第四章會計憑證設(shè)計

/第四章會計憑證設(shè)計通過本章學(xué)習(xí)，要求理解會計憑證設(shè)計的意義；駕馭原始憑證和記賬憑證以及會計憑證傳遞程序設(shè)計的原理。第一節(jié)原始憑證的設(shè)計會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責(zé)任，據(jù)以登記賬簿的書面證明。填制和審核會計憑證是整個會計核算工作的基礎(chǔ)和起點，是會計信息處理的重要方法之一。離開了會計憑證，就無法進(jìn)行會計核算工作。會計憑證設(shè)計的好壞干脆影響到會計質(zhì)量的凹凸和會計監(jiān)督作用的發(fā)揮等。會計憑證的種類許多，按填制程序和用途的不同分為原始憑證和記賬憑證。因此，會計憑證的設(shè)計也分為原始憑證的設(shè)計和記賬憑證的設(shè)計兩大部分。在設(shè)計會計憑證時，要按會計憑證的用途不同而分別設(shè)計。原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的詳細(xì)內(nèi)容和發(fā)生、完成狀況，作為會計核算原始資料和重要依據(jù)，并具有法律效力的書面證明。依據(jù)新的《會計法》規(guī)定，對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項必需填制或取得原始憑證并剛好送交會計機構(gòu)。會計機構(gòu)、會計人員必需依據(jù)國家統(tǒng)一的規(guī)定對原始憑證進(jìn)行審核，對不真實、不精確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正、補充。任何單位和任何個人不得偽造、變更原始憑證。原始憑證記載的各項內(nèi)容均不得涂改，原始憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)加蓋出具單位印章，假如是金額有錯誤必需由出具單位重開。原始憑證設(shè)計之前，必需駕馭和了解原始憑證的不同分類和應(yīng)具備的要素，以區(qū)分各種原始憑證的特點，從而設(shè)計出能完整反映經(jīng)濟內(nèi)容、適合管理需求、結(jié)構(gòu)合理、運用便利的各種原始憑證。一、原始憑證的種類原始憑證須要反映不同的經(jīng)濟內(nèi)容，其形式繁多，按不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同分類，歸納起來主要有以下幾種，如圖4—1所示。從原始憑證的設(shè)計范圍看，主要考慮自制原始憑證和專用原始憑證。緣由有以下兩方面：一方面是作為企業(yè)設(shè)計人員主要考慮本企業(yè)范圍內(nèi)的憑證，對外來憑證無從干預(yù)；另一方面是自制原始憑證又可分為內(nèi)部原始憑證和對外原始憑證。原始憑證在業(yè)務(wù)處理過程中一部分要流出本企業(yè)，它們對本企業(yè)來說是自制憑證，而對接受憑證的企業(yè)來說則是外來憑證，考慮自制憑證設(shè)計，事實上也同時須要考慮外來憑證的設(shè)計要求。（一）自制原始憑證和外來原始憑證自制原始憑證是由本單位經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)時填制的原始憑證。常見的有材料人庫的收料單、材料出庫的領(lǐng)料單、出差人員歸來后報銷的差旅費報銷單、工資結(jié)算匯總表等。外來原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動發(fā)生或完成時，從本單位以外的部門或個人處干脆取得的原始憑證。常見的有增值稅專用發(fā)票、銀行收款通知、火車票等。（二）一次憑證、累計憑證和匯總憑證一次憑證是指只反映一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)或同時反映若干同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生狀況，填制手續(xù)一次完成的原始憑證。常見的有收款收據(jù)、車票等。日常狀況下外來原始憑證全為一次憑證。累計憑證是指確定時期內(nèi)將連續(xù)發(fā)生的同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)多次進(jìn)行登記，并隨時計算累計數(shù)的原始憑證。常見的有定額領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單等。匯總憑證是指依據(jù)確定時期同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證匯總編制的原始憑證。常見的有工資結(jié)算匯總表、發(fā)料匯總表等。（三）專用憑證和通用憑證專用憑證是指具有特定內(nèi)容和特地用途的原始憑證。常見的有差旅費報銷單、醫(yī)藥費報銷單等。通用憑證是指在確定范圍內(nèi)具有統(tǒng)一格式和運用方法的原始憑證。常見的有全國統(tǒng)一的商業(yè)承兌匯票、稅收繳款書等。二、原始憑證設(shè)計的原則原始憑證設(shè)計時除遵循“企業(yè)會計制度設(shè)計的原則”的總體要求外，還必需符合下列詳細(xì)設(shè)計原則。