采購(gòu)部標(biāo)準(zhǔn)工作業(yè)務(wù)流程

酒店采購(gòu)工作制度及審批流程一、總則根據(jù)行業(yè)相關(guān)要求和本酒店實(shí)際情況，制定本制度。本制度適用于酒店所有采購(gòu)活動(dòng)及與采購(gòu)流程相關(guān)的所有部門(mén)和人員。酒店采購(gòu)方式分為采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)、鮮活類每日訂單采購(gòu)和合同、協(xié)議采購(gòu)等。酒店采購(gòu)種類分為食品類（包括鮮活食品、干貨、凍貨、調(diào)味品、酒水等、用品類（包括一次性客用品、布草、印刷品、辦公用品、工程維修配件及工具、百貨類等、固定資產(chǎn)類、外包類（維保類、水電油氣購(gòu)買(mǎi)類、緊急維修類、廣告宣傳類、培訓(xùn)類等）等。工作效率。二、采購(gòu)一般規(guī)定食品類（包括鮮活食品、干貨、凍貨、調(diào)味品、酒水等、用品類（辦公用品、系統(tǒng)軟件、工程維修配件及工具、百貨類等、固定資產(chǎn)類采購(gòu)需以書(shū)面形式（書(shū)面請(qǐng)示、采購(gòu)申請(qǐng)單、鮮活類每日訂單或簽署采購(gòu)協(xié)議、合同）提出申請(qǐng)，按流程審批后交由采購(gòu)部采購(gòu)，禁止使用部門(mén)自行采購(gòu)。外包類（清潔洗滌類、工程及維保類、水電油氣購(gòu)買(mǎi)類、緊急維修類、廣告宣傳類、培訓(xùn)類等）部門(mén)提出書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)采購(gòu)主管副總批準(zhǔn)后由使用部門(mén)具體承辦相關(guān)合同協(xié)議。原則上采購(gòu)物品均需通過(guò)詢、比、議的方式確定最終價(jià)格及供應(yīng)商。如果獨(dú)家供應(yīng)的應(yīng)說(shuō)明原因；單宗10萬(wàn)元以上的采購(gòu)必須簽訂相關(guān)合同協(xié)議；單宗50萬(wàn)元以上的采購(gòu)必須進(jìn)行招投標(biāo)采購(gòu)。應(yīng)當(dāng)全部列入移交。鮮活類食品采購(gòu)時(shí)間為1個(gè)工作日；干貨、凍貨、調(diào)味品、酒水飲料、辦公用品、印刷品（間7（不含設(shè)計(jì)時(shí)間；維修配件及固定資產(chǎn)的采購(gòu)時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況確定。7．20002000維修協(xié)議。1效報(bào)價(jià)的采購(gòu)員應(yīng)向采購(gòu)經(jīng)理說(shuō)明原因，三個(gè)工作日內(nèi)未能有效報(bào)價(jià)的采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)向主管副總說(shuō)明原因。特殊情況下的采購(gòu)項(xiàng)目（急采：采購(gòu)、顧客臨時(shí)需要的無(wú)庫(kù)存食品采購(gòu)等，經(jīng)采購(gòu)主管副總口頭批準(zhǔn)后即可實(shí)施，事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。三、采購(gòu)定價(jià)規(guī)定食品類采購(gòu)定價(jià)原則。一個(gè)月由采購(gòu)部對(duì)三家以上供應(yīng)商進(jìn)行一次詢價(jià)報(bào)價(jià)。多家比價(jià)后與供應(yīng)商談判調(diào)整價(jià)格，價(jià)格偏離較大的，應(yīng)重新選定供應(yīng)商。詢價(jià)報(bào)價(jià)。多家比價(jià)后與供應(yīng)商談判調(diào)整價(jià)格，價(jià)格偏離較大的，應(yīng)重新選定供應(yīng)商。務(wù)成本核算員、倉(cāng)管部收貨員、廚房大廚、員工食堂代表組成集體詢價(jià)小組，詢價(jià)后由采購(gòu)部組織詢價(jià)小組集體定價(jià)，出具定價(jià)報(bào)告。定價(jià)后由簽訂合作協(xié)議的供應(yīng)商供貨。對(duì)于沒(méi)有定價(jià)的不常用的非急用食品由采購(gòu)部進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，比價(jià)定價(jià)后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。用品類采購(gòu)定價(jià)原則。已設(shè)計(jì)定版的物品（瓷用品、辦公用品等）應(yīng)與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，每半年由采購(gòu)部進(jìn)行一次市場(chǎng)詢價(jià)，多家比價(jià)后與供應(yīng)商談判調(diào)整價(jià)格，價(jià)格偏離較大的，重新選定供應(yīng)商。除財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，并與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議。1050應(yīng)按照招投標(biāo)程序進(jìn)行定價(jià)。上述采購(gòu)應(yīng)簽訂合同協(xié)議。四、采購(gòu)品質(zhì)規(guī)定兼)的人員應(yīng)掌握常用食品衛(wèi)生法規(guī)規(guī)定、食品衛(wèi)生基本知識(shí)和感官鑒別常識(shí)。規(guī)定的索證項(xiàng)目。2存?zhèn)洳?。采?gòu)前應(yīng)按以下要求對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行查驗(yàn)：產(chǎn)品一般衛(wèi)生狀況、產(chǎn)品合格證明和產(chǎn)品標(biāo)識(shí)是否符合國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定。出具的檢驗(yàn)合格報(bào)告或者由供貨商簽字(蓋章)的檢驗(yàn)報(bào)告復(fù)印件。不能提供檢驗(yàn)報(bào)告或者檢驗(yàn)報(bào)告復(fù)印件的產(chǎn)品，不得采購(gòu)。證明。不得采購(gòu)沒(méi)有檢疫合格證明的肉類。的送貨清單，并蓋上該企業(yè)的印章。并進(jìn)行電腦臺(tái)賬記錄。原件，復(fù)印件留存財(cái)務(wù)歸檔。