辦公室行政管理學(xué)員打印版課件

辦公室行政管理1序言：是企業(yè)管理不可缺少的模塊，是企業(yè)拓展的服務(wù)器和后臺。而行政管理人員是服務(wù)于企業(yè)的多面手，更是企業(yè)日常事務(wù)的管家。行政管理2第一單元日常行政管理第一節(jié)：人員配置、素質(zhì)、地位、特點(diǎn)和作用行政人員的配置：以精簡為原則搭配互補(bǔ)兼職多能3.地位、特點(diǎn)及工作內(nèi)容：地位：需時至尊、曇花一現(xiàn)、易被忘卻。特點(diǎn)：綜合性、突發(fā)性、時間性、政策性、繁雜性、廣泛性工作內(nèi)容：大而細(xì)、小而全，繁而易、簡而難。5作用：代表決策者處理全局性的問題面向企業(yè)所有部門及員工提供日常性的服務(wù)，如考勤統(tǒng)計(jì)，辦公用品的管理，文件收發(fā)等為公司制定并監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度與上下左右各種渠道發(fā)生相應(yīng)的聯(lián)系與接觸承上啟下，疏通協(xié)調(diào)

6第二節(jié)：行政管理概念及守則概念：行政主管是行政工作的最高管理者行政主管的管理能力直接影響公司內(nèi)部行政工作水平和效率要抱有“管家”的心態(tài)要做好努力參謀，管理及服務(wù)工作7行政守則：必須有一定的規(guī)例法則，使有所依歸以身作則厘定是非“顧客永遠(yuǎn)是對”的信念防機(jī)密外泄凡事有預(yù)算，財(cái)政概念強(qiáng)9第三節(jié)：選擇辦公樓的程序與房地產(chǎn)辦事處接觸，要求提供可選擇地點(diǎn)向房地產(chǎn)公司提供公司的需求辦公室面積應(yīng)優(yōu)先選擇的地點(diǎn)電機(jī)要求租用期限租金預(yù)算樓房質(zhì)量，結(jié)構(gòu)及配置樓房管理和保安服務(wù)10通訊需求索取合比例的平面圖供辦公室用地做出計(jì)劃提供管理層最終選擇作決策與業(yè)主或開發(fā)商協(xié)商租金費(fèi)用及租用期限準(zhǔn)備新辦公室裝修，購買設(shè)備及搬遷計(jì)劃的資金預(yù)算，供上級管理審批與各部門商談辦公室的布局及用地計(jì)劃辦理與施工有關(guān)的許可證及批文11第四節(jié)：環(huán)境的管理

環(huán)境空間主要包括辦公空間和輔助空間兩部分，合理的規(guī)劃和管理環(huán)境空間不僅有利于充分利用空間，更可以提高工作質(zhì)量與效率。13簡潔,寬敞,有序,合理的辦公空間能營造快樂,祥和,積極向上的氣氛;特色,美觀,協(xié)調(diào),舒適的輔助空間可創(chuàng)造優(yōu)質(zhì),高效,親和融洽的環(huán)境;壹