（一）要素完備原始憑證包含要素特殊多，主要分為一般要素和特殊要素。1．一般要素（1）原始憑證的名稱。（2）經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間（年、月、日）和憑證編號。（3）接受憑證的單位或部門。（4）經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容（內(nèi)容摘要、計量單位、數(shù)量、單價和金額等）。（5）填制憑證單位和經(jīng)辦人員的簽名和蓋章。2．特殊要素（1）從外單位取得的原始憑證和對外開具的原始憑證，必需蓋有填制單位的“發(fā)票”專用章或財務(wù)專用章；自制原始憑證必需有經(jīng)辦人和經(jīng)辦單位部門負(fù)責(zé)人的簽名和蓋章。（2）購買實物的原始憑證，必需有驗收手續(xù)和驗收人簽名；支付款項的原始憑證，必需有收款單位和個人的收款證明。（3）發(fā)票必需有稅務(wù)部門監(jiān)制印章，收款收據(jù)必需有財政部門監(jiān)制印章。（4）收付款項的原始憑證應(yīng)由出納人員簽名或蓋章，并分別加蓋“現(xiàn)金收訖”、“現(xiàn)金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”印章。（5）一式多聯(lián)的原始憑證必需用雙面復(fù)寫紙復(fù)寫，應(yīng)注明各聯(lián)用途，并只能以其中的一聯(lián)作為報銷憑證；作廢時應(yīng)在各聯(lián)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得缺聯(lián)、不得銷毀。（6）發(fā)生銷貨退回時，除填制退貨發(fā)票外，必需取得對方的收款收據(jù)或銀行匯款憑證，不得以退貨發(fā)票代替對方的收據(jù)。（7）職工因公借款，應(yīng)填制正式收據(jù)，附在記賬憑證后，報銷時，應(yīng)另開收據(jù)，不得返還原借據(jù)。（二）適合該企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點設(shè)計的原始憑證要能夠反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點。首先，任何一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都會涉及經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的詳細(xì)時間、詳細(xì)地點、詳細(xì)責(zé)任人等，所以設(shè)計原始憑證時，要針對這些要素把經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間、地點、責(zé)任人等基本狀況照實、完整、詳細(xì)地記載反映出來，以達(dá)到供應(yīng)最精確、最完整的原始資料，全面而詳細(xì)地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的全過程。其次，不同企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟業(yè)務(wù)不同，如：涉及外幣業(yè)務(wù)的原始憑證中的金額單位，除原幣外還應(yīng)反映匯率及本位幣資料。又比如：零售商業(yè)企業(yè)在進(jìn)貨匯總表上應(yīng)按商品類別分別設(shè)計零售價、商品進(jìn)銷差價和成本價、進(jìn)項稅額等項內(nèi)容。最終，原始憑證必需體現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務(wù)特點、只有這樣，才能保證業(yè)務(wù)順當(dāng)開展，為會計核算的后續(xù)步驟供應(yīng)良好的條件，為進(jìn)行會計核算和會計監(jiān)督供應(yīng)充分、完整的原始資料；也只有這樣，才能為后續(xù)核算供應(yīng)相應(yīng)的信息資料。（三）加強內(nèi)部限制原始憑證是實施內(nèi)部限制的重要工具。在設(shè)計原始憑證時，必需依據(jù)企業(yè)內(nèi)部限制制度的要求，針對各種不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，規(guī)定必要的填寫聯(lián)數(shù)、次序和合理的傳遞程序，以嚴(yán)密手續(xù)、堵塞漏洞，并把各種業(yè)務(wù)的過程有機地聯(lián)系起來，起到企業(yè)內(nèi)部相互聯(lián)系、相互牽制的作用。如依據(jù)企業(yè)規(guī)模大小、物流程序、機構(gòu)設(shè)置的不同，對“材料人庫單”分別設(shè)置不同的聯(lián)數(shù)和不同的傳遞程序，以保證業(yè)務(wù)順當(dāng)開展并有嚴(yán)密的限制制度。（四）滿足管理和核算要求原始憑證的設(shè)計既要滿足會計專業(yè)核算及加強企業(yè)管理的要求；又要符合經(jīng)濟責(zé)任制，加強經(jīng)濟核算的要求。凡企業(yè)管理須要的指標(biāo)都要結(jié)合起來加以考慮，以便滿足各種核算、限制、分析、考評的須要。