組織設(shè)計組織與管理

淺談大型活動之組織與管理隨著文化市場的進一步開放，以及營銷、公關(guān)等市場手段的不斷豐富，大型活動的舉辦日趨活躍，但是在這些大型活動異?；鸨默F(xiàn)象背后，很多活動的組織者和承辦方卻無時無刻不在忍受著由于活動管理上的不足而造成的超強的體力和腦力壓力以及財務(wù)預(yù)算超支的經(jīng)濟損失。

本人由于個性和愛好使然，一直從事著各種類型活動的策劃和組織之工作，因此也常感被這種落后管理方式拖累的筋疲力盡。但是所謂吃一塹、長一智，教訓(xùn)需要總結(jié)、經(jīng)驗總在積累，本人欲把自己曾在活動的組織和管理過程中的遇到的若干教訓(xùn)和經(jīng)驗?zāi)贸鰜砗痛蠹医涣?，以求大家互相扶持，共同進步。

由于活動的種類繁多，本文所論述的活動種類主要包括各種大中型演出活動、公關(guān)活動、賽事、促銷活動、客戶答謝會（聯(lián)誼會）、各種派對、時裝發(fā)布會等參與人數(shù)在200人以上的活動。其他類型的活動在這里就不加詳述，但大多都有相通之處，只是大同小異而已。

一

現(xiàn)在大型活動的組織與管理中的典型問題

1、

勞動強度大：由于沒有一個合理而科學(xué)的管理和執(zhí)行規(guī)劃，往往是事到臨頭才找人去做，所以在活動期間內(nèi)人員的體力和腦力嚴(yán)重超支，往往每天只能睡幾個小時或者根本就沒有睡眠時間。

2、

財務(wù)預(yù)算超支：由于沒有對活動過程中的各種支出做出一個比較詳細(xì)而嚴(yán)密的預(yù)算，所以在活動的執(zhí)行期間往往會冒出很多預(yù)算之外的支出，使活動結(jié)果的結(jié)算時嚴(yán)重超支。

3、

活動過程混亂：由于在活動執(zhí)行前期的分工混亂，缺乏規(guī)范的管理，直接造成活動執(zhí)行過程中的人員調(diào)配、流程執(zhí)行等環(huán)節(jié)的混亂，嚴(yán)重影響了活動質(zhì)量。

4、

管理觀念落后：現(xiàn)在很多活動的組織、承辦方的負(fù)責(zé)人有很多都認(rèn)為，做活動本來就是一個繁雜的事情，活動過程就應(yīng)該亂、就應(yīng)該忙、就應(yīng)該累，他們把活動執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)突發(fā)事件、事務(wù)繁多、時間集中的特點當(dāng)作一種忙、亂、累場面的必然理由。殊不知，科學(xué)管理的實施初衷和基本作用就是為了防止和應(yīng)付計劃執(zhí)行過程中的突發(fā)事件，盡量減少突發(fā)事件對計劃執(zhí)行的影響。我們今天提出提高活動管理效率的目的，也正是科學(xué)地研究活動執(zhí)行過程中的方方面面，以求提前規(guī)劃，科學(xué)執(zhí)行，盡量減少我們現(xiàn)在所出現(xiàn)的不必要的人力、物力和財力的浪費，從而也最終提高活動的質(zhì)量。

二

舉辦大型活動的相關(guān)程序和法律規(guī)定

（一）

活動策劃階段

從程序上說，大型活動策劃和實施，要按照科學(xué)的管理步驟來執(zhí)行：

第一，立項。

第二，進行調(diào)查和可行性研究。

第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。

第四，方案論證。

因為關(guān)于活動策劃并不是本文的重點，所以在這里就不加詳述了。

（二）辦理審批手續(xù)

根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機關(guān)提出申請，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實施。

但我們一般常見的活動，主要需要報批的主要有文化廳（局）、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個部門，其他的申報行政機關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機會比較少，主要以上面四個機關(guān)居多。具體情況如下：