個

14在規(guī)劃辦公空間時,一般采用四種方法:制圖法-用繪制平面設(shè)計(jì)圖的形式安排辦公空間,并不斷加以分析和調(diào)整.(2)色卡法-拿彩色紙板將建筑物平面,各種辦公設(shè)備等按原來比例裁成平面圖案,衡量各圖案關(guān)系,予以調(diào)整安排.(3)立體模型法-使用薄板制成的平面圖上,擺放按原比例制成的立體模型.以不斷調(diào)整各自的空間布局.(4)模擬法-以實(shí)物或其他復(fù)制品在建筑物內(nèi)實(shí)地?cái)[放實(shí)驗(yàn),模擬不同布局形式和方案,直到調(diào)整至滿意,合理為止151.主要影響辦公空間規(guī)劃的因素:(1).建筑物的結(jié)構(gòu),實(shí)際使用面積以及附屬設(shè)備條件.(2).機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況.(3).完成工作任務(wù)所必需的基本設(shè)備,機(jī)具的種類,數(shù)量以及所占用最小面積的情況.(4).公司內(nèi)部橫向聯(lián)系的方式與頻度.(5).對外的業(yè)務(wù)工作方式與業(yè)務(wù)量.(6).辦公費(fèi)用的來源,數(shù)量狀況.(7).企業(yè)內(nèi)部約定俗稱的有關(guān)“慣例”等.172.辦公空間規(guī)劃中的十項(xiàng)要求(是什么?)(1)、辦公室的分布應(yīng)有利于盡量縮短信息溝通的距離。(2)、根據(jù)工作需要，為不同工作人員分配辦公空間。(3)、設(shè)備機(jī)具和每個文員所占的空間均不能過大或過小。(4)、盡量設(shè)置大而開放的辦公室。(5)、共用設(shè)備機(jī)具盡靠近窗口。18(6)、文員的辦公位置應(yīng)成直線，減少交叉。(7)、應(yīng)使與外界聯(lián)系多的部門或人員便于與外界接觸，同時又不干擾其他部門或文員的工作。(8)、應(yīng)使帶機(jī)密性的部門不利于與外界接觸。(9)、注意遵守各種安全規(guī)則，保證安全。(10)、重新規(guī)劃和擴(kuò)展的余地。195.各種共用設(shè)備機(jī)具盡可能置于共用辦公區(qū)域并靠近窗口。6.文員的辦公位置應(yīng)主要依工作程序規(guī)定的次序排列，盡量成直線，減少交叉。7.應(yīng)使與外界聯(lián)系多的部門或人員便于與外界接觸，同時又不干擾其他部門或文員的工作8.應(yīng)使帶機(jī)密性的部門不利于與外界接觸9.注意遵守各種安全規(guī)則，保證安全。10.重新規(guī)劃和擴(kuò)展的余地，適時根據(jù)工作的變化和需要調(diào)整空間分比例，不斷完善規(guī)劃方案。21第五節(jié)：搬遷前的準(zhǔn)備于現(xiàn)時辦公室搬遷方案計(jì)劃書搬遷前的大掃除廢物/舊文件的處理設(shè)備清單及置位列明紙箱的數(shù)量估計(jì)及大小要求個人及公共物品包裝規(guī)格提示及數(shù)量統(tǒng)計(jì)22在新辦公地點(diǎn)員工座位分配及編號列明各部門標(biāo)識的識別各座位的電腦、電話測試及號碼表發(fā)出新辦公室的規(guī)矩及措施與其他外援公司/部門的配合裝修工程隊(duì)設(shè)計(jì)公司搬運(yùn)公司新辦樓物業(yè)部，工程部、保安部23第七節(jié)：辦公區(qū)辦公桌管理辦法

目標(biāo)：整潔、美觀、統(tǒng)一，體現(xiàn)外資企業(yè)形象；良好的辦公環(huán)境，工作效率高；25辦公桌日常工作擺放物品：除日常工作時桌上放置的文件、紙、筆、電腦外，一般情況下辦公桌只可放置以下物品：電話裝訂機(jī)回形針盒

筆筒膠帶座

臺歷名片座

水杯面巾紙盒

文件收發(fā)框（秘書專用）注：一項(xiàng)工作結(jié)束后，桌上攤放的文件要及時整理收進(jìn)文件柜。261、電子通訊工具的應(yīng)用*主要用于業(yè)務(wù)符合下列所有情況可以用于私人目的：員工個人工作績效沒有受到負(fù)面影響其他員工的工作績效沒有受到負(fù)面影響沒為公司造成過多的額外費(fèi)用僅僅使用了最低限度的電子通訊資源使用時小心保護(hù)，注意保密，符合法律規(guī)定29嚴(yán)禁使用電子通訊工具做私人生意賺錢2、安全事項(xiàng)安全事項(xiàng)： 小心使用電子通訊工具。 不損壞，不丟失，不隨意移動。 只有事先得到批準(zhǔn)才可以丟棄303、原則：

如需引起特殊注意的信息，應(yīng)用特殊文字標(biāo)識,信息只傳輸給需要的人,小心處理機(jī)密信息(注意加密)

4、嚴(yán)禁臆造/傳輸以下訊息：非法/趣味低級/歧視性/騷擾性/違背道德的內(nèi)容侵犯版權(quán)連鎖書信作者身份被更改或取消。315、資料保護(hù)：

個人資料保護(hù)原則也適用于電子通訊工具的使用允許信息技術(shù)部員工出于技術(shù)目接觸各種資料當(dāng)必須采取措施保護(hù)公司或員工免受傷害時，根據(jù)地方法律可撤消資料保護(hù)規(guī)則326、企業(yè)的管理措施：

集團(tuán)所屬的各家公司應(yīng)采取技術(shù)和組織上的措施保證執(zhí)行“關(guān)于使用電子通訊工具的規(guī)定”該規(guī)定不影響各部門或公司正實(shí)行的信息技術(shù)安全政策或其它詳細(xì)規(guī)章制度7、實(shí)施：

