2023年辦公室管理試題庫

辦公室管理試題庫0501單項(xiàng)選擇題(請將對的答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題１分，共10分)1.在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?)。A.接通電源可立即復(fù)印操作B.選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電Ｃ．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿2．以下文員對辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的()。A.鈔票通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里,放在帶鎖的辦公桌抽屜里Ｂ.把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中C.標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢３.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的(）。A.先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類Ｂ．另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類Ｃ．同時(shí)考慮上司的意向和文員自身的工作效率Ｄ.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作4.文員傳達(dá)上司的指示時(shí),哪一項(xiàng)做法是不適宜的(）。A．傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思，加進(jìn)自己的意見Ｂ.必要時(shí)可形成文字材料,照本宣科C．不可再普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D.重要的指示,應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍,以免漏聽或漏記。5．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（)。A．考慮打電話的時(shí)間是否合適B．打出電話，而對方無人接聽,等鈴聲響了二、三下可掛電話C．有時(shí)候上司過于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”D.對待投訴電話先安撫，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定立即調(diào)查此事6.以下文員應(yīng)遵守的參與宴會的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（)。A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜B.白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水,夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C．未用完一道菜時(shí),應(yīng)將刀叉平行排放在盤子右上側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D.文員應(yīng)在上司之后與對方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對方以示敬意7.以下關(guān)于預(yù)定工作的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的（)A.與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時(shí)告知你的姓名)，需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B.一方面要了解火車運(yùn)營時(shí)間，上司對鋪位的規(guī)定Ｃ．假如預(yù)定需要有保證，應(yīng)事先申明,假如想取消預(yù)訂,也要在結(jié)賬之前打電話D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明8．文員協(xié)助舉行宴會時(shí)，不用考慮（）Ａ.宴會的形式與氣氛Ｂ.交通是否方便Ｃ．有無停車場D.有無休息室9.以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中,哪一項(xiàng)不適宜（)A．語句要簡短B．由過程先說Ｃ．運(yùn)用反復(fù)的效果D.說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場合、對象因素、使用模糊語言10.將同文多頁沿邊取齊后,從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章,可以證明文獻(xiàn)各頁的確是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑,這是(）Ａ．騎邊章B.封存章Ｃ.騎縫章Ｄ.證見章二、判斷題(對的打“√”，錯(cuò)誤打“X”。每小題1分,共10分）（)１.文秘人員對上司重要工作的輔佐重要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)務(wù)管理及其他活動(dòng)。()2.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用告知有關(guān)單位。（)３.值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決。（）４.檔案是指使用過的、文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（）5.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報(bào)告制度和安全、保密制度,但沒有崗位責(zé)任制度。()6.合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(）7.受到直屬上司以外的指派時(shí),假如是文員自己可以安排辦理，并且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。()8.宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出,以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請柬了。（)9．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”,便表達(dá)穿無尾正式禮服。()10.拜訪長輩或地位較高人士時(shí),可先請人遞上你的名片，以作通報(bào)。簡答題（每小題10分,共20分）來信受訪的范圍涉及哪些?受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么？文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的,有什么規(guī)定？設(shè)計(jì)題(每小題１0分,共20分）1.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品,向別人贈(zèng)送禮品，在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做?2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?五、案例分析題(每小題20分,共40分）１.某年3月5日,新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日,預(yù)定1２日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)解決公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封,一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長解決。正好銷售科的小李走過辦公室,小王說:“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參與定于3月１２日下午的研討會,小王想,總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參與這次研討會，12日他正好回來,一定會參與的。于是小王打印了接受邀請的回信,明確告知對方總經(jīng)理將參與會議,并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面尚有兩張產(chǎn)品樣品的照片。小王看了信的內(nèi)容,附件里說明有三張照片,小王不知道如何解決，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包,發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品,在前幾天訂購的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購的是三種,多了兩種。心想,是供應(yīng)商積極送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王解決郵件的做法是否對的？假如不對的,對的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的？2.請將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題:（1)市教委關(guān)于20２3年招生工作的告知;（2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要;(３）東方學(xué)院202３年招生工作計(jì)劃；（4）東方學(xué)院關(guān)于20２3年招生工作的請示(呈市教委)；(５)市教委關(guān)于東方學(xué)院2０23年招生工作的批復(fù)；（６）東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定;(7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知;(8）東方學(xué)院寡欲做好開學(xué)工作的告知；（９)東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告;(10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告;(1１）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（12)東方學(xué)院2０２3年度工作總結(jié);試題答案及評分標(biāo)準(zhǔn)單項(xiàng)選擇題1.A２.C3.D4.A５．B6.C7.Ｄ８.D9.B１0.A二、判斷題１.√2.X3.√4．X5.Ｘ6.Ｘ7.√8.X9.√10.√三、簡答題１.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品，在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做？