江西XX房地產公司公文管理制度

江西XX房地產公司公文管理制度文件編號版次頁次分頁編號：發(fā)行日期1．目的：為了促使使公司公文管管理做到準確確、及時、安安全、規(guī)范，特特制定本制度度。2．適用范圍：全全公司3．管理職責：公司司的公文由綜綜合管理部統(tǒng)統(tǒng)一收發(fā)、送送達、傳遞、用用印、立卷和和歸檔。各部部門都必須嚴嚴格執(zhí)行公文文管理的程序序，按職權范范圍認真做好好公文管理中中的各項工作作，嚴格執(zhí)行行有關保密規(guī)規(guī)定，提高公公文處理工作作的效率和質質量。4．公文的種類本公司常用的公文文種類可以分分下以下九種種：4．1決定、決決議、會議紀紀要4．1．1對公司的重要事項項或重大行動動做安排用“決定”。4．1．2經會議討論通過并并要求貫徹執(zhí)執(zhí)行的事項用用“決議”。4．1．3傳達重要會議所議議定的事項和和主要精神，要要求與會單位位共同遵守、執(zhí)執(zhí)行的，用“會議紀要”。4．2指指示對下級單位布置工工作，闡明工工作活動的指指導原則用“指示”。4．3公公告公司決定的重要事事項，需向外外宣布，用“公告”。4．4通通告公司決定在一定范范圍內公布應應當遵守的事事項，用“通告”。4．5通通知發(fā)布公司重要決定定，轉發(fā)上級級部門、同級級部門和不相相隸屬單位的的公文，特批批下級部門的的公文，要求求下級部門辦辦理和需要周周知或共同執(zhí)執(zhí)行的事項，用“通知”。3．6通報表彰先進，批評錯錯誤，傳達重重要情況，用用“通報”。3．7報告、請請示3．7．1向上級部門匯報工工作，反映情情況，提出建建議用“報告”。3．7．2向上級部門請求指指示，并需批批復的用“請示”。3．8批復下級部門提出請示示后，答復請請示事項，用用“批復”。3．9函各子公司之間相互互商洽工作、詢詢問和答復問問題，向外單單位聯系公務務、洽談工作作事項，用“函”。4．公文的格式公文一般由標題、主主題詞、正文文、發(fā)文字號號、簽發(fā)人、秘秘密等級、緊緊急程度、印印章、主送單單位、抄送單單位、印發(fā)單單位、發(fā)文時時間及附件等等部分組成。4．1公文標標題，應當準準確簡要地概概括公文的主主要內容，一一般應標明發(fā)發(fā)文單位、事事由和文種，除批轉規(guī)章制制度性文件外外，一般不加加書名號。4．2發(fā)文字號，包括單單位代號、年年號、順序號號。4．3保密公公文應分別標標明“絕密”、“機密”、“秘密”。4．4緊急公公文應分別標標明“特急”、“急”。4．5公文除除會議紀要外外，應加蓋印印章。4．6請示一一般只寫一個個主送單位，如如需同時送其其他單位，應應用抄報形式式。4．7發(fā)文單單位應寫單位位全稱或規(guī)范范化簡稱，幾幾個單位聯合合發(fā)文，應將將主辦單位排排列在前。4．8會議通通過的文件（指指決定、決議議），應在標標題上、正文文前注明會議議名稱和通過過日期。4．9文字從從左到右橫寫寫、橫排。4．10公文文紙一般用A4復印紙，左左側裝訂，裝裝訂時公文紙紙張的地方，翻翻頁口邊要齊齊整。4．11文件標題一一律用二號宋宋體字，正文文使用三號仿仿宋體字。4．12公文如有附件，應應在正文之后后，注明附件件名稱和順序序。5．行文規(guī)范5．1公司的的行文關系，應應根據各自隸隸屬關系和職職權范圍確定定。5．2公司各各部門在自己己的權限內，可可以互相行文文，可以同下下一級公司有有關業(yè)務部門門互相行文。5．3各子公公司之間的重重要行文，應應抄報集團總總裁綜合管理理部。5．4凡部門門之間對有關關問題未協(xié)商商一致時，一一律不得各自自向下行文。5．5各子公公司可以聯合合行文。5．6請示的公文，一般般應一文一事事。