如企業(yè)的工資單，從會計部門來講，是支付工資及各種扣款的原始憑證，但是從勞動工資部門來講，則是“工資總額”統(tǒng)計的資料來源，因此，在設(shè)計時應(yīng)盡可能將上述要求綜合加以考慮。又如企業(yè)定額領(lǐng)料單，既要反映材料原來的自然面目，又要反映定額管理的要求，所以在設(shè)計時，應(yīng)將貨號、型號、貨名、規(guī)定、計量單位等，反映原材料自然面目的一般內(nèi)容和支配產(chǎn)量、消耗定額、已領(lǐng)數(shù)量、尚可領(lǐng)用量等和定額管理有關(guān)的要素一并統(tǒng)籌考慮，合理設(shè)計有關(guān)原材料的原始憑證，以滿足原材料管理和核算方面的須要。為滿足管理和核算方面的要求，在原始憑證的設(shè)計中還要規(guī)定統(tǒng)一的填寫規(guī)則，嚴(yán)格的審核要求，妥當(dāng)?shù)恼?、保管方法，防止錯誤和弊端的措施等內(nèi)容。三、原始憑證設(shè)計的步驟和方法原始憑證設(shè)計一般可實行下列的步驟和方法。（一）依據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)管理和會計核算要求，確定原始憑證的種類和內(nèi)容經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、企業(yè)內(nèi)部管理須要以及和此相適應(yīng)的會計核算的要求，是確定設(shè)計原始憑證的前提條件，憑證設(shè)計中必需全面、完整地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，符合各方管理要求，適應(yīng)會計核算的須要。例如，某企業(yè)經(jīng)常發(fā)生托付外單位加工材料業(yè)務(wù)，管理上要求材料的進(jìn)出、加工費、運輸費用必需有限制和監(jiān)督；會計上要求核算加工過程中發(fā)生的加工費、運輸費及保險費等費用以及增值稅。依據(jù)上述要求，在原始憑證的設(shè)計中要考慮下列問題。1．確定原始憑證的種類依據(jù)上述核算和管理要求，須要設(shè)計托付加工材料出庫單及托付加工材料入庫單兩張原始憑證。2．托付加工材料出庫單的設(shè)計內(nèi)容在托付加工材料出庫單中，除了要反映原始憑證的基本要素外，還要反映加工合同的編號，托付加工的單位，發(fā)料倉庫，加工后材料的名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量，交貨日期等這一托付加工業(yè)務(wù)的特殊內(nèi)容。假如這一業(yè)務(wù)涉及單位中的供應(yīng)、倉庫和會計等多個部門的話，則此原始憑證應(yīng)一式四聯(lián)：一聯(lián)由供應(yīng)部門留存；一聯(lián)交材料倉庫發(fā)料、記賬；一聯(lián)交財務(wù)部門；一聯(lián)交材料核算組。如企業(yè)規(guī)模較大，涉及部門較多，則可適當(dāng)增加聯(lián)數(shù)。3．托付加工材料入庫單的設(shè)計內(nèi)容在托付加工材料人庫單中，除要反映原始憑證的基本要素外，還要反映加工后材料的編號、名稱、計量單位、應(yīng)收數(shù)量、實收數(shù)量、加工費用、運輸及保險費、增值稅、托付加工材料的實際成本及支配成本等托付加工業(yè)務(wù)的特殊內(nèi)容。原始憑證可依據(jù)部門設(shè)置狀況一式四聯(lián)：一聯(lián)由供應(yīng)部門留存；一聯(lián)交材料倉庫人賬；一聯(lián)交財務(wù)部門作為付款依據(jù)；一聯(lián)交材料核算組作為核算憑證。其中，供應(yīng)部門和材料倉庫的憑證中有些內(nèi)容可以省略。（二）原始憑證格式、份數(shù)的設(shè)計原始憑證一般是接受固定的印制格式來反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的基本要素。為了使原始憑證簡明好用，在繪制原始憑證時，應(yīng)考慮以下因素。（1）憑證格式的大小。在格式的設(shè)計中，確定憑證大小尺寸及四周空白的大小，確定哪些內(nèi)容列于表內(nèi)，哪些內(nèi)容列于表外，列在表內(nèi)的部分如何適當(dāng)支配，確定上下位置及先后依次，設(shè)計行數(shù)和欄數(shù)及行距、欄寬等。主要考慮兩個因素：一是經(jīng)濟內(nèi)容的多少：經(jīng)濟內(nèi)容多，憑證格式可大一些；反之，則可小一些。二是和記賬憑證的相互協(xié)調(diào)性，原始憑證的大小一般不應(yīng)超過所運用的記賬憑證，以便于裝訂成冊和憑證的運用、得當(dāng)和美觀。（2）內(nèi)容位置的支配。憑證內(nèi)容要素應(yīng)合理地支配在一張憑證上，一般項目名稱在左邊，要填制的內(nèi)容在右邊。整個憑證要素的排列要突出重點，重要的項目應(yīng)設(shè)置在主要位置上。各個要素的支配應(yīng)便于記賬，并體現(xiàn)出傳遞的要求。（3）憑證的聯(lián)數(shù)。為了滿足不同部門對信息的需求，一般設(shè)計一式多聯(lián)的原始憑證。憑證的聯(lián)數(shù)應(yīng)依據(jù)客觀狀況加以確定，主要是取決于企業(yè)的組織機構(gòu)、管理要求及和企業(yè)外部的關(guān)系等。