淺談辦公室工作存在的普遍性問(wèn)題及改進(jìn)措施

淺談辦公室工作存在的普遍性問(wèn)題及改進(jìn)措施摘要：辦公室是一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子的參謀和助手，它協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決定，上傳下達(dá)，溝通左右，協(xié)調(diào)各方，工作千頭萬(wàn)緒，任務(wù)紛繁復(fù)雜。那么，怎樣才能有條不紊地做好辦公室的份內(nèi)工作？在此，我想結(jié)合實(shí)際工作，針對(duì)我們?cè)谌粘９ぷ髦写嬖诘钠毡樾詥?wèn)題進(jìn)行分析及下一步應(yīng)該采取的措施，談?wù)勎业囊恍┱J(rèn)識(shí)和看法。

關(guān)鍵詞：辦公室工作問(wèn)題措施辦法

1存在的普遍性問(wèn)題以及簡(jiǎn)要分析

日常工作中存在的普遍性問(wèn)題，使得辦公室工作往往步履蹣跚、困難重重，不能及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)和職能科室提供較好的服務(wù)，給工作帶來(lái)了不同程度的影響。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1職責(zé)不明確

辦公室及其成員職責(zé)不明確，沒(méi)有從真正意義上建立起辦公室及其成員的崗位職責(zé)，雖然不少項(xiàng)目崗位職責(zé)均已上墻，但實(shí)際上大家都是相互照抄，交給廣告公司制作安裝，對(duì)崗位職責(zé)上規(guī)定的義務(wù)并沒(méi)有認(rèn)真去研究，心里其實(shí)根本不清楚，或者說(shuō)沒(méi)有完全弄清楚辦公室該做那些工作，自己應(yīng)該去做哪些工作。這就形成了工作目標(biāo)和職責(zé)不清，相互間推諉，工作較為盲目，日常工作被遺漏等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如辦公用品領(lǐng)用，車輛使用安排以及相關(guān)費(fèi)用卡控等，都存在該管的不管，不該管的管等職責(zé)不清、部分工作處于相對(duì)真空狀態(tài)。

1.2標(biāo)準(zhǔn)不明確

對(duì)系統(tǒng)工作沒(méi)有一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)，做到什么程度算完成了任務(wù)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形不成工作的閉合，往往是有頭沒(méi)尾或虎頭蛇尾，不進(jìn)行反饋和效果驗(yàn)證。問(wèn)起來(lái)這個(gè)工作已經(jīng)做了，但結(jié)果怎樣，達(dá)到了什么效果卻模棱兩可，致使一些工作始終處于正在進(jìn)行時(shí)，甚至延誤了下一工作環(huán)節(jié)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。反映出我們的工作缺乏計(jì)劃性，在檢查監(jiān)督和驗(yàn)證結(jié)果存在一定的不足。如在公文處理方面未能及時(shí)的給班子成員審閱、個(gè)別班子成員未審閱問(wèn)題；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后相關(guān)部門(mén)執(zhí)行結(jié)果問(wèn)題；重要事項(xiàng)督辦結(jié)果反饋滯后問(wèn)題；辦公用品按計(jì)劃采購(gòu)發(fā)放問(wèn)題等，均存在執(zhí)行沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，有頭沒(méi)尾現(xiàn)象。

1.3方法不得當(dāng)

一些同志在工作中方法欠缺或不當(dāng)，沒(méi)有對(duì)手頭工作進(jìn)行冷靜認(rèn)真的梳理，對(duì)大事、小事、急事、瑣事、突發(fā)事等理不出頭緒，不知道應(yīng)該先做哪件事、后做哪件事，往往是所有的事一起做，一會(huì)這個(gè)、一會(huì)那個(gè)，結(jié)果是弄的焦頭爛額，每件事都在做，沒(méi)有一件事能夠做好。使得一天到晚工務(wù)纏身，心情郁悶，工作壓力很大，于是動(dòng)不動(dòng)火冒三丈，怨天尤人。這種情況主要是沒(méi)有對(duì)自己所承擔(dān)的工作進(jìn)行流程化梳理造成的。比如在臺(tái)式電腦購(gòu)置中，首先我們應(yīng)該看看在上年度末我們上報(bào)的下年度《固定資產(chǎn)的購(gòu)置計(jì)劃》，購(gòu)置計(jì)劃中是否列有該項(xiàng)，如有該項(xiàng)，我們?cè)俑鶕?jù)公司不定期公布的購(gòu)置單價(jià)標(biāo)準(zhǔn)向上級(jí)提報(bào)申請(qǐng)，經(jīng)分公司和公司相關(guān)部門(mén)和主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，方可購(gòu)置。假如我們不查看購(gòu)置計(jì)劃或不參考單價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，隨意填寫(xiě)申請(qǐng)，那么會(huì)處處碰壁，既耽誤自己和別人的時(shí)間，又顯得自己工作稀里糊涂、心中無(wú)數(shù)，工作始終較為被動(dòng)。

