機(jī)關(guān)行政課件

第九章機(jī)關(guān)行政

機(jī)關(guān)行政又稱機(jī)關(guān)管理。為了方便大家理解，我們就按機(jī)關(guān)管理內(nèi)容來(lái)講述。

重點(diǎn)掌握：機(jī)關(guān)管理的涵義與功能；機(jī)關(guān)管理的原則；機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化及其意義；機(jī)關(guān)環(huán)境管理的涵義及意義；機(jī)關(guān)財(cái)物管理；機(jī)關(guān)文書檔案管理；機(jī)關(guān)辦公制度和會(huì)議管理的內(nèi)容及意義。第一節(jié)機(jī)關(guān)管理概述

一、機(jī)關(guān)管理的涵義和特征

在行政管理中，機(jī)關(guān)泛指政府為實(shí)現(xiàn)其職能而組織的固定機(jī)構(gòu)，即行政組織，而在本章中它特指辦公地點(diǎn)，是組織的工作人員處理其日常工作的活動(dòng)場(chǎng)所，是與外界人事或其他機(jī)關(guān)接洽公務(wù)的地方，并為該機(jī)關(guān)收發(fā)、匯集和典藏文件的所在地。

1、機(jī)關(guān)管理的涵義

廣義的機(jī)關(guān)管理是指利用科學(xué)方法，有計(jì)劃、有效率、有技術(shù)地規(guī)劃、管理、聯(lián)系、協(xié)調(diào)和運(yùn)用機(jī)關(guān)的組織、人員、經(jīng)費(fèi)和物材，作適時(shí)、適地、適人和適事的處理，以便提高行政效率，發(fā)展機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)，完成機(jī)關(guān)的使命。

狹義的機(jī)關(guān)管理是機(jī)關(guān)本身、即辦公地點(diǎn)的管理，這包括合理地安排機(jī)關(guān)的辦公處所，配置合適的設(shè)備，保持優(yōu)美的工作環(huán)境，以及系統(tǒng)地處理公文和案卷。

二、機(jī)關(guān)管理的任務(wù)

1、協(xié)助行政領(lǐng)導(dǎo)者制定和執(zhí)行政策，當(dāng)好行政領(lǐng)導(dǎo)者的助手。

2、處理各種例性的日常事務(wù)，隨時(shí)接受并完成各種臨時(shí)性、突發(fā)性任務(wù)。

3、為行政機(jī)關(guān)的各項(xiàng)職能活動(dòng)提供最佳的工作和生活條件。

4、有效地提高機(jī)關(guān)管理的效能，創(chuàng)造廉價(jià)政府、廉潔政府的社會(huì)形象。三、機(jī)關(guān)管理的意義

機(jī)關(guān)管理不僅僅是從屬于政府進(jìn)行社會(huì)管理的行政活動(dòng)，它在今天無(wú)論是規(guī)模上還是在技術(shù)上都發(fā)展到了很高的程度，支撐、維系著龐大的現(xiàn)代行政系統(tǒng)穩(wěn)定、連續(xù)運(yùn)行。機(jī)關(guān)管理是保證行政系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其最終目標(biāo)，行政系統(tǒng)得以高效運(yùn)營(yíng)的重要條件；同時(shí)，機(jī)關(guān)管理的正常、有效運(yùn)營(yíng)也是測(cè)定現(xiàn)代行政官僚制組織確定的重要標(biāo)志。

第一，加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理，有助于提高行政決策水平。第二，加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理，有助于各項(xiàng)行政職能活動(dòng)的順利進(jìn)行。第三，加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理，有助于改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)，克服官僚主義，提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量。第四，加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理，有助于調(diào)動(dòng)機(jī)關(guān)工作人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。2、會(huì)議管理的涵義和內(nèi)容

