檔案管理制度

安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第1頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度檔案管理制度一、總則據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》，《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》等檔案法律法規(guī),為規(guī)范公司檔案管理工作，有效保護(hù)和利用企業(yè)檔案，使檔案在公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等各項(xiàng)管理活動(dòng)中發(fā)揮高效的服務(wù)作用，全面真實(shí)準(zhǔn)確保存、管理、利用記載公司的歷史資料，特制訂本制度。制度所指的檔案是;本公司在企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研開(kāi)發(fā)、工程建設(shè)等實(shí)踐活動(dòng)中所形成的文件、資料、圖樣、載體（包括電子文件）等全部檔案的總和。其構(gòu)成包括:文書(shū)檔案、科技檔案（工程建設(shè)檔案）、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。司檔案是公司知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。公司檔案工作是公司研發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。司檔案管理工作應(yīng)公司各項(xiàng)管理活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任、信息等方面的需求為導(dǎo)向運(yùn)用現(xiàn)代管理方法,為公司研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。司檔案堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的基本原則。公司總經(jīng)理辦公室（以下簡(jiǎn)稱總經(jīng)辦）集中統(tǒng)一管理本公司的全部檔案和文件資料實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。并依法對(duì)本公司各部門（所有部門，包括工廠、事業(yè)部，下同）檔案基礎(chǔ)工作及全資、控股企業(yè)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。司檔案管理在國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)范下，總經(jīng)辦對(duì)公司文件資料的形成、積累、歸檔，企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、組卷、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行全過(guò)程管理，確保公司檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全和有效利用。各部門應(yīng)建立部門負(fù)責(zé)人為檔案管理責(zé)任人制度和兼職檔案管理員制度，負(fù)責(zé)對(duì)本部門文件資料的形成、積累、整理、歸檔,并按規(guī)定時(shí)間全部移交總經(jīng)辦鑒定歸檔。二、管理要求（一）文書(shū)檔案管理1管理范圍1.1文書(shū)檔案是指:本公司在黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、企業(yè)改制、資產(chǎn)重組等活動(dòng)中形成的具有歷史價(jià)值、保存價(jià)值、利用價(jià)值的管理性文件、安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第2頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度資料、載體（包括電子文件）等。1.2文書(shū)檔案管理范圍按江蘇省《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限表》中的黨群管理行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理歸檔范圍要求管理。1.3文書(shū)檔案是公司在行政事務(wù)活動(dòng)中形成的，反映公司宏觀管理活動(dòng)的，涉及公司各個(gè)方面的文件資料。1.4文書(shū)檔案有關(guān)上級(jí)來(lái)文、內(nèi)部形成的密級(jí)文件，必須按國(guó)家保密法規(guī)和公司IP保護(hù)及信息安全管理體系的規(guī)定管理。2管理職責(zé)2.1總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理本公司文書(shū)檔案工作。2.2負(fù)責(zé)管理黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)管理性文件，各種體系涉及的管理性文件，企業(yè)改制文件，資產(chǎn)重組、資產(chǎn)評(píng)估文件資料的形成、積累、歸檔工作，南通市檔案管理部門要求移交集中管理的除外。3負(fù)責(zé)公司文書(shū)檔案的收集、整理、分類、組卷、保管、利用工作。2.4負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的編研和統(tǒng)計(jì)工作。3管理程序1歸檔3.1.1本公司在管理活動(dòng)中形成的符合文書(shū)檔案歸檔范圍的文件、資料、載體都必須按檔案法規(guī)歸檔。3.1.2各部門文件資料形成責(zé)任者必須按歸檔要求將收集或形成的文件、資料、載體的原件及復(fù)制件移交總經(jīng)辦歸檔。3.1.3總經(jīng)辦文書(shū)檔案管理人員必須依據(jù)公司歸檔制度，對(duì)文件資料形成責(zé)任者將其形成的，有保存價(jià)值的文件資料及時(shí)歸檔進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。