個(gè)人知識(shí)管理論文

個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng)構(gòu)建的幾點(diǎn)思考工程中心2014010340劉甲摘要：隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，我們每天面臨的信息越來(lái)越多，信息過(guò)載與信息噪音越來(lái)越嚴(yán)重，但只要我們能充分利用個(gè)人知識(shí)管理技能，借助有效的個(gè)人知識(shí)管理軟件相信戰(zhàn)勝海量信息不再是困難。本文在調(diào)查分析現(xiàn)有研究成果基礎(chǔ)上，概述了個(gè)人知識(shí)管理的定義和分類，重點(diǎn)介紹了個(gè)人知識(shí)管理的七項(xiàng)基本技能，及對(duì)個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng)構(gòu)建方面的完善提出了建議。關(guān)鍵字：知識(shí)管理個(gè)人知識(shí)管理一、個(gè)人知識(shí)管理概述1.個(gè)人知識(shí)管理的定義個(gè)人知識(shí)管理（PKM）的寬泛定義由美國(guó)的PaulA.Dorsey教授提出：“個(gè)人知識(shí)管理應(yīng)該被看作既有邏輯概念層面又有實(shí)際操作層面的一套解決問(wèn)題的技巧與方法”。UCLA大學(xué)安德遜工商管理學(xué)院的JasonFrand已經(jīng)在他們的MBA課程中列入了采用PKM概念來(lái)說(shuō)明信息與知識(shí)管理的實(shí)踐活動(dòng)。Frand和Hixon(1999)將個(gè)人知識(shí)管理定義為：“它是一種概念框架，指?jìng)€(gè)人組織和集中自己認(rèn)為重要的信息，使其成為我們知識(shí)基礎(chǔ)的一部分。它還提供某種將散亂的信息片段轉(zhuǎn)化為可以系統(tǒng)性應(yīng)用的東西的戰(zhàn)略，并以此擴(kuò)展我們的個(gè)人知識(shí)”。從實(shí)用的角度來(lái)定義“個(gè)人知識(shí)管理”，它一般指?jìng)€(gè)人通過(guò)工具建立知識(shí)體系并不斷完善，進(jìn)行知識(shí)的收集、消化吸收和創(chuàng)新的過(guò)程，英文是PersonalKnowledgeManagement。Skyrme也從經(jīng)驗(yàn)方面對(duì)個(gè)人知識(shí)管理戰(zhàn)略進(jìn)行了更為細(xì)致的描述，包括以下內(nèi)容：明確自己的信息需求；制定一個(gè)(知識(shí))獲取戰(zhàn)略；設(shè)定信息的優(yōu)先級(jí)，確定哪些信息可以丟棄，哪些信息可以收??；確定如何和何時(shí)處理手上的信息；為需要?dú)w檔和保存的知識(shí)建立規(guī)范；創(chuàng)建個(gè)人的文件系統(tǒng)，可以兼顧（管理）自己的工作、生活和其它知識(shí)活動(dòng)；為不同用途建立信息目錄（書(shū)簽）和索引；經(jīng)常評(píng)估/評(píng)價(jià)所存儲(chǔ)信息和目錄的價(jià)值。綜上，盡管個(gè)人知識(shí)管理有各種版本的定義，其實(shí)質(zhì)卻都在于幫助個(gè)人提升工作效率，整合自己的信息資源，提高個(gè)人的競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)實(shí)施PKM，個(gè)人可以在短時(shí)間內(nèi)處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識(shí)，準(zhǔn)確地表達(dá)知識(shí)，提高工作效率和自身能力。2.個(gè)人知識(shí)管理的分類知識(shí)管理的一個(gè)基本問(wèn)題是對(duì)知識(shí)的分類。按照應(yīng)用的角度，經(jīng)濟(jì)發(fā)展與合作組織（OECD）將知識(shí)分為四類：事實(shí)知識(shí)（Know-what）、原理知識(shí)（Know-why）、技能知識(shí)（Know-how）和人際知識(shí)（Know-who）。從認(rèn)知角度出發(fā)，知識(shí)又可以分為顯性知識(shí)（ExplicitKnowledge）和隱性知識(shí)（TacitKnowledge）。