（1）受理的范圍是:國家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（１分）(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí),不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信,或有過激言語的來信，要解決及時(shí),報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在?要一并裝訂。(2分）(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的重要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。（２分)(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、重要內(nèi)容、規(guī)定、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等具體記載，便于記錄、查找和催辦。（1分）(5)認(rèn)真解決。解決信件應(yīng)當(dāng)按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（2分）（６)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增長職工群眾對組織的信任。復(fù)信可采用收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位）復(fù)信兩種方式進(jìn)行。(2分)2.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定？（１）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最佳是在完畢被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完畢之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。（2分）(２)不要弄錯(cuò)報(bào)告對象及順序，要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（2分)(3）報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論,接著依照必要說明理由及通過，如:“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè),一是…..?！?2分）（4）一定要簡短、扼要、流暢;（1分）(5）如報(bào)告過于復(fù)雜,應(yīng)事先以的原則檢查是否有漏掉。(2分)（6)假如覺得僅僅以口頭報(bào)告對方，對方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí),可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?1分）四、設(shè)計(jì)題（每小題10分,共20分)１.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品,在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做?(１）在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、升遷,或者圣誕節(jié)、中秋節(jié)等:（1分）（2）還要清楚贈(zèng)禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等;（2分)（3）在日歷上應(yīng)當(dāng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于本地的購物環(huán)境。（1分)（4)還應(yīng)熟知一下規(guī)則：除非上司有特殊的規(guī)定,不必送太昂貴的禮物，只要專心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（1分)(5）要看對方的實(shí)際情況選擇利平,做到恰如其分，適合對方。（1分）(6）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（１分）(７）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或者提出的一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（１分)(８）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減，表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(1分）(9)為了避免所送禮物的反復(fù)，文秘人員應(yīng)當(dāng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（１分)２.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后,要做好哪些工作？(１)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部分報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2分）（2）回到公司上班后,應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作報(bào)告。假如是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案。(2分）(3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作。(2分)(4）把在出差時(shí)結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(２分)(5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表達(dá)感謝。（2分)五、案例分析題１．（1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科解決的,應(yīng)制作簽收單,規(guī)定小李署名,并注明時(shí)間;(３分)（2）把上司親啟信件先保存下來,并告知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時(shí)也許得到答復(fù)（3分)（3)12日回來就參與會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)；（3分)（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過目；(3分）(5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)當(dāng)在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系;（3分)（6）沒有訂購的東西不能簽收;(2分)(7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單,注明收到的日期,請接受人員在上面簽字,并保存好;(3分）２.答：案卷一：(3分)(１）市教委關(guān)于２023年招生工作的告知;（4)東方學(xué)院關(guān)于2023年招生工作的請示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于東方學(xué)院２023年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題:市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的告知、請示、批復(fù)(2分)案卷二:(4分)（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；（６)東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定;（７）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知;（８）東方學(xué)院寡欲做好開學(xué)工作的告知;標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、告知(２分）案卷三:（3)東方學(xué)院２02３年招生工作計(jì)劃；(12）東方學(xué)院202３年度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)（２分)案卷四:（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告;(11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告(2分）0507一、單選題1.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（)。A.安頓窗簾遮擋室外光線B.與其他設(shè)備對的連接Ｃ．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D.應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能2.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí),以下哪些行為是不適宜的(）。Ａ.準(zhǔn)備一些敞開的文獻(xiàn)夾,貼上相應(yīng)的標(biāo)記條B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理Ｃ.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密3.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的()。A.錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置Ｂ.想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C．機(jī)內(nèi)話筒錄音,注意最佳錄音距離為30－１50厘米D.錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音4.文員必須管理好自己的時(shí)間，以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的(）。A.定好目的,把想做或需要做的事情寫下來B．盡量控制外來干擾,把需要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．天天把工作安排得超過工作時(shí)間,給自己壓力Ｄ.對每一項(xiàng)工作作出安排,定好最佳期限5．以下接打電話的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的（)。A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，B．文員離開辦公室時(shí),要安排別人替你接電話Ｃ．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D．假如已經(jīng)回電，但沒打通，牢記要再聯(lián)系6.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(）。Ａ.以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計(jì)劃,不用再以書面形式確認(rèn)Ｂ．上司和文員必須在周末核對下周的行動(dòng)計(jì)劃，天天早上核對當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C.