1.4執(zhí)行力不強(qiáng)

執(zhí)行力是我們工作效率和個(gè)人能力的基本體現(xiàn)，直接反映著我們對(duì)辦法制度的落實(shí)情況和對(duì)工作的責(zé)任與激情。在日常工作中，執(zhí)行力較差往往表現(xiàn)為工作拖拉，不按時(shí)完成份內(nèi)工作；找各種理由，為自己炮制不想干或不愿干工作的借口；掩耳盜鈴，將一些份內(nèi)工作視而不見(jiàn)；稀里糊涂，對(duì)份內(nèi)工作敷衍了事等情況，這些現(xiàn)象主要是責(zé)任心不強(qiáng)、主觀能動(dòng)性差的個(gè)人和單位一些不良因素影響等原因造成的。一些漠視管理辦法、規(guī)章制度、工作中不善于思維、工作不分主次，雖忙忙碌碌但執(zhí)行效果甚微，缺乏監(jiān)督檢查等現(xiàn)象，也是造成執(zhí)行力差的主要因素。

1.5業(yè)務(wù)素質(zhì)低

在日常工作中，我們經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)某項(xiàng)工作無(wú)從下手；某些問(wèn)題會(huì)違反原則又不知道該怎么辦；某件事解決后但又引起其他新的問(wèn)題；某種費(fèi)用卡控了半天到最后仍然超出了原計(jì)劃；對(duì)一線員工提出的問(wèn)題難以清楚解答；某個(gè)報(bào)表雖然拌拌磕磕的上報(bào)了，但對(duì)報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源卻一知半解……凡此種種力不從心的問(wèn)題暴露出我們的業(yè)務(wù)素質(zhì)不能滿足為現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的需要，我們對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)和文件辦法的學(xué)習(xí)沒(méi)有跟上，我們對(duì)本職工作的責(zé)任心和學(xué)習(xí)力還有待于認(rèn)真與耐心的提高。

2應(yīng)該采取的措施和辦法

今年來(lái)，由于受到國(guó)鐵投資放緩，公路及其它建筑施工領(lǐng)域競(jìng)爭(zhēng)激烈?guī)?lái)的影響，公司占領(lǐng)市場(chǎng)及經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)陷入前所未有的困境，這就對(duì)辦公室工作同樣提出了挑戰(zhàn)。那么怎樣才能解決克服上述這些普遍性問(wèn)題和困難，使我們盡快適應(yīng)工作需要，提高服務(wù)質(zhì)量，下面我來(lái)談?wù)勎覀儜?yīng)該采取的相關(guān)措施和辦法。

2.1要明確職責(zé)要求

辦公室要根據(jù)上級(jí)崗位職責(zé)要求，結(jié)合本單位實(shí)際，認(rèn)真梳理、逐項(xiàng)劃分，切實(shí)的制定出本部門(mén)和其成員的崗位職責(zé)，使每項(xiàng)工作都能落實(shí)到人頭，人人心中有數(shù)，知道哪些工作屬于辦公室范圍，哪些工作屬于自己應(yīng)該去做的，任務(wù)明確，遇事不推諉扯皮。同時(shí)，要求我們辦公室人員要全面熟悉和了解本單位的情況，對(duì)本單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門(mén)職責(zé)、人員構(gòu)成及分工等基本情況要了如指掌，從而做到胸有成竹，處事不慌。還要說(shuō)明的是其它職能科室崗位職責(zé)中沒(méi)有明確的事，都屬于辦公室該積極承辦的工作，絕對(duì)不能使這部分工作處于無(wú)人問(wèn)津狀態(tài)。

2.2要建立工作標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)有企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，辦公室也不例外，應(yīng)積極推進(jìn)服務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，既要把辦公室的工作梳理出來(lái)，如公文處理、會(huì)議安排、政務(wù)信息、檔案整理、后勤管理、車輛管理等，對(duì)每項(xiàng)工作做到什么程度都要建立起標(biāo)準(zhǔn)，如：規(guī)定完成的時(shí)間、質(zhì)量、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等要求，使辦公室每個(gè)人都清楚每項(xiàng)工作的最終標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然，每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)要求必須與時(shí)俱進(jìn)。這就要求辦公室在日常工作中要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，及時(shí)的根據(jù)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，改進(jìn)和規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)本部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作上新水平。