5．7受雙重重管理的公司司上報公文，應應根據內容寫寫明主報單位位和抄報單位位，由主報單單位負責答復請示的問題題，上級主管管單位向雙重重管理的下級級單位行文時時，應同時抄抄送另一上級單位。6．公文辦理6．1發(fā)文管理程流流程權責單位相關文件相關表單草擬文稿草擬文稿正式擬稿正式擬稿呈批簽發(fā)核稿呈批簽發(fā)核稿裝封待發(fā)加蓋印章打印文件注發(fā)裝封待發(fā)加蓋印章打印文件注發(fā)登記分發(fā)登記分發(fā)各部門檔案管理員綜合管理部主任總經理檔案管理員行政秘書檔案管理員檔案管理員檔案管理員公文管理制度發(fā)文登記表江西福澤公司公文管理制度文件編號版次頁次分頁編號：發(fā)行日期6．1．1擬稿。擬稿分兩步步，首先由各各部門主管草草擬文稿，表表達出文件的的意圖，然后后由文秘按照照草擬內容，擬擬寫出正式的的文件稿。草草擬公文應注注意事項：6．1．1．1要符合國家的法律律、法規(guī)，符符合政府的方方針、政策及及有關規(guī)定。6．1．1．2情況要確定，觀點點要明確，條條理要清楚，層層次要分明，文文字要精煉，書書寫要工整，標點要要準確，篇幅幅要求簡短。6．1．1．3人名、地點、數字字、引文要準準確，時間應應寫具體的年年月日。6．1．1．4公文中的數字，除除發(fā)文字號、統(tǒng)統(tǒng)計表、計劃劃表、序號、百百分比、專用用術語和其他必須用阿阿拉伯數碼者者外，一律用用漢字書寫。在在同一文件中中，數字的使用應前后一一致。6．1．1．5引用公文應注明發(fā)發(fā)文時間、機機關、標題和和文號。6．1．1．6用語要準確、規(guī)范范。在使用簡簡稱時，應先先用全稱，并并加以說明。6．1．1．7公司發(fā)出的公文，由由公司總裁或或其委托人簽簽發(fā)。6．1．1．8審批公文要認真、負負責，文件主主批人要簽署署自己的意見見、姓名和時時間。6．1．1．9公司各部門需要以以公司名義發(fā)發(fā)出的公文，文文件起草完后后，統(tǒng)交辦公室核稿，以便統(tǒng)統(tǒng)一編排文號號和分發(fā)。6．1．1．10上報的公文，如不不符合本規(guī)定定的，綜合管管理部可退回回呈報單位。6．1．1．11傳遞秘密公文時，必必須采取相應應的保密措施施，確保文件件安全。6．1．2核稿。擬稿后，應應將稿件交綜綜合管理部主主任進行核稿稿，檢查內容容是否準確反反映總經理的意圖，語語法文字是否否規(guī)范，格式式是否符合要要求，文種及及標題是否合合適等。6．1．3簽發(fā)。涉及公司整整體事務或冠冠以公司名義義的文件，必必須由總經理理簽發(fā)。簽發(fā)發(fā)人對文件負負有完全責任任。簽發(fā)內容容是：發(fā)送單單位、閱讀范范圍、密級程程度、緩急要要求等。6．1．4注發(fā)。文稿經過簽簽發(fā)，正式文文件已經形成成，進入注發(fā)發(fā)階段。一是是要對文稿進進行編號；二是確定定發(fā)出日期；；三是確定文文件的印刷方方法。6．1．5打印。打印文件時時，應先打出出樣稿，經過過與原稿校對對，確認無誤誤后才可按所所要求的份數打印出出來。密級文文件或事項由由該部門主管管負責印制。6．1．6蓋印。文件需要加加蓋印章后才才能發(fā)送，印印章是公司發(fā)發(fā)文有效的憑憑證。蓋章由由檔案管理員負責執(zhí)執(zhí)行，所蓋的的印章應清晰晰端正。密級級文件由其制制發(fā)部門制成成正本、副本本兩份；加蓋蓋相應的標識識。一份由制制發(fā)部門分門門別類加以保保管，另一份份由綜合管理理部主任保管管。6．1．7裝封與分發(fā)。