假如會議的主辦者是上司,就要確認(rèn)(至少在舉辦日的二、三天前)會議室D.會議、面談所必須的文獻(xiàn)及資料,要在前一天就準(zhǔn)備好７.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,以下哪一項(xiàng)是不適宜的（)A．準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B.代替上司制定約會計(jì)劃Ｃ.為商務(wù)洽談收集資料D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單8.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（）。Ａ．用后跟著地走路B.正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C.男性在任何場合都可戴著手套握手Ｄ．穿著短裙的下蹲姿勢,應(yīng)跨前半步后退虛跪上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰９.以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是對的的(）。Ａ.雞尾酒會一般以邀請夫婦同時(shí)出席為好B．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交10.上司決定參與某個(gè)會議時(shí),文員不應(yīng)當(dāng)()。A.只在便箋上寫好會議名稱Ｂ．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C.假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間Ｄ．和上司先充足溝通,避免在會議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)系的不便二、判斷題(）1.同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（)2.假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長,你跟對方的文員說完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過電話,告訴上司要找的人立即就會來聽電話,讓上司直接與對方通話。（)3.文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，由于當(dāng)這個(gè)信差很困難,所以要拖到最后一刻行動(dòng)。由于上司震怒，自己傳達(dá)口信的語氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語氣。（)4.當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí),就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。()5．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。(）6.面對突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時(shí)應(yīng)急措施。(）7．注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（）８．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。(）９.女性文員坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（)10.文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。三、簡答題1．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要通過一系列程序即為發(fā)文解決過程。請說明這一系列過程。2.文員受上司指示,向?qū)ο笠?guī)定約會時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?四、設(shè)計(jì)題1.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目?履行哪些職責(zé)?2．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會,辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備,要做哪些工作？五、案例分析題1.公司經(jīng)理在周一早上告訴文員小劉，周四上午９:00到１1:00召開銷售員會議,規(guī)定小劉告知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門,大多數(shù)人外出了，也沒有碰到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情,幾乎把告知的事忘了。直到周三下午，經(jīng)理問她會議告知了沒有,她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的告知：“茲定于周四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要,請務(wù)必出席?！敝芩纳衔纾?30左右，有2個(gè)銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，認(rèn)為會議不開了，坐了一會就走了。9:00左右有６個(gè)銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個(gè)說，他們已經(jīng)約好客戶在１0：00見面。到了10點(diǎn),只剩下4位銷售員,也談不出什么東西,會議草草結(jié)束。經(jīng)理很不快樂。公司一共有12位銷售員,事后去問此外4為,他們說，主線沒有看到告知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方?對的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的？２.請將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題:（１）利華公司2０2３年2月份經(jīng)理睬議記錄；（2)利華公司2０２３年銷售計(jì)劃;（3)市工商局關(guān)于年檢工作的告知;（４）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司４月份經(jīng)理睬議記錄；(６）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的告知;（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函;（8)利華公司2023年6月份經(jīng)理睬議記錄；(9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要;（10)利華公司2023年8月份經(jīng)理睬議記錄;(11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的告知;（1２）利華公司２023年銷售工作總結(jié)。標(biāo)準(zhǔn)答案試題答案及評分標(biāo)準(zhǔn)單項(xiàng)選擇題1．Ｄ２.C3．A4．Ｃ5.C6.Ａ7．B８.Ｄ9.Ｃ10.Ａ二、判斷題1.√２．√3.X４.√5.X6.√７．√8.X９.√10．X三、簡答題1．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要通過一系列程序即為發(fā)文解決過程。請說明這一系列過程。答：（1)擬稿。（1分)(２）核稿。是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核算。(2分）(3)簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（１分)(4)編號。已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。(1分)（5）繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。(1分）(6)校對，指將文獻(xiàn)的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。(1分)(7）用印，是指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋機(jī)關(guān)印章。（1分)(8）登記。（1分）（9）分發(fā)。指對準(zhǔn)備發(fā)出的文獻(xiàn)進(jìn)行分裝和發(fā)送。(１分)2.文員受上司指示，向?qū)ο笠?guī)定約會時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?答：(1）要獲得上司的許可;(１分)(２）假如用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)。(1分）（3)要對的告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會、午餐會)、所需要的時(shí)間等等;(１分)(4）約定好以后,一定要向上司報(bào)告,并填寫在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文獻(xiàn)資料。(1分）(５）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會;(1分）

（6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會;(1分)（7）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會;（１分)(８）地點(diǎn)選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。（2分）四、設(shè)計(jì)題1.(1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（2分)（2）制定約會計(jì)劃。約會計(jì)劃涉及:城市名和省(州）名(假如是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時(shí)間,與上司約會者的姓名、公司和地址,電話號碼。(２分）（3）為商務(wù)洽談收集資料。(1分）(４）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。(1分）（5)考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊或旅行社代辦人信息，為每件行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽。(1分)（6）安排差旅費(fèi)。（1分）（7)建立旅行——旅館信息資料庫。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫。（１分)(８)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。(1分）2.(1)客人的選擇。擬定名單，再請上司核定。（1分)（2)擬定期間。假如是涉外宴請,宴請時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照國際慣例，征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節(jié)假日。