行政辦公室管理制度

行政辦公室管理制度辦公室工作是公司的窗口，是關系到公司整個工作上請下達的重要環(huán)節(jié)，為了使辦公室的工作真正達到服務、協(xié)調(diào)、高效的目的，更好地發(fā)揮好辦公室工作的職能，特制定本工作管理制度。(一)請示報告制度：1．向總經(jīng)理報告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情況，同時請示及時處理的意見。2．及時報告上級的文件、電話通知和交辦的急事，并根據(jù)領導的批示意見，及時有效地處理好這些工作。3．對突發(fā)的緊急事件，立即請示報告，并根據(jù)領導批示意見立即辦妥，事后匯報辦理情況。4．對有爭議的工作和事情而決定不下，應請示報告，在取得領導明確批示意見后，即開展工作。(二)文件的起草、校對、審批、傳閱制度：1．公司的重要文件由秘書起草，編好文件編號、標明擬發(fā)單位(人)、印制份數(shù)，呈報總經(jīng)理審批后，交付打印，并在校對無誤后，交由檔案員上報下發(fā)，同時做好登記。2．各部門起草的文件，經(jīng)由秘書審閱，呈報主管領導或總經(jīng)理審批后，交付打印，由檔案員上報下發(fā)，同時做好登記。3．上級來文，由秘書進行登記，并填好文件傳閱審批單，呈報總經(jīng)理閱批。同時根據(jù)總經(jīng)理批示的意見進行傳閱、督辦、并做好文件的回收、轉(zhuǎn)存。(三)印信管理制度：1．印信的種類：公司印章、部門章、總經(jīng)理名章、總裁名章。2．印信的使用規(guī)定：對公司經(jīng)營權有重大關連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金融等機構(gòu)以公司名義的行文，蓋公司印章。如需要，還應加蓋總經(jīng)理名章或總裁名章；各部門于經(jīng)辦業(yè)務的權責范圍內(nèi)及對于公民營事業(yè)、民間機構(gòu)、個人的行文以及收發(fā)文件時加蓋部門章。3．印信蓋用：文件需用印，經(jīng)核準后連同經(jīng)審核的文件稿等交監(jiān)印人用印。4．各種印信由監(jiān)印人負責保管，印章因公外出使用，做好登記備案，如有遺失或誤用，由監(jiān)印人全權負責。5．監(jiān)印人對未經(jīng)核準的文件等，不得擅自用印。6．印信遺失時除立即向上級報備外，并應依法公告作廢。7．禁止攜帶有印鑒的空白信件。8．開啟和報廢印鑒，均須按有關規(guī)定正式行文，由辦公室統(tǒng)一承辦。(四)保密制度：1．為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。2．公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定在一定時間內(nèi)只限一定的人員知悉的事項。3．公司附屬機構(gòu)及職員都有保守公司秘密的義務。4．公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。5．公司秘密包括的事項：1〉公司重大決策中的秘密事項；2〉公司尚未討諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；3〉公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議紀錄；4〉公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表；5〉公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；6〉公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入資料；7〉經(jīng)公司確定應當保密的其他事項。6．保密措施：1〉屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由公司檔案員負責執(zhí)行；2〉非經(jīng)總經(jīng)理批準，不得復制和摘抄；3〉在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的應經(jīng)總經(jīng)理批準；4〉不準在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準在公共場所談論公司秘密；不準通過其它方式傳遞公司秘密。