1、需要向地方文化部門報批的方面。

需要向地方文化部門報批的主要是活動中的演出方面，由于大多活動都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營業(yè)性演出管理條例實施細(xì)則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營業(yè)性演出活動，都應(yīng)當(dāng)委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)?！稜I業(yè)性演出管理條例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場（館）或者其他非營業(yè)性演出場所舉辦營業(yè)性演出活動的，應(yīng)當(dāng)報經(jīng)當(dāng)?shù)乜h級以上地方人民政府文化行政部門、公安機關(guān)和其他有關(guān)部門批準(zhǔn)。

申請時應(yīng)提交的文件有：

（1）

演出申請書；

（2）

與演出相關(guān)的各類演出合同文本；

（3）

演出節(jié)目內(nèi)容材料；

（4）

營業(yè)性文藝表演團體的《演出證》。

《營業(yè)性演出管理條例》所稱營業(yè)性演出包括下列方式：

（1）

售票或者包場的；

（2）

支付演出單位或者個人報酬的；

（3）

以演出為媒介進行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的；

（4）

有贊助或者捐助的；

（5）

以其他經(jīng)營方式組織演出的。

其他有關(guān)詳細(xì)規(guī)定請參閱《營業(yè)性演出管理條例》和《營業(yè)性演出管理條例實施細(xì)則》。

2、關(guān)于公安部門的報批

為了保證各項活動的正常進行，維護社會治安秩序和公共安全，保護公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準(zhǔn)。申請時提交一下文件：

（1）

活動方案和說明；

（2）

活動安全保衛(wèi)工作方案；

（3）

場地管理者出具的同意使用證明；

（4）

申請人身份證明及無違法犯罪記錄等；

（5）

法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的活動，應(yīng)當(dāng)同時提交有關(guān)批準(zhǔn)文件。

其中活動安全保衛(wèi)工作方案主要包括：

（1）

活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；

（2）

安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識別標(biāo)志；

（3）

場地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；

（4）

入場票證的管理、查驗措施；

（5）

場地人員的核定容量；

（6）

迅速疏散人員的預(yù)備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動的時候，入場票證必須經(jīng)過公安部門的防偽監(jiān)制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經(jīng)公安部門查驗。

另外在活動的參加人員數(shù)量方面，群眾性文化體育活動的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級公安機關(guān)許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級公安機關(guān)許可；跨地區(qū)的群眾性文化體育活動，由共同的上一級公安機關(guān)許可。作出許可的公安機關(guān)應(yīng)當(dāng)向上一級公安機關(guān)備案。公安機關(guān)對二百人以下的群眾性文化體育活動進行監(jiān)督檢查。

其他有關(guān)公安報批方面的詳細(xì)規(guī)定請參閱《群眾性文化體育活動治安管理辦法》。

3、關(guān)于環(huán)衛(wèi)部門的審批

對于環(huán)衛(wèi)部門主要是針對戶外的一些橫幅、豎幅等與市容和環(huán)境有關(guān)的宣傳方面的審批。其他的詳細(xì)規(guī)定可到環(huán)衛(wèi)部門咨詢。

4、關(guān)于消防部門的審批

消防部門主要針對活動場地的消防設(shè)施和措施進行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動中的舞臺或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過主辦單位或消防部門的審批。

《中華人民共和國消防法》第十三條規(guī)定，

舉辦大型集會、焰火晚會、燈會等群眾性活動，具有火災(zāi)危險的，主辦單位應(yīng)當(dāng)制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，落實消防安全措施，并向公安消防機構(gòu)申報，經(jīng)公安消防機構(gòu)對活動現(xiàn)場進行消防安全檢查合格后，方可舉辦。

詳細(xì)規(guī)定請參閱《中華人民共和國消防法》或到有關(guān)消防部門咨詢。

以上只是一些在舉辦活動中最常見的相關(guān)法規(guī)和申報程序，但在實際過程中一定會遇到更多的問題，在這里也不便一一列出，只是希望大家在舉辦活動之前多方考慮，多方咨詢，特別活動中有特殊內(nèi)容時一定要預(yù)先征得相關(guān)部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。

