淺談街道辦事處的檔案管理工作

淺談街道辦事處的檔案管理工作淺談街道辦事處的檔案管理工作

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082〔2022〕04-0041-01

街道是我國(guó)最根本的行政單元，街道檔案管理工作是街道辦事處工作的根底，能反映街道的根本情況，是基層建設(shè)的重要局部[1]。街道檔案中擁有街道最根本的檔案數(shù)據(jù)，是街道工作順利進(jìn)行、統(tǒng)查街道工作的根本數(shù)據(jù)來(lái)源。因此，對(duì)于街道檔案管理需要重視起來(lái)，充沛認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是街道建設(shè)的一項(xiàng)根底性工作，街道各項(xiàng)工作都離不開(kāi)檔案工作。做好街道檔案工作，對(duì)于提高街道檔案管理水平，切實(shí)將社會(huì)保障落戶到位、解決鄰里糾紛、做好街道調(diào)節(jié)工作、建設(shè)和諧社區(qū)文化具有十分重要的意義。除此之外，街道檔案是構(gòu)成了國(guó)家檔案，它真實(shí)的記錄街道的開(kāi)展和建設(shè)的過(guò)程。

一、街道檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.根底設(shè)施條件建設(shè)較差

目前街道辦事處很少有獨(dú)自的檔案管理工作室[2]，一般與雜物間共用，設(shè)施簡(jiǎn)陋，根本環(huán)境條件差，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)平安防護(hù)工作，難以到達(dá)檔案保管的要求。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差，流動(dòng)性強(qiáng)

街道辦事處工作瑣碎，工作人員數(shù)量較少，工作人員流動(dòng)性強(qiáng)[3]，并沒(méi)有專職檔案管理人員，導(dǎo)致檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)難以起到一定的作用，形成一種年年培訓(xùn)但很少起到檔案管理水平的促進(jìn)作用，管理人員總體素質(zhì)不高，管理質(zhì)量達(dá)不到要求。

3.檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理程度不夠

街道辦事處的檔案管理工作松散，管理制度不成體系。檔案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，檔案管理混亂，職責(zé)不明確，任務(wù)交接不落實(shí)，很多檔案借出后不知去向，沒(méi)有專門(mén)的檔案管理小組進(jìn)行管理，有的街道辦事處雖然成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，但由于執(zhí)行力度不夠，不能夠發(fā)展有效的檔案管理工作。

二、案例分析

針對(duì)目前街道檔案管理存在的問(wèn)題，局部城市的街道已經(jīng)開(kāi)始提出針對(duì)性的《n案管理措施，目的在于加強(qiáng)街道的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，使檔案在工作和效勞中起到其最根本的作用。

1.鼓樓街道的多措并舉提升檔案管理工作

〔1〕加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善管理機(jī)制。鼓樓街道針對(duì)基層檔案工作根本情況，專門(mén)制定了相適應(yīng)的工作管理制度，細(xì)化檔案管理工作根本機(jī)制，使檔案工作做到按規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作精細(xì)化。

〔2〕提高檔案管理意識(shí)，責(zé)任制管理。鼓樓街道屢次為管理人員提供檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，提高工作人員對(duì)于檔案管理工作意識(shí)的認(rèn)識(shí)水平。同時(shí)，將檔案管理工作中的責(zé)任，細(xì)化分解，責(zé)任到人，明確獎(jiǎng)懲，全面提升檔案工作的自覺(jué)性、主動(dòng)性和發(fā)明性。

〔3〕細(xì)化檔案工作，精細(xì)管理。為加強(qiáng)檔案管理工作，鼓樓街道堅(jiān)持以“收集為根底、平安保管為重要、合理化利用檔案為目的〞的原那么，進(jìn)行檔案的細(xì)致化管理。在相應(yīng)辦公制配備專門(mén)檔案柜，檔案就地保留，提高檔案利用率和辦事效率。同時(shí)，積極創(chuàng)新保管載體，支持聲、像等檔案的收集保管工作，實(shí)現(xiàn)從單一紙質(zhì)載體，向數(shù)字化多媒體載體轉(zhuǎn)變。

〔4〕用“活〞檔案，效勞大眾。鼓樓街道堅(jiān)持檔案“貴在利用〞，努力用好、用活檔案資源。將“以檔執(zhí)法〞，與實(shí)地走訪相結(jié)合，建立檔案動(dòng)態(tài)補(bǔ)充完善機(jī)制，從被動(dòng)補(bǔ)充到主動(dòng)完善，從而更好地效勞轄區(qū)內(nèi)大眾生活。

2.人民街道檔案管理的提升措施

〔1〕提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的前提，為加強(qiáng)辦事處檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，人民街道成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做到了領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，經(jīng)辦人員將工作做實(shí)在，并將檔案工作列入年度方案和長(zhǎng)期規(guī)劃中，與街道中心工作同部署、同落實(shí)。

〔2〕加強(qiáng)制度建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理

辦事處先后制定了檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等各項(xiàng)制度。同時(shí)，辦事處按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類計(jì)劃并對(duì)歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，對(duì)各種門(mén)類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、電子化管理。分門(mén)別類對(duì)各種檔案進(jìn)行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷，實(shí)現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，既愛(ài)護(hù)了紙質(zhì)檔案，又提高了工作效率。

〔3〕強(qiáng)化檔案平安工作，做好事前防備

定期進(jìn)行平安檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和隱患，采取了有力措施，及時(shí)整改，避免發(fā)生各種危害檔案的平安事故。及時(shí)清查霉變蛀蟲(chóng)等現(xiàn)象的檔案袋，并做好記錄，進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)。

三、提高街道檔案管理工作要點(diǎn)

針對(duì)街道辦事處檔案管理存在的問(wèn)題以及局部先進(jìn)街道提出的檔案管理整改措施，提出下列幾項(xiàng)檔案管理工作的要點(diǎn)：

1.提升領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持和重視，調(diào)查發(fā)現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)重視的地區(qū)，該單位的檔案管理工作質(zhì)量較高。街道辦事處的工作冗雜，作為檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理存在的問(wèn)題和有待提升的地方。另外，管理者應(yīng)從各個(gè)方面增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的意識(shí)，在工作中能夠認(rèn)識(shí)到自己工作角色的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和潛在價(jià)值，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作。

2.加強(qiáng)提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，吸引復(fù)合型人才

適時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)觀摩等多種方式加強(qiáng)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，邀請(qǐng)專家進(jìn)行專業(yè)的輔導(dǎo)和講授，定期舉辦業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。單位應(yīng)多發(fā)明時(shí)機(jī)邀請(qǐng)專業(yè)資深檔案員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員進(jìn)行獨(dú)自輔導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)操作講授。管理人員的專業(yè)素質(zhì)提高了才能使檔案管理工作有效進(jìn)行，才能發(fā)揮檔案的最大效能。

3.加大對(duì)硬件設(shè)施環(huán)境的改善

街道辦事處的檔案管理室根本自然條件較差，不利于檔案的長(zhǎng)期保留，特別是對(duì)年代久遠(yuǎn)的檔案的保留，需要極其高要