會(huì)議管理是指為端正行政機(jī)關(guān)的會(huì)風(fēng)，提高會(huì)議效率和質(zhì)量而采取的一系列控制和組織措施。其核心是確保會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效率。會(huì)議管理有兩方面的內(nèi)容：一是為防止人為制造“會(huì)?！保獓?yán)格控制會(huì)議次數(shù)，嚴(yán)把會(huì)議審批關(guān)。二是對(duì)批準(zhǔn)召開的會(huì)議要精心組織。二、機(jī)關(guān)文書和檔案管理

1、文書管理機(jī)關(guān)文書的涵義與作用。機(jī)關(guān)文書即公務(wù)文書，就是一般所說(shuō)的公文，是各類公文的泛稱。機(jī)關(guān)文書種類繁多，它作為傳達(dá)貫徹政府方針和政策，發(fā)布法規(guī)、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指示和接洽工作、報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)的一種重要工具，在行政管理中起著重要的作用。

具體說(shuō)來(lái)，文書有兩種解釋：一是指人們利用公文表達(dá)意圖，進(jìn)行聯(lián)系，記述情況和作為根據(jù)的一種書面形式，有公務(wù)文書和私人文書兩類。二是指機(jī)關(guān)中從事公文工作的人員。文書的立卷

文書立卷就是要按一定的原則把紛繁零散的文書材料整理成系統(tǒng)有序的分類案卷，以此方便有關(guān)人員的查找和使用，同時(shí)為有價(jià)值的文書資料的存檔做好準(zhǔn)備。

2、檔案管理

機(jī)關(guān)檔案管理的涵義：機(jī)關(guān)檔案是行政活動(dòng)的歷史記錄，是由機(jī)關(guān)文書按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文書資料。它不僅為當(dāng)前和將來(lái)的行政活動(dòng)提供服務(wù)，還是國(guó)家的寶貴財(cái)富。

檔案在機(jī)關(guān)管理中具有重要作用

檔案記錄的是機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史，可以作為研究和處理問(wèn)題的依據(jù)，具有真憑實(shí)據(jù)的作用；它作為第一手資料，對(duì)行政歷史和現(xiàn)狀的研究都有參考價(jià)值；它可以保持行政活動(dòng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性，從而提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量。三、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理

1、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理的涵義、特點(diǎn)涵義：機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理，就是國(guó)家行政機(jī)關(guān)為實(shí)現(xiàn)其對(duì)機(jī)關(guān)活動(dòng)的科學(xué)管理，對(duì)行政經(jīng)費(fèi)的領(lǐng)撥、運(yùn)用等實(shí)施有效的管理、監(jiān)督。

特點(diǎn)：管理方式預(yù)算化；經(jīng)費(fèi)使用的非生產(chǎn)性；經(jīng)費(fèi)支出的單一性、確定性。2、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理的任務(wù)

一是建立和完善機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理制度；二是編制行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算；三是加強(qiáng)財(cái)務(wù)活動(dòng)分析，提高預(yù)算資金的使用效率。3、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理的基本原則

服務(wù)原則節(jié)約原則規(guī)范性原則2、環(huán)境管理

涵義：機(jī)關(guān)的自然因素和四周的影響因素，統(tǒng)稱為機(jī)關(guān)的環(huán)境，前者主要包括人的五官所感知的光線、顏色、溫度、空氣和聲音等自然環(huán)境因素，后者主要是指辦公室的設(shè)計(jì)和布置與機(jī)關(guān)內(nèi)各部門之間的工作流程的配合等空間環(huán)境因素。一般來(lái)說(shuō)，辦好公務(wù)，需要有適當(dāng)?shù)沫h(huán)境。

空間環(huán)境管理

機(jī)關(guān)的空間環(huán)境分外部空間環(huán)境和內(nèi)部空間環(huán)境。機(jī)關(guān)的外部空間管理原則主要是指機(jī)關(guān)在選擇地點(diǎn)時(shí)所應(yīng)考慮的一些標(biāo)準(zhǔn)因素，其中包括：

