檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)課件

第五章檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

第一節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫涵義、類型第二節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)與規(guī)范第三節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理平臺的選擇第四節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)第五節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)錄入1數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

1.數(shù)據(jù)庫概念數(shù)據(jù)庫：記錄保存系統(tǒng)(強調(diào)了數(shù)據(jù)庫是若干記錄的集合)數(shù)據(jù)倉庫（形象、不嚴謹）按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲和管理數(shù)據(jù)的倉庫(側(cè)重于數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu))按照某種方式組織、存儲在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合（較科學(xué)）

2數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

1.數(shù)據(jù)庫概念數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的構(gòu)成：數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)操作系統(tǒng)平臺應(yīng)用軟件系統(tǒng)硬件、存儲設(shè)備系統(tǒng)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)操作系統(tǒng)平臺硬件、存儲系統(tǒng)應(yīng)用軟件系統(tǒng)用戶維護和管理數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)軟件，運行在操作系統(tǒng)平臺之上，將大量結(jié)構(gòu)化、非（半）結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)按一定模式組織、存儲起來，為用戶提供建立、操作、維護數(shù)據(jù)庫的命令和方法3數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

1.數(shù)據(jù)庫概念數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也有不同的類型：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)層次數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)一般的做法是：建立一個包含三個字段的表（編號number、內(nèi)容描述varchar(1024)、內(nèi)容blob）。引用通過編號，檢索通過內(nèi)容描述。例如：內(nèi)容管理器在處理連續(xù)信息（包括全文信息）和非結(jié)構(gòu)化信息（包括各種多媒體信息）中有著傳統(tǒng)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫所無法比擬的優(yōu)勢5數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

1.數(shù)據(jù)庫概念數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也有不同的類型：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)層次數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)例如：XML數(shù)據(jù)庫。XML數(shù)據(jù)庫是一種支持對XML格式文檔進行存儲和查詢等操作的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)中，開發(fā)人員可以對數(shù)據(jù)庫中的XML文檔進行查詢、導(dǎo)出和指定格式的序列化。6數(shù)字檔案管理資料：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫具有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、最低冗余度、較高的程序與數(shù)據(jù)獨立性、易于編制應(yīng)用程序等優(yōu)點，但處理的數(shù)據(jù)對象只局限于數(shù)字、字符等，對多媒體信息的處理停留在簡單的二進制代碼（大數(shù)據(jù)對象）。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫是指其字段長度可變，并且每個字段的記錄又可以由可重復(fù)或不可重復(fù)的子字段構(gòu)成。采用子字段、多值字段以及變長字段的機制，允許創(chuàng)建許多不同類型的任意格式的字段，即非結(jié)構(gòu)化字段，從而突破了關(guān)系數(shù)據(jù)庫嚴格的表結(jié)構(gòu)，能夠方便地存儲和管理非結(jié)構(gòu)化的全文數(shù)據(jù)。7數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

2.檔案數(shù)據(jù)庫檔案數(shù)據(jù)庫：

從廣義上講，是以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為了滿足多個用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中以備使用的數(shù)據(jù)形式。

——楊公之主編：《檔案信息化建設(shè)實務(wù)》是數(shù)字檔案信息的組織形式是檔案信息系統(tǒng)的核心9數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

3.檔案數(shù)據(jù)庫的類型（1）根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的類型檔案一次信息：檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫檔案二次信息：檔案目錄數(shù)據(jù)庫（機讀檔案目錄庫）案卷目錄文件目錄專題目錄檔案三次信息：檔案編研信息庫、檔案專題資料庫檔案元數(shù)據(jù)信息：檔案元數(shù)據(jù)庫10數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

3.檔案數(shù)據(jù)庫的類型（2）根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)模型檔案文檔庫：檔案全文資源樹（樹狀模型）結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫：各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫關(guān)系數(shù)據(jù)庫網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫樹狀數(shù)據(jù)庫層次數(shù)據(jù)庫等等半結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)庫檔案元數(shù)據(jù)庫檔案文本數(shù)據(jù)庫非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)庫多媒體數(shù)據(jù)庫使用某種半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組織管理起來的，按照檔案元數(shù)據(jù)標準采集、置標的檔案元數(shù)據(jù)集。使用某種半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組織管理起來的，可實現(xiàn)全文檢索的檔案文本數(shù)據(jù)庫。11數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

