電子會(huì)計(jì)檔案解決方案V1.3

會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)解決方案背景1電子會(huì)計(jì)檔案概念2電子會(huì)計(jì)檔案解決方案3電子會(huì)計(jì)檔案企業(yè)級(jí)應(yīng)用4政策趨勢(shì)票據(jù)電子化大勢(shì)所趨財(cái)政部、國家檔案2015年79號(hào)令國稅總局2015年84號(hào)文件央行《電子商業(yè)票據(jù)業(yè)務(wù)管理辦法》財(cái)政部《關(guān)于推進(jìn)財(cái)政票據(jù)電子化改革的方案》2017《電子商務(wù)“十三五”發(fā)展規(guī)劃》要求，十三五期間，“要加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺(tái)建設(shè)。完善電子發(fā)票、電子會(huì)計(jì)檔案等管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫，建設(shè)國家及地方電子發(fā)票信息管理與服務(wù)平臺(tái)，發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)電子商務(wù)的促進(jìn)和保障作用”。財(cái)政部、國家檔案局2015年12月14日發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，意義重大！

政策分析第七條單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。第八條

同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。歸檔范圍會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。歸檔時(shí)間當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)材料，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門專兼職人員在次年一季度整理，保管一年后，由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊(cè)，向本單位綜合檔案室或檔案管理崗位移交統(tǒng)一保管。最長可保存3年。會(huì)計(jì)檔案歸檔要素會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備注一會(huì)計(jì)憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年二會(huì)計(jì)賬簿3總賬30年4明細(xì)賬30年5日記賬30年6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年7其他輔助性賬簿30年三財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告8月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告10年9年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久四其他會(huì)計(jì)資料10銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年11銀行對(duì)賬單10年12納稅申報(bào)表10年13會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)30年14會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久15會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久16會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書永久財(cái)政部、國家檔案局令第79號(hào)——會(huì)計(jì)檔案管理辦法《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》2015.05《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)〔2013〕20號(hào)）企業(yè)檔案工作規(guī)范（DA／T42—2009）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008）歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2015DA/T46—2009《文書類電子文件元數(shù)方案》2009-12-16發(fā)布DA/T47—2009《版式電子文件長期保存格式需求》2009-12-16發(fā)布遵循的政策及標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)檔案電子化Vs電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表打印掃描歸檔會(huì)計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表生成版式文件歸檔無需打印只保存電子檔案仍需打印需保存紙質(zhì)檔案推薦總體方案基礎(chǔ)架構(gòu)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)身份驗(yàn)證，系統(tǒng)安全管理基礎(chǔ)檔案庫檔案元數(shù)據(jù)庫業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫備份數(shù)據(jù)庫文件系統(tǒng)統(tǒng)一存儲(chǔ)安全框架負(fù)載均衡檔案管理移交鑒定統(tǒng)計(jì)分析檔案統(tǒng)計(jì)檔案利用對(duì)外提供檔案查閱檔案借閱檔案核心功能采集立卷數(shù)據(jù)采集接口實(shí)體影像庫接口實(shí)體管理銷毀著錄歸檔利用統(tǒng)計(jì)ERP會(huì)計(jì)檔案整體管理流程財(cái)務(wù)端歸檔檔案管理采集/加工待歸檔數(shù)據(jù)檔案分冊(cè)檔案移交檔案調(diào)閱/借閱統(tǒng)計(jì)查詢檔案裝箱/入庫影像補(bǔ)掃（銀行回單等）移交/鑒定/銷毀自動(dòng)匹配前期報(bào)賬過程中掃描的影像填報(bào)賬單掃描發(fā)票各領(lǐng)導(dǎo)審批打款支付自動(dòng)生成記賬憑證PDF憑證、憑證主數(shù)據(jù)管理流程1：檔案歸檔、檔案移交、檔案接收、檔案裝箱入庫Oracle財(cái)務(wù)系統(tǒng)上游數(shù)據(jù)Oracle財(cái)務(wù)系統(tǒng)上游數(shù)據(jù)—PDF憑證數(shù)據(jù)命名規(guī)則

1、PDF憑證的命名：按照實(shí)際的“憑證號(hào)”+“_”+“序號(hào)”+“.PDF”命名，如：321011709000853_1.PDF，321011709000853_2.PDF，321011709000853_3.PDF;