(1)地方宜清靜；(2)有足夠的面積；(3)位置適中；(4)考慮機(jī)關(guān)的特殊需要等。

機(jī)關(guān)的內(nèi)部空間管理主要是指機(jī)關(guān)的總體面積布局問(wèn)題，即如何在提供充分空間或現(xiàn)有空間的前提下作最佳利用。這需要遵循以下三項(xiàng)原則：

(1)發(fā)展有效而成本低的工作流程；

(2)允許彈性布置，以利于重新安排和未來(lái)擴(kuò)展；

(3)定期檢查各方面的空間管理效果。3、物材管理

機(jī)關(guān)物材主要包括辦公用具、辦公設(shè)備、辦公圖籍等，是滿足辦公需要不可缺少的工具。

物材采購(gòu)。機(jī)關(guān)物材采購(gòu)是政府采購(gòu)的一部分，政府采購(gòu)是一國(guó)政府部門及政府機(jī)構(gòu)或其他直接或間接受政府控制的企事業(yè)單位，為實(shí)現(xiàn)其政府職能和公共利益，使用公共資金獲得貨物、工程和服務(wù)的行為。

物材保管。機(jī)關(guān)物材的保管，主要是指物材的登記、收藏、使用費(fèi)用的簽認(rèn)以及物材的盤點(diǎn)、交換和養(yǎng)護(hù)等，目的是保持物材的效能。

物材使用。機(jī)關(guān)物材的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的原則。五、機(jī)關(guān)信息管理

1、信息的收集

2、信息的選擇

3、信息的分析與加工

4、信息的存儲(chǔ)

5、信息的傳遞

6、信息的反饋第三節(jié)機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化

一、機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化的涵義、特點(diǎn)及意義

1、機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化的涵義機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化是以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)理論、方法和技術(shù)來(lái)研究和處理機(jī)關(guān)行政工作，從而提高機(jī)關(guān)管理效率。2、機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

第一，機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化表現(xiàn)為一個(gè)持續(xù)的過(guò)程。第二，機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化是一個(gè)全方位的發(fā)展過(guò)程。第三，機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化擁有最先進(jìn)的技術(shù)支持。3、機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化的意義

第一，機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化是技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是社會(huì)進(jìn)步的體現(xiàn)。第二，機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化大大提高了行政決策的科學(xué)性。第三，機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化大大促進(jìn)了行政人員素質(zhì)的提高。第四，機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化推動(dòng)了管理方式的變革，并由此而推進(jìn)了民主化的進(jìn)程。二、機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

1、機(jī)關(guān)管理觀念的現(xiàn)代化

2、機(jī)關(guān)管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化

3、機(jī)關(guān)管理制度的科學(xué)化

4、管理方法與手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化第四節(jié)電子政務(wù)與辦公自動(dòng)化

一、電子政務(wù)

1、電子政務(wù)的涵義電子政務(wù)是政府政務(wù)工作和現(xiàn)代信息技術(shù)充分結(jié)合的產(chǎn)物。

2、電子政務(wù)的作用

一是有助于推動(dòng)政府管理的透明度。二是有助于推動(dòng)公民的參政程度。三是有助于政府工作人員素質(zhì)的提高。四是有助于簡(jiǎn)化政府工作流程，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。二、辦公自動(dòng)化

1、辦公自動(dòng)化的涵義及特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化，英文全稱OfficeAutomation,簡(jiǎn)稱OA。它是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)工程學(xué)、行為科學(xué)等學(xué)科的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，將有關(guān)的事務(wù)活動(dòng)交由辦公設(shè)備來(lái)完成，并由這些設(shè)備與辦公室工作人員構(gòu)成人機(jī)信息處理系統(tǒng)。2、辦公自動(dòng)化發(fā)展概況

辦公自動(dòng)化起源于美國(guó)，至今大約經(jīng)歷了四個(gè)發(fā)展階段：一是單機(jī)系統(tǒng)時(shí)期；二是局部網(wǎng)絡(luò)時(shí)期；三是辦公自動(dòng)化的成熟時(shí)期