3.1.4各部門兼職檔案管理人員必須及時(shí)督促文件資料形成責(zé)任者將其形成的，有保存價(jià)值的文件資料及時(shí)收集、整理、移交歸檔。3.1.5文書(shū)檔案文件資料的歸檔時(shí)間為；按年度歸檔，即在第二年一季度前按要求歸檔。3.1.6黨群工作類關(guān)于干部任免、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)等文件一旦公布，隨即歸檔。3.1.7文件處理由于特殊情況已跨年度，一旦形成，隨即歸檔。3.2整理3.2.1文書(shū)檔案按文件資料自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系規(guī)律進(jìn)行整理立卷確保檔案質(zhì)安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第3頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度量。3.2.2按照年終立卷和文檔一體化立卷相結(jié)合的方法，以問(wèn)題性質(zhì)、保管期限、密級(jí)要求分類、分別立卷。3.2.3遵循檔案分類原則，按企業(yè)檔案十大類分類規(guī)則，進(jìn)行科學(xué)、合理、系統(tǒng)的分類組卷、編目上架。3.2.4密級(jí)文件，按保密規(guī)定和公司IP保護(hù)及信息安全體系要求分別單獨(dú)立卷。3.2.5建立檔案檢索系統(tǒng)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理，逐步形成全過(guò)程管理。3.3鑒定3.3.1遵循全面的、歷史的、發(fā)展的鑒定原則，科學(xué)地、現(xiàn)實(shí)地對(duì)文件資料進(jìn)行鑒定。3.3.2對(duì)文件、資料、圖樣進(jìn)行保存價(jià)值、保管期限、劃定密級(jí)的鑒定。3.3.3保存價(jià)值以文件資料的完整性、準(zhǔn)確性為基礎(chǔ)，從內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)效、程度上全面進(jìn)行鑒定。3.3.4保管期限分為；永久、定期（30年,10年）兩種，按企業(yè)檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。3.3.5劃定密級(jí)以公司保密規(guī)定和公司IP保護(hù)及信息安全體系要求進(jìn)行鑒定。3.4保管3.4.1采取有效措施,實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，全面系統(tǒng)地維護(hù)公司檔案的安全完整。3.4.2定期檢查庫(kù)房管理及“七防”情況，檔案質(zhì)量、壽命與保管條件、安全、保密情況。3.4.3執(zhí)行庫(kù)房管理規(guī)定，落實(shí)庫(kù)房“七防”措施。3.5利用3.5.1檔案開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的中心任務(wù)和基本目的，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司發(fā)展服務(wù)。3.5.2檔案信息加工。編制各種檢索工具，方便查詢和利用。建立計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng),提高查詢檢索效率。3.5.3確保文檔服務(wù)利用查全率、查準(zhǔn)率。3.5.4執(zhí)行檔案借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行密級(jí)檔案閱檔審批手續(xù)。4銷毀4.1檔案及文件資料超過(guò)保管期限，必須對(duì)其進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀申請(qǐng)。安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第4頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度4.2同意剔出銷毀的檔案，必須開(kāi)列清冊(cè),經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審定，報(bào)上級(jí)有關(guān)部門備案。集中銷毀時(shí)必須有監(jiān)銷人兩名，防止泄密，清冊(cè)歸檔保存。5保密與考核5.1文書(shū)檔案的劃密范圍由公司保密委確定。5.2文書(shū)檔案的保密按公司保密規(guī)定及公司信息安全體系要求執(zhí)行。5.3文書(shū)檔案的管理由公司總經(jīng)辦檢查與考核。（二）、科技檔案管理1管理范圍1.1科技檔案是指:本公司在產(chǎn)品生產(chǎn)、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器、科技開(kāi)發(fā)管理等實(shí)踐活動(dòng)中，所形成的具有歷史價(jià)值、保存價(jià)值和利用價(jià)值的文件、資料、圖樣及載體（包括電子文件）等。1.2科技檔案管理范圍按江蘇省《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限表》中產(chǎn)品生產(chǎn)科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器歸檔范圍得要求管理。1.3科技檔案管理是對(duì)科技文件資料形成、積累、歸檔以及科技檔案的收集、整理、鑒定、組卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用的全過(guò)程管理，必須適應(yīng)公司生產(chǎn)、科研發(fā)展的需要。1.4科技檔案中劃定密級(jí)的技術(shù)文件資料，必須按保密法規(guī)及公司IP保護(hù)及信息安全管理體系的規(guī)定管理。2管理職責(zé)2.1總經(jīng)辦按國(guó)家《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成要求》的規(guī)定,集中統(tǒng)一管理本公司科技檔案工作。