企業(yè)檔案管理制度

1、總則

檔案治理制度YT-051-2022

版本/修改：2/1為標準公司檔案治理工作，特制定本制度。家、社會有保存價值的各種形式的文件材料等歷史記錄。和歷史真實面貌的一項重要工作。和指導。公司檔案工作列入企業(yè)進展規(guī)劃和年度打算，實行統(tǒng)籌規(guī)劃。公司各類文件材料的形成、積存、整理和歸檔工作，納入公司有關部門職責經(jīng)營等各項活動和工作打算。2、檔案治理體制兼職檔案人員形成網(wǎng)絡，定期開展業(yè)務活動。卷整理和歸檔，并定期向公司檔案治理辦公室移交保管。公司配置庫房和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。3、歸檔治理科技檔案產(chǎn)品檔案應形成資料的歸檔范圍標準、獎懲措施、應急預案等。品研制打算任務書；市場調研、技術經(jīng)濟可行性報告；品試制大綱?！苍嚒布紮嗤b定、評估意見。產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)申報資料〔上級主管批示，各級獲獎證書?！舶ù壣缯J證、用戶認證、國家強制許可認證、體系認證等。產(chǎn)品生產(chǎn)重大惡性質量事故分析報告等。設備檔案應形成資料歸檔范圍料；決算書〔非閉口價〕等。交工資料：據(jù)；資質材料；工程合同審批；合同原件及技術協(xié)議。工圖等；〔特別是壓力容器、行車等特種設備，器專用章、竣工章”三章并存?！脖O(jiān)理總結報告等?；n案應形成資料歸檔范圍主要工程工程的建筑物、構筑物施工技術文件：及施工企業(yè)資質證明等；施工方案、組織設計及報批文件、施工打算等；全套設計圖、設計變更說明及變更圖等；原材料構件出廠證明、建筑材料試驗報告等；施工定位測量復核記錄、地質勘察報告等；土、巖試驗報告、根底處理、樁基工程記錄、地基驗槽記錄等；境影響報告書和批復；總體規(guī)劃設計、初步設計及其報批文件。申請竣工報告；監(jiān)理總結報告；施工中質量大事日記等?？⒐D等以及重要工程工程的“三同時”資料。以上資料在工程竣工驗收后一個月內辦理歸檔手續(xù)?？蒲袡n案應形成資料歸檔范圍〔課題〕開題報告，工程〔課題〕論證、調研報告、審批文件、〔課題〕爭論打算或實施方案。料、計算材料、階段爭論試驗報告。總結鑒定驗收〔課題〕工作總結、爭論技術報告、論文和專著、技術性能〔課題〕經(jīng)費決算、科研成果鑒定證書、經(jīng)濟和社會效益證明。獲獎憑證、專利文件。及工作總結、用戶反響意見和國內、外學術溝通、宣傳報道材料。告及成果登記表、最終成果；科研課題專題論文、報告、專著、工作總結，專家權威鑒定意見?；ā⒃O備、技改工程檔案驗收、歸檔要求但凡立項的工程〔包括購置設備〕都必需由檔案室在工程驗收報告〔設備〕上簽署竣工資料及隨機資料根本完整歸檔的意見，工程〔設備〕才賜予驗收。98%100%。清單歸檔不完整、不準確，要作為月度考核依據(jù)報企管。要在電子光盤中表達出來。竣工圖除進口部格外一律使用藍圖，有利于長期保存和工作利用。份、隨機圖歸檔兩份，竣工圖和隨機圖電子版以光盤形式歸檔一份。歸檔材料應編制移交名目，一式二份，交接雙方清點簽字后各執(zhí)一份。工程竣工圖章構造竣工圖竣工圖1施工單位7編制人審核人75技術負責人編制日期7監(jiān)理單位7總監(jiān)現(xiàn)場監(jiān)理720 20 20 20技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章尺寸：50mm×80mm。竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。1/3建設單位檔案應形成竣工資料歸檔范圍等、建設用地規(guī)劃許可證及紅線圖、劃撥建設用地文件、國有土地使用證。