辦公室管理課件

辦公室行政管理總則行為規(guī)范著裝規(guī)定電話及郵件管理公共圖書、報刊管理辦公用品管理資訊管理會議室管理辦公室管理名言小事成就大事,細節(jié)成就完美!

--戴維.帕卡德(惠普創(chuàng)始人)行為規(guī)范1.1

注重辦公室的整潔、安靜，保持良好 的工作環(huán)境與秩序；1.2

不得在辦公室大聲喧嘩，兩個或兩個 以上員工需討論問題時，須到會議室 進行討論，以免影響其他員工的工作1.3

上班時間不得隨意閑逛、串崗、聊天 不得討論與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的其他事情1.4 不得參與對他人的非議，不得傳 播與工作無關(guān)的“小道消息”；行為規(guī)范1.1

對工作中出現(xiàn)的問題需及時溝通、協(xié)商解決， 不得以爭吵的方式來解決問題；1.2

發(fā)揚團體精神，加強理解與溝通，各部門間需 相互支持與合作，不得互相推諉。工作中相 互協(xié)作，對其他員工的合理要求，在力所能 及的范圍里，盡可能提供幫助；1.3

在日常工作中，做到“對事不對人”，而非“對人 不對事”； 1.5 注重辦公場所的清潔，使用過的紙張、廢物不 得隨意亂扔。每位員工負責清理并保持個人 辦公區(qū)域的干凈整潔，井然有序。離開座位 時放好椅子，以免影響通道；

行為規(guī)范1.1

注重節(jié)約，合理利用辦公用品、復(fù)印紙張及 辦公設(shè)備；1.2

愛護公共財物，注重使用方法，提高效率；1.3

不得將與公事無關(guān)的人員帶到辦公區(qū)域；1.4

合理分配與使用電腦，禁止使用公司電腦玩游 戲 1.5 辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點。著裝規(guī)定1.1

注重個人形象，穿著端莊、整潔、大方、得 體；1.2

工作時間禁止穿著以下衣物：休閑裝、拖鞋、 吊帶裝、短褲以及較為夸張、怪異的服飾等；1.3

女員工在工作時間內(nèi)不得穿著短裙、超短裙、 無袖裝等，工作時間內(nèi)不得涂指甲油，不得濃 裝艷抹,不得將頭發(fā)染成紅、綠等怪異顏色；1.4

男員工不得留指甲、不得蓄長發(fā)、不得留胡須 注重體現(xiàn)個人的精神風(fēng)貌；1.5

對于違反以上規(guī)定的員工的處罰如下：1.5.1

更換著裝后方可上班（所需時間計員工缺勤）1.5.2

每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。辦公室管理須知之：電話及郵件管理電話及郵件管理1.1

打電話時簡明扼要，抓住關(guān)鍵，并盡可能降 低音量1.2

若無特殊理由，上班時間內(nèi)盡量避免拔打私 人電話，禁止長時間拔打私人電話。私人電 話的費用由員工個人承擔； 1.3 暫時離座時，同組或鄰座同事請主動接聽來 電出差或休假時請使用電話機的自動留言功 能；辦公室管理須知之：公共圖書、報刊管理公共圖書、報刊管理圖書管理公司圖書由管理部統(tǒng)一保存。如需借閱請到管理部進行登記。借閱期為十五天，超過十五天后如需續(xù)借，請辦理續(xù)借手續(xù)，每個續(xù)借期為十五天。個人若有特殊情況需要長期保留圖書的，請辦理長期借閱手續(xù)。

公共圖書、報刊管理報刊雜志管理1.1.1

為了方便大家借閱，對以公司名義訂閱的雜志， 將采用自助式管理辦法，即將雜志統(tǒng)一存 放于報刊室書柜中，每本雜志在第一頁中夾放一 張登記卡，借閱時，只需將登記卡取出，根據(jù)要 求填寫相關(guān)內(nèi)容后交前臺即可借走；歸還時將 雜志交前臺處，并作歸還記錄；1.1.2

以部門名義訂閱的雜志，將會由前臺直接送到部 門經(jīng)理手中，同時在登記卡上登記，閱后請送還 到前臺處，送還的雜志也將采用上述的自助方 式進行管理；1.1.3

所有雜志借閱期為一個星期，如果需要續(xù)借，請 到前臺處重新登記，每個續(xù)借期為一個星期。個 人若有特殊情況需要長期保留雜志，請在登記卡 上登記。辦公室管理須知之：辦公用品管理辦公用品管理1.1

在每月的20日前，各部門必須把本部門下月 所需的辦公用品預(yù)算清單報送人力資源及行 政部，管理部根據(jù)各部門所報預(yù) 算按需購買； 1.2 加強領(lǐng)用登記制度，所有辦公用品及辦公耗 材的領(lǐng)用，須按實際領(lǐng)用數(shù)量作出登記并簽 字確認；辦公用品管理領(lǐng)用辦公用品注意事項1.1.1