7．責任與處罰：出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資30元以上500元以下：1〉泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；2〉違反本制度第6條規(guī)定的秘密內(nèi)容的；3〉已泄露公司秘密但采取補救措施的；出現(xiàn)下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失：1〉故意或過失泄露秘密，造成嚴重，后果或重大經(jīng)濟損失；2〉為他人竅取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；3〉利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。(五)會議管理制度：1．開會準備：1〉擬定會議內(nèi)容、目的、歸納會議事項與要點；2〉決定會議的方式，如出席人員、會場、時間等；3〉會場準備。如會議橫幅、擴音設備、桌椅等。2．主持會議須知。3．參加會議人員需知。4．列席參加公司的例會或行政領導辦公會時應做好會議的記錄，需形成會議紀要的做好有關覆行手續(xù)。(六)考勤及請消假制度：1．公司機關人員應自覺遵守組織紀律，嚴格上下班打卡制度。如遇特殊情況未能按時打卡，應在次日由部門負責人出具證明并簽字，再由辦公室簽字后方予補勤。否則視同遲到或早退處理。2．公司機關人員有事請假，需寫出請假條，經(jīng)批準后方可休假。否則視同曠工處理。請假在半天之內(nèi)，經(jīng)部門負責人簽批；一天之內(nèi)經(jīng)分管經(jīng)理批準；一天以上需經(jīng)總經(jīng)理批準。并在休假后及時向簽批領導消假。3．考勤管理規(guī)定第一條為加強公司職員考勤管理，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于公司全體職員。第三條職員正常工作時間為上午8時30分至11時，下午1時30分至5時，每周六下午不上班，因季節(jié)變化需調(diào)整工作時間時由辦公室另行通知。第四條公司職員一律實行上下班打卡登記制度。第五條所有職員上下班均需親自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，違犯此條規(guī)定者，代理人和被代理人均給予記過一次的處分。第六條公司每天安排人員監(jiān)督員工上下班打卡，并負責將員工出勤情況報告值班領導，由值班領導報至人力資源部，人力資源部據(jù)此核發(fā)全勤獎金及填報員工考核表。第七條所有人員須先到公司打卡報到后，方能外出辦理各項業(yè)務。特殊情況需經(jīng)主管領導簽卡批準，不辦理批準手續(xù)者，按遲到或曠工處理。第八條上班時間開始后5分鐘至30分鐘內(nèi)到班者，按遲到論處，超過30分鐘以上者，按曠工半日論處。提前30分鐘以內(nèi)下班者按早退論處，超過30分鐘者按曠工半天論處。第九條員工外出辦理業(yè)務前須向本部門負責人(或其授權人)申明外出原因及返回公司時間，否則按外出辦私事處理。第十條上班時間外出辦私事者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即扣除當月全勤獎，并給予警告一次的處分。第十一條員工一個月內(nèi)遲到、早退累計達三次者扣發(fā)全勤獎50%，達五次者扣發(fā)100%全勤獎，并給予一次警告處分。第十二條員工無故曠工半日者，扣發(fā)當月全勤獎，并給予一次警告處分，每月累計三天曠工者，扣除當月工資，并給予記過一次處分，無故曠工達一個星期以上者，給予除名處理。第十三條職工因公出差，須事先填寫出差登記表，副經(jīng)理以下人員由部門經(jīng)理批準；各部門經(jīng)理出差由主管領導批準；高層管理人員出差須報經(jīng)總裁批準；工作緊急無法請假時，須在總經(jīng)理辦公室備案，到達出差地后應及時與公司取得聯(lián)系。出差人員應于出差前先辦理出差登記手續(xù)并交至人力資源部備案。