（三）聯(lián)系場地、參與主體人員等，并簽訂相關(guān)合同

在這里需要說明的是，有些申報手續(xù)需要提供場地、人員等相關(guān)合同，所以在程序的先后上并不固定，我們可以根據(jù)實際情況做出適當(dāng)調(diào)整。為了保證活動的順利開展，并依法維護各方的正當(dāng)權(quán)益，我們在聯(lián)系相關(guān)事物時一定要簽訂合同。而對于合同的相關(guān)簽訂事項在這里就不贅述了。

（四）擬定活動籌備計劃。

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?；顒踊I備計劃是有效地協(xié)調(diào)各項工作、推動各項工作順利進行的最重要的工具，是項目管理活動的首要環(huán)節(jié)。抓住這個環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。所以活動籌備計劃是活動成敗的關(guān)鍵性因素之一。

活動籌備計劃主要包括以下幾項內(nèi)容：

1、

工作計劃。也稱實施計劃。是為了活動項目最終實現(xiàn)而制定的實施方案，要說明以什么方法組織實施活動，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達到最佳效果等。

2、

人員組織計劃。主要表明

各子項目中的各項工作有誰來負(fù)責(zé)，以及相互關(guān)系。在這份計劃中，通常都采用框圖式構(gòu)架，各項工作、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個人員組織計劃表。可以讓工作人員一目了然。

3、

活動進度計劃。根據(jù)活動的正式開始時間和籌備工作正式開展的時間，對籌備工作的各項任務(wù)列定工作進程計劃。通常情況下，指定活動進度計劃時會采用框圖式構(gòu)架。

4、

財務(wù)預(yù)算計劃。對于活動實施過程中的各項費用預(yù)算。

5、

文件檔案管理計劃。因為在每次活動過程中都會產(chǎn)生很多的相關(guān)文件和檔案，如在活動審批過程中的行政文件和與相關(guān)單位簽定的合同等。這些文件檔案在整個活動過程中的作用非常關(guān)鍵，可以說是活動賴以開展的前提條件。所以對于文件和檔案的管理在活動籌備前期就要安排妥當(dāng)，最好安排專人負(fù)責(zé)。

6、

應(yīng)急計劃。這方面是很多活動的主辦方最容易忽略的地方，一方面是因為活動過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件不太容易讓人把握，應(yīng)急計劃不知該從何入手；另一方面也在于大多數(shù)活動組織者對活動的風(fēng)險管理沒有一個清晰的認(rèn)識，在意識里還沒有風(fēng)險管理的概念。但是大型活動一般都具有籌備時間長、涉及人員多等特點，在這個過程中難以保證每個人都不出問題、每件事情都進展順利。所以，一份相對嚴(yán)密的應(yīng)急計劃還是不能少的。

活動的籌備計劃可分為概念性計劃和詳細(xì)性計劃二種形式：

1、

概念性計劃，是確定初步的工作分解結(jié)構(gòu)計劃，規(guī)定了活動的主要計劃因素界限和重點。也叫自上而下的計劃。

2、

詳細(xì)性計劃，通常叫由下而上的計劃，是制定詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)計劃，詳細(xì)到每一項具體任務(wù)。詳細(xì)計劃制定了活動的詳細(xì)范圍。

在制定活動籌備計劃的時候，一般情況下由項目負(fù)責(zé)人制定整體工作方案，即概念性計劃；然后由各項工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對自身工作的詳細(xì)計劃，再交于項目負(fù)責(zé)人進行計劃匯總，以此控制整個活動進程。

