工程項目采購管理成本控制

/工程項目選購 管理成本限制[2010-3-48:40:00]提要：項目管理（PMC）方興未艾，已成為當今一個備受關注的領域，項目選購 管理又是其中一個重要的管理內容，本文探討在工程項目選購 管理中，從管理方式和資金運用的角度動身，降低工程項目選購 成本，有效進行工程項目投資限制。關鍵詞：工程項目；選購 成本；供應商一、工程項目選購 管理發(fā)展趨勢工程項目管理是以項目及其資源為對象，運用系統(tǒng)的理論和方法對項目進行高效率的支配、組織、實施和限制，以實現(xiàn)項目目標的管理方法體系。設備和材料選購 是其中一個重要的管理內容，影響著工程項目的許多相關物流活動。1、項目選購 管理發(fā)展趨勢。工程項目選購 管理是和工程項目管理模式緊密相關的，目前國內工程項目選購 主要有四種管理模式：（1）業(yè)主自行選購 模式。業(yè)主既是項目投資主體，又是項目的管理主體。項目選購 由業(yè)主自行負責實施和管理；（2）工程項目總承包建設模式。在EPC工程項目管理制下，E指設計、P指選購 、C指施工，也就是由一家總承包商負責設計、選購 和施工，業(yè)主只負責選購 監(jiān)督、檢查；（3）業(yè)主托付承包商代選購 關鍵設備，業(yè)主付款模式，簡稱CFRE（CONTRACTORFUNISHEDREIMBURESABLEEQUIPMENT）。承包商按業(yè)主的要求代選購 工程項目關鍵設備，選購 費用由業(yè)主支付，承包商負責選購 管理，收取選購 服務費；（4）業(yè)主聘請工程項目管理承包商選購 管理模式。在PMC（工程項目管理承包商）工程項目管理制下，業(yè)主聘請工程項目管理承包商作為業(yè)主代表或業(yè)主的延長對工程項目進行全面的管理承包。PMC作為業(yè)主代表或延長主要負責工程項目的全面管理工作，而具體的工程項目實施則由EPC或EP+C、E+PC總承包商來擔當。PMC負責選購 管理、監(jiān)督、檢查，承包商負責選購 實施。2、工程項目選購 管理的關鍵環(huán)節(jié)。工程項目選購 管理中應留意以下幾個關鍵環(huán)節(jié)：（1）依據(jù)不同工程項目或各工程項目工作包的特點，充分考慮成本限制、設計、施工等因素確定工程項目管理模式，從而確定工程項目采辦模式，便于采辦成本限制；（2）實施工程項目選購 預算制。有了選購 預算的約束，能提高工程項目資金的運用效率，優(yōu)化工程項目選購 管理中資源的調配，從而達到限制工程項目選購 成本的目的；（3）供應商的優(yōu)化選擇和管理。工程項目前期供應商一旦選錯，將給工程項目建設造成嚴峻影響，因此招投標尤其是國外設備招投標要特別慎重。通過最大化運用本地資源，降低工程項目選購 成本，保證工程項目質量、限制工程項目成本，要加強供應商的管理，對供應商也要加以限制，對供應商的材料購進進行必要的限制；（4）選購 包的劃分。依據(jù)設備材料的性質、市場供貨商的供應實力和經濟批量劃分選購 包。合理劃分選購 包，可降低選購 價格；（5）充分利用好工程項目內外部環(huán)境。在工程項目選購 管理中充分利用選購 環(huán)境，同樣是有效降低選購 成本的途徑之一；（6）確立選購 全流程成本的概念，我們所應關注的是整個工程項目流程中的成本降低，是對總成本的限制，而不是單一的針對選購 貨物或服務的價格。二、常用的承包商選購 模式依據(jù)不同工程項目或不同工程項目工作包設計、貨源狀況、工期長短、工程量大小等因素綜合考慮再選則一種有效的承包商選購 模式，從而工程項目選購 上給業(yè)主節(jié)約投資。1、EPC總包下承包商選購 模式。EPC總包是交鑰匙工程。業(yè)主一般只對工程項目的整個過程實施監(jiān)督，選購 也是由業(yè)主的采辦部門監(jiān)督承包商進行，EPC承包商必需依據(jù)和業(yè)主簽訂的EPC承包合同要求去選購 相應的器材。業(yè)主在工程項目中如何適量選擇器材的類別、如何選擇供應商是工程項目成功和否的關鍵，對EPC承包商限制過多，干脆影響其主動性；限制過小又不利于限制選購 成本。2、EP+C模式下承包商選購 模式。業(yè)主選擇一家承包商負責設計和選購 ，另一家承包商負責施工，工程項目的設計和選購 由一家承包商負責，可使該承包商在設計階段就能夠使工程器材的概算盡可能即滿足工程的要求，可有效地從設計源頭限制工程材料預算。3、E+PC模式下承包商選購 模式。業(yè)主選擇一家承包商負責選購 和施工，另一家承包商負責設計。整個工程項目設備材料由選購 和施工承包商統(tǒng)一購入，一是便于承包商開展質量管理，二是有利于承包商依據(jù)業(yè)主的選購 決策制定出最佳經濟批量，可以明顯降低選購 成本。任何選購 模式，業(yè)主對選購 承包商的限制都必不行少，如承包商必需向業(yè)主報選購 方案，業(yè)主依據(jù)工程進度審批；業(yè)主審批標書主要條款；關鍵器材由業(yè)主指定供應商（如CFRE）；進口器材的境外運輸及港口報關都由業(yè)主指定承包商等等，確保整個選購 過程受控。三、工程項目選購 預算和估計成本工程項目選購 預算是對工程項目的選購 對象及其選購 各環(huán)節(jié)進行資金的有效支配，在工程項目管理中由負責選購 管理、監(jiān)督、檢查的一方制定并推動實施。具體實施工程項目選購 之前，有關人員對工程項目選購 成本進行估計和預料，建立起一個工程項目選購 資金運用標準，業(yè)主和選購 人員可以對選購 實施行為中的資金運用進行即時的檢查和限制，保證工程項目資金在合理的范圍內浮動。有了選購 預算的約束，有利于提高工程項目資金的運用效率，優(yōu)化工程項目選購 管理中資源的調配，查找資金運用過程中的一些例外狀況，有效地限制工程項目資金的流向和流量，從而達到限制工程項目選購 成本的目的。四、供應商的選擇和管理供應商管理是工程項目選購 管理中的一個重要組成部分，包括選擇供應商的方式、選擇供應商的數(shù)量、對供應商的考核和和供應商的關系。