凡過期或未填寫出差登記表者不再補發(fā)全勤獎，不予報銷出差費用，特殊情況須報總經(jīng)理審批。第十四條當月全勤者，獲得全勤獎金XX元。(七)接待管理制度：1．做好來賓的接待工作，應做到文明、禮貌、熱情并向接待領導做好引見工作。2．公司招待就餐原則上在酒店。到酒店就餐，必須到辦公室開派餐單方可。如遇特殊情況需外出就餐，必須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可，并于次日向總經(jīng)理報帳簽字。3．辦公室每月匯總酒店的就餐明細，報總經(jīng)理審閱，嚴格控制好招待費的開支。(八)通訊費用管理制度：公司通訊費用每月由辦公室負責到電信局對帳結(jié)算。爾后報總經(jīng)理審閱簽字后方可報銷?？偨?jīng)理的手機費用按實報銷。中層以上干部的手機費用按每月300元包干使用，節(jié)支歸公司所有，超支部分按每季度的考核從本人的工資中抵扣。(九)打字復印及印刷品的管理制度：1．公司各部門的微機、復印機的日常耗材由各部門各辦公室提供使用明細，經(jīng)辦公室報總經(jīng)理審批后統(tǒng)一購買發(fā)放，發(fā)放時由領用人簽字。辦公室微機管理員建立每臺機器耗材的使用數(shù)量及價值回收臺帳，并必須做到帳物相符。2．公司各部門使用的印刷品、部門負責人提報規(guī)格明細和數(shù)量，經(jīng)辦公室報總經(jīng)理審批后統(tǒng)一印刷，均由檔案室進行登記入帳，并負責管理發(fā)放，屬公司的列管理費，屬下屬單位的列施工費用。檔案室對印刷品的管理必須做到帳物相符。(十)辦公用品的購置與發(fā)放管理制度：1、公司所有辦公用品的購置都必須經(jīng)總經(jīng)理審批后方可購置。2．低值易耗辦公用品各部門每月初應向辦公室提報所購物品的明細，辦公室將根據(jù)庫存情況，上報審批后統(tǒng)一購置。3．固定資產(chǎn)的購置，經(jīng)審批購買后，辦公室統(tǒng)一登記入帳，交由需用人使用。使用人應加以愛護和妥善保管，不得丟失和無故損壞，發(fā)現(xiàn)上述情況，將由使用人進行賠償，賠償金額按所丟失或損失物品的凈值計算。4．低值易耗品的發(fā)放，辦公室應做好發(fā)放登記，并做到帳物相符。(十一)檔案管理制度：l．檔案的分類：施工技術檔案、財務檔案、人事檔案、機械設備物資檔案、工程決算與工程合同檔案、圖集、圖書、音像照片檔案、文書檔案、其他檔案。2．檔案資料的立卷歸檔：1〉立卷歸檔要求書寫工整、字跡清晰、卷面整潔干凈、嚴禁亂涂亂畫；2〉歸檔的原始記錄簽證應真實、齊全，日期、部位明確，嚴禁事后增減或涂改，使用復印件時，應注明原件存放處，以備查詢；3〉檔案管理人員要根據(jù)工作需要，編制目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集的各種參考資料，以便于查閱。要定期檢查檔案存放狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應及時修補、復制或，作其他技術處理，機密文件、資料歸檔要注意保密，并采取專門的保密措施，專門保管。3．檔案資料的立卷歸檔的時限：1〉文書文件等類檔案資料每年內(nèi)歸檔一次；2〉財務檔案每年歸檔一次；3〉施工技術檔案，質(zhì)量體系運行管理資料在工程竣工驗收后12日內(nèi)完成歸檔工作。4〉工程經(jīng)濟檔案，在每項工程竣工驗收后，半年內(nèi)，完成歸檔工作。5〉公司人事檔案、職工技術、職工勞資、社會保險及車輛檔案每年度內(nèi)整理歸檔一次；6〉質(zhì)量安全資料檔案每年度內(nèi)整理歸檔一次；7〉公司大型機械設備檔案每年度內(nèi)整理歸檔一次。4．檔案的查閱與借用：1〉檔案歸檔后，需查閱或借用時，必須經(jīng)專業(yè)部門的負責人辦理查閱或借用手續(xù)，并由檔案員做好登記，否則任何人無權查閱或借用；2〉凡屬公司需對外保密的檔案資料，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，辦好登記手續(xù)后，方可查閱或借用；3〉各種圖集、書籍、文書檔案由檔案員辦理查閱或借用手續(xù)；4〉查閱檔案資料只限所查范圍，不得翻閱無關內(nèi)容，對檔案資料必須注意愛護，不得損壞，不得涂改、勾畫、剪截和拆卷，更不準抽取或撕毀張頁等。