因為一次活動的組織，特別是大型活動的組織，需要我們準(zhǔn)備的事情的確很多、很亂，有時候即使大家都坐下來想也未必能考慮齊全，但是如果不事前把該做的事情都準(zhǔn)備好，那么到了活動開始的現(xiàn)場就一定會方寸大亂。所以，怎樣把活動現(xiàn)場需要考慮到的事情都考慮到，并在活動開始前都準(zhǔn)備妥當(dāng)就成了活動能否順利進行的關(guān)鍵。我覺得應(yīng)該從以下幾個方面著手：

1、“好記性不如一個爛筆頭”。

把應(yīng)該做的工作都記在紙上，白紙黑字清清楚楚?；顒忧捌谝曰顒觾?nèi)容為核心，按照嚴(yán)格的邏輯順序和合理的項目分類把圍繞活動內(nèi)容而需要開展和準(zhǔn)備的活動一一羅列，然后再從每個活動入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展開，根據(jù)活動的具體性質(zhì)制作一個“活動現(xiàn)場事物預(yù)置表”（表樣如附件1）。然后按照這張表上的內(nèi)容對會前工作嚴(yán)格實施。

2、頭腦風(fēng)暴法

“頭腦風(fēng)暴法”是廣告創(chuàng)意中比較常用的思維方法，由于對于活動現(xiàn)場的各種事物和突發(fā)事件的準(zhǔn)備和預(yù)防是一件很繁雜的事，每個人并不能保證把所有的東西都考慮進去，所以在這個時候運用“頭腦風(fēng)暴法”發(fā)動所有人的智慧就有可能讓前期準(zhǔn)備趨于完善。

3、及時吸取教訓(xùn)，善于總結(jié)經(jīng)驗

由于各種大型活動的復(fù)雜性，保證每次活動都開展的順順利利、一點都不失誤幾乎是一件不可能的事情，每次總會出現(xiàn)未曾預(yù)料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動過后及時地整理在活動過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)活動中創(chuàng)造的先進經(jīng)驗就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”，這次的失誤下次堅決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗下次一定更好的運用。這就為我們以后的活動管理積累了良好的基礎(chǔ)。

（五）活動的實施階段

活動的實施階段是整個活動過程中最重要的部分，活動的成敗就在此，這部分也將是本文主要探討的地方?，F(xiàn)在很多的活動在實施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗來進行管理，從而無形中導(dǎo)致了活動實施過程中風(fēng)險系數(shù)的增高。

為了提高活動實施階段的管理效率，應(yīng)該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。這一點會在下面單獨介紹。

（六）活動的評估和總結(jié)

活動結(jié)束后，必須做一個效果評估與總結(jié)。項目總結(jié)與評估是指對已經(jīng)完成的項目的目的、執(zhí)行進程、效益、作用和影響所進行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項目活動實踐的檢查總結(jié)，確定項目預(yù)期目標(biāo)是否達到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標(biāo)是否實現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達到提高投資效益的目的。

通常項目總結(jié)報告包括以下內(nèi)容：

（1）

對比計劃與實現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因；

（2）

項目財務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因；

（3）

評估項目管理的得失，重要成就的總結(jié)；

（4）

對未來項目的建議；

（5）

團隊表現(xiàn)，對杰出成員的表彰和獎勵；

此外，項目總結(jié)報告還應(yīng)包括：

（1）

對項目剩余資產(chǎn)的管理與處置

（2）

項目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；

（3）

檔案的整理、存檔工作。

三

活動的現(xiàn)場執(zhí)行管理

（一）活動過程中最容易出現(xiàn)的三個問題：

A)

活動前期準(zhǔn)備不足造成的現(xiàn)場事物的漏缺；

B)

活動現(xiàn)場分工不明確導(dǎo)致管理混亂

C)

對現(xiàn)場突發(fā)事件的處理缺乏一定的準(zhǔn)備和技巧

（二）

“角色管理”

由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，所以如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動的順利進行，對于活動的管理者來說也是一個極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動實施階段的管理效率，應(yīng)該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。

因為曾經(jīng)參與過多項各種類型的活動，我發(fā)現(xiàn)其實每次活動的參與人員都很固定，根據(jù)他們參與活動的不同身份大致可以分為六類，即：活動組織方、場館方、演員/主持/選手等、舞臺/燈光/音響制作方、嘉賓/觀眾方和媒體記者方。

