第七章控制職能

第七章控制職能第一節(jié)控制職能的含義及作用第二節(jié)控制的原則第三節(jié)控制過程及要素第四節(jié)控制的類型及方法第一節(jié)控制職能的含義及作用

一、為什么需要控制控制是使活動達到預期目標的保證。控制是管理工作過程中不可缺少的一個環(huán)節(jié)。控制職能的含義與作用，是與計劃職能緊密聯(lián)系在一起的?？刂婆c計劃是既互相區(qū)別，又緊密相連的?？刂婆c計劃兩職能之間的關系不僅體現在計劃提供控制標準，而控制確保計劃實現這一關系上，同時還表現在以下兩個方面。一方面，計劃本身的某些作用已經具有了控制的意義。另一方面，廣義的控制職能實際上也包含了對計劃在其執(zhí)行期間內的修訂或修改。二、控制概念及其完整涵義所謂控制，從其傳統(tǒng)的意義方面來說，就是“糾偏”，也即按照計劃標準衡量所取得的成果，并糾正所發(fā)生的偏差，以確保計劃目標的實現。但從廣義的角度來理解，控制工作實際上應包括糾正偏差和修改標準這兩方面內容。三、控制在管理工作循環(huán)中的地位將管理工作過程簡略地看作是PDCA循環(huán)的過程P——計劃plan，D——實施do，C——檢測check，A——處理行動action控制工作在管理循環(huán)中的地位和作用可以圖用7-1表示。圖7-1管理工作循環(huán)簡圖四、管理控制的目標和作用管理控制工作的目標主要有兩個。

(1)限制偏差的累積。

(2)適應環(huán)境的變化。圖7-2控制的“糾偏”作用示意圖圖7-3控制的“調適”作用示意圖五、管理控制的基本特點1．目的性2．整體性3．動態(tài)性4．人性第二節(jié)控制的原則一、控制應該同計劃、組織相適應二、突出重點，強調例外三、控制應該具有靈活性、及時性和經濟性的特點四、控制過程應避免出現目標扭曲問題五、管理控制需要將財務績效控制與非財務績效控制有機地結合六、控制工作應注重培養(yǎng)組織成員的自我控制能力第三節(jié)控制過程及要素一、控制工作的基本過程1．確立標準2．測量實績與界定偏差

一是測定或預測實際工作成績；二是進行實績與標準的比較。掌握實績可以通過兩種方式—是測定已產生的工作結果；另一是預測即將產生的工作結果?？刂乒ぷ鲗π畔⒌囊罂梢詮奈鍌€方面考慮：①信息是及時的嗎?②測量單位是適宜的嗎?③收到的信息有多大的可靠性和準確性?④信息是否適用有效，即對所要解決的問題有用處嗎?⑤信息是否送給了需要該信息的權力機構?獲取有關實際工作績效方面的信息

(1)衡量的項目衡量什么是衡量工作中最為重要的方面。(2)衡量的方法第一種是親自觀察法；第二種方法是利用報表和報告；第三種方法是抽樣調查；再一種方法是召開會議。(3)衡量的頻率(4)衡量的主體即衡量實際工作績效的人是工作者本人，還是同一層級的其他人員，或是上級主管人員或職能部門的人。

3．分析原因與采取措施具體糾偏措施有兩種：一是立即執(zhí)行的臨時性應急措施，另一是永久性的根治措施。二、控制系統(tǒng)的構成要素從控制過程的步驟分析中可以看出，有效的管理控制必須滿足以下條件：(1)具有明確的控制目的。(2)具有及時、可靠、適用的信息。(3)具有行之有效的行動措施。

第四節(jié)控制的類型及方法一、負饋控制與正饋控制二、外在控制與內在控制外在控制是指一個單位或個人的工作目標和標準的制定，以及為了保證目標和標準的順利實現而開展的控制工作，是由其他的單位或個人來承擔，自己只負責檢測、發(fā)現問題和報告偏差。內在控制是一種自動控制或自我控制(稱之為自治)，能自己檢測、發(fā)現問題，還能自己訂立標準并采取行動糾正偏差。

三、反饋控制、前饋控制和現場控制反饋控制是在活動完成之后，通過對已發(fā)生的工作結果的測定來發(fā)現偏差和糾正偏差(此為負反饋)，或者是在企業(yè)內外環(huán)境條件已經發(fā)生了重大變化，導致原定標準和目標脫離現實時，采取措施調整計劃(此為正反饋)。反饋控制實際上是一種事后的控制，故反饋亦稱作后饋或事后控制。企業(yè)中使用最多的反饋控制包括財務報表分析、產品成品質量檢驗、工作人員成績測評等。

前饋控制旨在獲取有關未來的信息，依此進行反復認真的預測，將可能出現的執(zhí)行結果與計劃要求的偏差預先確定出來(此為負前饋)，或者事先察覺內外環(huán)境條件可能發(fā)生的變化(此為正前饋)，以便提前采取適當的處理措施預防問題的發(fā)生。前饋控制亦稱預先控制，它由于未雨綢繆地采取了防患于未然的行動，從而可以克服反饋控制系統(tǒng)的滯后性問題?，F場控制則是一種同步、實時的控制，即在活動進行的同時就施予控制。管理者親臨現場進行指導和監(jiān)督，就是一種最常見的現場控制活動?，F場(同步)控制的方法可分為兩種：一是駕馭控制，是在活動進展過程中隨時監(jiān)視各方面情況的變動，一旦發(fā)現干擾因素介入立即采取對策，以防執(zhí)行中出現偏差。另一是關卡控制，它規(guī)定某項活動必須經由既定程序或達到既定水平后才能繼續(xù)進行下去。四、戰(zhàn)略控制、績效控制和任務控制任務控制多是采用負饋控制法，其目的是確保有關人員或機構按既定的質量、數量、期限和成本標準要求完成所承擔的工作任務?？冃Э刂剖且环N財務控制，即利用財務數據來觀測企業(yè)的經營活動狀況，以此考評各責任中心的工作實績，控制其經營行為。此種控制亦稱為責任預算控制或以責任發(fā)生制為基礎進行的控制。從一般的企業(yè)來看，其內部組織單位通常可以區(qū)分為四類責任中心。