在設(shè)計一式多聯(lián)的憑證時，應(yīng)當(dāng)注明每一聯(lián)憑證的用途和傳遞依次，各聯(lián)憑證的名稱應(yīng)和該聯(lián)憑證所起的作用保持一樣，注明不同用途的各聯(lián)憑證不能相互代替。依據(jù)原始憑證涉及的相關(guān)部門，為協(xié)調(diào)各部門的工作，要合理確定原始憑證聯(lián)數(shù)并規(guī)定傳遞程序，以保持部門間的聯(lián)系和制約。為便于各聯(lián)原始憑證的認(rèn)定，應(yīng)將不同聯(lián)次的原始憑證用不同顏色的紙張印制，以示區(qū)分。一般接受：第一聯(lián)為白色；其次聯(lián)為白黃色；第三聯(lián)為淡紅色；第四聯(lián)為黃色。(4）憑證的版式。憑證紙質(zhì)的優(yōu)劣應(yīng)依據(jù)憑證運用的頻率、復(fù)寫聯(lián)數(shù)和保存期來確定：憑證運用次數(shù)多，紙質(zhì)應(yīng)優(yōu)良些；復(fù)寫聯(lián)數(shù)多紙質(zhì)應(yīng)薄些；保存期長紙質(zhì)應(yīng)好些；憑證的顏色應(yīng)運用比較松軟的淺色，不同聯(lián)次應(yīng)運用不同顏色加以區(qū)分，如收款聯(lián)用紅色，付款聯(lián)用綠色。在印刷字體上一般接受宋體或仿宋體。憑證的線條要醒目、粗細(xì)得當(dāng)。（三）確定原始憑證的流轉(zhuǎn)程序原始憑證流轉(zhuǎn)程序是指憑證從填制或取得起到歸檔為止，在本單位各部門和人員之間的傳遞過程和停留時間。在設(shè)計中，應(yīng)明確憑證由什么部門填制，一式幾聯(lián)，憑證的傳遞途徑和業(yè)務(wù)的流程如何保持同步和一樣，最終如何歸檔等內(nèi)容，制定憑證傳遞程序有利于保證會計核算的剛好性、正確性和合法性。制定合理的憑證傳遞程序有利于企業(yè)各部門明確分工，并相互協(xié)調(diào)和協(xié)作；有利于督促和經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員剛好正確地完成經(jīng)濟業(yè)務(wù)，完成憑證編制手續(xù)；有利于考核有關(guān)人員是否按規(guī)定和程序處理業(yè)務(wù)，從而加強崗位責(zé)任制。設(shè)計憑證傳遞程序應(yīng)考慮以下幾個方面。（1）憑證傳遞應(yīng)依據(jù)各經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點，結(jié)合本單位各部門和人員的分工狀況加以制定，滿足內(nèi)部限制的要求。（2）憑證傳遞程序應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)處理的流程繪制成流程圖，使有關(guān)人員能夠按流程圖精確地傳遞憑證，也便于分析、跟蹤和監(jiān)督業(yè)務(wù)處理的過程。（3）憑證傳遞過程中，既要有利于各有關(guān)部門充分利用會計憑證所供應(yīng)的信息滿足經(jīng)濟管理的須要，又要避開不必要的傳遞環(huán)節(jié)，以免拖延傳遞時間。（4）憑證的傳遞要依據(jù)業(yè)務(wù)狀況的變動而剛好加以修訂。（5）憑證的傳遞程序要依據(jù)業(yè)務(wù)的特點，確定憑證依次號，規(guī)定責(zé)任人簽字，以及憑證的交接手續(xù)。（四）原始憑證的保管制度原始憑證的保管制度包括兩方面：一是空白原始憑證的保管制度。對企業(yè)的空白原始憑證應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，對重要的憑證應(yīng)制定領(lǐng)用登記制度，以確保其平安、完整；如銷售發(fā)票、銀行支票、收款收據(jù)等。二是已人賬憑證的保管制度。對已人賬的原始憑證應(yīng)按規(guī)定歸檔、保管、調(diào)閱及復(fù)制、銷毀等作出明確規(guī)定。（五）試用、修改和定稿原始憑證設(shè)計后應(yīng)試用一個階段，在試用過程中，聽取各方看法，并檢查是否符合經(jīng)濟業(yè)務(wù)管理和核算要求，表式的設(shè)計是否有效、合理，依據(jù)試行狀況作出修改、完善，最終定稿、付印，確定為正式的原始憑證。四、原始憑證設(shè)計舉例原始憑證種類多，運用范圍廣，內(nèi)容差異大，不行能全面予以介紹。從設(shè)計的角度看，原始憑證設(shè)計主要是自制原始憑證的設(shè)計。下面介紹幾種主要原始憑證的設(shè)計。（一）貨幣資金收入原始憑證的設(shè)計企業(yè)貨幣資金收入原始憑證一般有三類。（1）通過銀行辦理結(jié)算的各種收款憑證，它是由銀行供應(yīng)或轉(zhuǎn)來的各種統(tǒng)一格式的憑證，一般不須要企業(yè)自行設(shè)計。（2）企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，如銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時，開出銷貨發(fā)票而收取的現(xiàn)金，匯總收款后解入開戶銀行取得“解款單”。