所以，我們可以根據(jù)活動參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負(fù)其責(zé)。我把這種管理暫時稱為“角色管理”。即：根據(jù)參與活動者的不同身份把現(xiàn)場的管理任務(wù)分為若干方面，每一參與角色群體的相關(guān)事務(wù)為一方面的管理任務(wù)，再分別安排專人來負(fù)責(zé)每一方面的相關(guān)事務(wù)，最后有項目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一管理各個方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個現(xiàn)場工作。

當(dāng)然，在每次的具體活動中以上幾方面并不是什么時候都一成不變。根據(jù)活動的不同情況，它所容納的角色或多或少，但并不會影響我們的管理工作，因為我現(xiàn)在所提出的是一種管理的方式或者說概念，根據(jù)不同的情況，它的具體內(nèi)容也會隨之更改。

1、角色劃分

角色管理的前提是對參與活動的全體人員進行科學(xué)的角色劃分，這也是實施操作活動現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因為角色劃分的最終目的就是為了使工作分工明確，易于操作。

例如對一場具有表演內(nèi)容的新聞發(fā)布會或時裝發(fā)布會，在舞臺方面會涉及到音響、燈光和舞美；而在表演方面又會涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進行，舞臺方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個人來全權(quán)負(fù)責(zé)是再好不過了，但是因為各方的事務(wù)都非常的多，如果一個人來處理未免會顯得心有余而力不足；而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當(dāng)然，這時雙方負(fù)責(zé)人的溝通就會顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個人來管理兩方面的事也會游刃有余的。

①活動的組織方：主要包括活動的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上，還是事件的實際處理過程中，活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。

②場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會時的體育館方，在社區(qū)舉辦活動時的社區(qū)街道辦或者物業(yè)管理方等。他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關(guān)和配合角色。

③演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們在整個活動的進程中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員，因為很多時候的活動主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊我們會單獨管理。

④舞臺/燈光/音響制作方：主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個方面的工作人員。這些都屬于活動的基礎(chǔ)設(shè)備，而且具有很強的聯(lián)系性，所以把對他們的管理專門劃為一方面。

⑤嘉賓/觀眾方：主要包括到場的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。因為參與活動的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和觀眾等在活動舉行過程中的活動范圍基本都限于同一場地，所以把他們主要規(guī)為一面。當(dāng)然，對于某些大型的活動，因為參與嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動頻繁時，也可以把嘉賓和觀眾方分開進行管理。

⑥媒體記者方：主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產(chǎn)生一定的社會效應(yīng)，而且很多公關(guān)活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴大影響力，媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。所以對于媒體方的管理也就理所當(dāng)然的獨立為面了。

有時候，某些大型活動的每一項都可能會有很多事務(wù)，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺設(shè)備等方面都有很多事情要做，那么這個時候可以在角色劃分的基礎(chǔ)上，再對各項事務(wù)進行進一步的細(xì)分。

總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到具體活動的實際情況，根據(jù)實際情況來決定劃分的具體內(nèi)容才能取到事半功倍的效果。

2、工作職能

各種角色的管理人員之職能主要表現(xiàn)在：

①監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場和準(zhǔn)備情況。例如舞臺燈光音響是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)龋?/p>

②負(fù)責(zé)各角色人員之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合，各角色管理人員應(yīng)當(dāng)及時傳達他們之間的信息和各種配合要求；

③負(fù)責(zé)解決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題；

④及時向項目負(fù)責(zé)人報告工作進展情況；

⑤現(xiàn)場出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。

3、角色管理在籌備期的運用

在活動籌備期的工作安排，以及擬定工作計劃的時候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強的目的性和針對性，所以在活動的籌備期間具有很強的實用性。但是，如果在活動籌備期適當(dāng)?shù)倪\用角色管理，那么在項目的執(zhí)行過程中會更加“如虎添翼”，而對于活動現(xiàn)場的管理也會顯得更加得心應(yīng)手、游刃有余。