條件、地震調查、建設用地釘樁通知單〔書、地形測量和撥地測量成果報告、件、設計計算書。件、施工承包合同、工程監(jiān)理招投標文件、監(jiān)理托付合同。開工審批文件：建設工程列入年度打算的申報文件、建設工程列入年度可證、審計證明、繳納綠化建設費等、證明、工程質量監(jiān)視手續(xù)。施工預算。工程工程治理組織架構等其他類合同檔案應形成的資料歸檔范圍：〔議標申請審批表、〔議標〕狀況匯報、中標通知書、企業(yè)資質介紹文件、招投標資料。4、文書檔案歸檔范圍〔1〕但凡上級機關的來文及在執(zhí)行過程中形成的一系列資料；本公司在黨群工作、行政治理、經(jīng)營治理、生產(chǎn)技術治理活動中所形成的具有保都要歸檔。重要會議紀要；年度統(tǒng)計報表；生產(chǎn)狀況匯編；各種合同、協(xié)議、契約；各種證書及外出開會的重要文件、資料等。歸檔時限后歸檔。歸檔要求每件案卷均注明保管期限。4.4、會計檔案歸檔范圍會計憑證：記賬憑證及各種原始憑證。會計報表：財務本錢決算及月報、季報、年報等。會計賬簿：總分類賬及財務本錢各明細分類賬。其他部門應保存的會計核算專業(yè)資料歸檔時限后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部移交檔案室保存。歸檔要求歸檔材料要求內容連續(xù)完整、準確。理立卷，裝訂要標準化，封面書寫齊全，并編上流水號。份。保管期限永久保管254.5、聲像檔案歸檔范圍本公司召開的重要會議的主要照片、錄像帶、錄音帶等。像帶、錄音帶等。本公司歷史活動的照片、錄像帶、錄音帶等。本公司外事往來活動的照片、錄像帶、錄音帶等。企業(yè)典型人物工作活動的照片、講話錄音等。本公司歷年的各種獎狀、證書的照片及有關文字說明。本公司歷年產(chǎn)品、技術開發(fā)成果的照片、錄像帶、錄音帶等。歸檔時限歸檔，一般不應跨年度。歸檔要求片形成的時間、地點、內容、人物、事由；貝件，必需制成紙質文件。歸檔時應同時保存文件的電子版本和紙質版本。錄音帶歸檔，應記載講話時間、地點、內容、講話人。錄像帶歸檔，應記載錄像時間、地點、內容、人物、盤數(shù)。如是以電子媒介形式存在的聲像檔案，按電子檔案歸檔要求執(zhí)行。4.6、電子檔案確保電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性。值的各種電子文件都必需歸檔。任何個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。歸檔范圍：處理軟件及軟件的型號、名稱、版本號等說明性的電子文件。OA用數(shù)碼相機拍攝的靜態(tài)圖像文件；用掃描儀、數(shù)碼相機將照片檔案、的圖像處理、文學識別軟件、解壓縮工具軟件。計或繪圖軟件。用攝像機直接獲得的動態(tài)圖像文件。4.4.6.3.6用音頻設備獲得的并經(jīng)計算機處理的音頻文件。4.6.3.7各類治理系統(tǒng)軟件，及軟件中產(chǎn)生的名目數(shù)據(jù)庫及相應的電子文件；數(shù)據(jù)來源進展說明的電子文件。歸檔時限可實行實時進展或依據(jù)各類檔案的歸檔時限規(guī)定執(zhí)行。歸檔要求責。驗。相關說明及描述上保持全都。字后各執(zhí)一份。保管和利用求的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供給利用，一套異地保管。存，覺察問題應準時實行恢復措施。檔案室要求具備符合歸檔電子文件安全要求的保管條件，符合《電子文件歸檔與治理標準》中防磁、控溫等相關標準。電子文件的保管期限，參照各類檔案紙質文件保管期限的規(guī)定執(zhí)行。檔案室應妥當供給歸檔電子文件利用，執(zhí)行有關權限規(guī)定；供給利用密措施。統(tǒng)計，按規(guī)定作出分析，覺察問題準時向主管領導報告，作出妥當處理。