（3）財務(wù)部門干脆收取的零星收入，預(yù)付款的收入等所開出的憑證，詳細(xì)如職工的各種賠款、罰款、預(yù)付款、包裝物押金和職工歸還的借款等款項。這種收款憑證一般接受“收據(jù)”。這是貨幣資金收入憑證中最常見的憑證之一?！笆論?jù)”憑證的設(shè)計不僅應(yīng)包括原始憑證的基本內(nèi)容，還應(yīng)考慮其特點。有時可能是單一的現(xiàn)金，也可能是既有現(xiàn)金又有銀行存款，還可能是既有現(xiàn)金又有報銷憑證。假如是這樣的話，設(shè)計時就要加以綜合考慮。依據(jù)須要，收據(jù)憑證可一式二聯(lián)或一式三聯(lián)，本憑證的實際參考尺寸為長16厘米，寬12厘米，和記賬憑證的大小相匹配為宜。其設(shè)計的參考格式如表4—1、表4—2、表4—3所示。（二）貨幣資金支出原始憑證的設(shè)計貨幣資金支出的原始憑證一部分是由企業(yè)外部供應(yīng)的，這些憑證不必自行設(shè)計。另一部分是本單位內(nèi)部領(lǐng)取或報銷各種款項時運用的，為使憑證格式規(guī)范化，并保持內(nèi)容的完整性，應(yīng)統(tǒng)一設(shè)計印制后運用。常用的有借款單、差旅費報銷單、醫(yī)藥費報銷單等。1．借款單的設(shè)計下面介紹兩種借款單設(shè)計格式。一般常用的借款單設(shè)計格式如表4—4所示。在實際工作中，這種借據(jù)適用于一次借款、一次報銷的借款業(yè)務(wù)。借款單在借款后已由會計部門登記人賬的原始憑證，待報銷或還款時不再退回原借款單。不少狀況下，可以一次借款、分次報銷，為適應(yīng)這種狀況，可以設(shè)計帶有結(jié)算聯(lián)的借款單，其設(shè)計格式如表4—5所示。2．差旅費報銷單的設(shè)計差旅費報銷單設(shè)計中應(yīng)包括的主要內(nèi)容有報銷日期、報銷人姓名、職務(wù)、出差事由、出差天數(shù)、來回日期、來回時間、起程及到達(dá)地名、交通費金額、住宿費金額、伙食補貼費金額、未乘坐臥鋪補助費、借款金額、退款或補款金額、其他費用等。其設(shè)計格式多種多樣，下面介紹三種參考格式如表4—6、表4—7、表4—8所示。3．醫(yī)藥費報銷單的設(shè)計醫(yī)藥費報銷單是企業(yè)常見的原始憑證之一。除一般原始憑證的要求外，它還具備一些特殊內(nèi)容，包括：報銷的對象可能是職工本人，也可能是職工贍養(yǎng)的直系親屬（有條件的企業(yè)執(zhí)行）；醫(yī)藥費發(fā)生的金額和可報銷的金額可能不一樣，對職工來說有些項目本人要負(fù)擔(dān)一部分；有的項目可以全部報銷，有的項目不能報銷，有些藥物可以報銷，有些藥物不能報銷；對職工家屬來講有些項目不能報銷，有些項目可報確定的比例；這些特殊的內(nèi)容都必需在醫(yī)療費報銷的內(nèi)容中得到體現(xiàn)。設(shè)計的思路有兩種：一種是職工醫(yī)療費報銷單和職工家屬的醫(yī)療費報銷單設(shè)計為通用格式，兩者兼用；另一種是分別設(shè)計。它的尺寸可等于或略小于傳票封面的大小，以便于裝訂和保管，下面供應(yīng)一種參考格式，如表4—9所示。（三）倉庫材料收、發(fā)原始憑證設(shè)計企業(yè)在購入或發(fā)出材料的經(jīng)濟業(yè)務(wù)中，會涉及兩方面的憑證。一是外來原始憑證：如發(fā)票、運雜費收據(jù)和銀行結(jié)算的各種付款憑證等，由于這些原始憑證是由外單位供應(yīng)的，因此，接受憑證的企業(yè)不涉及這方面憑證的設(shè)計問題。有時為了核算便利，接受企業(yè)可以特地就這一類原始憑證設(shè)計原始憑證匯總表。二是自制原始憑證：依據(jù)收人和發(fā)出材料的狀況，須要填制各種原始憑證，這些原始憑證是由企業(yè)自行設(shè)計的。包括：為材料驗收入庫而設(shè)計的“收料單”；當(dāng)材料驗收入庫，但未收到結(jié)算憑證而未支付款項的狀況下，須設(shè)計“暫估材料入庫單”；當(dāng)發(fā)生自制材料完工業(yè)務(wù)或有生產(chǎn)用廢料時，應(yīng)設(shè)計“交庫單”；當(dāng)材料從倉庫發(fā)出時，應(yīng)設(shè)計“領(lǐng)料單”和“限額領(lǐng)料單”。通過這些原始憑證，照實記錄和完整反映材料收、發(fā)業(yè)務(wù)的真實狀況。下面介紹收料單、交庫單、領(lǐng)料單和限額領(lǐng)料單的設(shè)計。1，收料單的設(shè)計收料單的設(shè)計中除反映原始憑證中的一般內(nèi)容外，還應(yīng)反映材料購入過程中的如下內(nèi)容：支付的運雜費和保險費、增值稅稅額、結(jié)算方式、材料缺損狀況（缺損單編號、缺損數(shù)量、缺損緣由等），假如企業(yè)材料接受支配成本核算方式的還應(yīng)反映支配成本資料。如有損耗的材料則還應(yīng)反映定額損耗率和定額損耗量等狀況。依據(jù)上述思路和反映的詳細(xì)內(nèi)容并考慮涉及的部門等因素，設(shè)計的收料單參考格式如表4—10所示。一般而言，收料單可一式四聯(lián)：第一聯(lián)作選購 部門存根；其次聯(lián)作付款憑證的附件；第三聯(lián)交材料核算組；第四聯(lián)交倉庫（登記材料明細(xì)賬）。此憑證可按不同顏色紙張?zhí)子。笮】砂从涃~憑證封面尺寸和之相仿而設(shè)計，便于整理裝訂。