與食品索證有關(guān)的資料應(yīng)按產(chǎn)品品種、進(jìn)貨時(shí)間先后次序有序整理，妥善保存?zhèn)洳椤＞频晷柰咨票９芩髯C的相關(guān)資料和驗(yàn)收記錄，不得涂改、偽造，其保存期限不得少于食品使用完畢后6個(gè)月。采購(gòu)部、收貨部及使用部門(mén)協(xié)同建立統(tǒng)一的驗(yàn)貨收貨標(biāo)準(zhǔn)：酒店須建立蔬菜、水果、調(diào)料等照片檔案，并附加產(chǎn)地、規(guī)格說(shuō)明，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。干貨、調(diào)料須由供應(yīng)商提供樣品，由倉(cāng)管部封樣留存，作為收貨參照物。參照物。其他用品和固定資產(chǎn)驗(yàn)貨收貨由采購(gòu)部、倉(cāng)管部及使用部門(mén)共同確認(rèn)由使用部門(mén)主管副總裁定簽認(rèn)。在驗(yàn)收貨物過(guò)程中，各個(gè)部門(mén)應(yīng)相互協(xié)作，各司其職：確認(rèn)完畢再進(jìn)行收貨，若已收物品出現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題的，由使用部門(mén)驗(yàn)貨人承擔(dān)失職責(zé)任。3或合同報(bào)價(jià)是否一致，若出現(xiàn)價(jià)格不一致的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更，問(wèn)題嚴(yán)重的，由采購(gòu)部人員承擔(dān)失職責(zé)任。檢疫證明是否合格，若出現(xiàn)問(wèn)題的，由倉(cāng)管部人員承擔(dān)失職責(zé)任。五、申購(gòu)審批流程采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)審批流程：使用部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)單：由使用部門(mén)提出書(shū)面采購(gòu)請(qǐng)示，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、采購(gòu)副總、總經(jīng)理審批后（填寫(xiě)簽批至董事長(zhǎng)。倉(cāng)管部的采購(gòu)申請(qǐng)單：經(jīng)理審批。緊急采購(gòu)單：（可由總辦電話請(qǐng)示并記錄后使用部門(mén)辦理借用手續(xù)。事后由采購(gòu)部、倉(cāng)管部補(bǔ)辦入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。鮮活類每日訂單審批流程：每日認(rèn)后報(bào)送采購(gòu)部和倉(cāng)管部各一份。合同類審批程序：（分管領(lǐng)導(dǎo)、法律顧問(wèn)、采購(gòu)副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批；酒店上級(jí)：酒店采購(gòu)副總、酒店總經(jīng)理、資產(chǎn)管理部、分管酒店副總、科技園總經(jīng)理審批。維修服務(wù)類審批程序：廠家，維修服務(wù)后使用部門(mén)需出具驗(yàn)收確認(rèn)備忘及采購(gòu)部的確認(rèn)備忘到財(cái)務(wù)報(bào)賬。六、部門(mén)職責(zé)各部門(mén)各司其職，各負(fù)其責(zé)。采購(gòu)部職責(zé)：負(fù)責(zé)索取所有供應(yīng)商資質(zhì)證明文件。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、聯(lián)絡(luò)與維護(hù)。負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的錄入及審核。負(fù)責(zé)組織相應(yīng)物資的定版及大宗合同的招投標(biāo)組織工作。4負(fù)責(zé)鮮活類食品市場(chǎng)詢價(jià)的組織工作。采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)熟悉酒店常用物資的價(jià)格、規(guī)格型號(hào)、用途，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的洽談工作。采購(gòu)人員應(yīng)對(duì)采購(gòu)的物資品質(zhì)和價(jià)格負(fù)責(zé)。采購(gòu)人員應(yīng)經(jīng)常了解酒店物資的使用、質(zhì)量和到貨情況。負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部提供合同協(xié)議執(zhí)行情況的確認(rèn)函。財(cái)務(wù)部職責(zé)：負(fù)責(zé)新物資編碼和新供應(yīng)商編碼的錄入以及信息系統(tǒng)的維護(hù)工作。根據(jù)合同約定和合同協(xié)議執(zhí)行情況的確認(rèn)函辦理應(yīng)付、預(yù)付和尾款的請(qǐng)款審批及支付程序。對(duì)于壓月結(jié)帳類型的物資采購(gòu)，財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)到貨單及時(shí)對(duì)帳并辦理請(qǐng)款審批及支付程序。對(duì)于貨到付款類型的物資采購(gòu)，財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)到貨時(shí)間及時(shí)付款。對(duì)于緊急維修采購(gòu)，財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)事先協(xié)調(diào)情況及時(shí)辦理貨款支付手續(xù)。賬款到位后，應(yīng)付會(huì)計(jì)要及時(shí)通知供應(yīng)商結(jié)款。負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)物資的價(jià)格、品質(zhì)、數(shù)量等相關(guān)情況。倉(cāng)管部職責(zé)：有庫(kù)存的物品采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)由倉(cāng)管部提出申購(gòu)。品、定制產(chǎn)品，使用部門(mén)同時(shí)留人驗(yàn)貨，并在到貨單上簽字確認(rèn)。倉(cāng)管部對(duì)采購(gòu)部所