如發(fā)現(xiàn)上述情況，檔案員有權立即制止，停止查閱；并按有關規(guī)定予以處理；5〉對批準摘抄、復制和借出的檔案資料，必須妥善保管，不準公布、翻印、轉(zhuǎn)借和擴大閱讀范周圍；6〉利用檔案資料完畢后，要親自送還，經(jīng)審查無誤注銷查借手續(xù)。5．檔案鑒定銷毀：1〉按照國家標準，檔案保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永久指無限期保存；長期保存為16--50年；短期保存為15年以下；2〉短期保管的檔案，15年期滿后應組織鑒定小組進行復查，經(jīng)領導批準后可以銷毀；長期保存的檔案滿50年，經(jīng)鑒定小組再次鑒定確無繼續(xù)保存的必要，經(jīng)領導和有關都門批準后方可銷毀；3〉對需要銷毀的檔案，要編造檔案銷毀清冊，按照規(guī)定的標準手續(xù)進行銷毀，銷毀時必須有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷完畢，監(jiān)銷人員要簽字。4〉檔案資料保管期具體分類劃分詳見國家檔案法或深圳市檔案管理規(guī)定。(十二)公司復印機使用制度：1．復印文件資料耍辦理登記審批手續(xù)，詳填復印時間、標題、份數(shù)，經(jīng)主管領導或辦公室主任以及核稿人批準簽字后方可復印，超過30份的原則上應打字印刷。2．不得使用復印機復印絕密文件和個人材料，否則需公司領導批準。3．復印機由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機。(十三)公司打字管理制度：l負責打印以公司名義發(fā)出的文件和公司領導同意印發(fā)的資料會議紀要等文件材料。2．凡需打印的文件必須經(jīng)核稿，領導簽發(fā)及編號后，方可予以打印。3．打印文件材料要辦理登記手續(xù)。首先填好文印單，然后送公司或職能處室至領導以及核稿人簽字后。有核稿人送打字室打印。4．凡送打字室打印的文件、表格等，字跡要清楚，語句要通順。5．文件打印完畢，收稿人當面清點原稿中的正文部分及打印好的文件并簽字，方可取走打印件。6．打字室為機要部門，打字員要嚴守機密，做到不泄密，不失密，和打印無關的人員不能進入打印室。(十四)公司的報刊、郵件、函電收發(fā)制度：1．公司的公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電均由公司辦公室負責收發(fā)。2．公司各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人應到辦公室審批或登記后可自行到郵局發(fā)，也可由辦公室統(tǒng)一辦理。3．外來郵件一律經(jīng)辦公室簽收分發(fā)。4．凡掛號、書籍、包單、匯款單、貨運單等由辦公室及時通知收件人并辦理簽收手續(xù)。5．一般公啟函電和職員私人信件，由辦公室每天收后及時送到各個部門或本人。6．不論公私郵件辦公室應隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤。7．報刊訂購每年由辦公室統(tǒng)一辦理一次，各部門可自行根據(jù)需要書面申請，總經(jīng)理批準到辦公室辦理。個人訂購可由辦公室辦理。8．報刊的收發(fā)均由辦公室負責并及時分發(fā)到各部門或個人。需集中裝訂閱覽的要做好管理工作。嚴禁個人私自拿走。(十五)值班制度：1．公司因工作需要，實行部門經(jīng)理級輪流值班制，值班時應保持不漏崗、不退崗、按時交接班。2．及時準確地傳達上級指示、通知、重要信息和電話，能決定處理的事件立即辦，否則及時向有關領導匯報。3．負責處理和接待來訪者，并及時處理突發(fā)事件，如匪警、匪盜、火警、水災等事件。4．應堅持記錄值班日志。記載的內(nèi)容應準確無誤，實事求是。值班人應簽名。(十六)衛(wèi)生管理制度：1．辦公室對辦公樓內(nèi)的衛(wèi)生工作負全責，經(jīng)常不定期的對各衛(wèi)生區(qū)域的衛(wèi)生責任人進行督促、檢查，確保辦公樓內(nèi)的衛(wèi)生狀況始終保持整潔。2．各衛(wèi)生區(qū)域的責任人應對自己所管轄衛(wèi)生區(qū)域盡到職責，經(jīng)常督促檢查，及時處理好出現(xiàn)的問題。3．