將文文件分別裝入入信封，寫好好收文單位，并并按需要加蓋蓋密級、急件、掛號等印章；；發(fā)出文件前前必須填寫《發(fā)發(fā)文登記表》，并并由發(fā)出人簽簽字。密級文文件的制發(fā)部部門應備有發(fā)發(fā)文簿，文件件送達至有關關部門時，必必須請收件人人簽字蓋章。集集團總部及子子公司之間進進行文件的來來往傳送或郵郵寄時，應采采用親啟信函函方式，必要要時應采用掛掛號信函方式式。公司內密密級文件的傳傳遞，除責任任者自行攜帶帶方式外，必必須加封后傳傳遞。不能以以文件方式傳傳遞的秘密事事項必須由直直接關系者親親自傳達。向向公司外分發(fā)發(fā)及傳送密級級文件或公司司外密級文件件以及秘密事事項，由制發(fā)發(fā)部門主管負負責，請專門門速遞公司進進行分發(fā)和傳傳送，但必須須履行傳送和和送達規(guī)定的的手續(xù)。6．1．8歸檔。指打印的文文件底稿應進進行歸檔妥善善保管。6．2．1簽收與登記。來件件經過清點檢檢查無誤后應應辦理簽收，然然后根據文件件的類別進行分類登記。公司司文秘簽收文文件要逐一清清點，重要文文件要逐頁查查點，如發(fā)現現問題，應及及時向發(fā)文單單位查詢并采采取相應措施施，急件要注注明簽收的具具體時間，發(fā)發(fā)傳真時要問問清接收人的的部門、姓名名、接收時間間，并一一作作好登記，以以備查詢。登登記文件須將將標題、密級級、發(fā)文字號號、緩急時限限，來文單位位、發(fā)往單位位、件數、收收發(fā)時間及處處理等逐項登登記清楚，以以利于查詢。分分發(fā)文件要嚴嚴格按批辦范范圍進行。時時限性強的要要及時分送，以以免壓誤。確確定文件的分分送與傳閱范范圍，一般由由綜合管理部部主任負責，如如果所收文件件份數不夠分分送傳閱，還還要加印復制制。印制文件件要遵守時限限要求，保證證質量。密級級文件須經制制發(fā)部門主管管同意后方可可復制。密級級文件復制時時，制發(fā)部門門應將復制件件數量在原件件或副本上詳詳細記錄，并并在送達發(fā)文文簿上記載復復制件的去向向。6．2．2閱文、擬辦。閱讀讀文件，了解解內容。擬文文要根據內容容、密級和工工作需要確定定文件主批人人、印發(fā)范圍圍，急件要及及時處理。報報請總經理批批示的文件，一一般應由綜合合管理部主任任提出擬辦意意見，并附有有關背景材料料，供總經理理審批時參考考傳閱文件，要要嚴格登記手手續(xù)，隨時掌掌握文件去向向，避免漏傳傳，誤傳和延延誤。文件傳傳閱要及時催催閱（退）。6．2．4批文。來文如提出出了辦理問題題的要求，需需要分派公司司某個部門去去具體執(zhí)行和和辦理，由總經理批批文確定承辦辦單位及協(xié)辦辦單位。6．2．5承辦?？偨浝砼臼镜木唧w承辦辦部門，應認認真閱讀文件件，領會貫徹徹、執(zhí)行的要要點，按要求求完成承辦任任務。如果所所承辦的事情情重大，本部部門難以獨立立辦好，則應應速說明理由由，請求上級級安排協(xié)辦單單位配合執(zhí)行行。6．2．6催辦。綜合管理部部主任應及時時督促所需辦辦的事情，及及時將承辦部部門辦理情況況的信息反饋饋給總經理。6．2．7辦復。來文中提出出需辦復的，公公司在承辦結結束后，應向向來文單位作作答復。6．2．8文件主批人要簽署署自己的意見見、姓名和時時間。7．文件的立卷和歸歸檔7．1文件辦辦完后，應根根據文書立卷卷、歸檔的有有關規(guī)定，及及時將公文稿稿、正本和有有關材料整理立卷。7．2文件立立卷應份類整整理，保證齊齊全、完整、正正確反映本公公司的主要工工作情況，便便于保管、查查找和利用。8．相關表單8．1《發(fā)文文登記表》8．2《發(fā)文文審批單》8.3《收收文登記表》發(fā)文登記表日期發(fā)往單位文件名稱及文號數量密級經辦人制表：主管：年月日發(fā)文審批單文件編號莆恒豐字字[]第號份