給全部符合條件的承包商供應均等的機會，一方面體現(xiàn)市場經濟運行的規(guī)則；另一方面也能對選購 成本有所限制，提高工程項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注：1、選擇供應商的方式。選擇供應商的方式主要是競爭性談判選購 和招標選購 。工程項目選購 時讓符合條件的供應商公允競爭，充分利用供應商之間的競爭來壓價格，使工程選購 以最低價格取得符合要求的器材；并且有利于提高工程選購 的透亮度和選購 效率，從而有利于有效的限制選購 成本。2、選擇供應商的數(shù)量。單一供應商增加了工程項目供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏選購 成本限制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給選購 方以商業(yè)折扣，削減貨款的支付和選購 附加費用，有利于削減現(xiàn)金流出，降低選購 成本。因而，在進行供應商數(shù)量的選擇時既要避開單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商擔當?shù)墓蓊~足夠，以獲得供應商的實惠政策，降低物資的價格和選購 成本。這樣既能保證選購 物資供應的質量，又能有力地限制選購 支出。一般來說，供應商的數(shù)量以4～5家為宜。五、選購 環(huán)境的利用工程項目外部環(huán)境策略的制定對選購 支配的實施會產生重要影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對工程項目組織如何選購 產生影響的外部變更，包括市場季節(jié)性的變更、國家宏觀經濟政策的變更、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在等各種因素。而微觀環(huán)境則是指工程項目組織的內部環(huán)境，包括工程項目組織在選購 中可能實行的組織政策、方式和程序，即實施選購 的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的工程項目選購 策略應當充分利用外部市場環(huán)境為工程項目整體帶來利益。充分利用選購 環(huán)境的一個重要內容就是熟悉市場狀況、了解市場行情、駕馭有關工程項目所須要的貨物及服務的多方面市場信息。比如，結合所選購 貨物或服務的種類、性能參數(shù)、質量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場狀況、國際貿易支付方法、保險合同等有關國內、國際貿易學問和商務方面的情報和信息。這就要求工程項目組織建立有關的市場信息機制，以達到有效利用選購 環(huán)境的目的，良好的市場機制包括：建立同一類貨物的價格書目，以便選購 者能進行比較和選擇，充分利用競爭的方法來獲得價格上的利益。對市場狀況進行分析和探討，做出市場變更的預料，使選購 者在制定選購 支配、確定如何發(fā)包及實行何種選購 方式時，能有牢靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場信息機制，才能在工程項目選購 中做到“知己知彼”，并對選購 環(huán)境有充分的了解和把握，這使得選購 者能處于供需雙方的有利地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質量的貨物或服務，也能取得成本上的利益。因此，在工程項目選購 管理中充分利用選購 環(huán)境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低選購 成本的途徑之一。六、供應商的管理基于長期的降低選購 成本的理念動身，在工程項目的選購 管理中應當貫穿一個“供應商管理”的思想，也即把對供應商的管理納入工程項目選購 管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得牢靠的貨源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得選購 價格的優(yōu)勢，對降低工程項目選購 中的成本有很大的好處。1、和供應商建立干脆的戰(zhàn)略伙伴關系。對于選購 方來說，一旦確定了可以長期合作的供應商，應當和供應商之間建立干脆的戰(zhàn)略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，使選購 方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關系的確立，能給選購 方帶來長期而有效的成本限制利益。2、供應商行為的績效管理。在和供應商的合作過程中應當對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如，建立供應商績效管理的信息系統(tǒng)、對供應商進行評級、建立量化的供應商行為績效指標等等，并利用績效管理的結果衡量和供應商的后續(xù)合作：增大或削減供應份額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質剛好供貨，從而有效地降低工程項目選購 總成本。七、全流程成本限制概念在探討工程項目選購 管理中降低成本的問題時，應當確立選購 全流程成本的概念，我們所應當關注的是整個工程項目流程中的成本降低，是對總成本的限制，而不是單一的針對選購 貨物或服務的價格。獲得了低價的選購 物品當然是成本的降低，但獲得優(yōu)質的服務、剛好快速的供貨、牢靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低選購 成本不僅指降低選購 工程項目本身的成本，還要考慮相關方面