顯性知識(shí)可以通過(guò)文件、形象或其他精確的溝通過(guò)程來(lái)傳授，但隱性知識(shí)的獲得卻只能依賴于自身的體驗(yàn)、直覺(jué)和洞察力。在OECD對(duì)知識(shí)的劃分中，前兩者屬于顯性知識(shí)，后兩者屬于隱性知識(shí)。顯性知識(shí)和隱性知識(shí)之間可以相互轉(zhuǎn)化，動(dòng)態(tài)循環(huán)。個(gè)人可以管理的知識(shí)不僅是指書(shū)本和文獻(xiàn)中的有形內(nèi)容，而且更是指信息，是從原始材料中組織和系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)。個(gè)人知識(shí)管理的重點(diǎn)在于對(duì)隱形知識(shí)的管理，實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的共享，提高學(xué)習(xí)能力、應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。二、個(gè)人知識(shí)管理的技巧Dorsey教授指出PKM在實(shí)際操作過(guò)程中，涉及創(chuàng)建、分類、索引、檢索（搜索）、分發(fā)以及重新使用某項(xiàng)知識(shí)的價(jià)值評(píng)估。其中，七項(xiàng)知識(shí)管理的技巧與方法是21世紀(jì)的知識(shí)工作者所必需的，可以概括為：檢索信息的技巧；評(píng)估信息的技巧；組織信息的技巧；分析信息的技巧；表達(dá)信息的技巧；保證信息安全的技巧和信息協(xié)同的技巧。1.檢索信息的技巧檢索信息時(shí)，首先要確定個(gè)人的信息需求和信息來(lái)源，選擇合適的信息檢索技巧方法。在個(gè)人知識(shí)管理中，檢索信息的技巧既包括技術(shù)要求很低的問(wèn)問(wèn)題然后聽(tīng)回答的技巧，也包括充分利用互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎、電子圖書(shū)館的數(shù)據(jù)庫(kù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)查找信息的技巧。為充分掌握檢索信息的技巧，個(gè)人有必要對(duì)搜索的概念、、搜索的技能等充分的掌握。2.評(píng)估信息的技巧這種技巧不僅指?jìng)€(gè)人可以判斷信息的質(zhì)量，而且指?jìng)€(gè)人必須能判斷這種信息與自己遇到的問(wèn)題的相關(guān)程度。個(gè)人并不必去了解計(jì)算機(jī)評(píng)估信息的機(jī)理，評(píng)估主要從可信度、準(zhǔn)確度、合理性及相關(guān)支持等方面來(lái)進(jìn)行。可信度一般根據(jù)作者的可信度、質(zhì)量保證依據(jù)、元信息等來(lái)判定。準(zhǔn)確度可從時(shí)間界限、綜合全面性、信息面向的對(duì)象及其使用目的、合理性等方面來(lái)確定。相關(guān)支持則是指信息文本的索引目錄、參考文獻(xiàn)等。3.組織信息的技巧組織信息，需要過(guò)濾無(wú)用和相關(guān)度不大的信息資源，有效地存儲(chǔ)信息，建立信息之間的聯(lián)系，方便以后的查找和使用。有效組織信息的原則是：無(wú)論環(huán)境怎樣，組織起來(lái)的信息應(yīng)該便于有效的利用。這種技巧會(huì)牽涉到用不同的工具把各種信息組織起來(lái)。在手工操作的環(huán)境中，我們會(huì)用文件夾、抽屜和其他的比較原始的方法來(lái)組織信息。在現(xiàn)代的高科技環(huán)境中，我們用電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)頁(yè)，或者用專門(mén)的知識(shí)管理軟件來(lái)組織信息4.分析信息的技巧分析信息就必須牽涉到如何對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并從中得出有用的結(jié)論。常用的分析信息的方法是建立和應(yīng)用模型，通過(guò)大量的數(shù)據(jù)分析從而得出信息間的關(guān)系。電子表格、統(tǒng)計(jì)軟件、數(shù)據(jù)挖掘軟件等提供了分析信息的方法，但在建立各種分析軟件的模型的工作中，人還是最重要的。