(1分)（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等?？紤]宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。(１分）（４）擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從來賓的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2分菜單,供上司挑選。(1分)（５）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬,請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時(shí)間、地方，以及著裝規(guī)定、規(guī)定回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；(2分）(6)席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則是:男女主人對坐桌椅的兩端;男女來賓間隔而坐;夫婦分開坐;男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐,以便同客人接觸交談。(２分)五、案例分析題１.答:(1)應(yīng)當(dāng)搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；(3分）(２）打印好書面告知；（3分)(3）在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放告知或電話告知（電話中需要對方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個(gè)人;（3分）(４)告知不能寫在布告欄里,也許不被人注意；(２分)（５）告知上應(yīng)寫清會議的時(shí)間（開始到結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn);(3分)(6)應(yīng)具體寫清會議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備;（3分)(7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；(3分）２．答案案卷一:（4分)1.利華公司202３年2月份經(jīng)理睬議記錄；5．利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄；8.利華公司2023年6月份經(jīng)理睬議記錄;10.利華公司2０23年８月份經(jīng)理睬議記錄;標(biāo)題:利華公司2023年經(jīng)理睬議記錄（2分)案卷二：（２分)2．利華公司2０23年銷售計(jì)劃;12.利華公司２023年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司2023年銷售工作計(jì)劃、總結(jié)（２分)案卷三：市工商局關(guān)于年檢工作的告知;6.市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的告知;11.市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的告知；標(biāo)題:市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的告知(2分)案卷四：利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；７.香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函;9．利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀(jì)要(2分)0601一、單項(xiàng)選擇題1.以關(guān)于文員對辦公室布置的情況,哪一個(gè)是錯(cuò)誤的()A．伸直雙臂再合攏,在高于桌面15ｃm左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文獻(xiàn)柜要分門別類安防文獻(xiàn)、資料和物品,并貼上標(biāo)記D.紙張和較重的東西放在架子下民幾層,較小的物品先放入盒中,再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方2.以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不對的的（）Ａ.定好目的,把想做或需要做的事情寫下來B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C.開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作,就不會因遺忘某事而半途停頓Ｄ．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做3.文員在接打電話時(shí),對的的做法是(）A．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B．在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來C．文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)一方面讓對方報(bào)出姓名、單位D.文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對方的情緒以個(gè)人的口吻傳達(dá)4.文員在拆郵件時(shí)，不對的的做法是()A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B.應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件、次急件和普通件C.經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí),應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出,提醒上司注意有關(guān)問題D.在移交物品要打印一份清單,注明收到日期,請接受人員簽字，并保存好5．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不對的的是（）Ａ.上級先伸手后，下級才干相握B.一般社交場合握手不可太用力,但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C．雙方有很多人時(shí),可以交叉握手D.握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好６．文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來信時(shí)，不應(yīng)(）A．拆開后信紙?jiān)诤蟆⑿欧庠谇?，一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B.對寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記Ｃ.解決信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D．對問題復(fù)雜、調(diào)查解決的時(shí)間較長的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)7.文員進(jìn)行會議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí),不應(yīng)當(dāng)做的是(）A.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對參與者是否方便B.什么日期、時(shí)間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急限度C.會議場合的選擇，要根據(jù)會議時(shí)間長短、花費(fèi)多少作決定Ｄ.文秘人員必須配合會議議程,具體檢查各項(xiàng)工作8.文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度,涉及以下方面(）Ａ.歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密規(guī)定B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔規(guī)定C．收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度Ｄ.歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料規(guī)定9．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí),以下哪一種做法不對的(）A.一方面搞清楚上司想做什么樣的安排Ｂ.辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人Ｄ．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)1０.照料上司身邊瑣事的說法,哪一種是不對的的（）Ａ.有更多的機(jī)會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B.到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話,要運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐Ｃ．對上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段Ｄ．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要,不必給予協(xié)助二、判斷題（）1.即使是上司私人的應(yīng)酬,文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂意地去協(xié)助。（)2.假如是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行,則在中間。(）3．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)右后側(cè),膝蓋與大腳可分開。()4.雞尾酒會一般要安排好座次,在請柬上注明對著裝的規(guī)定。()5.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí),可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。()6.口頭語言視時(shí)間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些;對一般同事或顧客說話，就可通俗。(）7.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如文員自己可以安排辦理,并且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再做決定。()８.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室,去其他地方蓋章。(）９.列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí),由制文機(jī)關(guān)擬定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（）1０.