(1)成本(責任)中心。這類組織單位只對成本費用負責，而不對收入、利潤和投資負責，因而是成本費用責任單位。(2)收入(責任)中心。這類組織單位只對其銷售過程所實現的收入情況及為取得這些收入所花費的直接費用負責，因而稱之為收入責任單位。(3)利潤(責任)中心。作為利潤責任中心的單位既對經營成本負責，又對經營收入及利潤負責。（4）投資（責任）中心。投資責任中心單位既對成本收入、利潤負責，也對投入和使用的資金負責，即它不但要能控制收入和成本，也要能控制生產經營過程所占用的全部投資（包括流動資金和固定資產及長期投資等）。為明確區(qū)分和計算上述提及的各項績效考評指標，現將它們間的關系歸納如下（如圖7-4）。圖7-4各項績效考評指標關系圖戰(zhàn)略控制是對戰(zhàn)略計劃和目標實現程度的控制。戰(zhàn)略控制中不僅要進行負饋控制，更常需要進行正饋控制。也就是說，在戰(zhàn)略控制過程中常有可能引起原定戰(zhàn)略方案的重大修改或重新制定。人們傾向于將戰(zhàn)略的計劃與控制系統(tǒng)籠統(tǒng)地稱作戰(zhàn)略計劃系統(tǒng)，而將任務的計劃與控制系統(tǒng)稱作是任務控制系統(tǒng)。在較低層次的管理控制中，以負饋為手段的常規(guī)控制占主要地位，隨著組織層次的提高和考慮環(huán)境變化的需要與責任的加重，正饋控制的成分就越來越增大。五、控制工作的專業(yè)分類

1．庫存控制這主要是對量大面廣的原材料、燃料、配件，在制品、半成品和產成品等存貨品種和數量的控制。

2．進度控制這是根據產品生產或項目建設的進度計劃要求，對各階段活動開始和結束的時間所進行的控制。

3．質量控制對產品質量特性，按一定的尺度、技術參數或技術經濟指標規(guī)定必須達到的水平，這就形成質量標準，它是檢驗產品是否合格的技術依據。質量控制就是以這些技術依據為衡量標準來檢驗產品質量的。

4．預算控制預算是用財務數字或非財務數字來表示預期的結果，以此為標準控制執(zhí)行工作中的偏差的一種計劃和控制手段。

5．人事管理控制從本質上講，人事方面的管理控制主要集中在對組織內人力資源的管理上。具體有兩大方面：一是主要人事比率的控制。即分析組織內各種人員的比率，如管理人員與職工的比率、后勤服務人員與生產工人的比率、正式職工與臨時工的比率，以及人員流動率和曠工缺勤率等。另一是對管理人員和一般員工在工作中的成績、能力和態(tài)度做出客觀公正的考核、評價和分析鑒定。6．內部和外部審計審計是對組織中的經營活動和財務記錄的準確性和有效性進行檢查、監(jiān)測和審核的一種反饋控制工具。思考題1.控制的含義及其管理控制的特點？2.控制的過程及分類？3.作為一個管理者，如果未能控制整個組織的活動，會產生什么后果？4.結合實際討論控制的作用，以及在具體的控制中采用何種方法進行控制。

5．案例分析如果你在好萊塢或貝弗利山舉辦一個晚會，肯定會有這樣一些名人來參加，如尼科爾森、麥當娜、克魯斯、切爾、查克?皮克?！安榭?皮克？”“當然！”沒有停車服務員你不可能沒有停車服務員你不可能開一個晚會，在南加州

停車行業(yè)內響當當的名字就是查克?皮克。查克停車公司中的雇員有100多人，其中大部分是兼職的，每周他至少為幾十個晚會辦理停車業(yè)務。在一個最忙的周六晚上，可能要同時為6～7個晚會提供停車服務，每一個晚會可能需要3～15位服務員。查克停車公司是一家小企業(yè)，但每年的營業(yè)額差不多有100萬美元。其業(yè)務包含兩項內容：一項是為晚會料理停車；另一項是不斷地在一個鄉(xiāng)村俱樂部辦理停車經營特許權合同。這個鄉(xiāng)村俱樂部要求有2～3個服務員，每周7天都是這樣。但是查克的主要業(yè)務來自私人晚會。他每天的工作就是拜訪那些富人或名人的家，評價道路和停車設施，并告訴他們需要多少個服務員來處理停車的問題。一個小型的晚會可能只要3～4個服務員，花費大約400美元。然而一個特別大型的晚會的停車費用可能高達2000美元。盡管私人晚會和鄉(xiāng)村俱樂部的合同都涉及到停車業(yè)務，但它們?yōu)椴榭颂峁┑氖召M方式卻很不相同。私人晚會是以當時出價的方式進行的。查克首先估計大約需要多少服務員為晚會服務，然后按每人每小時多少錢給出一個總價格。如果顧客愿意“買”他的服務，查克就會在晚會結束后寄出一份賬單。在鄉(xiāng)村俱樂部，查克根據合同規(guī)