5.表達(dá)信息的技巧通過(guò)表達(dá)信息，可以實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化。個(gè)人知識(shí)在交流、共享中得到升華。信息的表達(dá)，無(wú)論是通過(guò)PowerPoint、網(wǎng)站還是通過(guò)文本，大部分的工作應(yīng)該圍繞如何讓他人理解、記住、能與自己的互動(dòng)上。6.保證信息的安全雖然保證信息安全的技巧與個(gè)人知識(shí)管理中其它的六種技巧有所不同，但這并不表明保證信息的安全就不重要。保證信息的安全涉及到開(kāi)發(fā)與應(yīng)內(nèi)化到人的知識(shí)體系中，經(jīng)過(guò)人腦的處理后，再在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候通過(guò)外化表現(xiàn)出來(lái)。2.個(gè)人知識(shí)管理過(guò)程（1）對(duì)所需管理的知識(shí)進(jìn)行分類從個(gè)人的角度講，需要管理的知識(shí)資源無(wú)外乎以下內(nèi)容：人際交往資源（如聯(lián)系人的通訊錄、每個(gè)人的特點(diǎn)與特長(zhǎng)等）、通訊管理（書(shū)信、電子信件、傳真等）、個(gè)人時(shí)間管理工具（事務(wù)提醒、待辦事宜、個(gè)人備忘錄）、網(wǎng)絡(luò)資源管理（網(wǎng)站管理與連接）、文件檔案管理等。對(duì)知識(shí)的分類，應(yīng)根據(jù)自身需求，按照“我需要什么信息，如何最快找到它”的原則進(jìn)行操作。知識(shí)的專業(yè)分類可以根據(jù)學(xué)習(xí)的專業(yè)科目來(lái)劃分，也可參照?qǐng)D書(shū)館文獻(xiàn)的分類方法。對(duì)于分類學(xué)無(wú)需深究，只要根據(jù)個(gè)人情況，在實(shí)踐中逐漸摸索出自己知識(shí)庫(kù)的最佳分類方法。（2）選擇合適的知識(shí)管理工具對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，針對(duì)不同的信息可以采用不同的工具，不需要采用統(tǒng)一的入口，只要簡(jiǎn)單易用，適合自己就可以。所以，個(gè)人知識(shí)管理可以充分利用各種隨手可得的主流軟硬件工具，結(jié)合使用其他方便的輔助小工具。例如微軟Office、MSOutlook、LotusNotes與ICQ、MSN等常用軟件，以及概念地圖、心智地圖、網(wǎng)絡(luò)日志weblog和維基百科wiki等輔助小工具。硬件有手機(jī)、筆記型計(jì)算機(jī)、PDA等個(gè)人數(shù)字工具。（3）建立個(gè)人知識(shí)庫(kù)在知識(shí)庫(kù)中，所有知識(shí)都以目錄結(jié)構(gòu)分類存放。可以設(shè)置一個(gè)臨時(shí)目錄來(lái)存儲(chǔ)那些無(wú)法及時(shí)處理的信息，待以后再分類，從而保持知識(shí)庫(kù)的干凈。此外，文件命名應(yīng)該簡(jiǎn)單明了、見(jiàn)名知義，輔以數(shù)字編碼、時(shí)間、來(lái)源等為原則。同時(shí)，也要建立文件安全、資源刪除與更新、交流與共享的規(guī)則，以文件的形式妥善地保存下來(lái)，并在以后的實(shí)踐中逐步擴(kuò)展和完善，建立自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。這樣可以方便信息資源的分類存儲(chǔ)、查找和操作，也可避免因時(shí)間推移和遺忘而導(dǎo)致的混亂管理，造成大量資源浪費(fèi)。選擇有效的個(gè)人知識(shí)管理工具，對(duì)所有資源進(jìn)行分類、命名以后，就可以將知識(shí)分批放入個(gè)人知識(shí)庫(kù)。個(gè)人知識(shí)庫(kù)建立起來(lái)之后，快速而方便的訪問(wèn)至關(guān)重要。一個(gè)可以借鑒的方案是網(wǎng)絡(luò)日志。這種個(gè)人發(fā)布系統(tǒng)現(xiàn)在越來(lái)越多的被用作個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng)。