3.檔案數(shù)據(jù)庫的類型（3）根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫所用管理系統(tǒng)的品牌VFPACESS微軟推出的基于Windows的桌面RDBMSOffice套件之一，與Office集成具有強大、靈活的數(shù)據(jù)管理功能可利用Web檢索發(fā)布數(shù)據(jù)，實現(xiàn)與Internet的連接界面友好、易學(xué)易用、開發(fā)簡單、接口靈活適用于中小型系統(tǒng)，或作為C/S的客戶端數(shù)據(jù)庫最新版本為Access2007

13數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

3.檔案數(shù)據(jù)庫的類型（3）根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫所用管理系統(tǒng)的品牌VFPACESSSQLserver微軟開發(fā)的的RDBMS具有較高性能和良好的擴展性采用客戶機/服務(wù)器模式實現(xiàn)與WindowsNT的有機結(jié)合最新版本為SQLServer2008

14數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

3.檔案數(shù)據(jù)庫的類型（3）根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫所用管理系統(tǒng)的品牌VFPACESSSQLserverORACLA目前最流行的大型RDBMSOracle公司開發(fā)采用客戶機/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)在數(shù)據(jù)完整性檢查、安全性、一致性上表現(xiàn)優(yōu)異在高檔平臺上可支持成百上千用戶的同步查詢提供分布式數(shù)據(jù)庫管理能力支持對大量多媒體數(shù)據(jù)的管理提供POWERBUILD等優(yōu)秀的前臺開發(fā)工具最新版本為Oracle11g。15數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

3.檔案數(shù)據(jù)庫的類型（3）根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫所用管理系統(tǒng)的品牌VFPACESSSQLserverORACLASybaseInformixIBM公司出品的RDBMS在線事務(wù)處理（OLTP）旗艦級數(shù)據(jù)服務(wù)系統(tǒng)最早支持UNIX的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)簡單、輕便、適應(yīng)性強，但安全性、穩(wěn)定性不如ORACLA等

目前使用者較少17數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

3.檔案數(shù)據(jù)庫的類型（3）根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫所用管理系統(tǒng)的品牌VFPACESSSQLserverORACLASybaseInformixLotusNotes是目前最為流行的文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)全面實現(xiàn)了對非結(jié)構(gòu)化信息的管理和共享分布式的數(shù)據(jù)庫管理安全性高、易于管理提供了豐富的開發(fā)工具在企業(yè)、政府辦公自動化方面的應(yīng)用越來越廣18數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

3.檔案數(shù)據(jù)庫的類型（3）根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫所用管理系統(tǒng)的品牌VFPACESSSQLserverORACLASybaseInformixLotusNotesTRS拓爾思公司具有自主核心技術(shù)和知識產(chǎn)權(quán)的國產(chǎn)軟件包括全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（TRSDatabaseServer）、數(shù)據(jù)處理工具（TRSDP）、內(nèi)容發(fā)布應(yīng)用服務(wù)器（TRSWAS）TRSDatabaseServer：實現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化信息的全文檢索和統(tǒng)一存儲，是面向互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，滿足電子政務(wù)、電子商務(wù)等最新需求的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。TRSDataProcessor：加工、標引、加載各種類型的數(shù)據(jù)到TRS數(shù)據(jù)庫中，優(yōu)化后續(xù)的檢索、發(fā)布和服務(wù)TRSWAS：基于WEB方式、組織、管理和發(fā)布多種信息資源，實現(xiàn)信息資源的分類導(dǎo)航，并提供基于內(nèi)容的全方位檢索功能。19數(shù)字檔案管理第1節(jié)檔案數(shù)據(jù)庫的涵義、類型

4.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和重點其中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫的是檔案信息化建設(shè)的起點，是開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵。是一項長期任務(wù)需要投入大量人力、物力、財力目前存在庫結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)格式不規(guī)范、數(shù)據(jù)質(zhì)量差等問題21數(shù)字檔案管理第2節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計檔案目錄數(shù)據(jù)庫：又稱為“檔案機讀目錄”或“檔案電子目錄”，是存儲在計算機內(nèi)，使用某種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組織管理的檔案目錄數(shù)據(jù)集合。根據(jù)著錄對象的不同，分為：文件級目錄數(shù)據(jù)庫、案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和專題目錄數(shù)據(jù)庫三類。22數(shù)字檔案管理1、確定檔案目錄數(shù)據(jù)庫的著錄項目有哪些字段（著錄項目）、字段名等行業(yè)標準《檔案著錄規(guī)則》中著錄項目共分7項，22個著錄小項，其中正題名、責(zé)任者、時間項、分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞等8項為必要項目，其余為選擇項目如：江蘇省地方標準《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》；《遼寧省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》等第2節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計2、確定每個著錄項目的格式字段類型、字段長度和約束條件等23數(shù)字檔案管理1、檔案目錄數(shù)據(jù)庫通常選擇RDBMS對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，RDBMS(關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))在可靠性、冗余度、一致性和并發(fā)控制方面具有優(yōu)勢。因此，檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通常選擇主流的RDBMS。