文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目,將已經(jīng)解決完畢的文獻(xiàn),隨時(shí)按類目上的相應(yīng)條款歸入卷內(nèi),即為年終歸卷工作。三、簡答題1.文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作,有哪些提醒系統(tǒng)?具體做法是如何的？2.提高會議效率可以有哪些做法？四、設(shè)計(jì)題１.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付,小付應(yīng)當(dāng)如何做?2.某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司規(guī)定文員小陳購買禮物贈(zèng)送,小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素?五、案例分析題1.為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會，局長要秘書小萬寫一份告知。小萬一邊寫一邊想,有些部門的領(lǐng)導(dǎo)歷來不重視衛(wèi)生問題,假如他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議也許自己不來而派其別人員來了。于是他寫了如下的告知：會議告知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于４月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議,會議重要，請準(zhǔn)時(shí)出席。小萬將告知下發(fā)后不久,就接到了不少部門的電話，詢問開什么會議,言談中頗有些責(zé)怪的意思。問題一：小萬錯(cuò)在哪里？應(yīng)當(dāng)如何寫這份會議告知？過了幾天,局里召開傳達(dá)上級精神黨員代表大會,有數(shù)百人參與，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議上，聽完報(bào)告后，進(jìn)入小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表,特別是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上,主線沒有他們的名字。一查底稿,本來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬,紛紛離會而去,會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二:作為大會組織者,小萬錯(cuò)在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采用什么措施？２.皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗,她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不同樣，李麗熱情開朗,樂于助人,陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄,兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說最近的心情不太好,由于公司生意一直不佳,總經(jīng)理急得茶飯不思,并且經(jīng)常把氣處在她的身上。李麗說:“你也不要太在意,我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯(cuò),我們經(jīng)理在今天上午就簽訂了一個(gè)合作意向書,有上千萬。假如這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴你具體情況。但這次談判的確非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天,李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式協(xié)議時(shí)，超過了約定期間,還不見代表團(tuán)的影子。后來德國某公司常駐中國的代表打來電話說:“代表團(tuán)已于昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽訂了購貨協(xié)議,價(jià)格低于貴公司百分之十。”皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比,她想沒有提醒總經(jīng)理及時(shí)采用快速行動(dòng),也責(zé)怪自己沒有時(shí)時(shí)注意德國代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是如何獲得德國代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？問題：(1）羅浪斯公司是如何獲得德國代表團(tuán)的購貨協(xié)議的？（2)秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言?（3）公司的機(jī)密有哪些?（4)秘書在平常工作中應(yīng)當(dāng)如何做好保密工作？答案一、單選題BDＢACACBDＤ二、判斷題√√XＸX√√X√X三、簡答題1.文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)？具體做法是如何的?有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng)(2分)電子提醒系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)立日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提醒事項(xiàng)，文員應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。(3分)人工提醒系統(tǒng)的做法：設(shè)立基本辦公日程表(１分)、固定活動(dòng)日期一覽表（1分）、使用提醒性備忘錄(1分)、準(zhǔn)備約會表（1分）、準(zhǔn)備特殊提醒卡(1分)、準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)（1分）。2．提高會議效率可以有哪些做法？遵循法律法規(guī)（1分)、合理擬定會議目的（１分）、擬定必要的與會者（１分)、減少會議數(shù)量(１分)、縮小會議規(guī)模(1分)、簡化會議程序（１分）、縮短會議時(shí)間（2分)、控制會議經(jīng)費(fèi)(1分）、分析會議成本(１分)。四、設(shè)計(jì)題1．答案：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶（2分）;每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖（１分）;如因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交別人代管。(２分）加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核署名;（2分）并要將蓋用文獻(xiàn)名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)具體登記(２分)。加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正、完整（1分)。2.答案:清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等(２分）;征求上司意見或批準(zhǔn)，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物(2分）;比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品(2分);贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下(2分）；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理(２分)。五、案例分析題１.答案:問題一：會議告知缺少主題(議題）(2分),時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)(2分）,請哪些人出席不明確(２分）,發(fā)放會議告知要交到會議出席者手上，可進(jìn)行說明解釋。(2分)如本人不在，應(yīng)請代收人（或秘書）簽字，打電話確認(rèn)是否出席。（2分)問題二：會前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待。(２分）小萬沒有認(rèn)真校對教材（2分),最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料,加以改正。(２分)補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一番，做了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按本來小組劃分展開了討論。（4分）2.(1)李麗在談話中無意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會，得到了這筆生意。（1分）。（2）即使是最佳的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手,這是文秘人員的基本職業(yè)道德。(３)公司的機(jī)密涉及公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論,未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。（3分)(4）應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽,不該記錄的不記錄,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文獻(xiàn)嚴(yán)密保管,自己的電腦設(shè)立密碼等。0６0７一、單選題1.文員打印寄往歐美國家的信封,寄信人姓名、地址應(yīng)當(dāng)打印在()A.右下角B.左上角C.右上角D.左上角2.在辦公室里，(）的位置是上座。Ａ．離入口最遠(yuǎn)Ｂ．離入口最近C.靠近門口D.靠近窗戶３.文員假如誤拆了非本公司的信，應(yīng)當(dāng)()A.在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,把信敞開并退回去C.在信封上注明“誤拆”,把信重新封好并退回去D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去4．文員碰到對方遞送的名片上較罕見的字，應(yīng)當(dāng)（）A.不作聲,等無人時(shí)查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀C.不用讀,只稱呼姓即可Ｄ.請教對方“可否請問一下,這個(gè)字怎么念？”5．會議中有時(shí)有人會規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時(shí)文員應(yīng)（)A．不理睬B．不征求主持人意見，停止筆錄C．征求主持人意見,停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D．征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)6.在某些情況下,文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識,了解業(yè)務(wù)的輕重緩急;另一是具有()，了解規(guī)定約會者的心理。