2.2技術(shù)中心負(fù)責(zé)工程竣工檔案單項(xiàng)驗(yàn)收前的檔案工作。各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)品生產(chǎn)科研開(kāi)發(fā)、基建工程、設(shè)備儀器等文件資料、技術(shù)檔案圖樣（包括底圖、藍(lán)圖、樣本）、載體（電子版）等文件資料的形成、積累和移交歸檔工作。2.3總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)竣工驗(yàn)收前的科技檔案的收集、整理、歸檔、分類、組卷、保管、鑒定、利用工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作考核，其他科技檔案由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)相關(guān)工作。2.4總經(jīng)辦負(fù)責(zé)科技檔案的歸檔范圍和內(nèi)容的核定工作。2.5總經(jīng)辦負(fù)責(zé)科技檔案利用效益成果統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作。2.6總經(jīng)辦負(fù)責(zé)科技檔案的編研和統(tǒng)計(jì)工作。3管理程序安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第5頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度3.1歸檔3.1.1本公司在管理實(shí)踐活動(dòng)中形成的符合科技檔案歸檔范圍和內(nèi)容的文件、資料、圖樣必須依據(jù)檔案法規(guī)及時(shí)歸檔。3.1.2各部門科技檔案文件、資料、圖樣形成責(zé)任者，必須按歸檔要求,及時(shí)將文件資料、圖樣原件及復(fù)印件移交歸檔。3.1.3總經(jīng)辦檔案管理人員必須依據(jù)公司檔案管理制度對(duì)文件資料圖樣形成責(zé)任者如何全面準(zhǔn)確及時(shí)地將其形成的、有保存價(jià)值的文件資料技術(shù)檔案完成歸檔進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。3.1.4各部門兼職檔案管理人員必須及時(shí)督促文件資料圖樣形成責(zé)任者將其形成的有保存價(jià)值的文件資料圖樣及時(shí)收集、整理、移交歸檔。3.1.5科技文件、資料、技術(shù)檔案圖樣的歸檔時(shí)間為；年度歸檔或按每一項(xiàng)管理活動(dòng)結(jié)束、完成后歸檔，或按工作階段，或按課題歸檔。3.1.6技改工程、基建項(xiàng)目在完成工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后移交歸檔。3.1.7歸檔的文件資料必須及時(shí)辦理文件歸檔簽證手續(xù)。3.1.8堅(jiān)持科技檔案“四同步”管理，確?？萍紮n案文件資料的歸檔率、準(zhǔn)確率、完整率。3.2整理3.2.1各部門收集的文件資料、技術(shù)檔案，按文件資料的形成規(guī)律或問(wèn)題進(jìn)行分類整理成冊(cè)保管，確保文件資料的完整、齊全和系統(tǒng)性。3.2.2總經(jīng)辦檔案管理遵循檔案分類原則，按企業(yè)檔案十大類分類規(guī)則，科學(xué)、系統(tǒng)合理分類。3.2.3總經(jīng)辦檔案管理人員按科技檔案組卷要求分類、組卷、編目、上架、保管及利用。3.2.4建立檔案檢索系統(tǒng),應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理，逐步形成全過(guò)程管理。3.3鑒定3.3.1遵循全面的、歷史的、發(fā)展的鑒定原則，科學(xué)地、現(xiàn)實(shí)地對(duì)文件資料進(jìn)行鑒定。3.3.2對(duì)文件、資料、圖樣進(jìn)行保存價(jià)值、保管期限、劃定密級(jí)的鑒定。3.3.3保存價(jià)值以文件資料的完整性、準(zhǔn)確性為基礎(chǔ)，從內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)效、程度上全面進(jìn)行鑒定。3.3.4保管期限分為；永久、長(zhǎng)期、短期三種,按檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第6頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度3.3.5依據(jù)公司IP保護(hù)及信息安全管理體系的規(guī)定,劃定密級(jí)進(jìn)行鑒定。3.4保管3.4.1采取有效措施，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，全面系統(tǒng)地維護(hù)企業(yè)檔案的安全完整。3.4.2定期檢查庫(kù)房管理及“七防”情況，檔案質(zhì)量、壽命與保管條件、安全、保密情況。3.4.3執(zhí)行庫(kù)房管理規(guī)定，落實(shí)庫(kù)房“七防”措施。3.5利用3.5.1檔案開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的中心任務(wù)和基本目的，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司發(fā)展服務(wù)。3.5.2檔案信息加工。編制各種檢索工具，方便查詢和利用。建立計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，提高查詢檢索效率。3.5.3確?？茩n服務(wù)利用查全率、查準(zhǔn)率。5.4執(zhí)行檔案借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行密級(jí)檔案閱檔審批手續(xù)。4銷毀1檔案及文件資料超過(guò)保管期限，必須對(duì)其進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀申請(qǐng)。