達成高質(zhì)量的團隊決策

引言許多重要的商業(yè)技能因為團隊合作而具有全新的價值，決策制定技能在這一點上表現(xiàn)得尤為突出。而且，您將發(fā)現(xiàn)這個技巧的掌握是團隊內(nèi)部互動的關(guān)鍵。我們把這個單元命名為“風眼力量”——這正是團隊決策的真實寫照。畢竟，颶風的威力來自于風眼的動力，這正如團隊的效力來自于您以及團隊其他成員的決策。所以，實力團隊的一部分，就是增加決策的頻率，甚至是加強決策本質(zhì)特性。團隊決策需要一整套新的技巧和流程，可能對于您來說是全新的。它如同颶風一樣，有時非常猛烈。有這樣一個實例，1992年，一家大型保險公司的信息服務(wù)（IS）部門進行重組。新團隊形成后，首要工作之一是檢查和合并服務(wù)軟件——其包括700多種不同的應(yīng)用程序。他們又分成若干個小組來整合不同類型的軟件，如應(yīng)收帳目、法律和索賠等。也就是說，他們“保留”“丟棄”為期兩天的會議，讓每個小組發(fā)表一下自己的建議。結(jié)果卻不堪設(shè)想。每個小組以不同的優(yōu)先順序和方式進行軟件評估，因此對同一“決策制定“建議性”還“決定性””漸地，會議演變?yōu)楦餍〗M為自己喜好的軟件游說，最后甚至出現(xiàn)了人身攻擊。他們的問題出在何處？每一個小組都認為其它小組對自己小組的提議會有一致的看法。有的小組認為他們自己在決策制定中有特權(quán)。其余的則同其他小組討價還價，尋求一個折衷的方案?？梢赃@么說，他們沒有確定如何來作決定。他們在其中感覺到破壞力，不是來自于“颶風黛比”，而是來自于“颶風般的決策”。就像生活在海邊的居民一樣，您的團隊必須為決策制定做熱身準備。我們的TeamPac將在這方面提供幫助。在本單元中，您將：學習制定團隊決策的五種方式。學習根據(jù)您面臨的挑戰(zhàn)面選用合適的方式。-1-完成決策團隊決策制定的五種方式根據(jù)團隊的參與程度，其決策制定有五種方式。請注意，每一種方式都沒有錯。它們適用于不同的情況。個人決策即由一個人作出決策。其他有關(guān)人員贊同某個人來做決策，并且同意來遵守這個決策。以下情形中個人決策是最好的方式：某個人處于行動的最前沿，或有制定這項決策的技巧、興趣或經(jīng)驗。在緊急情況下通常以這種方式進行決策。團隊參與度：非常低實例：聯(lián)邦快遞公司(FederalExpress)的一名員工做出一項決定——即雇用一架直升飛機為一位被大雪圍困的客戶空遞一件包裹。(因為這項決策與公司對客戶的承諾相符，決策者因此被樹立為公司模范)少數(shù)決策某一事件中，有關(guān)人員的一小部分適合考察事件并制定決策，且決策對團隊有關(guān)成員均有約束力。同個人決策類似，少數(shù)決策最好由那些處于行動最前沿或有制定這項決策的技巧、興趣或經(jīng)驗的成員來制定。團隊參與度：低實例：12個成員的教職工管理小組一致同意派三個成員購買教室視頻/圖像設(shè)備，因為這三人對電子儀器比較了解。多數(shù)決策某一事件中，半數(shù)以上的有關(guān)人員共同來制定決策，且決策對團隊有關(guān)成員均有約束力。當人員太多面導致對某一個問題不能達成共識，或問題太小不需過多的考慮時，多數(shù)決策是最有效的。多數(shù)決策最常采用的形式是投票表決。團隊參與度：高實例：某個城市要在兩個候選人中選定一名當選市長，或一個團隊必須快速決定公司野餐是供應(yīng)烤肉還是炸雞。-2-共識決策大部分重要決策需要全體同意。