企業(yè)行政體系

現(xiàn)代企業(yè)向集團化開展是企業(yè)方向之一。但在開展過程中，企業(yè)對于行政后勤部門的機構(gòu)設(shè)置、職能劃分卻缺乏明確性。一、集團化企業(yè)的行政職能一般來說，企業(yè)設(shè)立行政管理部門的初衷往往是將主營業(yè)務(wù)〔制造、銷售、研發(fā)等〕外的事務(wù)性工作剝離開來，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力和時間做主營業(yè)務(wù)，保持業(yè)務(wù)的迅猛增長并提高市場競爭力。隨著企業(yè)的逐步開展壯大，又從行政中別離出市場、人力資源、客戶效勞、售后效勞等等專門機構(gòu)。不斷派生的專門機構(gòu)因為其職能的單一性而顯得重要，在企業(yè)中的作用更加明顯，相形之下，作為母體〃的行政工作就日益顯得沒落，分出去的全部是相對重要的工作，留下來的純粹是事務(wù)性工作。因此對許多企業(yè)來說，行政工作似乎越來越?jīng)]有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是東修西補、保潔保安、收發(fā)個和信件，工作雖不可或缺但也無關(guān)大局。我們知道，企業(yè)需要具備四大功能：研發(fā)、市場、銷售，效勞。企業(yè)要實現(xiàn)這四個功能必須具備幾個保障：人、財、物、信息。這些保障主要來自三個部門：人力資源部門、財務(wù)部門、行政部門，三個部門各有一套復(fù)雜的運行規(guī)律，但相對而言人力資源和財務(wù)還是屬于比擬專一的部門，職責面較小，行政部門應(yīng)該是三者里最大最復(fù)雜的部門，其職能也是最多的。可以說，行政部門在行政管理體系擔負著企業(yè)的管理工作。企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個方面的業(yè)務(wù)。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的研發(fā)、市場、資金〔財務(wù)〕、經(jīng)營〔銷售〕、開展幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調(diào)。行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、效勞三大功能。其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，效勞是根本。行政管理的實質(zhì)就是效勞。首先，行政部門不是停留在滿足于有效處理日常事務(wù)的層次，還應(yīng)該在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)文化等重大問題層次上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的高參和臂膀。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個事務(wù)主義者，而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者；換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個戰(zhàn)略家。只有有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人才能把行政工作做得更好，做得上檔次。最后，行政部門應(yīng)以效勞為本，甘當幕后英雄的角色。行政以效勞于企業(yè)為最終目，行政部門的工作永遠不會成為企業(yè)關(guān)注的中心。不但不可能，而且不應(yīng)該。因為如果一個企業(yè)的關(guān)注點不幸竟在于行政部門，那只能說明行政工作做得實在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目的的實現(xiàn)，以致于引起大家的關(guān)注。行政管理的理想境界應(yīng)該是潤物細無聲，它象一部自動化程度很高的機器，這頭原料（任務(wù)）進去，那頭成品（結(jié)果）出來，其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)。在管理〃上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在充分溝通的根底上做好協(xié)調(diào)，在效勞上當好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。二、集團化行政體系的搭建為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作，行政部門不能茫無頭緒地整天瞎忙，或是被領(lǐng)導(dǎo)一會兒支到東，一會兒支到西,結(jié)果村村起火，處處冒煙，吃力不討好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部門應(yīng)該有泰山崩于前而色不變的定性，不管風吹浪打，勝似閑庭信步，有自己的主見，能夠根據(jù)事情的輕重緩急，做好安排，指揮假設(shè)定。為了能到達這種境界，必須建立健全和認真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列標準化表格、圖表等，從而建立起行政部門的法治秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊伍；同時要搞好科學分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件（如辦公設(shè)施、生活設(shè)施）、軟件（如規(guī)章制度、工作程序）、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管理體系在很大程度上就會象一部自動機器一樣運轉(zhuǎn)，只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)輔以人治。