集團(tuán)所屬的各公司肩負(fù)起責(zé)任，公司員工監(jiān)督33

第三單元:接待工作（一）何謂接待接待工作是企業(yè)形象的有效體現(xiàn)，來訪者通過接待能感受到企業(yè)的管理水準(zhǔn)，和“以人為本”的企業(yè)文化。廠區(qū)來訪接待接待（操作）程序設(shè)定接待、協(xié)調(diào)人員名單公司介紹資料及禮品領(lǐng)用34（二）前臺工作要求禮貌、直接、簡短、扼要Receptionist因故離開，指定專人替代公司文員均因主動、自覺、禮貌的接聽電話35（三）營造對公司良好的印象

由于公司的生意是依賴關(guān)系網(wǎng)及同公司外界的人際交往，而你，也許是客戶同公司之間唯一的聯(lián)系。對客戶來說，你就是公司。所以，柔和、親切的語氣以及和諧、得體的著裝，可使客戶不知不覺地接受和認(rèn)可公司。因此，[專業(yè)儀表]是一項(xiàng)展示商業(yè)能力及信譽(yù)方法，它是你邁向成功之重要環(huán)節(jié)

36第四單元：辦公成本控制辦公用品購買固定資產(chǎn)的選擇和管理，如計(jì)算機(jī)，復(fù)印機(jī)，傳真機(jī)等節(jié)省維修費(fèi)用能有效地節(jié)約成本對供應(yīng)商的收費(fèi)經(jīng)常做出價格比

37第五單元：公文處理

公文管理屬企業(yè)基礎(chǔ)管理范疇，是企業(yè)事務(wù)流程不可缺少的一部分，公文管理制度化將增進(jìn)公文處理的品質(zhì)及效率。何謂公文：公文是黨政機(jī)關(guān)處理黨務(wù)政務(wù)，人民團(tuán)體和企事業(yè)單位 處理行政事務(wù)所使用的正式文字及材料。 特點(diǎn)：內(nèi)容上的觀點(diǎn)鮮明 效能上的權(quán)威性和行政的約束力 形式上的程序化、規(guī)范化 使用上一定的范圍和限制 文風(fēng)上的準(zhǔn)確莊重

38第一節(jié)：收、發(fā)文件管理1、收、發(fā)文件的程序a.快件文收發(fā)b.總部文收發(fā)c.內(nèi)部文收發(fā)2、收、發(fā)文件的處理a.上行文收發(fā)b.平行文收發(fā)c.下行文收發(fā)

39第二節(jié)：通知的類別與格局

通知用于發(fā)布法規(guī)、任免或聘用干部，轉(zhuǎn)達(dá)上級公司的指示(包括需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng))等。屬發(fā)布性文件。

a.類別：主要可分為一般性通知、指示性通知、批示性通知、會議通知。

40b.格局：a).前三種通知的格式基本相同。標(biāo)題同于其他公文。由發(fā)文部門、事由、文種三部分構(gòu)成。前一、二部分可省。正文較長、含有較多實(shí)際內(nèi)容，分開頭、主體、結(jié)尾結(jié)撰成文。

b).開頭寫通知事項(xiàng)的依據(jù)、目的；主體是通知的決策本身，多

用條款式；結(jié)尾一般多寫貫徹本通知的時間要求、希望等。正文較短而內(nèi)容簡單，只用一段或一句話成文寫說明、決策。

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c).會議通知，一般格式包括標(biāo)題、正文、落款三部分。

標(biāo)題－寫明什么單位召開什么會議的通知。正文－抬頭頂格寫發(fā)往部門，主體部分寫開會的根據(jù)、目的、日期、地點(diǎn)、什么人參加，會議的內(nèi)容、議程。需要匯報、發(fā)言、帶論文以及開多久，幾時報到，交通和食宿等，均需寫明。落款，在正文后右下方寫下召開會議單位的全稱及年月日，蓋章或簽字。42第三節(jié)：報告的功用和格局1).功用：“報告”適用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)詢問或要求。2).格局：“報告”的標(biāo)題包括事由和公文名稱；上款寫接收部門或主管負(fù)責(zé)人；正文結(jié)構(gòu)與一般公文相同；文末要寫“以上報告當(dāng)否，請指示”等結(jié)語。然后寫發(fā)文部門、日期。注意：“報告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。

43第四節(jié)：請示的功用、種類、格局和寫作注意事項(xiàng)“請示”用于向上級請求指示和批準(zhǔn)。種類主要有：建議請示、求批請示、求助請示以及探討請示1).格局：標(biāo)題一定要寫明文種“請示”事由要概括準(zhǔn)確，發(fā)文單位可在標(biāo)題上寫明，也可簽署在正文后面。標(biāo)題下面要寫明接受請示的單位或負(fù)責(zé)人姓名。正文開門見山寫出請示問題的原由，著重請示的問題，然后提出意見建議。正文之后要另起，寫明請求批準(zhǔn)或批復(fù).