A．社交的能力B．說話的技巧C.聽話的能力Ｄ.聽寫的能力7.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)（)A．向上司報(bào)告Ｂ.送禮Ｃ.寫信D.查證消息的可靠性８.以下餐巾的使用方法是對的的（）Ａ．半途離座，把餐巾放在椅子上B．用來擦刀叉C．用來擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)口里９.上司參與各種應(yīng)酬和會議,有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)(）A.告知上司家人把衣服送達(dá)B.自己到上司家里去拿C．讓上司自己去家里更換D．去買新的服裝１0.文書立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、()和歸檔規(guī)定。Ａ．歸檔時(shí)間B.歸檔憑證C．歸檔模式D.歸檔歷史二、判斷題（）１.善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎,對同事尊重和理解,即不能違反同事的意愿。()2.文員由于已經(jīng)打過電話,并給對方留了言，即是已經(jīng)完畢任務(wù)了。“做過某項(xiàng)工作”和“完畢某項(xiàng)工作”是完全相同。(）3.對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”,并把它退回去。（）4．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面,或因事半途離座時(shí)，都要招呼一聲。()5.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝,應(yīng)當(dāng)去洗手間。（)6.假如需要與來訪者擬定會面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間,查看上司的時(shí)間表,假如這一時(shí)間有空,就可答應(yīng)下來。()７．假如會客室的門是拉開的,先讓來訪者進(jìn)入會客室后,文員立即換手握住室內(nèi)的門把手,以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。(）8.假如會議氣氛緊張,且對上司立場不利時(shí)，文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。(）9.會議租用的設(shè)備，文員必須保證賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時(shí)間布置好,這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。()１０.上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。三、簡答題1.文員所作的完整的會議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)?2.辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些？四、設(shè)計(jì)題１.文秘人員如何主持會議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)?2.上海某公司欲與德國某公司合作,德國以品牌、技術(shù)入股，運(yùn)用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請小李做好準(zhǔn)備。假如你是小李,你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？五、案例分析題1.文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)解決公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話,她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上,一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話,心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也沒有注意。她抽出所有的信紙,放在一邊,而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅:……”,她意識到拆錯(cuò)了信，急忙看完了信,她把信又用膠水粘了起來(但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)當(dāng)由上司回信,于是,她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí),上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國的信封,鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐解決郵件是否對的，為什么？請講出理由并說明對的的做法。2.文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)解決的意見后,又碰到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示,結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹故意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的,小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對?錯(cuò)在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦？答案單選題ＢＡＡDDBDＣAA二、判斷題XXX√√X√√XX三、簡答題1．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)？(1）會議名稱（２)會議記錄人的姓名、蓋章(3)時(shí)間(開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）（4）會議地點(diǎn)(5）議題(６）主持人、主席（7）出席者名單(８）會議的通過情形及結(jié)論(9)相關(guān)的資料(１0）下次會議預(yù)定日期2.辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些?(1)清楚地知道在所說服的事項(xiàng)中,最想說什么,以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等,抓住重點(diǎn);（2）說服時(shí)，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)(３)偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等（4）要具體了解對方的立場和意向,先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對方不能了解的地方,努力加以說服;(５）積極發(fā)問,了解對方的想法,對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等(明確了解對方的情況);（6)以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞；（7)讓對方打開心扉，使對方對自己的見解產(chǎn)生愛好(讓對方認(rèn)同自己）；(8）不可傷害對方的自尊心。四、設(shè)計(jì)題1.文秘人員假如在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點(diǎn)。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo),提醒時(shí)間有限。在會上可分派工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其別人意見，不要當(dāng)眾批評某個(gè)人。最后作總結(jié),統(tǒng)一結(jié)識。規(guī)定與會者記筆記,自己做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文獻(xiàn)夾。以作查證。2.(1）接受任務(wù)（2)了解來賓、制定計(jì)劃（3）預(yù)訂食宿(４)歡迎來賓、商議日程（5）禮節(jié)性拜訪、宴請(6）正式會談（7）簽訂協(xié)議書（8）陪同參觀游覽（9）互贈(zèng)禮品（1０)歡送來賓、接待小結(jié)五、案例分析題1.(１）收領(lǐng)郵件應(yīng)當(dāng)把以前的信件此外放開，以免混淆;(2)應(yīng)在清點(diǎn)后才干簽字（３）一方面應(yīng)分類,請示上司哪些郵件能拆封,哪些不能拆(４）不能把回信地址剪掉(5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致,應(yīng)打電話詢問對的的,再把錯(cuò)誤的劃去(6）拆錯(cuò)信,應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口,把信件交給收信人時(shí)向他(她)道歉。（7)把交給上司郵件提成最急件、次急件和普通件，不能混淆;把郵件提成最急件、次急件和普通件；（8)打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角2.（１）小曹犯了多頭請示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則,既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了,就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；(2）在工作中不應(yīng)過度親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo),以至落到尷尬的境地;（３)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，假如張通情達(dá)理,小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事,求得諒解后,按孫的意見辦；(４)假如不能求得諒解時(shí),小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照執(zhí)行;(5）假如矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行重要決策人的意見。07０１一、單選題1.社交場合很講究順序禮儀，一般（)Ａ．以右為次B.以右為尊Ｃ.以后為次D.以左為尊2.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?（)A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題C.保密的話題D.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題3.郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素(）A.時(shí)間Ｂ.便利C.經(jīng)濟(jì)D.愛好4.文員做會議記錄時(shí)，可以在會議記錄中（）A.加入自己的主觀意見B.不記錄議題Ｃ.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D.對所記內(nèi)容做評論5.