企業(yè)檔案管理制度

1、總則

檔案治理制度YT-051-2022

版本/修改：2/1為標(biāo)準(zhǔn)公司檔案治理工作，特制定本制度。家、社會(huì)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料等歷史記錄。和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。和指導(dǎo)。公司檔案工作列入企業(yè)進(jìn)展規(guī)劃和年度打算，實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃。公司各類文件材料的形成、積存、整理和歸檔工作，納入公司有關(guān)部門職責(zé)經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)和工作打算。2、檔案治理體制兼職檔案人員形成網(wǎng)絡(luò)，定期開展業(yè)務(wù)活動(dòng)。卷整理和歸檔，并定期向公司檔案治理辦公室移交保管。公司配置庫(kù)房和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。3、歸檔治理科技檔案產(chǎn)品檔案應(yīng)形成資料的歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲措施、應(yīng)急預(yù)案等。品研制打算任務(wù)書；市場(chǎng)調(diào)研、技術(shù)經(jīng)濟(jì)可行性報(bào)告；品試制大綱?！苍嚒布紮?quán)威鑒定、評(píng)估意見。產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)申報(bào)資料〔上級(jí)主管批示，各級(jí)獲獎(jiǎng)證書?！舶ù?jí)社認(rèn)證、用戶認(rèn)證、國(guó)家強(qiáng)制許可認(rèn)證、體系認(rèn)證等。產(chǎn)品生產(chǎn)重大惡性質(zhì)量事故分析報(bào)告等。設(shè)備檔案應(yīng)形成資料歸檔范圍料；決算書〔非閉口價(jià)〕等。交工資料：據(jù)；資質(zhì)材料；工程合同審批；合同原件及技術(shù)協(xié)議。工圖等；〔特別是壓力容器、行車等特種設(shè)備，器專用章、竣工章”三章并存?！脖O(jiān)理總結(jié)報(bào)告等。基建檔案應(yīng)形成資料歸檔范圍主要工程工程的建筑物、構(gòu)筑物施工技術(shù)文件：及施工企業(yè)資質(zhì)證明等；施工方案、組織設(shè)計(jì)及報(bào)批文件、施工打算等；全套設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)變更說(shuō)明及變更圖等；原材料構(gòu)件出廠證明、建筑材料試驗(yàn)報(bào)告等；施工定位測(cè)量復(fù)核記錄、地質(zhì)勘察報(bào)告等；土、巖試驗(yàn)報(bào)告、根底處理、樁基工程記錄、地基驗(yàn)槽記錄等；境影響報(bào)告書和批復(fù)；總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件。申請(qǐng)竣工報(bào)告；監(jiān)理總結(jié)報(bào)告；施工中質(zhì)量大事日記等?？⒐D等以及重要工程工程的“三同時(shí)”資料。以上資料在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)辦理歸檔手續(xù)?？蒲袡n案應(yīng)形成資料歸檔范圍〔課題〕開題報(bào)告，工程〔課題〕論證、調(diào)研報(bào)告、審批文件、〔課題〕爭(zhēng)論打算或?qū)嵤┓桨?。料、?jì)算材料、階段爭(zhēng)論試驗(yàn)報(bào)告?？偨Y(jié)鑒定驗(yàn)收〔課題〕工作總結(jié)、爭(zhēng)論技術(shù)報(bào)告、論文和專著、技術(shù)性能〔課題〕經(jīng)費(fèi)決算、科研成果鑒定證書、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益證明。獲獎(jiǎng)憑證、專利文件。及工作總結(jié)、用戶反響意見和國(guó)內(nèi)、外學(xué)術(shù)溝通、宣傳報(bào)道材料。告及成果登記表、最終成果；科研課題專題論文、報(bào)告、專著、工作總結(jié)，專家權(quán)威鑒定意見?；ā⒃O(shè)備、技改工程檔案驗(yàn)收、歸檔要求但凡立項(xiàng)的工程〔包括購(gòu)置設(shè)備〕都必需由檔案室在工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告〔設(shè)備〕上簽署竣工資料及隨機(jī)資料根本完整歸檔的意見，工程〔設(shè)備〕才賜予驗(yàn)收。98%100%。清單歸檔不完整、不準(zhǔn)確，要作為月度考核依據(jù)報(bào)企管。要在電子光盤中表達(dá)出來(lái)?？⒐D除進(jìn)口部格外一律使用藍(lán)圖，有利于長(zhǎng)期保存和工作利用。份、隨機(jī)圖歸檔兩份，竣工圖和隨機(jī)圖電子版以光盤形式歸檔一份。歸檔材料應(yīng)編制移交名目，一式二份，交接雙方清點(diǎn)簽字后各執(zhí)一份。工程竣工圖章構(gòu)造竣工圖竣工圖1施工單位7編制人審核人75技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期7監(jiān)理單位7總監(jiān)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理720 20 20 20技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章尺寸：50mm×80mm。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。