全體成員在合理和探討的基礎(chǔ)上商議某個問題，每個成員都發(fā)表自己的看法。討論所有可能的方法后，(不得用“多數(shù)規(guī)則”投票表決、討價還價或者求平均值的方式進行)團隊參與度：非常高實例：雖然有些團隊成員持保留意見，但全體成員認為，對于增加廣告預算來實現(xiàn)團隊季度目標的決策，均能接受。一致決策對于至關(guān)重要的事件需達成一致決策。每個成員對即將采取的行動完全同意，每一個相關(guān)成員對制定的決策完全贊同。達成一致需要大量的信息和時間。團隊參與度：完全且絕對實例：1970年，在一次任務(wù)執(zhí)行過程中，阿波羅號宇宙船的一個氧氣罐突然爆炸，宇航員的生命危在旦夕。如何安全返回地球，宇航員們就一項解決方案達成共識，但阿波羅飛行執(zhí)行小組并不滿意。他們希望確保自己做出最佳的決策。執(zhí)行小組請每個成員進一步思考這個問題，最終，小組就一項最佳方案取得了完全一致的看法?！坝肋h不要將沉默誤認為同意”-3-迷失在荒野中!達成共識，獲得生存您獨自一人在荒野中，只有很少的裝備。白天干熱，夜晚卻很冷?，F(xiàn)在該怎么辦呢？下面是有關(guān)個人野外生存的12個問題。在這項訓練中，您的第一項任務(wù)是為每一個問題選擇最佳答案項，并把它寫在標題——“您的答案”的下面，請獨立完成。當您做出自己的決定后，您需再次考慮每一個問題－只是這次是以一個小組成員的身份。您的小組必須共同來決定每個問題的最佳答案。即使您的想法在小組討論中改變了，也不要改變您個人的選擇。您的答案以及您小組的答案隨后都要與正確答案對照，正確答案由教授野外生存的專家提供。準備好了嗎？檢查一下水壺，小心蛇。好，現(xiàn)在開始……1.在一個沒有路的森林中，您與小組其他成員系您的伙伴的最佳方式為：您的團隊專家a)大聲喊“救命”，但聲調(diào)較低。答案答案答案b)用全力最大聲地呼喊、尖叫。c)大聲尖利地吹口哨。2.您處在一個“蛇的王國”里，躲避蛇的最佳方式是？您的團隊專家a)用腳弄出很多聲響。答案答案答案b)輕柔安靜地走路。c)夜行。3.您迷失在荒野，饑餓難忍。確定哪種植物（這些您都不認識）是可食用的最佳原則是：a)如果看見有鳥兒吃，就試一下。您的團隊專家b)除了那些鮮紅的漿果，其余都可以吃。答案答案答案c)把少許植物放在下嘴唇上5分鐘；如果感覺良好，就試吃一點。-4-4．白天又干又熱，但只有一壺水(約一升)。您應(yīng)該：a)定量——每天喝一杯。您的團隊專家b)只有夜晚停下來休息時才飲用您認為答案答案答案必需的量。c)渴時即飲用您認為必需的量。5．您的水用光了，非?？?。終于來到了一個干涸的河道旁，找到水源的最佳方法是：您的團隊專家a)在河床的任何地方挖掘。答案答案答案b)挖出靠近河岸的草木根。c)在河床轉(zhuǎn)彎處的外部挖掘。6您決定沿著一列有水流過的峽谷走出荒野，夜晚來臨了。最佳的駐營地點是：您的團隊專家a)靠近峽谷的水源處。答案答案答案b)在山脊高處。c)在山坡的中部。7．短距離外出尋找食物后，正準備返回宿營a)立即回頭，一直開著手電筒，希望手電筒能支撐到您發(fā)現(xiàn)路標。b)把電池放到腋窩下溫熱，然后將他們重新放回手電筒中。您的團隊專家c)打亮手電筒幾秒鐘，把周圍的景物記答案答案答案下來，在黑暗中前進，并重復這個過程。8．一場早來的大雪把您困在小帳篷內(nèi)。小爐有危險？您的團隊專家a)黃色。答案答案答案b)藍色c)紅色-5-9您必須涉水穿過一條水流湍急的河流，河里您應(yīng)該：您的團隊專家a)穿著您的靴子背著您的背包。