在籌備期的角色管理仍以活動現(xiàn)場角色劃分為基礎(chǔ)。即把活動現(xiàn)場的角色管理任務(wù)加以延伸至活動的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關(guān)的籌備工作，并安排專人負(fù)責(zé)跟進整個籌備進程，并且承擔(dān)活動現(xiàn)場的同一方面的工作。例如在舞臺方面，可以在對舞臺、燈光、音響制作方的聯(lián)系、確認(rèn)到最后簽訂合同都有一個人專門負(fù)責(zé)跟進（當(dāng)然也可能是幾個人或一個小團隊），而且在最后的活動現(xiàn)場仍由其擔(dān)任舞臺、燈光、音響的相關(guān)事務(wù)。這樣的話，在對現(xiàn)場舞臺方面的監(jiān)督和控制都會更加順利高效。

但是由于一般活動從籌備開始到活動的現(xiàn)場實施都有一個很長的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們在實際操作中還應(yīng)該盡量讓人員“從一而終”。從而進一步保證活動的進程速度和效率。

（三）項目負(fù)責(zé)人制

在角色劃分好以后，就是實實在在的執(zhí)行和管理了。角色劃分是管理的基礎(chǔ)和前提，如果管理沒有效率，角色劃分得再科學(xué)、再合理也是無濟于事。

“項目負(fù)責(zé)人制”，無疑是目前有利于整個活動策劃和實施過程中的順利、高效的進行較好管理制度。

經(jīng)歷過活動執(zhí)行的人一定都很了解，活動的開展現(xiàn)場簡直就是一個沸騰的油鍋，特別是工作人員都保持著高度的緊張，只有大家都固定的聽從一個人的統(tǒng)一安排，互相配合，才能保證各項工作有條不紊的開展。如果每個人都去“指手畫腳”，那么場面一定會非常的亂，員工不知道該聽誰的，管理者也不知道各項工作的進展如何，某件事情是否有人去處理，或者是否安排妥當(dāng)?shù)鹊葐栴}都會接踵而來。每個“指手畫腳”的人都認(rèn)為自己在幫助處理現(xiàn)場事物，但卻不知自己的插手只能“越幫越忙”，只會讓現(xiàn)場越來越亂。

如此以來，現(xiàn)場就無所謂什么管理和協(xié)調(diào)了，每個人都去控制現(xiàn)場，現(xiàn)場也就失去了控制?，F(xiàn)場一旦失去控制，什么情況都有可能發(fā)生。所以為了保證現(xiàn)場工作的順利、高效的展開，現(xiàn)場管理必須只能有一個人統(tǒng)一管理。在這種情況下，如果有些承辦方的領(lǐng)導(dǎo)或者某個主管發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場有些問題需要有人去處理時，可以告知項目負(fù)責(zé)人，在項目負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一調(diào)配下，協(xié)作負(fù)責(zé)人處理。

（四）現(xiàn)場管理中應(yīng)該注意的幾點：

1、

認(rèn)識場館方負(fù)責(zé)人

活動現(xiàn)場出現(xiàn)的問題很多都需要場地的管理方來協(xié)同解決，所以被安排和場地管理方接觸的人必須提前和場地管理方負(fù)責(zé)本次活動的主管取得聯(lián)系，以便在處理現(xiàn)場問題時能夠及時和場管的負(fù)責(zé)人溝通，提高辦事效率。

在這個過程中最好讓場管的本次活動總負(fù)責(zé)人把負(fù)責(zé)當(dāng)場活動的相關(guān)管理人員都介紹給你認(rèn)識，以便在不能馬上找到總負(fù)責(zé)人時也可以讓其他相關(guān)管理人員配合你解決問題。同時，也可以把組織方的相關(guān)管理人員介紹給場管方認(rèn)識，同樣也是為了在出現(xiàn)問題時雙方可以及時、高效的溝通。