4.2同意剔出銷毀的檔案，必須開(kāi)列清冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)與公司分管技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)審定,報(bào)上級(jí)有關(guān)部門備案。集中銷毀時(shí)必須有監(jiān)銷人兩名，防止泄密，清冊(cè)歸檔保存。5保密5.1科技檔案的劃密范圍由公司保密委確定。5.2科技檔案的保密按公司保密規(guī)定及信息安全體系要求執(zhí)行。5.3科技檔案的管理由公司總經(jīng)辦檢查、指導(dǎo)與考核。（三）、會(huì)計(jì)檔案管理1管理范圍1.1本公司會(huì)計(jì)檔案是指:本公司在各項(xiàng)管理工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。1.2會(huì)計(jì)憑證。包括各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、憑證匯總表銀行存款（借款）對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表等。1.3.會(huì)計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、各種輔助賬簿、其它會(huì)計(jì)賬簿等。安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第7頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度1.4財(cái)務(wù)報(bào)告。包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)，上級(jí)主管部門對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)告，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。1.5其它會(huì)計(jì)資料。銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其它應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)。1.6會(huì)計(jì)檔案的管理工作是對(duì)本公司在各項(xiàng)管理工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料進(jìn)行管理，包括：收集、整理、分類、裝訂、歸檔、保管、查閱、銷毀等內(nèi)容。2管理職責(zé)2.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、移交工作。2.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案移交前管理工作，包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、分類、裝訂立卷、保管、查閱，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。2.3財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)專門保管地點(diǎn)、保管裝置,應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。2.4總經(jīng)辦負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案移交后的保管工作。3管理程序31公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由公司財(cái)務(wù)部按會(huì)計(jì)檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂成冊(cè)、形成會(huì)計(jì)檔案案卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后，可由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后,編制移交清冊(cè)，向總經(jīng)辦檔案室移交統(tǒng)一保管。移交總經(jīng)辦保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，因查閱利用需拆封后重新整理，必須由總經(jīng)辦會(huì)同財(cái)務(wù)部檔案人員共同拆封整理。3.2收集3.2.1本公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的符合會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍的文件、資料、載體都必須按會(huì)計(jì)檔案法規(guī)歸檔。3.2.2總經(jīng)辦檔案管理人員必須依據(jù)檔案法規(guī)及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)3.2.3財(cái)務(wù)部兼職檔案管理人員必須按會(huì)計(jì)檔案法規(guī)要求及時(shí)將公司在財(cái)務(wù)管理工作中形成的財(cái)務(wù)文件資料檔案收集、整理、立卷、移交歸檔。33整理分類3.3.1財(cái)務(wù)部檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將收集的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、分類、裝訂成冊(cè)、立卷、安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第8頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度歸檔。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成案卷，規(guī)范編號(hào)。3.3.2整理工作要根據(jù)不同類別檔案的特點(diǎn)、保管期限及時(shí)進(jìn)行。