答案答案答案b)扔掉您的靴子和背包。c)扔掉您的背包，但穿著靴子。10您應(yīng)面向：您的團隊專家a)上游。答案答案答案b)橫過河流。c)下游。11．您發(fā)現(xiàn)自己落入了危崖；唯一可行的方法是爬上去。道路上盡是長滿青苔、光滑的巖石。您應(yīng)該試著：您的團隊專家a)赤足。答案答案答案b)穿著靴子。c)只穿襪子。12．在沒有武器和未曾意料的情況下，您驚奇離您約十米遠的地方后腿直立時，您應(yīng)該：您的團隊專家a)飛跑。答案答案答案b)爬上最近的樹。c)站著不動，但準備慢慢后退。您答對你小組答的題數(shù)對的題數(shù)-6-從荒野中返回過程檢查您和您的小組終于從荒野中活著走了出來，當您一瘸一拐地回到辦公“歡迎回來。讓我們談一談您的小組是如何達成共識的?！北M管您處于那么一個可憐兮兮的情形，還是很樂意回首以下這個過程。按1-5分，為以下每一個問題打分。(1=“一點也不”，5=“完全”。)1．您感覺您被傾聽的程度如何？——為什么？2．您對團隊決策的影響度如何？——為什么？3．您對團隊最終決策滿意度如何？——為什么？4．您感覺對團隊決策的負責度如何？——為什么？5．您感覺對團隊決策的忠誠度如何？——為什么？在每一次決策制定后進行一次過程檢查是一個好想法。過程檢查是時不時停下行動，觀察一下團隊協(xié)作度如何的一種方式。停下來回顧一下上面提到的問題是一種非常好的過程檢查方法——尤其是一項決策達成后。(為方便復習，這些問題會在附錄部分再次出現(xiàn)。)開始一項過程檢查的有效方式被稱為“手指表決”“手指表決”形象、快速且直接。下面介紹它是如何進行的。您可以在會議的適當時機，停下來一會，提一些小問題，比如“現(xiàn)在每個人對行動進展情況感覺如何？”或“對我們縮短制造廠停工時間的提案，您怎么看？”-7-然后讓每個人舉起1-51表示“低”“不好”5“高”“好”。接著花一段時間討論一下大家的反應(yīng)。(“我看到我們中的許多人認為事情進展良好?！薄癏oward,什么希望大家分享的想法嗎？)“當不在乎個人得失時，會有意想不到的成就”-8-錯誤的方式團隊決策制定中的無效行為。下面是小組決策經(jīng)常發(fā)生的五種行為。它們有一個共同點：即不征求團隊成員的支持或同意。有趣的是，在這些方式中，團隊看起來好像在共同制定決策。但從長遠看，執(zhí)行這些“決策”而沒有團隊支持和投入將是非常困難的。閱讀下面對每一個行為的描述。在給出的空白處，寫下您自己經(jīng)歷的一個例子。1.忽略某個成員提出一個建議或觀點，但團隊置之不理。實例：在一個會議中，一個小組成員建議創(chuàng)建一個企業(yè)內(nèi)部通訊來提升低落的士氣。沒有人發(fā)表意見，隨后就轉(zhuǎn)向討論其他問題了。不利之處：忽略了許多創(chuàng)新的解決方法或一些好的小主意。被忽略的個人會感到失望，不再提出自己的想法。我經(jīng)歷的一個例子：2.自作主張團隊某個成員發(fā)表自己的決定，其他成員對此或別的方案不作進一步考慮，就表示認同。處于優(yōu)勢地位的個人經(jīng)常以這種方式來達成決策。-9-實例“鑒于其他人沒有另外的想法，我現(xiàn)在就給客戶打電話，通知他們最好給我們一個可行的期限，或其他的解決方案?！辈焕帲翰蛔鹬仄渌〗M成員的想法或利益。我經(jīng)歷的一個例子：3.聯(lián)手團隊某個成員發(fā)表自己的決定，另外一個人緊隨其后附和。這是某個提議通過的最常見的方式。實“您知道，Gerald是對的。我也不能接受這些期限。