442).寫作注意事項(xiàng)：a.標(biāo)題必須寫明“請示”不得寫“請示報告”。b.“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事.c.一般只寫一個主送部門，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用Copies/拷貝(或抄送)形式。d.除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。45第五節(jié)：批復(fù)的功用、格局和寫作要求

批復(fù)，適用于答復(fù)下級部門請示事項(xiàng)。

1).批復(fù)的格局：a.標(biāo)題。寫明批復(fù)部門的名稱、內(nèi)容、文種,即何部門關(guān)于何事的批復(fù)。必要時在標(biāo)題中標(biāo)明“同意”或“批準(zhǔn)”的態(tài)度。b.上款，受文部門。即，報告請示的發(fā)文部門。c.正文。要寫明所針對的請示的日期與內(nèi)容，然后應(yīng)來文的要求寫明批復(fù)的內(nèi)容。d.下款，制發(fā)部門名稱與成文日期。462).寫作要求：

a.批復(fù)前充分調(diào)查研究，認(rèn)真閱讀來文的內(nèi)容及背景，審核其真實(shí)性，查閱有關(guān)規(guī)定及法律、政策。如屬已處理過的問題，要查閱前案處理材料，如請示的內(nèi)容涉及有關(guān)部門的職權(quán)，應(yīng)與其協(xié)商。b.批復(fù)的意見要明確、具體可行。c.批復(fù)的中心內(nèi)容必須是針對請示事項(xiàng)來答復(fù)的。

47第六節(jié)：會議紀(jì)要的功用和格局

會議紀(jì)要用于記載分傳達(dá)會議主要精神和議定事項(xiàng)。

格局：通常由標(biāo)題、正文、文尾構(gòu)成a.標(biāo)題，直書何會紀(jì)要，議決問題為正題，加副題標(biāo)明何時何會的紀(jì)要。b.正文，開頭、主體、結(jié)語。開頭寫基本情況、正文寫議決問題，結(jié)語寫展望，也可無結(jié)語。c.文尾,注明主抄送范圍.

48第六單元：辦公用品采購、維護(hù)及與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)第一節(jié)辦公用品采購辦公采購用品是一件既簡單又繁瑣的工作。簡單：制訂標(biāo)準(zhǔn)后即可操作。繁瑣：需求不一，眾口難調(diào)。49一、原則制訂《日常事務(wù)辦公用品》涵蓋辦公用品的申請、批準(zhǔn)、采購及保養(yǎng)二、方法

1、辦公用品的范圍a.一般文具b.易耗文化用品(紙、墨粉、硒鼓文件夾、各類筆具、電池等

c.單價低于5000元RMB的辦公設(shè)備如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等502、不易損耗的文化用品管理a.不易性文化用品進(jìn)行登記建檔；b.新員工領(lǐng)用須部門負(fù)責(zé)人同意；c.員工離職前須將不易損耗的文化用品歸還總務(wù)部門，總務(wù)部在離職清單上注銷。3、公用辦公設(shè)備的管理a.公用辦公設(shè)備均由總務(wù)部門負(fù)責(zé)管理b.外聘專業(yè)公司定期對辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)，確保正常使用c.特殊情況緊急處理。51三、程序1、辦公用品的申領(lǐng)2、辦公用品的采購和費(fèi)用結(jié)算3、雇員辦公用品清單的建立52第二節(jié)設(shè)施管理及維護(hù)保證現(xiàn)存設(shè)施足夠企業(yè)人數(shù)的使用設(shè)施存放位置要適宜，以方便各部門運(yùn)作定時維護(hù)，清理以確保設(shè)施在正常狀態(tài)下工作對舊設(shè)施進(jìn)行更新，替換53第三節(jié)供應(yīng)商的協(xié)調(diào)與溝通訂下購賣大綱及預(yù)算貨比三家價格性能比較質(zhì)量比較售后服務(wù)比較