3.3.3整理、分類工作要保證會(huì)計(jì)檔案不遺漏、不錯(cuò)亂。3.3.4分類整理工作要按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,進(jìn)行歸納立卷，規(guī)范編號(hào)。34裝訂立卷3.4.1一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年份、月份妥善保管、歸檔，按順序排列檢查日期、編號(hào)是否齊全。3.4.2按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。3.4.3案卷必須按規(guī)范裝訂:摘除憑證內(nèi)的金屬物、整理檢查憑證順序號(hào)、檢查附件有否漏缺、記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的簽章是否齊全。3.4.4裝訂后的會(huì)計(jì)案卷應(yīng)牢固、平整，不得有折角、掉頁(yè)現(xiàn)象，脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。3.4.5會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一歸檔保管。35歸檔保管3.5.1當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，經(jīng)收集、整理、立卷后，由財(cái)務(wù)部保管一年,期滿后，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),移交總經(jīng)辦檔案管理人員進(jìn)行保管、查閱、銷毀管理。3.5.2機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交,接管人員逐一接收。36查閱利用3.6.1財(cái)務(wù)部要建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和調(diào)閱檔案登記清冊(cè)。3.6.2凡需查、借閱會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。3.6.3凡需查、借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫(huà)，不得拆散原卷冊(cè),更不得抽換。3.6.4查閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外,特殊情況借閱，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)，需要復(fù)印會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。37保管期限安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第9頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度3.7.1會(huì)計(jì)檔案保管期限按國(guó)家財(cái)政部、檔案局關(guān)于《企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表》執(zhí)行。38會(huì)計(jì)檔案銷毀3.8.1會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)鑒定審查后，編造《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》。3.8.2會(huì)計(jì)檔案報(bào)請(qǐng)銷毀時(shí)，須填制并提經(jīng)主管財(cái)務(wù)工作的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批并由總經(jīng)理審批《會(huì)計(jì)檔案銷毀審批表。3.8.3保管期滿的會(huì)計(jì)檔案中有未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)問(wèn)題，須將與之相關(guān)的材料單獨(dú)抽出另行立卷，由檔案管理部門負(fù)責(zé)管理。3.8.4銷毀檔案前，應(yīng)按《清冊(cè)》所列項(xiàng)目逐一核對(duì)，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門鑒定、核準(zhǔn)、批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)督銷毀。3.8.5檔案銷毀后，由鑒銷人員在《清冊(cè)》上共同簽字，并形成監(jiān)督情況書(shū)面報(bào)告，一式兩份,一份報(bào)本公司主管財(cái)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)洳?。（四）、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理1管理范圍1.1基建工程項(xiàng)目檔案是指本公司整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從決策立項(xiàng)、施工建設(shè)到竣工投產(chǎn)的全過(guò)程中形成的、具有歸檔歷史價(jià)值、保存價(jià)值、利用價(jià)值的全部工程文件資料技術(shù)檔案,包括項(xiàng)目前期文件、施工文件、竣工文件、竣工驗(yàn)收全部文件資料技術(shù)檔案。1.2基建工程項(xiàng)目檔案管理范圍按《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范要求管理。3基建工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍按《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限》要求管理。2管理職責(zé)2.1總經(jīng)辦依據(jù)檔案法規(guī)對(duì)本公司基建工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。