以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的？(）A．按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.按郵件重要性分揀６.傳真機(jī)最佳用來傳送以下哪種郵件?（)A.一般的圖紙B.機(jī)密文獻(xiàn)C．很長的文獻(xiàn)D.感謝信7.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)(）A．訂購B.制造C.分派D.儲備8．文員在解決信訪工作時(shí),由收信人（單位)復(fù)信的情況是以下哪一種（)A.初次寫信，或有過激言行的Ｂ.有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C．已做結(jié)案解決的Ｄ.沒有具體內(nèi)容的匿名信9.以下哪一種類型適合自由談話,或是收集創(chuàng)意的會議。（)A.口字型B.教室型Ｃ.圓桌型D.U字型10.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用()A．通訊者特性立卷B．按地區(qū)特性立卷C.按文種特性立卷D.按二、判斷題（)1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（）2.沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日記與上司的日記的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（）３．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些,假如錯(cuò)誤可以再做一遍。（)４．文員傳達(dá)上司信息時(shí),可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻把話傳達(dá)。（)5.在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機(jī),效果不受影響。（)6.文員對報(bào)紙和雜志的解決，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（)7.男女之間，男士先伸手了，女士才干與之相握。(）８.英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者,硬挨站起來與來訪者發(fā)言。（)9.假如會客室的門是拉開的,文員進(jìn)入會客室后，才干讓客人進(jìn)入。(）10.介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職工;若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。三、簡答題１.什么是受益?受益有幾種？辦公室人員應(yīng)如何運(yùn)用受益方法？2.公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)?請寫出這些項(xiàng)目。四、設(shè)計(jì)題1.小李是剛到公司的文員,公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜、儲物架、書報(bào)架,辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文獻(xiàn)架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，規(guī)定小李整理好辦公桌,把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)當(dāng)怎么做？2.安徽某公司欲與上海某公司合作,上海以品牌、技術(shù)入股,運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李做好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？五、案例分析題1.新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了,為了不影響公司的工作,在征得上司的批準(zhǔn)后,她請自己最佳的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作,時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純,劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂貼自己。某一天,經(jīng)理外出了,陳小姐正在公司打字，電話鈴響了,陳小姐與來電者的對話如下:來電者:“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬?“你們經(jīng)理在嗎?”陳小姐:“不在?！眮黼娬?“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？”陳小姐：“1.８美元?！眮黼娬撸骸?.6美元一打行不行？”陳小姐：“對不起,不行的。”說完,“啪”掛上了電話。上司回來后,陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意,以１．4美元一打賣出了100萬打。陳小姐脫口而出：“啊呀,上星期有人問1.6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1．8,就說不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說:“為什么?”上司說:“你犯了五個(gè)錯(cuò)。”陳小姐被解雇是由于上司說她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？2．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)解決的意見后，又碰到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示,結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些,支持過張,認(rèn)為小曹故意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯(cuò)在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦？答案一、單選題BADCＣABACA二、判斷題√√XXＸ√XXX√三、簡答題1.(1)受益是文員接受和領(lǐng)略上司意圖。(2）一種是直接受益，另一種是間接受益。（3）文員要善于領(lǐng)略上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意,把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。要做到:備好記錄本,記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽,專心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止,但不要打斷談話。如有不批準(zhǔn)見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后,要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。2．公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)?請寫出這些項(xiàng)目。（１）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。(2）密級、緊急限度(3)簽發(fā)人姓名（4)公文標(biāo)題（５)主送機(jī)關(guān)（6）正文、附件（7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章（8)注釋、閱讀（發(fā)送)范圍。（9)主題詞(10）抄送單位、印發(fā)說明四、設(shè)計(jì)題1.電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊;新文獻(xiàn)夾放需要翻譯的資料，在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi);參考書應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。2.（1)接受任務(wù)（２)了解來賓(3）制訂計(jì)劃(4)預(yù)訂食宿（5）迎接來賓(６）商議日程(7）安排會談（8)陪同參觀（９)送別客人(１0）接待小結(jié)五、案例分析1.（１)該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量）;(2）該記的沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼）(３)該說的沒有說(沒有及時(shí)向上司報(bào)告)（４）不該說的卻說了（價(jià)格上的自作主張,不向上司請示)(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司,使自己陷入被解雇的境地)（6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門(７)不等對方說完,就“啪”掛上電話。2.（1)小曹犯了多頭請示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則,既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了,就應(yīng)按孫的意見辦,不應(yīng)多頭請示；（2）在工作中不應(yīng)過度親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；(３)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示,假如張通情達(dá)理,小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事,求得諒解后，按孫的意見辦；（４)假如不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討,再建議兩位商議一個(gè)方法遵照執(zhí)行;(５）假如矛盾不能統(tǒng)一,應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦,并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行重要決策人的意見。0707一、單選題１.文員打印寄往歐美國家的信封,寄信人姓名、地址應(yīng)當(dāng)打印在(）A．右下角B.左上角Ｃ.右上角D．左上角2.在辦公室里，()的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)B.離入口最近C．靠近門口Ｄ.靠近窗戶3．文員假如誤拆了非本公司的信,應(yīng)當(dāng)()A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去Ｂ．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C.在信封上注明“誤拆”,把信重新封好并退回去Ｄ.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去4.文員碰到對方遞送的名片上較罕見的字,應(yīng)當(dāng)（）A.不作聲,等無人時(shí)查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀C.不用讀,只稱呼姓即可Ｄ.請教對方“可否請問一下，這個(gè)字怎么念?”5.