2．交庫單的設(shè)計適用于兩種狀況：一種是自制材料交送倉庫；另一種是各部門交庫的生產(chǎn)廢料、固定資產(chǎn)清理中發(fā)生的廢料也應(yīng)交送倉庫。交庫單的設(shè)計中除原始憑證的基本要素外，還應(yīng)考慮此項業(yè)務(wù)的特殊內(nèi)容，包括交庫部門、交庫緣由、交庫數(shù)量、實際成本、支配成本等，若為自制材料交庫的還應(yīng)反映生產(chǎn)批號、完工通知單號等內(nèi)容。依據(jù)上述內(nèi)容，設(shè)計一張交庫單如表4—11所示。3．領(lǐng)料單的設(shè)計領(lǐng)料單是材料的主要出庫憑證，該憑證應(yīng)標(biāo)明領(lǐng)料的單位、日期、用途、名稱、規(guī)格、請領(lǐng)數(shù)量、實發(fā)數(shù)量、單價、金額、領(lǐng)（發(fā)）入等內(nèi)容。除此之外，有的單位還利用它限制生產(chǎn)過程中的材料耗費，在憑證上再增加材料消耗定額、材料領(lǐng)用限額等內(nèi)容。這就形成了“領(lǐng)料單”和“限額領(lǐng)料單”兩種常用格式。其設(shè)計如表4—12和表4—13所示。（四）產(chǎn)品（商品）銷售原始憑證的設(shè)計銷售業(yè)務(wù)的原始憑證主要涉及證明產(chǎn)品或商品轉(zhuǎn)移的專用“發(fā)票”或“增值稅專用發(fā)票”、“發(fā)貨單”（參考“領(lǐng)料單”設(shè)計）、“代墊運雜費清單”等。由于銷售業(yè)務(wù)涉及銷售、倉庫、會計、統(tǒng)計等部門，因此銷售發(fā)票應(yīng)接受多聯(lián)復(fù)寫形式，一般應(yīng)設(shè)客戶聯(lián)、倉庫聯(lián)、業(yè)務(wù)聯(lián)、會計聯(lián)、統(tǒng)計聯(lián)等要有經(jīng)手人、負(fù)責(zé)人蓋章和單位公章。銷售發(fā)票一般由稅務(wù)部門統(tǒng)一監(jiān)制。下面主要介紹代墊運雜費清單的設(shè)計。當(dāng)產(chǎn)品（商品）銷售時可能需經(jīng)常代墊運雜費，其設(shè)計內(nèi)容有購貨單位、托運費、裝卸費、保險費、貨物的名稱、貨物的數(shù)量、貨物的重量、提貨號、發(fā)貨日期等。設(shè)計的格式如表4—14所示。（五）其他原始憑證的設(shè)計由于企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的多樣性、困難性確定了原始憑證設(shè)計的多樣性。為了記錄、完整反映各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生完成狀況，就必需設(shè)計各種各樣符合經(jīng)濟業(yè)務(wù)和管理要求的原始憑證。除上面介紹的幾種常用原始憑證外，實際經(jīng)濟活動中還涉及許許多多其他原始憑證，如“考勤（工時、產(chǎn)量）記錄”、“工資表”、“工資結(jié)算匯總表”、“收貨單”、“發(fā)貨單”、“固定資產(chǎn)盤盈、盤虧和毀損報告單”、“固定資產(chǎn)報廢單”和“國有企業(yè)閑置設(shè)備有償調(diào)撥單”等。下面僅介紹“工資表”的設(shè)計。如表4—15所示。其次節(jié)記賬憑證的設(shè)計記賬憑證是會計人員依據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表歸類、整理確定會計分錄，簡要說明經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，并作為登記賬簿干脆依據(jù)的會計憑證。記賬憑證的設(shè)計主要是結(jié)合經(jīng)濟業(yè)務(wù)特點，對現(xiàn)有的記賬憑證格式的選擇。因此，在設(shè)計記賬憑證之前須要了解現(xiàn)行記賬憑證的種類和適應(yīng)范圍，以便依據(jù)企業(yè)詳細(xì)狀況進(jìn)行設(shè)計。一、記賬憑證的種類記賬憑證按不同的標(biāo)記可分為不同的種類，如圖4—2所示。（一）復(fù)式記賬憑證復(fù)式記賬憑證是指在每張憑證上填列一筆會計分錄所涉及的全部賬戶名稱和金額，它能完整地反映一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全貌。復(fù)式記賬憑證按格式不同又分為通用記賬憑證和專用記賬憑證。通用記賬憑證是指全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)接受統(tǒng)一的、任何經(jīng)濟業(yè)務(wù)都通用的記賬憑證。適應(yīng)小型、業(yè)務(wù)量少的企業(yè)。（一制式記賬憑證）專用記賬憑證是指按經(jīng)濟業(yè)務(wù)類型不同分類的記賬憑證，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的范圍有確定的限定。專用記賬憑證進(jìn)一步按是否涉及貨幣資金分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。適應(yīng)中型、業(yè)務(wù)量較多的企業(yè)。