事業(yè)部下設(shè)幾個專門的機構(gòu)以實現(xiàn)其根本職能：〔1〕資產(chǎn)管理部：主要職責是負責集團公司的固定資產(chǎn)管理、調(diào)配、報廢，也包含對企業(yè)無形資產(chǎn)的管理，實際上它是一個資源整合機構(gòu)；〔2〕采購事務(wù)部：負責集團的戰(zhàn)略采購。集團越大，它的采購越需要專門的機構(gòu)和專業(yè)人員〔3〕交通安保部：負責集團車輛管理、公共區(qū)域管理、消防、警衛(wèi)、內(nèi)保、監(jiān)控〔4〕工程效勞部：負責集團日常修繕、自控、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、水電氣、機房運行等〔5〕本錢控制部：負責行政費用的記帳、支付、分攤；〔6〕客戶效勞部：負責集團公司的客戶資料管理、客戶維護〔7〕公共關(guān)系部：負責集團公司的整體對外關(guān)系以及法律事務(wù)，包括與政府、行業(yè)、協(xié)會、群眾組織的關(guān)系維護、信息和情報工作；三、由小行政到大行政的成長集團企業(yè)行政體系的構(gòu)建并不一定要作到大而全，但其根本框架是要自始至終保持的，公司小就采用主管制度，行政部經(jīng)理下設(shè)專職人員負責專項工作，逐步開展了就采用主管制度，在最后向事業(yè)部形式轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)與企業(yè)規(guī)模相一致的增長速度。行政工作以不同的程度滲透到企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)，任何一塊的工作都需要各個部門和分支機構(gòu)的協(xié)同作戰(zhàn)。正如前面所說，企業(yè)行政工作是企業(yè)整個行政系統(tǒng)的工作，而不僅僅是行政部門的工作。然而人們在這個問題上普遍有一個認識上的誤區(qū)，以為行政工作就是行政部門的工作，技術(shù)工作就是技術(shù)部門的工作，銷售工作就是銷售部門的工作......。由此在集團企業(yè)內(nèi)眾多的分支機構(gòu)就順理成章地成立單獨的行政部門、技術(shù)部門、經(jīng)營部門、財務(wù)部門。這樣一種認識和安排在很多企業(yè)導(dǎo)致了一系列弊病。首先是各個部門或分支機構(gòu)互為“獨立王國〃，站在自己的立場說話和思考問題，沒有大局觀念和長遠眼光。這就使整個集團的協(xié)調(diào)、協(xié)作變得十分困難，動輒要請集團總經(jīng)理或董事長出面才勉為其難。為此，集團企業(yè)行政工作的成敗就是要實現(xiàn)從“小〃到“大〃的轉(zhuǎn)變。如果我們把整個企業(yè)視為一個大系統(tǒng)的話，企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)就可以視為一個個'小系統(tǒng)〃，在眾多大、小系統(tǒng)之間還有假設(shè)干個中系統(tǒng)，一般有行政管理系統(tǒng)、經(jīng)營銷售系統(tǒng)、技術(shù)研發(fā)系統(tǒng)、市場開發(fā)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，也就是前面所說的集團企業(yè)通常都有的幾大塊工作。但是，無論是用塊塊或條條來描述它們都不適宜、不確切、不科學，因為它們其實是一個個系統(tǒng)、一個個網(wǎng)絡(luò)。大系統(tǒng)包含了中系統(tǒng)和小系統(tǒng)；然而中系統(tǒng)卻不是包含著小系統(tǒng)，而是將其觸角深入各個小系統(tǒng)之中。也就是說，中系統(tǒng)與小系統(tǒng)并不是包含關(guān)系，而是交叉關(guān)系。集團企業(yè)的“中系統(tǒng)〃我們稱之為大行政、大市場、大技術(shù)、大財務(wù)按照這樣的思路，在集團管理體制上應(yīng)該保證公司之間的分工不分家。集團公司的行政、人力資源、技術(shù)、市場、財務(wù)都應(yīng)是在總公司的領(lǐng)導(dǎo)下、統(tǒng)攬涉及全公司各部門、各分支機構(gòu)的大行政、大技術(shù)、大市場、大財務(wù)、的；不管涉及到哪個部門或哪個分支機構(gòu)，只要是行政方面的事，都由行政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和出面協(xié)調(diào)；只要是市場方面的事，都由市場部門領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，以此類推；大行政、大市場、大財務(wù)等等不管部門或'分支機構(gòu)〃，而只管方面〔即某一方面工作〕?？偣灸敲簇撠煛按笮姓?、大市場、大財務(wù)〃所代表的各大塊工作〔即幾個中系統(tǒng)〕之間的協(xié)調(diào)。行政部門工作的效率及成果直接影響企業(yè)的職能發(fā)揮，一般來說，集團總部的職能包括：幫助公司增值，保持各子公司人事政策、財務(wù)政策、企業(yè)文化的一致性，負責戰(zhàn)略性的方向與行動。首先是行政制度建設(shè)的問題，制度化在今天好象已經(jīng)是過時的東西了，更多更新的管理思想是講求通過“企業(yè)文化〃、“組織〃等來實現(xiàn)，制度管理似乎是陳舊的古董，已鮮有人提，但不爭的事實是，制度在企業(yè)的管理中確是基石，“沒有規(guī)矩不成方圓〃還是有道理的。企業(yè)在開展中必定會積累假設(shè)干文字資料，這些文字資料本身就是企業(yè)文化的一種載體，承載著企業(yè)制度化建設(shè)的根底。因此，集團企業(yè)更應(yīng)注重企業(yè)行政制度的建設(shè)與加強通過制度正本清源。其次是全面實行工作流程化管理，行政工作總是千頭萬緒，更多'人治〃的色彩，制度只是根底，光靠制度是達不到目標的，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來實現(xiàn)，流程圖的好處就在于它能夠簡單明了地說明工作的關(guān)鍵點，做到'分工清晰、責權(quán)明確〃，使行政的各項工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)