會議中有時(shí)有人會規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時(shí)文員應(yīng)(）A．不理睬Ｂ．不征求主持人意見，停止筆錄C．征求主持人意見，停止筆錄,不關(guān)錄音機(jī)Ｄ．征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)6.在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn):一是掌握足夠的知識,了解業(yè)務(wù)的輕重緩急;另一是具有()，了解規(guī)定約會者的心理。A.社交的能力B.說話的技巧Ｃ.聽話的能力D．聽寫的能力7.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)(）A.向上司報(bào)告B.送禮C．寫信D.查證消息的可靠性8.以下餐巾的使用方法是對的的(）A．半途離座,把餐巾放在椅子上B.用來擦刀叉C．用來擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)口里9.上司參與各種應(yīng)酬和會議，有時(shí)需要更換服裝,文員應(yīng)(）A．告知上司家人把衣服送達(dá)B.自己到上司家里去拿Ｃ.讓上司自己去家里更換D．去買新的服裝10.文書立卷的歸檔制度涉及三方面:歸檔范圍、（）和歸檔規(guī)定。A．歸檔時(shí)間B．歸檔憑證C．歸檔模式D.歸檔歷史二、判斷題()1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有助于保密工作。（)2．小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通,聯(lián)系方便。（）3.文員應(yīng)有效運(yùn)用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。（）4.對于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請示,留檔備查。（)5.文員在接聽電話時(shí),假如投訴者無端辱罵,可把他使用的字眼寫下來,以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋:“鄧先生，假如你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！?)6.無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送,因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（)７.上下級之間握手，下級先伸手后,上級才干相握。(）8.女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型,以免妨礙工作。（）9．假如兩位來訪者均為預(yù)約,應(yīng)當(dāng)按照先來后到的原則引見給上司。()10.文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況,可以等交接班后再報(bào)告上司。三、簡答題1.文員所作的完整的會議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)？2.辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應(yīng)當(dāng)怎么做，要領(lǐng)有哪些?四、設(shè)計(jì)題１.某公司成立不久,業(yè)務(wù)就非常繁忙,電話不斷,上司規(guī)定文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)當(dāng)怎么設(shè)計(jì)？2．上海某公司欲與德國某公司合作，德國以品牌、技術(shù)入股,運(yùn)用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行９人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請小李做好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?五、案例分析題1.文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)解決公司的郵件。早上第一批郵件到了,鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來,只見上面寫著：“親愛的紅：……”,她意識到拆錯(cuò)了信,急忙看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信,其中有一封急件，覺得應(yīng)當(dāng)由上司回信,于是,她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國的信封,鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐解決郵件是否對的,為什么?請講出理由并說明對的的做法。2．文員小胡正在辦公室忙著,進(jìn)來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng)理的日程安排,卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會。但既然說與李總經(jīng)理有約，也也許是經(jīng)理親自約定的。接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對方是個(gè)推銷員,但仍然很熱情地請坐、端茶，然后問道:“您是否和李總約在上午見面?”對方回答:“假如方便,我希望不久見到李總。”小胡明白了，肯定沒有約會。即便是李總親自約定的,也會有具體準(zhǔn)確的約見時(shí)間。“您看,很不湊巧,今天上午李總剛好有個(gè)臨時(shí)會談。我立即設(shè)法和他取得聯(lián)系,告訴他您在這等候?；蛘吡砑s時(shí)間，可以嗎?”錢經(jīng)理立即表達(dá)批準(zhǔn)。小胡接著說:“您看我怎么向李總回報(bào)您的情況?”經(jīng)交談,小胡不久清楚了,來訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告,拉客戶的。這類事不是第一次碰到，小胡知道接待不可草率生硬,來訪者中不乏“無冕之王”,還須“恭敬送神”好。經(jīng)與李總聯(lián)系,從他那里得到的答復(fù)是“不見”，小胡當(dāng)然不能“直言相告”?！板X先生,真對不起,李總正在與一家重要客戶討論談判,我不方便進(jìn)去打斷。您看已近中午,怕要耽誤您太多的時(shí)間了。您看是這樣，我公司雖在本市,但大多數(shù)的業(yè)務(wù)還是在與外省市和外商之間,全國工商名錄上,我國已在冊。本市工商名錄上再登當(dāng)然對本公司也有益,具體事項(xiàng),我一定請示李總，并盡快電話與您聯(lián)系。您看,我可以打名片上您的聯(lián)絡(luò)電話吧！”“好,好?！弊焐线@么說，錢先生已顯不悅?！按送?剛才看您送來的資料,我想起我的同行馬小姐曾和我談起過她供職的公司正要做公共關(guān)系形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作……她的聯(lián)系電話是67559831,這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系?！薄昂?好!”錢先生的口氣變得和緩了?！板X先生，這資料您是否可以多留幾份給我：盡管我公司業(yè)務(wù)范圍不太適合,但周末的同行聯(lián)誼會上，我可以幫您向其他合適的公司宣傳,同行介紹,恐怕更方便些，您看是否可以?”錢先生告退時(shí)的微笑時(shí)真誠的謝意,由于他受到的熱情的接待填補(bǔ)了沒有完畢任務(wù)的缺憾。小胡熱情地送他到電梯口。問題：小胡回到辦公室第一件事應(yīng)當(dāng)是做什么?小胡的做法是否對的?有沒有不妥之處?小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理?是否違反辦公室人員的職業(yè)道德?秘書對來到公司的每一個(gè)人都應(yīng)當(dāng)視如貴客,都應(yīng)當(dāng)有求必應(yīng)，引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎?答案一、單選題BＡＡDDBDＣAＡ二、判斷題√XXＸ√ＸX√XX三、簡答題1．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)？(1）會議名稱（2）會議記錄人的姓名、蓋章(３)時(shí)間(開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）(4）會議地點(diǎn)(5)議題(6）主持人、主席(７）出席者名單(８)會議的通過情形及結(jié)論(9)相關(guān)的資料（10)下次會議預(yù)定日期2．辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些?(1)清楚地知道在所說服的事項(xiàng)中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等,抓住重點(diǎn);（2）說服時(shí)，要盡量具體客觀,使對方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)(3)偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見,或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等(4）要具體了解對方的立場和意向,先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服;(5）積極發(fā)問,了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等(明確了解對方的情況）；(6）以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞；(７）讓對方打開心扉，使對方對自己的見解產(chǎn)生愛好（讓對方認(rèn)同自己）；(８)不可傷害對方的自尊心。四、設(shè)計(jì)題1.（題略）答案:來電單位(2分)來電號碼(2分）來電者姓名（２分)分機(jī)來電時(shí)間(1分)年月日時(shí)分（1分)BP機(jī)或手機(jī)（1分）內(nèi)容摘要：（２分)上司批示（1分)解決結(jié)果（2分）記錄人(1分）2．（1)接受任務(wù)（2）了解來賓、制定計(jì)劃(3)預(yù)訂食宿(4）歡迎來賓、商議日程(5）禮節(jié)性拜訪、宴請(6)正式會談(７)簽訂協(xié)議書（8)陪同參觀游覽（9)互贈(zèng)禮品（10)歡送來賓、接待小結(jié)五、案例分析題1.(１)收取郵件應(yīng)當(dāng)把以前的信件此外放開，以免混淆；（2)應(yīng)在清點(diǎn)后才干簽字;（3)一方面應(yīng)分類,請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆;(４)不能把回信地址剪掉;(5）檢查信封、信封上的地址、電話是否一致。如不一致,應(yīng)打電話詢問對的的,再把錯(cuò)誤的劃去；(６)拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”,并簽上自己的名字,封上信口,把信件交給收信人時(shí)向他（她）道歉;(７)把交給上司郵件提成最急件、次急件和普通件,不能混淆；把郵件提成最急件、次急件和普通件；（8）打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。２.(1）小胡回到辦公室應(yīng)立即與馬小姐聯(lián)系,遵守諾言；(2）對