(lái)這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關(guān)系呢？我們還是先反省一下自己,再慎重解決這件事吧。”Ｄ.秘書退下去將信打印出來(lái)，但沒(méi)有立即寄走,而是等到當(dāng)天快下班的時(shí)候，見(jiàn)董事長(zhǎng)怒氣已消,將打印好的信遞給董事長(zhǎng)，“董事長(zhǎng),您交代的信已經(jīng)打印好,請(qǐng)您過(guò)目，您覺(jué)得這樣可以寄出去嗎？”(材料來(lái)源：夏目通利《秘書常識(shí)趣談》)請(qǐng)問(wèn),在以上Ａ、B、C、Ｄ四位秘書的解決方法中，哪一種最妥當(dāng)？哪一種最不妥當(dāng)？為什么?答：Ｄ的解決方法最妥當(dāng)。Ｃ的解決方法最不妥當(dāng)。領(lǐng)導(dǎo)在氣憤時(shí)做出的決定很也許是不對(duì)的的,假如像Ａ那樣立即照辦，信一旦寄出，將無(wú)法挽回也許導(dǎo)致的損失，假如領(lǐng)導(dǎo)冷靜下來(lái)后想改變決定也沒(méi)有機(jī)會(huì)了。假如像B那樣悄悄壓下信件，不執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,則有越權(quán)性質(zhì)，如領(lǐng)導(dǎo)將來(lái)查問(wèn)此事,秘書將無(wú)法交代。董事長(zhǎng)也也許早就想同這家代理商終止往來(lái)，這封信只是一根導(dǎo)火索而已。C在領(lǐng)導(dǎo)情緒惡劣時(shí)以教訓(xùn)的語(yǔ)氣當(dāng)面“忠告”,無(wú)異于火上澆油,既不符合秘書的身分,也不利于領(lǐng)導(dǎo)冷靜思考問(wèn)題，不管董事長(zhǎng)的決定是對(duì)是錯(cuò),Ｃ的作法都沒(méi)有任何好處。Ｄ的解決方法既執(zhí)行了領(lǐng)導(dǎo)的指示，也給領(lǐng)導(dǎo)留下了冷靜下來(lái)后仔細(xì)思考改變決定的余地,由于假如董事長(zhǎng)的確是在沖動(dòng)的狀況下做出了錯(cuò)誤的決定,則通過(guò)半天的思考，他會(huì)自我反省,這時(shí)秘書將信遞給他,并以委婉的語(yǔ)氣表達(dá)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決定的不同見(jiàn)解,事實(shí)上給了領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)重新決策的機(jī)會(huì);假如董事長(zhǎng)冷靜下來(lái)后仍然決定與對(duì)方絕交,那也必有他的道理，秘書再將信寄出也不遲。（三）8月１0日，公司的總經(jīng)理出差了,期限是從８月1０日至8月２0日,預(yù)定20日上午回來(lái)。秘書小蘇負(fù)責(zé)解決公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封,一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)解決。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室,小蘇說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里,又拆開總經(jīng)理辦公室收件,一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參與定于8月20日下午的研討會(huì),小蘇想,總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參與這次研討會(huì)，20日他正好回來(lái),一定會(huì)參與的。于是小蘇打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參與會(huì)議,并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面尚有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小蘇不知道如何解決,她把照片又放回了信封中。小蘇解決郵件的做法是否對(duì)的?假如不對(duì)的，對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的？答:小蘇解決郵件的做法不對(duì)的，理由如下：（1）寄自天津分公司的郵件,小蘇應(yīng)當(dāng)交給銷售科長(zhǎng)本人簽收，或者在交給小李后讓其簽收,以作憑證。(2)小蘇應(yīng)當(dāng)在總經(jīng)理辦公桌的顯眼處放一張字條，上面寫上這封郵件的相關(guān)內(nèi)容,好讓總經(jīng)理知道自己有一封郵件未看。（３)小蘇不能自作主張,替總經(jīng)理出席研討會(huì)，她應(yīng)當(dāng)打電話請(qǐng)示總經(jīng)理。小蘇不應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)樸地把裝有兩張照片的郵件放回信封了事，她應(yīng)當(dāng)找部門領(lǐng)導(dǎo)解決此事。辦公室主任老宋把會(huì)議一切準(zhǔn)備工作都作了安排，但到了開會(huì)的前一天，忽然因公必須外出,臨行前，他反復(fù)交待要認(rèn)真仔細(xì)地檢查會(huì)場(chǎng)，秘書們都點(diǎn)頭答應(yīng)。大會(huì)開幕那天,仍不放心的老宋還是趕了回來(lái)。到主持大會(huì)者宣布奏國(guó)歌時(shí)，擴(kuò)音器傳上的卻不是國(guó)歌，當(dāng)場(chǎng)人驚呆了。本來(lái)音響設(shè)備沒(méi)有檢查。這時(shí)，老宋一個(gè)箭步躍上主席臺(tái),關(guān)了擴(kuò)音器,用沙啞的聲音唱道“起來(lái)，不愿…………”指揮與會(huì)者唱國(guó)歌,人們這才從國(guó)歌聲中把思想集聚到會(huì)場(chǎng)上來(lái)。請(qǐng)你談?wù)勀銓?duì)此事的見(jiàn)解。答：會(huì)議的組織對(duì)秘書人員的規(guī)定很高。會(huì)議的順利進(jìn)行不僅依賴充足、細(xì)致的會(huì)前準(zhǔn)備工作,還需要嚴(yán)謹(jǐn)、周密的會(huì)間組織工作；不僅要有健全的會(huì)議工作機(jī)構(gòu)、縝密的會(huì)議議程與日程，還要做好各項(xiàng)具體的會(huì)務(wù)工作，明確分工,責(zé)任到人，安排得力,運(yùn)轉(zhuǎn)有序，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)周嚴(yán)、操縱自如的會(huì)議工作系統(tǒng)。秘書會(huì)務(wù)工作中，會(huì)前、會(huì)間的工作服務(wù)都是緊密相連的，必須互相銜接，整體推動(dòng),避免出現(xiàn)差錯(cuò)。這樣，才干保證會(huì)議質(zhì)量。任何一個(gè)環(huán)節(jié),任何一項(xiàng)具體事務(wù)上出現(xiàn)差錯(cuò)和疏漏,都也許會(huì)影響會(huì)議6的效果。會(huì)間調(diào)度是指會(huì)議進(jìn)行期間對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容及會(huì)場(chǎng)服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。老宋較好地對(duì)會(huì)場(chǎng)上臨時(shí)出現(xiàn)的意外情況進(jìn)行了解決,及時(shí)的解決了問(wèn)題，在碰到問(wèn)題時(shí)可