第3節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理平臺的選擇25數(shù)字檔案管理2、主流RDBMS的特點比較開放性

第3節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理平臺的選擇SQLServer、Access只能運行在Windows平臺，沒有絲毫的開放性；Oracle完全開放，對硬件和軟件的獨立性很強，能在所有主流平臺上運行；DB2具有較好開放性，從PC到大型機，從IBM到非IBM的各種平臺都可運行；VFP可以運行于Windows平臺，也可以運行于Unix平臺；SybaseASE可用于各種平臺，早期Sybase在多平臺混合環(huán)境中可能出現(xiàn)問題。指DBMS對不同操作系統(tǒng)和軟、硬件環(huán)境的兼容性，能否在多種操作系統(tǒng)平臺上使用。26數(shù)字檔案管理應(yīng)用模式有雙層C/S（客戶端/服務(wù)器）和多層C/S2、主流RDBMS的特點比較開放性并發(fā)控制安全性應(yīng)用模式和客戶端支持

第3節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理平臺的選擇SQLServe與Oracle既可是雙層模型，也可以是多層模型SQLServe只支持Windows客戶，可以用ADO、DAO、OLEDB、ODBC連接；Oracle支持Windows、Unix、Linux客戶，不同的客戶可通過ODBC、JDBC、OCI驅(qū)動程序訪問數(shù)據(jù)庫；Sybase支持ODBC、Jconnect、Ct-library等網(wǎng)絡(luò)客戶；DB2可采用多層結(jié)構(gòu)，支持ODBC、JDBC等客戶；VFP和Access一般不作網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫使用，不存在客戶端和應(yīng)用模式問題。29數(shù)字檔案管理2、主流RDBMS的特點比較開放性并發(fā)控制安全性應(yīng)用模式和客戶端支持對操作人員的要求

第3節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理平臺的選擇SQLServe、Oracle、Sybase、DB2等大、中型數(shù)據(jù)庫要求其管理人員具備豐富的計算機知識和扎實的數(shù)據(jù)庫及編程功底，需要由計算機專業(yè)人員擔(dān)當。VFP和Access是桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，其管理者即使不了解編程也可方便地設(shè)計、構(gòu)造數(shù)據(jù)庫，對操作人員的要求相對較低。30數(shù)字檔案管理2、主流RDBMS的特點比較開放性并發(fā)控制安全性應(yīng)用模式和客戶端支持對操作人員的要求價格

第3節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理平臺的選擇數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的售價差別很大，大型數(shù)據(jù)庫價格較貴。31數(shù)字檔案管理目前市場主流關(guān)系型DBMS的報價：版本價格（人民幣元）SQLServe2000中文標準版16500SQLServe2005中文標準版33800SQLServe2000中文企業(yè)版（1CPU）178000SQLServe2005中文企業(yè)版226000Oracle10g標準版（5用戶）9800Oracle10g標準版（10用戶）25000Oracle10g企業(yè)版（50用戶）380000Oracle10g企業(yè)版（1CPU）486000SybaseASE12.5.2forNT(企業(yè)級5用戶)10500Access20031150VFP9.05192（升級費加2792）第3節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理平臺的選擇32數(shù)字檔案管理3、選擇檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理平臺的要求高安全性良好的開放性大數(shù)據(jù)量處理能力操作簡便支持多用戶共享具有高性價比和適用性第3節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理平臺的選擇一般檔案館優(yōu)先考慮SQLServer普通檔案室也可選擇Access或VFP國家級綜合檔案館也可考慮Oracle等