2、PDF憑證存放路徑：ERP表示來源系統(tǒng)，20170926表示所傳日期，AP/GL/PAYMENT表示憑證類型，321011709000853表示憑證號(hào)。在線錄入憑證憑證成冊(cè)檔案冊(cè)數(shù)據(jù)列表打印檔案冊(cè)封皮填寫移交清冊(cè)檔案裝盒、上柜檔案盒數(shù)據(jù)列表打印檔案盒背脊檔案冊(cè)查詢界面憑證查詢界面查看憑證影像檔案上柜檔案上柜檔案柜數(shù)據(jù)列表管理流程2檔案借閱、歸還流程填寫借閱申請(qǐng)單領(lǐng)導(dǎo)審核檔案出借檔案歸還會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)之間的關(guān)系會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有會(huì)計(jì)資料歸檔功能，提供導(dǎo)出會(huì)計(jì)檔案的接口，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口（支持GB/T24589.1-2010財(cái)經(jīng)信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口）會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)是獨(dú)立的系統(tǒng)。ERP管理軟件財(cái)務(wù)軟件會(huì)計(jì)電子檔案電子檔案數(shù)據(jù)接口、PDF數(shù)據(jù)歸檔狀態(tài)（已歸檔）跨系統(tǒng)跨版本保留完整電子檔案ERP電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)接口__涉及的各系統(tǒng)核心是總賬、報(bào)表（合并）系統(tǒng)記賬憑證核

心總

賬核

心報(bào)表（合并）系統(tǒng)記賬憑證會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬其次是所有生成記賬憑證的原始憑證所在的系統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告其他會(huì)計(jì)資料主要外圍應(yīng)收／應(yīng)付固定資產(chǎn)薪酬福利報(bào)賬管理現(xiàn)金管理其他外圍項(xiàng)目／供應(yīng)鏈／人力／。。。Α

原始憑證B輔助賬簿ΑBCC銀行對(duì)賬單等方案特點(diǎn)完整解決方案電子會(huì)計(jì)檔案庫電子憑證庫實(shí)體檔案影像庫全業(yè)務(wù)電子化紙質(zhì)、電子檔案同時(shí)管理掃描儀、高拍儀集成支持遠(yuǎn)程查閱審計(jì)自動(dòng)化歸檔自動(dòng)生成存儲(chǔ)目錄自動(dòng)統(tǒng)計(jì)生成相應(yīng)歸檔信息同步處理紙質(zhì)檔案并記錄存儲(chǔ)位置自動(dòng)生成檔案封面和盒脊數(shù)據(jù)方便檔案利用目錄查詢、專題查詢、綜合查詢、模糊查詢支持憑證上下級(jí)聯(lián)查靈活設(shè)置查閱權(quán)限按需服務(wù)私有云部署可靠的安全性原始性和完整性保障身份認(rèn)證、電子簽章防篡改、防泄漏存儲(chǔ)和傳輸?shù)陌踩a(chǎn)品集成支持標(biāo)準(zhǔn)檔案接口支持標(biāo)準(zhǔn)檔案模板按規(guī)則實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔方案價(jià)值節(jié)約成本會(huì)計(jì)檔案的無紙化管理，減少企業(yè)打印成本、IT耗材、存管人力和空間成本等，節(jié)能減排，綠色環(huán)保，幫助企業(yè)減少生產(chǎn)辦公成本。高效利用使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系，便于共享和查閱；安全可靠通過電子簽章技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)加密技術(shù)以及訪問控制等措施，保證用戶信息的安全應(yīng)用；通過數(shù)據(jù)備份、容災(zāi)技術(shù)以及擴(kuò)展存儲(chǔ)技術(shù)，保證會(huì)計(jì)信息的安全管理。規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)查閱人員的分權(quán)控制，智能監(jiān)測(cè)非法行為，歸檔信息自動(dòng)簽章，提升會(huì)計(jì)工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

客戶價(jià)值安全+100%時(shí)間-90%空間成本-80%-70%

成功案例-1山東移動(dòng)中國移動(dòng)通信集團(tuán)山東有限公司（以下簡(jiǎn)稱“山東移動(dòng)”）隸屬于中國移動(dòng)通信集團(tuán)，組建于1999年7月，2000年11月在美國紐約和香港上市，為中國移動(dòng)（香港）有限公司內(nèi)地全資子公司之一。公司下設(shè)17個(gè)市級(jí)公司，125個(gè)縣（市、區(qū)）級(jí)分公司。

紙質(zhì)資料影像化管理是提高公司運(yùn)營效率的重要途徑，是公司走過迅猛發(fā)展期、步入穩(wěn)定發(fā)展階段之后急需提升的重要能力之一。

全業(yè)務(wù)運(yùn)營之后，競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，公司面臨著大批的流程優(yōu)化、流程新建和流程再造，還面臨著提高流程效率、轉(zhuǎn)變流程目標(biāo)導(dǎo)向等許多新的壓力，沒有紙質(zhì)資料影像化管理的手段，以市場(chǎng)和客戶為中心的流程快速