我也會打電話給客戶以支持您?？赡苓@樣他就能領(lǐng)會了?！辈焕帲翰蛔鹬仄渌〗M成員的想法或利益。有可能造成不和，甚至在團隊中形成派系。我經(jīng)歷的一個例子：4.交易一個團隊成員對另一個人說“如果您支持我的提案，我將同意您的決定?！睂嵗骸昂冒桑覍⒅С帜耐{電話攻勢。但您須在我向公司辦公室提交預算方案時支持我?！辈焕帲簺Q策基于個人利益，通過折衷來制定。方案真正的優(yōu)缺點未被考慮。這將破壞團隊整體風氣。我經(jīng)歷的一個例子：-10-5.算術(shù)平均值當決策需要一個數(shù)量上的解決方案時，采用所有可能方案的平均值?！癆nna認為我們應(yīng)為調(diào)查分配10，000美元。我認為只需2，000美元。Jeff則認為不需要撥款。這樣，10，000美元加上2，000美元加上0再除3等于4，000美元。這就是我們對于調(diào)查的預算。”我經(jīng)歷的一個例子：決策制定中團隊參與之代價和收益代價：00收益：0-11-00筆記欄：-12-團隊參與決策制定將長期獲益代價和收益（續(xù)）當決策制定涉及團隊參與時，要做到“言行一致”很難。制定團隊決策需要進行很多工作，并且經(jīng)常會減慢進程一至少在一個短期項目中是這樣。但事實是團隊參與制定決策將長期獲益。團隊參與度增加時，會有以下成本和收益：成本時間制定團隊決策需花費比較長的時間。然而，團隊力量比個人力量大得多。團隊參與決策制定，比由一兩個人“孤軍作戰(zhàn)”制定決策，執(zhí)行所需的時間縮短。團隊的效力更大，且決策執(zhí)行更迅速。大量的統(tǒng)計數(shù)字支持這一點。其他成本制定團隊決定確實需用更長的時間。時間就是金錢，所以其成本要高。而達成協(xié)作需要更多的資料，通常這意味著更多的花費。您很可能還需暫時擱置別的工作。但值慶賀的是，團隊決策使失誤明顯減少而效率明顯提高。收益質(zhì)量您大概在“迷失在荒野”的練習中已經(jīng)感覺到，相對于個人，小組能夠制定更好的決策。無論是研制一項新產(chǎn)品、同客戶交易還是制定預算，如果以團隊參與的形式來進行，通常決策的質(zhì)量水平較高。畢竟，通過聽取更多的意見，更有可能尋找到最佳解決方案。忠誠度因為團隊成員均參與到?jīng)Q策中，對此有一種主人翁感，這將為企業(yè)帶來新活力。-13-協(xié)作正如諺語所說，“三個臭皮匠抵個諸葛亮”風氣，而這正是高效團隊的根基。-14-采用合適的方式了解如何以各種方式進行決策只是課程的一半。您還需了解各種方式采用時機。個人、少數(shù)、多數(shù)、共識和一致決策分別適用于不同的時機。一般來說，決策的重要性增加，團隊參與度相應(yīng)增加。33人的小組參加一門課程，課上老師說，“我希望你們用接下來的5個小時盡可能多地了解團隊動能的知識。我就在這兒，如果需要我?guī)兔ΓS時找我?！毙〗M想讓這一天的所有決定均要達成一致。結(jié)果卻令人啼笑皆非。他們唯一一項能夠一致“投票決定午餐計劃?！钡慕逃柡苊黠@：對于制定一致決策來說，33個人小組太大了。下面是選擇合適的決策方式時，可考慮的幾條原則：決策對客戶滿意度的影響。決策對產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量的影響。決策對長期戰(zhàn)略的影響?？捎脮r間。決策的重要性。股東的利益。多數(shù)人、共識或一致決策。1.團隊某一個產(chǎn)品的最后提交期限是星期五。