5、檔案保密治理5.1國家批準的制造；可以成為制造的階段性成果；屬保密的其他科研成果；企業(yè)獨有的技術訣竅及傳統(tǒng)工藝；帶“密”的上下文件；企業(yè)經(jīng)營資料，會計檔案、職工檔案的內含資料；5.2列為“絕密”級。工程，列為“機密”級。列為“隱秘”級〔包括企業(yè)內部審計檔案及員工人事檔案等。上級來文，除上級領導部門冠有密級的文件外，一般作為“內部級〔括企業(yè)經(jīng)營，財務檔案等。不屬于上述保密級以外的一般性檔案，均屬于“開放”級檔案。程師審批〔其中絕密和機密級由總經(jīng)理批準。5.3、檔案的利用絕密級——僅限于由總經(jīng)理批準，指定的直接需要人員使用；機密級——由總經(jīng)理部有關領導批準，只限于直接需要的人員使用；理部領導同意；5.4、保密措施檔案治理人員和檔案利用者均應樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和匙，由檔案室指定人員把握。理登記后，由檔案人員伴隨進展查閱有關內容，不得超越指定內容。查閱保密檔案，只限于在檔案室內進展，需摘錄或復制的檔案內容由批檔案室保管，不得占為己有。檔案室一般不接待外賓查閱檔案。狀況，馬上處理。發(fā)生失密、泄密和檔案被盜大事時，要馬上報告主管領導，當事者要寫行政處分；構成犯罪者，依法追究刑事責任。人，不準攜帶探親訪友或出入公共場所。錄。6、檔案利用治理〔重要資料持總經(jīng)理部領導證明，檔案室供給利用。準后，檔案室供給利用。利用檔案一般只限在閱檔室查閱，因特別狀況確需外借者，一般檔案應經(jīng)檔的保密檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理部領導批準。的責任。檔案利用者未經(jīng)允許不得摘抄、復制檔案。確需摘抄、復制檔案者，須經(jīng)檔理部領導批準。有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應馬上追查處理。案利用狀況進展統(tǒng)計分析。凡調離本單位人員，離職前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關手續(xù)。7、檔案鑒定與銷毀析檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確劃定檔案的銷毀范圍。檔案鑒定一般實行逐卷逐件審查的直接鑒定法。檔案鑒定工作一般每5-10年進展一次。檔案鑒定工作按以下程序進展：鑒定工作申請包括鑒定目的、內容、參與人員、所需時間等。部門人員參與?？萍紮n案的鑒定銷毀由生技部門或裝備部與檔案室一起聯(lián)合鑒定后監(jiān)視銷毀。會計檔案的鑒定銷毀并在銷毀清冊上簽名蓋章。〔憑證〕應抽出，另行立卷，由檔案室保管到債權、債務結清為止。電子文件的鑒定銷毀參照國家有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子文件在辦理審批手續(xù)后，在符同時列出銷毀文件名目存檔備查。按國家有關規(guī)定，統(tǒng)一檔案鑒定標準。的檔案進展登記造冊，并提交檔案鑒定報告。領導審查、批準檔案鑒定報告，在檔案銷毀清冊上簽署意見。復核，檔案銷毀后，分別在銷毀清冊上簽字。任何部門或個人均不得將應銷毀的檔案做其他用途或當作廢紙出售。處理工作。檔，永久保存。8、檔案庫房治理檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是供給利用檔案的中心。檔案防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密〕工作，確保檔案完整安全。濕度應掌握在45%—60%。庫房溫濕度記錄要有專人負責，每天記錄一次，并準時記錄。