（收、付、轉(zhuǎn)三制式記賬憑證）收款憑證是指反映貨幣資金收入業(yè)務(wù)的記賬憑證，可進(jìn)一步分為現(xiàn)金收款憑證和銀行存款收款憑證。付款憑證是指反映貨幣資金支出業(yè)務(wù)的記賬憑證，可進(jìn)一步分為現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。轉(zhuǎn)賬憑證是指反映不涉及貨幣資金收支業(yè)務(wù)的記賬憑證。（收、付、借項轉(zhuǎn)、貸項轉(zhuǎn)四制式記賬憑證；現(xiàn)收、銀收、現(xiàn)付、銀付、轉(zhuǎn)五制式記賬憑證；現(xiàn)收、銀收、現(xiàn)付、銀付、借項轉(zhuǎn)、貸項轉(zhuǎn)六制式記賬憑證）（二）單式記賬憑證單式記賬憑證指在每張憑證只填寫一個賬戶名稱的記賬憑證。在這種記賬憑證上列出的對應(yīng)賬戶的名稱僅作核對，不據(jù)以記賬。單式記賬憑證分為兩種：填列借方賬戶名稱的為借項記賬憑證，填列貸方賬戶名稱的為貸項記賬憑證。一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及幾個賬戶就分別填制幾張憑證，并接受確定的編號方法將它們聯(lián)系起來。（借項、貸項兩制式記賬憑證）（三）匯總憑證匯總憑證是指依據(jù)記賬憑證定期加以匯總編制，即匯總又可反映賬戶之間對應(yīng)關(guān)系，據(jù)以登記分類賬的記賬憑證。匯總憑證又可分為分類匯總憑證和全面匯總憑證。分類匯總憑證可進(jìn)一步分為匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉(zhuǎn)賬憑證。全面匯總憑證即記賬憑證匯總表。二、記賬憑證設(shè)計的原則記賬憑證設(shè)計時除必需遵守“企業(yè)會計制度的原則”總體要求外，還必需符合下列詳細(xì)設(shè)計原則。（一）記賬憑證的要素記賬憑證將原始憑證供應(yīng)的數(shù)據(jù)，運用賬戶和復(fù)式記賬的方法，形成會計分錄填寫到憑證上，為進(jìn)一步登記賬簿、進(jìn)行核算和最終形成會計信息打下基礎(chǔ)。為此記賬憑證必需具備以下要素。（1）記賬憑證的名稱。（2）填制憑證的日期和憑證的編號。（3）會計科目（包括一級科目和明細(xì)科目）。（4）借貸方向和金額。（5）經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。（6）所附原始憑證的張數(shù)。（7）制證、出納、記賬、審核和會計主管的簽章。（8）實現(xiàn)會計電算化的單位，應(yīng)增設(shè)會計科目的編號。（二）和會計核算程序及記賬方法相適應(yīng)設(shè)計記賬憑證應(yīng)考慮企業(yè)規(guī)模大小、業(yè)務(wù)特點及接受的會計核算程序、記賬方法，選擇適當(dāng)?shù)挠涃~憑證。一般小型企業(yè)中經(jīng)濟業(yè)務(wù)不太困難，為簡化核算運用復(fù)式記賬憑證即可，既便利、又集中。在中型企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)較多的狀況下可接受收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種形式。對大型企業(yè)來說，在經(jīng)濟業(yè)務(wù)量繁多的狀況下，可將收款憑證再分為現(xiàn)金收款憑證和銀行存款收款憑證；將付款憑證再分為現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證；轉(zhuǎn)賬憑證也運用單式記賬憑證，便于記賬工作的分工和會計科目的匯總，并可加速憑證的傳遞。（三）滿足加強監(jiān)督的要求記賬憑證是在對原始憑證復(fù)核的基礎(chǔ)上歸類整理而編織的，并將原始憑證作為記賬憑證的附件附于記賬憑證之后，這樣記賬憑證的編制，有利于發(fā)揮會計的監(jiān)督作用，保證會計記錄的正確，便于事后查賬。在記賬憑證設(shè)計中，要體現(xiàn)加強管理的要求，使分散的原始憑證，通過記賬憑證的形式，轉(zhuǎn)化成為企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的分類信息，為進(jìn)一步綜合、連續(xù)、系統(tǒng)地反映資金運動的變更過程的信息資料生成，創(chuàng)建前提條件并做好準(zhǔn)備。三、記賬憑證設(shè)計的步驟和方法記賬憑證設(shè)計一般可接受下列步驟和方法。（一）依據(jù)企業(yè)規(guī)模和核算要求確定記賬憑證的種類記賬憑證的種類較多，可依據(jù)企業(yè)規(guī)模大小和業(yè)務(wù)量的多少及程序的要求確定記賬憑證的種類。如業(yè)務(wù)簡潔的小型企業(yè)運用一種復(fù)式記賬憑證即可；如業(yè)務(wù)量較多的企業(yè)可運用單式憑證；如涉及外幣業(yè)務(wù)的企業(yè)則應(yīng)設(shè)計外幣記賬憑證；接受匯總核算程序的企業(yè)，還應(yīng)設(shè)計匯總記賬憑證。（二）依據(jù)記賬憑證應(yīng)具備的內(nèi)容設(shè)計記賬憑證的格式將記賬憑證應(yīng)具備的內(nèi)容依據(jù)各種記賬憑證的特點合理地設(shè)計其格式及尺寸。