辦公室對辦公樓內(nèi)的會議室、接待室、圖紙會審室、教室和公用樓道、廁所的衛(wèi)生負責，確保天天清掃，保證上述場所的衛(wèi)生清潔狀態(tài)。(十七)公司車輛管理制度：為使公司車輛規(guī)范化管理，與社會車輛管理同步，充分發(fā)揮一切車輛的使用效率，降低使用成本，特制定本制度：1．公司運輸車輛均由公司主管部門統(tǒng)一管理。2．公司機關車輛均由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理與調(diào)配。除公司總裁專用車外，其余均為公司共同使用。3．公司機關車輛到市區(qū)以外辦事用車，應向車輛主管部門申請，總經(jīng)理批準。4．公司機關車輛任何領導及相關部門用車，必須遵守公司用車制度，凡因私用車應事前請示經(jīng)理辦公室。5．公司所有車輛行車前須認真做好例行安全檢查，在運行途中應特別注意安全行駛，遵守交通規(guī)則，認真學習新的交通法規(guī)，若違規(guī)罰款由駕駛員負擔。6．司機每日要做行車日記，記錄出車情況，每月向車管部門報當月的行車情況，車管部門審核。7．公司的車輛如發(fā)生交通事故，在30分鐘內(nèi)必須向公司分管部門報案，說明事故原因，不允許駕駛員或相關者隨意處理，否則事故賠償及善后處理由其本人負責，交通事故的處理結(jié)果都要有當事人簽名。8．對違反交通規(guī)則或因本人平時對車輛沒有很好檢查各安全部位，造成傷害時，其賠償金額由當事人負擔。9．如發(fā)生交通事故當事人受傷時，應迅速送到附近醫(yī)院進行治療，應記錄下對方車輛的駕駛證號和車牌。記錄事故現(xiàn)場目擊者的姓名、住址和聯(lián)系電話，對模糊不清或把握不準的問題不能回答交通警察的詢問，除完全認定是自己的過失外，不能把原因全部攬于自己。10．年度審驗均由公司車輛主管部門組織，各種車輛在接到年審通知后，一律按年審要求進行保養(yǎng)修理，達到一次上線合格。如三次達不到合格，罰車主負責部門500—1000元。11．節(jié)假日需要用車的部門或個人，應呈請領導批準后方可調(diào)派。12．對批準的非公用車人應負擔使用里程的油料費用和過路費。13．特殊情況如職員重病必須用車的經(jīng)批準可以免費使用。14．駕駛員不準把車交給無證和轉(zhuǎn)借他人駕駛，發(fā)現(xiàn)類似情況一次者立即開除，發(fā)生交通事故的一切費用由本人承擔。15．油料消耗控制標準：桑塔納轎車百公里10公升，五十鈴大頭百公里10公升，大面包百公里12公升，吉普百公里10公升，皇冠百公里12公升，……車百公里…公升。16．修理及保養(yǎng)應根據(jù)車輛技術要求及規(guī)定保養(yǎng)里程進行定期保養(yǎng)，因不及時保養(yǎng)、經(jīng)檢查造成車輛各部位提前受損，比同類車輛提前搞三保的費用自己負擔50％，需要修理的車輛提前以文字形式說明要修理的部位，填報修理審批表，報分管部門審批，到指定定點修理廠進行修理，費用由公司核實無誤后統(tǒng)一結(jié)算，修理期伺更換的零部件應帶回公司認定。17．車輛報修應根據(jù)報修申請?zhí)顖蟊淼捻椖啃蘩?，?jīng)分管部門認定后方可進廠修理，填報表沒出現(xiàn)的修理項目自行修理的由本人負擔。18．建立各種車輛的技術和維修檔案，以便查詢。19．獎勵辦法：修理費今后不做考核，但超出范圍的修理費由個人負擔，油按節(jié)余額的70％獎勵個人，虧油按每公升市場價罰。如發(fā)現(xiàn)有弄虛作假現(xiàn)象一次，報經(jīng)理批準開除。20．購買新車裝璜一次性完成(坐套各一套，鋪底)其它費自負。21．年內(nèi)出現(xiàn)一次交通事故，修理費超出同類車輛300元以上，虧油及對車輛保養(yǎng)不良的駕駛員不能晉升，情節(jié)嚴重的調(diào)離本工作崗位。22．駕駛員應有敬業(yè)精神，講究職業(yè)道德，端正駕駛作風，與用車部門搞好協(xié)作，未經(jīng)領導批準不準用公車辦私事，工作積極主動，服從領導，同事之間搞好團結(jié)互助，有事提前請假，不準無故缺勤。23．愛護車輛，保持車輛內(nèi)外清潔，出車前要堅持三檢四制，即做到機油、汽油、車油、冷卻水、輪胎氣壓、制動轉(zhuǎn)回、喇叭、燈光安全準確可靠，保證汽車處于良好狀態(tài)，確保交通安全。24．以上制度各部門以