通常在活動現(xiàn)場，活動的組織方一般通過服裝來辨認(rèn)場管工作人員，而場管方亦是通過工作證件來確定組織方的工作人員。這種情況雖然對于雙方人員身份的確認(rèn)很少出錯，但是在解決問題時難免會出現(xiàn)一些尷尬的局面。例如我們有時候找場管的普通工作人員，他們又沒辦法也沒權(quán)利為你解決和確認(rèn)任何事情，最后還是讓你去問他們的負(fù)責(zé)人。同樣，場管的工作人員在詢問有關(guān)活動現(xiàn)場的某些問題時，也并不是我們的每個工作人員都知道或者可以決定的。所以，如果時間和條件允許的話，活動開展前，雙方的相關(guān)管理人員最好都互相認(rèn)識一下。

2、

工作協(xié)調(diào)會議

在各方面工作都安排妥當(dāng)?shù)臅r候，還不要忘了在活動開始前的工作協(xié)調(diào)會議。工作協(xié)調(diào)會議的目的一方面是在活動開始前讓所有工作人員最后確認(rèn)自己的工作職責(zé)，加強員工對自己本職工作的實施印象；另一方面，也是為了及時向員工傳達臨時變動的若干事項。

在這里需要強調(diào)的是，不管自己的工作在之前安排的多么妥當(dāng)，活動正式開始前一天的這個工作協(xié)調(diào)會議一定要開。因為這不僅僅是為了布置工作，它更是活動前的一次動員會，有利于進一步提高員工的工作緊湊感和相互之間的協(xié)作默契，。它不僅讓員工明白自己要干什么，而且還讓員工明白自己應(yīng)該拿出什么樣的干勁來工作。因此這次會一定不能少。而且通過我們以前做過的眾多活動，也已經(jīng)證實了這次會議的必要性：開過會的工作人員往往在第二天的活動中工作的目的性更強，效率更高，相互之間的配合也十分的完美；而沒開過會的工作人員，往往精力不夠，工作任務(wù)和目的意識模糊，效率低下。

除此之外，對于舉辦時間過長的活動，例如要好幾天，或者好幾周，甚至是更長的，在每天或者每個系列的活動結(jié)束后還應(yīng)該舉行一次對于當(dāng)天或當(dāng)場活動的總結(jié)會議，以便及時總結(jié)活動的得失，一方面對于出現(xiàn)的情況馬上進行處理，另一方面也防止在以后的活動中再次出現(xiàn)，以及對接下來的活動進行更加詳細(xì)的安排。

很多活動的組織方有時候是因為對這方面不夠重視，有時候是因為考慮到活動執(zhí)行的過程中員工都很疲勞，非常厭煩這些“無聊的不必要的”會議，所以很多時候都會忽略這些會議。但是事實上，這都是非常必要的事情，原因上面已經(jīng)說過。如果是因為疲勞，可以在時間和福利上做出適當(dāng)調(diào)整，如果是因為不夠重視，希望以后能夠重視起來?？傊?，不管怎樣，我們最好都能堅持下去。有時候，最無所謂的事往往就是事故的緣由。

四

活動執(zhí)行過程中容易忽略的地方

1、活動開展前與場館方的溝通

場館方是場地的管理者，在場地上實施任何活動都要經(jīng)過他們的同意。我們租用或借用場地的直接目的就是為了舉辦活動，在這個過程中會有許多地方需要場館方配合。但是場館方對自己場地的使用過程也有很多規(guī)定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動開展過程中經(jīng)常會出現(xiàn)我們的要求和場館的規(guī)定發(fā)生沖突的情況。這不僅影響了我們和場館的關(guān)系，更重要的是往往會因為這方面的原因而耽誤活動的正常進行，最后是得不償失。