突然，經(jīng)銷商致電您說“零部件現(xiàn)在缺貨”部件以趕上最后期限的唯一方式是一前一天夜里送貨，但這需要額外的花費。您采用那種決策方式？您的答案：12.經(jīng)銷商再次致電您說，他有零部件，但零部件可能有問題，為了讓您放心，他們可以作測試，但測試需用兩周時間，您會錯過最后期限。如果現(xiàn)在就訂購，您會如期完成任務(wù)，但這樣做有可-15-能影響產(chǎn)品質(zhì)量。您采用那種決策方式？您的答案：13.經(jīng)銷商又一次致電您說“5人以上到場，就不需服務(wù)費。少于五人，就要收取費用。您感興趣嗎？”您采用那種決策方式？您的答案：1達成共識或一致所需的技巧達成共識或一致需要技巧。每一個團隊成員參與到?jīng)Q策中，且在這個過程中沒有人感覺其利益未被重視。如果沒有這方面的技巧，會談可能會永遠拖下去，經(jīng)常是滯足于每個人都已同意的觀點上。為了避免這一切發(fā)生，重要的是就如何來達成共識和一致，統(tǒng)一意見。下面是一些有用的技巧。提議和投票“是”“否”“是，但是……”或任何猶豫回答的則等同于“否”“否”的成員們的關(guān)注點。確認聲明經(jīng)過一段時間探討后，給每個人一次發(fā)言的機會。然后進行“提議和投票”。方案和分享讓每一個人獨立提出一個方案，方案可以是在會前或者會議過程中形成的。然后，在不被打斷情況下，給每個人一次機會讓大家分享他或她的觀點或方案。在所有的觀點都被聽取后，每個人基于前“一輪”識別出的問題再次提出新方案。繼續(xù)聽取各種想法直到您能夠結(jié)束這場討論。之后，如果需要的話，則進行“提議和投票”。-16-主張/支持/探討鼓勵所有成員采用“主張/支持/探討”方案：主張“我是這么認為的”。支持：“我為什么這樣認為”。然后邀請大家共同來探討“關(guān)于這個方案，其有利和不利因素各是什么？”-17-選擇一個大家都希望解決的問題。在下面寫出您的問題列表：既然你們已經(jīng)選定了一個問題，那么確定采用什么方式對這個問題作決定。然后制定決定。在下面寫出你們采用的決策方式和小組的反應(yīng)：-18-總結(jié)決策制定是一門藝術(shù)；決策制定人需要領(lǐng)會其微妙之處并掌握必要的方法。決策有5種方式，每一種都有其優(yōu)缺點。個人決策。團隊參與度：非常低。少數(shù)決策團隊參與度：低。多數(shù)決策團隊參與度：高。共識團隊參與度：非常高。一致決策團隊參與度：完全且絕對。您通過自己的實踐發(fā)現(xiàn)，在決策制定過程中，團隊參與度直接影響決策的質(zhì)量。但這僅是一個開端一時間、成本、團隊忠誠度和協(xié)作伴隨著增加。然而，團隊參與也有其陷阱。下面是一些團隊中普通發(fā)生的情形，對于這些您應(yīng)該時刻保持警惕：忽略自作主張聯(lián)手交易算術(shù)平均值-19-在選擇決策制定方式以前，您應(yīng)該縝密地思考一下您所處的層面。決策對客戶滿意度的影響？決策對產(chǎn)品服務(wù)/質(zhì)量的影響？決策對長期戰(zhàn)略的影響？可用的時間？決策的重要性？當您仔細考慮過這些挑戰(zhàn)后，有許多方法來著手制定決策。在這個TeamPac單元中討論到的方法包括……提議和投票確認聲明方案和分享主張/支持/探討今天就開始做，當有一天您發(fā)現(xiàn)好的決策使一切變得如此流暢時，您會非常震撼！-20-充電輔助的TeamPac單元：關(guān)于團隊決策制定的更多信息，請安排或復習下面的TeamPac單元課程：在團隊中實現(xiàn)清晰