2.3要方法措施得當(dāng)

在日常工作中，我們始終要有目標(biāo)、有計(jì)劃、有步驟、有思想的去工作。一定要對(duì)主要事項(xiàng)確定工作流程，堅(jiān)持按流程辦事。牢固樹(shù)立起“小事不輕為、雜事不亂為、急事不盲為、難事不怕為”的工作理念。對(duì)重要事項(xiàng)要抓住時(shí)機(jī)推進(jìn)落實(shí)；對(duì)突發(fā)事項(xiàng)快速反饋，及時(shí)處理；對(duì)專題事項(xiàng)跟蹤了解，督查促辦；對(duì)具體事項(xiàng)落實(shí)到位，注重實(shí)效。凡是都要站在一定的高度，充分發(fā)揮辦公室的綜合協(xié)調(diào)作用，樹(shù)立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，按照單位領(lǐng)導(dǎo)班子的意圖和決策來(lái)思考、籌劃、安排和處理問(wèn)題，做到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)到位而不越位；要注意原則性與靈活性的有機(jī)統(tǒng)一，做到幫助不添亂，補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)，為部門(mén)服務(wù)攜手而不插手；要積極發(fā)揮監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)的作用，為基層服務(wù)主動(dòng)而不被動(dòng)。

2.4要加大執(zhí)行力度

要提高辦公室服務(wù)工作的有效性，不僅要有目標(biāo)、有職責(zé)、有制

度、有方法，還要通過(guò)加大執(zhí)行力度。要使辦公室運(yùn)行協(xié)調(diào)、有序、高

效，就必須建立獎(jiǎng)懲分明的工作機(jī)制，堅(jiān)決表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀、成績(jī)突出

的同志；嚴(yán)肅批評(píng)、處罰工作質(zhì)量、執(zhí)行規(guī)章制度差的同志。絕對(duì)不能

好壞不分，是非不明。對(duì)干的、不干的、搗亂的要絕對(duì)區(qū)別對(duì)待，按章辦事、加大獎(jiǎng)罰力度。要想盡辦法整治杜絕“有令不行、行而無(wú)效”的現(xiàn)象。

2.5要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公室的同志要不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，提高工作質(zhì)量和效率。一方面不僅要加強(qiáng)學(xué)習(xí)黨的路線、方針政策以及法律法規(guī)等方面知識(shí)，努力提高自身政治素質(zhì)和大局意識(shí)，還要認(rèn)真研究公司管理辦法，規(guī)章制度，尤其是要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)不斷改進(jìn)提高管理和服務(wù)的方式方法。另一方面是要強(qiáng)化服務(wù)理念。擺正位置，把管理寓于服務(wù)之中，把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為管理工作的首要任務(wù)。第三是強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)。辦公室人員雖然各有分工，但對(duì)外是一個(gè)整體，一定要加強(qiáng)協(xié)作，做到“人人有事管，事事有人管”，互相幫助，齊心合力，用心努力地提高辦公室的“辦文、辦會(huì)、辦事”整體管理和服務(wù)能力。

以上是我對(duì)辦公室存在的普遍性問(wèn)題及采取的措施的一些認(rèn)識(shí)和想法。當(dāng)然，辦公室還有許多需要我們改進(jìn)和進(jìn)一步探討的問(wèn)題，我想只要我們擺正位置、樹(shù)立起高度的責(zé)任感和使命感，積極總結(jié)，不斷改進(jìn)，辦公室的工作始終會(huì)處于一個(gè)良好的發(fā)展提高態(tài)勢(shì)。

出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠(chéng)危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報(bào)之于陛下也。誠(chéng)宜開(kāi)張圣聽(tīng)，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費(fèi)祎、董允等，此皆良實(shí)，志慮忠純，是以先帝簡(jiǎn)拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無(wú)大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補(bǔ)闕漏，有所廣益。將軍向?qū)?，性行淑均，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰“能”，是以眾議舉寵為督：愚以為營(yíng)中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。親賢臣，遠(yuǎn)小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠(yuǎn)賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時(shí)，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書(shū)、長(zhǎng)史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計(jì)日而待也。臣本布衣，躬耕于南陽(yáng)，茍全性命于亂世，不求聞達(dá)于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當(dāng)世之事，由是感激，遂許先帝以驅(qū)馳。后值傾覆，受任于敗軍之際，奉命于危難之間，爾來(lái)二十有一年矣。先帝知臣謹(jǐn)慎，故臨崩寄臣以大事也。受命以來(lái)，夙夜憂嘆，恐托付不效