2.2技術(shù)中心負(fù)責(zé)管理公司各項(xiàng)基建工程項(xiàng)目文件資料技術(shù)檔案的形成、發(fā)放、收集歸檔、整理、組卷、保管和利用管理在完成各項(xiàng)基建工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，按項(xiàng)目向總經(jīng)辦移交。2.3總經(jīng)辦負(fù)責(zé)基建工程檔案完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后的接收和歸檔,依據(jù)企業(yè)檔案分類規(guī)則，結(jié)合基建檔案形成特點(diǎn)和有機(jī)聯(lián)系，按產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、基建檔案的管理要求分類管理。安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第10頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度2.4總經(jīng)辦檔案管理人員負(fù)責(zé)基建工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.4總經(jīng)辦負(fù)責(zé)基建工程檔案移交后的分類、鑒定、組卷、保管和利用工作。3管理程序3.1工程項(xiàng)目文件資料技術(shù)檔案由技術(shù)中心按《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》要求，負(fù)責(zé)各項(xiàng)基建工程檔案的管理，完成工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，向總經(jīng)辦移交,并辦理歸檔移交簽證手續(xù)。3.2總經(jīng)辦按國(guó)家《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成要求》的規(guī)定，負(fù)責(zé)接收管理完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后的工程項(xiàng)目檔案。3.3收集3.3.1技術(shù)中心負(fù)責(zé)管理工程前期文件、施工文件、技術(shù)檔案形成后的流轉(zhuǎn)與收集。3.3.2技術(shù)中心負(fù)責(zé)管理工程竣工文件、技術(shù)檔案的收集與歸檔。3.4整理3.4.1技術(shù)中心按檔案專項(xiàng)驗(yàn)收要求，負(fù)責(zé)工程竣工文件技術(shù)檔案的整理、組卷和專項(xiàng)驗(yàn)收。3.4.1總經(jīng)辦檔案管理人員對(duì)專項(xiàng)驗(yàn)收的整理和組卷進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.5保管與利用3.5.1技術(shù)中心負(fù)責(zé)基建工程檔案移交歸檔前的保管與利用工作，設(shè)專門的保管裝置確?；üこ虣n案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。3.5.2總經(jīng)辦檔案管理人員負(fù)責(zé)移交歸檔后的基建工程檔案按產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、基建檔案的分類規(guī)則分類與組卷、保管和利用工作。4保密4.1基建工程檔案的劃密范圍由公司保密委確定。4.2基建工程檔案的保密按公司保密規(guī)定及信息安全體系要求執(zhí)行。4.3基建工程檔案的管理由總經(jīng)辦檢查、指導(dǎo)與考核。（五）、文件資料歸檔管理1歸檔管理1.1公司文件資料在完成執(zhí)行使用后，應(yīng)由各部門將在本部門形成執(zhí)行的、具有歷史價(jià)值、保存價(jià)值、利用價(jià)值的文件資料、技術(shù)檔案原件，經(jīng)過(guò)收集整理后移交總經(jīng)辦檔案管理部門歸檔統(tǒng)一保管。1.2歸檔工作是公司文件資料向檔案轉(zhuǎn)化關(guān)鍵階段，為保證歸檔工作的質(zhì)量及歸檔文件安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第11頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，公司各部門必須按文件資料歸檔制度要求,做好文件資料歸檔工作。1.3文件資料歸檔制度既是各部門進(jìn)行歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，又是做好歸檔工作的依據(jù)。2職責(zé)2.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品生產(chǎn)、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器、科技開(kāi)發(fā)管理活動(dòng)中形成的文件資料技術(shù)檔案歸檔工作，并對(duì)公司其他部門檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、考核。2.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作，在年度終了后對(duì)會(huì)計(jì)檔進(jìn)行整理、歸檔，保管一年后向總經(jīng)辦移交。2.3技術(shù)中心負(fù)責(zé)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔工作，在完成工程項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后向總經(jīng)辦移交。2.4商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理部負(fù)責(zé)各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、科研開(kāi)發(fā)、工程建設(shè)合同、協(xié)議文件資料的管理、整理，按年度、階段、活動(dòng)結(jié)束向總經(jīng)辦移交歸檔。