隨著知識(shí)的不斷豐富和能力增強(qiáng)，也要持續(xù)不斷對(duì)個(gè)人知識(shí)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和管理。一般而言，個(gè)人應(yīng)主要作好以下工作：增添新的學(xué)習(xí)資源和知識(shí)類別；刪除、修改和更新部分資源；進(jìn)一步完善個(gè)人知識(shí)管理準(zhǔn)則；協(xié)作學(xué)習(xí)以交流和共享知識(shí)；在知識(shí)管理的實(shí)踐過(guò)程中，逐步完善個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)。（4）應(yīng)用已有的知識(shí)在個(gè)人知識(shí)管理上，我們不能只關(guān)注知識(shí)積累，而不注重知識(shí)能量的釋放。知識(shí)學(xué)習(xí)和積累的出發(fā)點(diǎn)就是對(duì)知識(shí)的使用，并在知識(shí)的利用、交流中創(chuàng)造新的知識(shí)。在知識(shí)的利用上，一些傳統(tǒng)的方法可能對(duì)個(gè)人知識(shí)管理有所幫助，例如歸納和演繹。想要利用已有的知識(shí)，既可以在個(gè)人占有的大量知識(shí)基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納，找出事物間的規(guī)律，然后應(yīng)用于實(shí)踐從而對(duì)這種歸納結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)，然后再?gòu)膶?shí)踐中修正歸納出的知識(shí)；也可以對(duì)原有知識(shí)進(jìn)行演繹，幫助新的知識(shí)實(shí)踐。四、總結(jié)知識(shí)管理中知識(shí)的利用方法現(xiàn)在還處于探索階段，因?yàn)樗婕安煌瑐€(gè)體的知識(shí)背景、生活環(huán)境、價(jià)值觀等因素比較復(fù)雜。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)用知識(shí)可以遵循下面的規(guī)則進(jìn)行。首先是進(jìn)行知識(shí)收集，把與問(wèn)題有關(guān)的知識(shí)找到，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代這一點(diǎn)并不難做到；然后進(jìn)行消化吸收，也就是閱讀有關(guān)資料，包括向?qū)＜艺?qǐng)教；建立可比較的模型，以專業(yè)知識(shí)為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)出比較及評(píng)價(jià)方案；評(píng)估報(bào)告將完成知識(shí)應(yīng)用過(guò)程，在這些模型中挑選出支持決策或得出結(jié)論的便是完成知識(shí)應(yīng)用。頭腦風(fēng)暴、專業(yè)論壇、沙盤(pán)模擬甚至聊天談話，也都是知識(shí)應(yīng)用的準(zhǔn)備階段，可以幫助個(gè)人進(jìn)行知識(shí)加工，形成應(yīng)用知識(shí)的規(guī)則意識(shí)。在信息時(shí)代，個(gè)人知識(shí)管理必將成為知識(shí)工作者獲取、管理、利用信息的全新有效手段，也是一個(gè)亟待開(kāi)發(fā)的領(lǐng)域，而且進(jìn)行有效的個(gè)人知識(shí)管理還可以充分挖掘我們的個(gè)人潛力，開(kāi)拓我們的視野，提高我們的競(jìng)爭(zhēng)力。五、參考文獻(xiàn)[1]俞傳正.基于博客的個(gè)人知識(shí)管理平臺(tái)研究[D].天津師范大學(xué)2006[2]韋春伊.研究生個(gè)人知識(shí)管理研究[D].四川大學(xué)2006[3]胡強(qiáng).社會(huì)性軟件在個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用研究[D].江西師范大學(xué)2007[4]劉颋.大學(xué)生個(gè)人知識(shí)管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)[D].江西師范大學(xué)2007[5]舒存葉.HYPERLINK"/kcms/detai