1/3建設(shè)單位檔案應(yīng)形成竣工資料歸檔范圍等、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及紅線圖、劃撥建設(shè)用地文件、國(guó)有土地使用證。條件、地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知單〔書、地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告、件、設(shè)計(jì)計(jì)算書。件、施工承包合同、工程監(jiān)理招投標(biāo)文件、監(jiān)理托付合同。開工審批文件：建設(shè)工程列入年度打算的申報(bào)文件、建設(shè)工程列入年度可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等、證明、工程質(zhì)量監(jiān)視手續(xù)。施工預(yù)算。工程工程治理組織架構(gòu)等其他類合同檔案應(yīng)形成的資料歸檔范圍：〔議標(biāo)申請(qǐng)審批表、〔議標(biāo)〕狀況匯報(bào)、中標(biāo)通知書、企業(yè)資質(zhì)介紹文件、招投標(biāo)資料。4、文書檔案歸檔范圍〔1〕但凡上級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文及在執(zhí)行過(guò)程中形成的一系列資料；本公司在黨群工作、行政治理、經(jīng)營(yíng)治理、生產(chǎn)技術(shù)治理活動(dòng)中所形成的具有保都要?dú)w檔。重要會(huì)議紀(jì)要；年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表；生產(chǎn)狀況匯編；各種合同、協(xié)議、契約；各種證書及外出開會(huì)的重要文件、資料等。歸檔時(shí)限后歸檔。歸檔要求每件案卷均注明保管期限。4.4、會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍會(huì)計(jì)憑證：記賬憑證及各種原始憑證。會(huì)計(jì)報(bào)表：財(cái)務(wù)本錢決算及月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等。會(huì)計(jì)賬簿：總分類賬及財(cái)務(wù)本錢各明細(xì)分類賬。其他部門應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料歸檔時(shí)限后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部移交檔案室保存。歸檔要求歸檔材料要求內(nèi)容連續(xù)完整、準(zhǔn)確。理立卷，裝訂要標(biāo)準(zhǔn)化，封面書寫齊全，并編上流水號(hào)。份。保管期限永久保管254.5、聲像檔案歸檔范圍本公司召開的重要會(huì)議的主要照片、錄像帶、錄音帶等。像帶、錄音帶等。本公司歷史活動(dòng)的照片、錄像帶、錄音帶等。本公司外事往來(lái)活動(dòng)的照片、錄像帶、錄音帶等。企業(yè)典型人物工作活動(dòng)的照片、講話錄音等。本公司歷年的各種獎(jiǎng)狀、證書的照片及有關(guān)文字說(shuō)明。本公司歷年產(chǎn)品、技術(shù)開發(fā)成果的照片、錄像帶、錄音帶等。歸檔時(shí)限歸檔，一般不應(yīng)跨年度。歸檔要求片形成的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、事由；貝件，必需制成紙質(zhì)文件。歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本。錄音帶歸檔，應(yīng)記載講話時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、講話人。錄像帶歸檔，應(yīng)記載錄像時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、盤數(shù)。如是以電子媒介形式存在的聲像檔案，按電子檔案歸檔要求執(zhí)行。4.6、電子檔案確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性。值的各種電子文件都必需歸檔。任何個(gè)人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。歸檔范圍：處理軟件及軟件的型號(hào)、名稱、版本號(hào)等說(shuō)明性的電子文件。OA用數(shù)碼相機(jī)拍攝的靜態(tài)圖像文件；用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)將照片檔案、的圖像處理、文學(xué)識(shí)別軟件、解壓縮工具軟件。計(jì)或繪圖軟件。用攝像機(jī)直接獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。4.4.6.3.6用音頻設(shè)備獲得的并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的音頻文件。4.6.3.7各類治理系統(tǒng)軟件，及軟件中產(chǎn)生的名目數(shù)據(jù)庫(kù)及相應(yīng)的電子文件；數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)展說(shuō)明的電子文件。歸檔時(shí)限可實(shí)行實(shí)時(shí)進(jìn)展或依據(jù)各類檔案的歸檔時(shí)限規(guī)定執(zhí)行。歸檔要求責(zé)。驗(yàn)。相關(guān)說(shuō)明及描述上保持全都。字后各執(zhí)一份。保管和利用求的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供給利用，一套異地保管。存，覺察問(wèn)題應(yīng)準(zhǔn)時(shí)實(shí)行恢復(fù)措施。