例如前段時間我們在一個五星級賓館的會展中心做一個活動，由于前期籌備的疏忽，我們忘了給主持人準(zhǔn)備礦泉水。但是當(dāng)時會場上也沒有水，只有會場的門口放了一臺飲水機。沒辦法我就在飲水機上倒了一杯水想讓主持人先解下渴，但是卻被門衛(wèi)攔住了，說會場內(nèi)不讓帶水，開始以為不讓帶紙杯是怕在會場內(nèi)到處亂扔，但是想不到他們連瓶裝水也不讓拿進去，非要主持人自己出來喝。和門衛(wèi)說不通我就去找他們的負(fù)責(zé)人，想讓他們酒店的服務(wù)員給主持人倒兩杯水，但是負(fù)責(zé)人又說按照協(xié)議內(nèi)容他們不為活動提供茶水服務(wù)。最后沒辦法，我只能從外面買了兩瓶水，放在背包內(nèi)偷偷的拿進來。

這本來是件很小的事，但是由于事先沒有充分的溝通才會出現(xiàn)這種不必要的麻煩。所以在活動開展之前，先要把我們在活動中需要場館配合的地方一一羅列，事不懼小。另一方面，也要讓場館方把自己的規(guī)定說清楚，有什么沖突的地方盡量會前協(xié)商解決，不要等到事件出現(xiàn)了才去談判。一旦活動進入實施階段，我們可和場館耗不起。

2、文件檔案管理

這一點在工作計劃中已經(jīng)提到過，現(xiàn)在之所以再次提出是因為在我所經(jīng)歷過的和了解到的很多活動中，在對文件檔案的管理方面并不是很重視，經(jīng)常會被忽略。但事實上，對于文件檔案的管理在活動的執(zhí)行過程中和活動的后期工作中都有著非常重要的作用。

活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關(guān)證件票據(jù)等幾個方面。當(dāng)我把這些文件檔案羅列給大家看的時候，他們的作用我想大家心中已經(jīng)明了了。也許，在你沒有羅列之前，你還不會想到會有這么多的文件需要我們?nèi)ス芾?。但是我要說的并不僅僅是讓大家來充分重視這件事，有專門的人來管理這些檔案文件當(dāng)然是非常必要的。但是在管理過程中還應(yīng)積極的去學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)在檔案文件的管理中的重要方法。因為檔案文件的管理并不是一件容易的事，我們對他們的管理并不僅僅是確保他們不丟失，而事實上在活動的執(zhí)行期間各種事項都會隨時變動，對于這些變動的及時更新也是一個非常重要的工作。另外，更重要的是如何讓他們在活動的過程在各個需要他們的工作人員中及時傳遞。

由于對文件檔案的管理不善而使活動推遲、忙亂的例子我就不用列述了，我想每位參與過活動執(zhí)行的人都會有或多或少的經(jīng)歷。所以，希望我們在以后的活動管理中能夠充分重視對于文件檔案的管理。

3、財務(wù)管理

每次活動的舉辦都會需要很多東西，其中有些是我們自己的，有些是專為本次活動購買的，有些是租賃的或借用的等等，總之會涉及到很多東西。同樣，在實施各項活動的過程中也會產(chǎn)生很多開支，有些是預(yù)算內(nèi)的，有些是臨時產(chǎn)生的。因此，在很多活動完結(jié)之后結(jié)算時才發(fā)現(xiàn)實際開支比預(yù)算要多出很多來。所以，對于財務(wù)的管理就顯得尤為重要了。

第一，活動過程中各項財物的使用和消耗、活動后各項財物的安置和處理。因為活動現(xiàn)場的人員繁雜，所以財物丟失的事也時有發(fā)生，在對財物的看管上應(yīng)該特別注意；由于很多財物都是服務(wù)于各種獨立的活動，所以每次活動完結(jié)之后就經(jīng)常會被大家把財物和活動一起拋到腦后了；活動完結(jié)之后，經(jīng)常會產(chǎn)生很多“項目資產(chǎn)”，如何對這些資產(chǎn)進行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被“降級處理”，也應(yīng)該是個值得考慮的問題。

第二，活動過