合理領(lǐng)用個人辦公用品數(shù)量，不得囤積和浪費；1.1.2

部分文具領(lǐng)用需以舊換新，如各種筆類；1.1.3

員工在調(diào)動或離職時，須交還計算器、磁盤盒、 筆架、直尺、訂書機、膠紙座等耐用物品；1.1.4

如有遺失，需賠償遺失物購置價格的50%后方可 辦理調(diào)動或離職手續(xù)；1.1.5

采用固定時間領(lǐng)用辦公用品：每周二和周五的下 午正常工作時間，為辦公用品的領(lǐng)用時間；1.1.6

對于新入職員工，行政人員會在員工入職的第一 日準備好相關(guān)辦公用品后電話通知其前來領(lǐng) ??；1.1.7

各部門領(lǐng)用辦公耗材時，需預(yù)領(lǐng)適量備用，避免 由于耗材的不足而影響正常運作。資訊管理Internet訪問管理1.1.1

員工如因工作需要訪問Internet，需填寫《 Internetmail&Internet瀏覽申請表》并按 程序?qū)徟瑢徟蠼豢偛考夹g(shù)及采購部處理；1.1.2

員工上網(wǎng)時不得非法操作，因非法操作所造成 硬件和軟件的損壞，視損壞程度的輕重進行賠 償；1.1.3

員工可以上網(wǎng)查找與工作內(nèi)容有關(guān)的資料或相 關(guān)網(wǎng)站，但嚴禁登陸任何與工作內(nèi)容無關(guān)的網(wǎng) 站，尤其是涉及反動、色情、賭博、聊天、游 戲等內(nèi)容的網(wǎng)站； 1.1.4 技術(shù)及采購部負責員工上網(wǎng)情況的監(jiān)控及定期檢查， 發(fā)現(xiàn)有上述1.3情形者，將通知員工本人及其 部門負責人，情節(jié)嚴重者，將給予通報批評。

資訊管理E-mail系統(tǒng)使用管理1.1.1

公司的E－MAIL系統(tǒng)僅供公司員工工作需要；1.1.2

員工在發(fā)送郵件前需認真檢查收件人名稱，嚴 禁將郵件發(fā)給與郵件內(nèi)容無關(guān)的人員；1.1.3

員工不得利用郵件傳輸任何非法的、中傷他人 的、辱罵性、恐嚇性、傷害性、騷擾性、庸 俗、淫穢等信息資料；1.1.4

員工不得在工作時間內(nèi)利用郵件傳送任何游戲 卡通、動漫、屏保等與工作內(nèi)容無關(guān)的信息1.1.5

員工在發(fā)送郵件時必須為郵件填寫標題；1.1.6

員工在發(fā)送郵件時，禁止使用個性圖標；1.1.7

員工不得訂閱與工作無關(guān)的信息；資訊管理軟件的使用1.1.1

員工只允許使用公司授權(quán)使用的軟件，未經(jīng) 技術(shù)及采購部允許不得使用其他軟件；1.1.2

嚴禁未經(jīng)技術(shù)及采購部允許攜帶任何存儲介 質(zhì)在公司的電腦上運行，包括軟盤、光盤、 U盤、硬盤等，否則對設(shè)備的軟、硬件造成 的損壞，一律由使用者承擔； 1.1.3 未經(jīng)技術(shù)及采購部許可，任何人不得私自下 載任何軟件。會議室管理1.1

提前預(yù)定會議室，以便行政部合理安排，確 保會議準時進行。1.2

愛護會議室設(shè)備，未經(jīng)許可不得擅自將會議 室內(nèi)一切設(shè)備、物品等移至它處使用。1.3

會議結(jié)束后，將各自座椅歸位，擺放整齊， 以便下個會議人員使用。 1.4 最后離開人員請關(guān)閉所有電源，包括使用的 電腦、投影儀、照明電等。若發(fā)現(xiàn)會議室內(nèi) 設(shè)備等物品不能正常使用時，應(yīng)及時通知人 力資源及行政部。辦公室管理須知之：辦公室自動化

辦公室自動化的現(xiàn)狀

國內(nèi)辦公室的類型

傳統(tǒng)型

仍使用教傳統(tǒng)之機器設(shè)備，如：打字機、紙、筆、計算機…等等為主要工具進行工作對于資訊反應(yīng)太慢，這類辦公室在國內(nèi)已不多了多點型

目前為數(shù)最多的。辦公室中已引進個人電腦協(xié)助處理事務(wù)，但每臺電腦都是獨立作戰(zhàn)的單位區(qū)域型

在辦公室中已建立了區(qū)域網(wǎng)路，透過它可達到資訊分享、訊息交換及檔案管理的功能全球型

辦公室應(yīng)用網(wǎng)際網(wǎng)路(Internet)技述，使其資訊可與全球連線機動型推翻掉傳統(tǒng)固定時間及地點上班的方式，使辦公室成為名符其實的資訊中心辦公室自動化的效益

節(jié)省時間

工作比例的重新分配更好的資訊資源共享促進溝通

辦公室無紙化辦公室自動化實例－政府機關(guān)