檔案室要求具備符合歸檔電子文件安全要求的保管條件，符合《電子文件歸檔與治理標(biāo)準(zhǔn)》中防磁、控溫等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件的保管期限，參照各類檔案紙質(zhì)文件保管期限的規(guī)定執(zhí)行。檔案室應(yīng)妥當(dāng)供給歸檔電子文件利用，執(zhí)行有關(guān)權(quán)限規(guī)定；供給利用密措施。統(tǒng)計(jì)，按規(guī)定作出分析，覺察問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，作出妥當(dāng)處理。5、檔案保密治理5.1國(guó)家批準(zhǔn)的制造；可以成為制造的階段性成果；屬保密的其他科研成果；企業(yè)獨(dú)有的技術(shù)訣竅及傳統(tǒng)工藝；帶“密”的上下文件；企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料，會(huì)計(jì)檔案、職工檔案的內(nèi)含資料；5.2列為“絕密”級(jí)。工程，列為“機(jī)密”級(jí)。列為“隱秘”級(jí)〔包括企業(yè)內(nèi)部審計(jì)檔案及員工人事檔案等。上級(jí)來(lái)文，除上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門冠有密級(jí)的文件外，一般作為“內(nèi)部級(jí)〔括企業(yè)經(jīng)營(yíng)，財(cái)務(wù)檔案等。不屬于上述保密級(jí)以外的一般性檔案，均屬于“開放”級(jí)檔案。程師審批〔其中絕密和機(jī)密級(jí)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.3、檔案的利用絕密級(jí)——僅限于由總經(jīng)理批準(zhǔn)，指定的直接需要人員使用；機(jī)密級(jí)——由總經(jīng)理部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只限于直接需要的人員使用；理部領(lǐng)導(dǎo)同意；5.4、保密措施檔案治理人員和檔案利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和匙，由檔案室指定人員把握。理登記后，由檔案人員伴隨進(jìn)展查閱有關(guān)內(nèi)容，不得超越指定內(nèi)容。查閱保密檔案，只限于在檔案室內(nèi)進(jìn)展，需摘錄或復(fù)制的檔案內(nèi)容由批檔案室保管，不得占為己有。檔案室一般不接待外賓查閱檔案。狀況，馬上處理。發(fā)生失密、泄密和檔案被盜大事時(shí)，要馬上報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要寫行政處分；構(gòu)成犯罪者，依法追究刑事責(zé)任。人，不準(zhǔn)攜帶探親訪友或出入公共場(chǎng)所。錄。6、檔案利用治理〔重要資料持總經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)證明，檔案室供給利用。準(zhǔn)后，檔案室供給利用。利用檔案一般只限在閱檔室查閱，因特別狀況確需外借者，一般檔案應(yīng)經(jīng)檔的保密檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。的責(zé)任。檔案利用者未經(jīng)允許不得摘抄、復(fù)制檔案。確需摘抄、復(fù)制檔案者，須經(jīng)檔理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有缺頁(yè)、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)馬上追查處理。案利用狀況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)分析。凡調(diào)離本單位人員，離職前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。7、檔案鑒定與銷毀析檔案的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確劃定檔案的銷毀范圍。檔案鑒定一般實(shí)行逐卷逐件審查的直接鑒定法。檔案鑒定工作一般每5-10年進(jìn)展一次。檔案鑒定工作按以下程序進(jìn)展：鑒定工作申請(qǐng)包括鑒定目的、內(nèi)容、參與人員、所需時(shí)間等。部門人員參與?？萍紮n案的鑒定銷毀由生技部門或裝備部與檔案室一起聯(lián)合鑒定后監(jiān)視銷毀。會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章?！矐{證〕應(yīng)抽出，另行立卷，由檔案室保管到債權(quán)、債務(wù)結(jié)清為止。電子文件的鑒定銷毀參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子文件在辦理審批手續(xù)后，在符同時(shí)列出銷毀文件名目存檔備查。按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。的檔案進(jìn)展登記造冊(cè)，并提交檔案鑒定報(bào)告。領(lǐng)導(dǎo)審查、批準(zhǔn)檔案鑒定報(bào)告，在檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。復(fù)核，檔案銷毀后，分別在銷毀清冊(cè)上簽字。任何部門或個(gè)人均不得將應(yīng)銷毀的檔案做其他用途或當(dāng)作廢紙出售。處理工作。檔，永久保存。8、檔案庫(kù)房治理檔案庫(kù)房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，是供給利用檔案的中心。檔案防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密〕工作，確保檔案完整安全。濕度應(yīng)掌握在45%—60%。庫(kù)房溫濕度記錄要有專人負(fù)責(zé)，每天記錄一次，并準(zhǔn)時(shí)記錄。