工程建設(shè)項(xiàng)目合同、協(xié)議按工程竣工后，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前向技術(shù)中心移交歸檔。2.4各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的文件資料、技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔工作，按年度、課題、階段向總經(jīng)辦移交，做好移交、歸檔簽證手續(xù)。3歸檔范圍3.1公司文件資料按照江蘇省《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限表》規(guī)定要求歸檔。3.2技改項(xiàng)目、基建工程形成的文件資料、技術(shù)檔案按國(guó)家《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》規(guī)定要求歸檔。4歸檔時(shí)間4.1各部門在各項(xiàng)管理實(shí)踐活動(dòng)中形成的各類文件必須按年度，或按工作階段,或按每項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束,或按課題結(jié)束整理齊全移交歸檔。4.2經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件，一般應(yīng)在辦理完畢后隨時(shí)移交歸檔或在第二年一季度前向總經(jīng)辦移交歸檔。4.3技改項(xiàng)目、基建工程形成的檔案文件資料必須在工程竣工驗(yàn)收前按檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的要求,做好檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。在完成工程項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，按工程項(xiàng)目向總經(jīng)辦移交歸檔。4.4會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，經(jīng)收集、整理、立卷后，由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿后，安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第12頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，向總經(jīng)辦檔案室移交。4.5科研開(kāi)發(fā)文件資料、技術(shù)檔案在完成準(zhǔn)備階段、試驗(yàn)開(kāi)發(fā)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果申報(bào)、推廣應(yīng)用階段后，按項(xiàng)目課題收集分類整理，向總經(jīng)辦移交歸檔。5歸檔程序5.1公司在各項(xiàng)管理工作中形成、執(zhí)行和收集的上級(jí)各項(xiàng)批復(fù)、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、項(xiàng)目評(píng)審、技術(shù)交流、標(biāo)準(zhǔn)等文件資料、技術(shù)檔案原件由各部門隨時(shí)向總經(jīng)辦移交歸檔。5.2各部門在各項(xiàng)管理工作中形成、執(zhí)行和收集的文件資料、技術(shù)檔案原件由各部門收集整理后，按年度、階段、課題、項(xiàng)目結(jié)束向總經(jīng)辦移交歸檔。5.3各種各類歸檔文件資料、技術(shù)檔案原件在完成歸檔手續(xù)后，需要繼續(xù)留用，可辦理借用手續(xù)或提供復(fù)印件。6歸檔控制6.1各部門人員在外出參加公務(wù)活動(dòng)中形成的文件資料、技術(shù)檔案都必須將原件及時(shí)向總經(jīng)辦移交歸檔,辦理移交手續(xù)，由檔案管理人員簽字后,方可辦理報(bào)銷手續(xù)。6.2歸檔的文件資料必須符合公司質(zhì)量體系認(rèn)證制訂質(zhì)量文件的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性和安全性要求。并對(duì)已形成的質(zhì)量體系文件進(jìn)行系統(tǒng)整理和歸檔。6.3凡屬于保密范圍或有密級(jí)的上級(jí)來(lái)文、調(diào)查研究及外部收集的文件資料，技術(shù)檔案必須隨時(shí)向總經(jīng)辦檔案管理人員移交歸檔。6.4公司重大關(guān)鍵設(shè)備、科研儀器開(kāi)箱驗(yàn)收必須有檔案人員參加，隨機(jī)文件資料由技術(shù)中心隨即收集移交歸檔。安裝調(diào)試工作如需繼續(xù)利用資料辦理借閱手續(xù)。6.5與紙質(zhì)文件資料技術(shù)檔案同時(shí)形成的電子文件，包括磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體同時(shí)歸檔（六）、檔案閱檔管理1檔案閱檔范圍為；本公司保管的文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等文件資料。2凡因工作需要查閱檔案者，必須填寫(xiě)“查閱檔案申請(qǐng)單”。3“查閱檔案申請(qǐng)單”設(shè)查閱時(shí)間、部門、姓名、查閱內(nèi)容、查閱原因、批準(zhǔn)。4查閱劃定密級(jí)的檔案，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。5查閱檔案一般不予外借，因工作需要在現(xiàn)場(chǎng)利用及其它特殊情況需要借出，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借出。6劃定密級(jí)的檔案一律不予借出，因工作需要在現(xiàn)場(chǎng)利用及其它特殊情況確需借出利安全管理制度匯編文件號(hào)：I/JSG03-084版本：E/0頁(yè)碼：第13頁(yè)共14頁(yè)49檔案管理制度用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理人員復(fù)印其中需