33數(shù)字檔案管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)只是管理數(shù)據(jù)庫的工具，為了有效管理檔案目錄信息，通常需要在作為工具的“數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)”和“操作系統(tǒng)”平臺之上進一步開發(fā)實用的檔案管理系統(tǒng)（應(yīng)用軟件）。第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)34數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能目錄數(shù)據(jù)庫的建立、修改和刪除第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)35數(shù)字檔案管理36數(shù)字檔案管理37數(shù)字檔案管理38數(shù)字檔案管理39數(shù)字檔案管理40數(shù)字檔案管理41數(shù)字檔案管理42數(shù)字檔案管理43數(shù)字檔案管理44數(shù)字檔案管理45數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能目錄數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)46數(shù)字檔案管理47數(shù)字檔案管理48數(shù)字檔案管理49數(shù)字檔案管理50數(shù)字檔案管理51數(shù)字檔案管理52數(shù)字檔案管理53數(shù)字檔案管理54數(shù)字檔案管理55數(shù)字檔案管理56數(shù)字檔案管理57數(shù)字檔案管理58數(shù)字檔案管理59數(shù)字檔案管理60數(shù)字檔案管理61數(shù)字檔案管理62數(shù)字檔案管理63數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能對目錄數(shù)據(jù)進行多途徑查詢（題名、責(zé)任者、形成時間、主題詞、分類號、文件編號、檔號等）和多條件組合檢索，模糊查詢對查詢結(jié)果進行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)64數(shù)字檔案管理65數(shù)字檔案管理66數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能類目結(jié)構(gòu)自由設(shè)置第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)67數(shù)字檔案管理68數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能能自動按照類目結(jié)構(gòu)對檔案目錄進行分類和排序第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)69數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能對查詢結(jié)果進行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印類目結(jié)構(gòu)自由設(shè)置，能自動按照類目結(jié)構(gòu)對檔案目錄進行分類和排序，生成、輸出符合檔案工作標準的各類目錄和備考表統(tǒng)計功能，能生成并輸出各種統(tǒng)計報表主題詞(或關(guān)鍵詞)、分類表管理功能，能夠增設(shè)主題詞及分類號，并具有一定程度的主題詞和分類號自動標引功能具有數(shù)據(jù)訪問控制、數(shù)據(jù)保護和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控等功能第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)70數(shù)字檔案管理71數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能生成、輸出符合檔案工作標準的各類目錄和備考表第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)72數(shù)字檔案管理73數(shù)字檔案管理74數(shù)字檔案管理75數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能統(tǒng)計功能，能生成并輸出各種統(tǒng)計報表。第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)76數(shù)字檔案管理77數(shù)字檔案管理78數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能主題詞(或關(guān)鍵詞)、分類表管理功能，能夠增設(shè)主題詞及分類號第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)79數(shù)字檔案管理80數(shù)字檔案管理81數(shù)字檔案管理82數(shù)字檔案管理1、檔案管理系統(tǒng)的基本功能具有數(shù)據(jù)訪問控制、數(shù)據(jù)保護和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控等功能第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)83數(shù)字檔案管理84數(shù)字檔案管理85數(shù)字檔案管理86數(shù)字檔案管理87數(shù)字檔案管理88數(shù)字檔案管理89數(shù)字檔案管理90數(shù)字檔案管理91數(shù)字檔案管理92數(shù)字檔案管理93數(shù)字檔案管理2、檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的基本要求：庫結(jié)構(gòu)符合規(guī)范庫結(jié)構(gòu)設(shè)計符合《檔案著錄規(guī)則》和相應(yīng)的庫結(jié)構(gòu)規(guī)范良好的實用性界面友好操作簡單，提供諸如代碼輸入、數(shù)據(jù)攜帶等功能，能自動糾錯良好的兼容性和可擴展性對軟、硬件平臺的獨立性強能以DBF文件格式或通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時能夠完整、安全地遷移第4節(jié)基于目錄數(shù)據(jù)庫的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)94數(shù)字檔案管理1、入庫文件范圍的確定首先要根據(jù)檔案的利用預(yù)期來科學(xué)確定哪些檔案需要建立文件級檔案目錄，哪些建立案卷級目錄，哪些建立專題目錄：國家規(guī)定：“有條件的省級檔案館全部館藏檔案案卷級目錄都要實現(xiàn)機檢，重要全宗檔案逐步實現(xiàn)文件級目錄機檢”。隨著《歸檔文件整理規(guī)則》的實施，檔案實體整理中已不再形成新的案卷，文件目錄正逐步替代案卷目錄成為最重要的檢索手段。為避免目錄共享時的信息冗余，減少重復(fù)勞動，檔案目錄建設(shè)應(yīng)以“我”為主，收存的文件并非每一份都需要著錄。

第5節(jié)檔案目錄數(shù)據(jù)的著錄、標引和錄入95