電子化政府的模范生

第一代公文管理系統(tǒng)電腦化公文管理第二代公文管理系統(tǒng)注重管理層面的問題，強調(diào)稽催管理功能，集中交換的公文處理方式，并導(dǎo)入光學(xué)條碼系統(tǒng)﹝barcode﹞，方便使用者輸入公文資料控管編號第三代公文管理系統(tǒng)納入文書制作系統(tǒng)，制定公文格式增加了電子公文交換的功能，采用目前時效最佳的e-mail傳遞方式效益文書校對及用印人力方面，由原來的7人合并作業(yè)后減為3人委外打字經(jīng)費亦由每月約32萬元降至每月約6萬元每月節(jié)省約3萬余張的公文記錄性用紙辦公室自動化實例－企業(yè)南方航空工業(yè)股份有限公司文件管理層面

教育訓(xùn)練資訊：記錄每位員工歷年訓(xùn)練心得報告、各磚案規(guī)范訓(xùn)練，提供各種訓(xùn)練課程與報名文件供員工取閱圖書媒題管理：提供圖書、媒體、工作報告、論文、期刊、專利等內(nèi)容摘要與保管人，便利需求者申借品質(zhì)文件管理：提供品質(zhì)手冊與環(huán)境手冊多重選項查訊保安環(huán)保文件管理：記錄保安環(huán)保作業(yè)程序文件，提供文件快速搜索查詢與各類表單下載辦公室自動化實例－企業(yè)流程控制層面

差勤管理：控管每位員工每年各類假別可休時數(shù)，與請假過程中會提醒員工相關(guān)資訊，如會受到扣款、已超過時數(shù)上限等等，每月初統(tǒng)計上月假曠時數(shù)供薪資系統(tǒng)處理差旅結(jié)報：控制要有公差事實才允許申請差旅費，針對不同職等提供可申請交通費、住宿費、雜費之上限，并要求輸入發(fā)票，車票等會計單據(jù)。會計單位審核后將資料送至ERP系統(tǒng)制票歸帳

費用動支與結(jié)報：一般費用與固定費用須先動支申請奉核后，才允許支用與結(jié)報。結(jié)報申請請單經(jīng)會計單位審核后將資料送至ERP系統(tǒng)制票歸帳行政事務(wù)申核提送：內(nèi)含30種類型電子表單簽核作業(yè)，涵蓋生產(chǎn)制造單位、人事管理部門、綜合服務(wù)與資訊管理部門各項服務(wù)申請表單員工績效考核管理：登載員工年度工作目標與平時工作記錄，每季由各級主管根據(jù)工作成果與表現(xiàn)，輸入各項考核分數(shù)奉核後通知員工查閱。物料申購：需求單位提出申請單後，由申購單位彙整並送專業(yè)、品保、預(yù)算、工安等部門會審，經(jīng)需求單位劃押後申購資料傳至ERP系統(tǒng)，同時進行採購作業(yè)。追蹤管理層面會議指示交辦事項追蹤管理：會議主席裁示交辦事項，逐條列示承辦單位與應(yīng)完成日期，由系統(tǒng)追蹤管制通知未完成單位承辦人員。電子公文管理：公文收發(fā)作業(yè)處理、每日追蹤未如期辦畢之公文同時發(fā)通知給承辦人與其主管、公文展辦處理作業(yè)、歸卷與結(jié)案公文的管理、公文傳送國家檔案管理局之處理週期校驗管理：由品保部門登錄MSLO(MasterLayOut,成圖)與各類工具應(yīng)定期校驗項目，由系統(tǒng)追蹤管制通知承辦人員執(zhí)行校驗作業(yè)非工令報工：各專案負責人登載工作分項、參與人員及賦予各分項之工時，每週要求工作人員輸入實際投入工時，專案經(jīng)理可透過系統(tǒng)瞭解專案工時成本與工作完成百分比矯正行動表：根據(jù)客戶投訴或內(nèi)部稽核單位發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的缺失後，由品保部門登錄矯正行動需求單後送相關(guān)部門處理，若於計畫完成日未處理完畢者，由系統(tǒng)追蹤管制通知承辦人員

訊息公佈層面公司消息公佈欄：舉凡公司動態(tài)、員工福利、政令宣導(dǎo)、科技新知、勞動法令、品質(zhì)通報、勞資會議資訊、公司經(jīng)營報告等等，由業(yè)務(wù)權(quán)責單位公告之員工消息公佈欄：舉凡食、衣、住、行、育、樂等資訊，由員工自行公告之，屆臨公告期限，由系統(tǒng)自動下載電腦系統(tǒng)運作狀況記錄：記錄各型電腦系統(tǒng)異常運作、檢修狀況、定期處理作業(yè)，可供相關(guān)人員管理與查閱民營化相關(guān)資訊：公告民營化作業(yè)相關(guān)法令、公司民營化過程與現(xiàn)況、股票分配與認購原則、員工關(guān)切事項等等名片管理：可記載