收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)計時應(yīng)接受不同的顏色以便于區(qū)分。收款憑證設(shè)計時常接受紅色、付款憑證設(shè)計時常接受綠色和轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)計時常接受黑色或深藍(lán)色。四、記賬憑證設(shè)計的舉例記賬憑證應(yīng)依據(jù)企業(yè)規(guī)模大小，業(yè)務(wù)量多少確定選用不同制式，下面分別就不同格式的記賬憑證予以設(shè)計。（一）通用記賬憑證的設(shè)計這種記賬憑證格式可通用于全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)。借貸科目往往因經(jīng)濟業(yè)務(wù)的不同而異，具有很大的不確定性，宜接受復(fù)式設(shè)計。若一項業(yè)務(wù)較為困難，涉及兩個以上的科目，在一張憑證容納不下時，則可編制若干張記賬憑證，用確定的編號相互聯(lián)系。常用的格式按金額欄的設(shè)置分為單欄式和雙欄式兩種，其設(shè)計格式如表4—16和4—17所示。（二）專用記賬憑證的設(shè)計收（付）款記賬憑證的設(shè)計：收（付）款憑證的特點固定了憑證的適應(yīng)范圍即只用于收款業(yè)務(wù)或付款業(yè)務(wù)。假如進(jìn)一步固定運用范圍，可分為現(xiàn)金收（付）款憑證、銀行存款收（付）款憑證，收款憑證的借方科目必定是“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”科目，付款憑證的貸方科目也必定是“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”科目。因此，在設(shè)計收（付）款憑證時，可干脆印上“借方科目、庫存現(xiàn)金（銀行存款）”或“貸方科目、庫存現(xiàn)金（銀行存款）”科目。轉(zhuǎn)賬憑證格式的設(shè)計：其特點是反映的借貸會計科目的名稱具有不固定性，而且在同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的借方或貸方都可能有兩個以上的科目。轉(zhuǎn)賬憑證假如接受復(fù)式，應(yīng)考慮在憑證中設(shè)計出能反映每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計分錄的全部借方或貸方科目欄次。1．收款憑證的設(shè)計收款憑證的借方科目是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，其貸方為對應(yīng)科目。其收款憑證設(shè)計的格式如表4—18所示。2．付款憑證的設(shè)計付款憑證的貸方科目是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，其借方為對應(yīng)科目。付款憑證的設(shè)計格式如表4—19所示。應(yīng)留意：對庫存現(xiàn)金、銀行存款之間相互劃轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)，應(yīng)填制付款憑證，不能同時填制收款憑證和付款憑證。3．轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)計轉(zhuǎn)賬憑證的借、貸方科目均在表內(nèi)設(shè)置，借、貸對應(yīng)。轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)計格式如表4—20至4—23所示。（三）單式記賬憑證的設(shè)計單式記賬憑證是兩制式憑證，下面分別就借項記賬憑證和貸項記賬憑證予以設(shè)計。1．借項記賬憑證的設(shè)計借項記賬憑證是單式記賬憑證之一，它反映借方科目及金額。憑證編號除按經(jīng)濟業(yè)務(wù)依次編列總號外，還應(yīng)按該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及憑證數(shù)量編列分號，如第8筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及單項憑證為3張，則分別編號為8—1/3、8—2/3、8—3/3，表示該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及三個會計科目。借項記賬憑證設(shè)計的格式如表4—24所示。2．貨項記賬憑證的設(shè)計貸項記賬憑證是單式記賬憑證之一，它反映貸方科目及金額，其設(shè)計要求和借項記賬年證基本一樣。貸項記賬憑證設(shè)計的格式如表4—25所示。（四）匯總記賬憑證的設(shè)計分類匯總記賬憑證的設(shè)計：分類匯總記賬憑證分匯總收、付款憑證和匯總轉(zhuǎn)賬憑證，它是對確定時期內(nèi)的收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行匯總形成的試算平衡和登記總賬的會計憑證。其中，匯總收款憑證是依據(jù)“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”科目的收款憑證編制的；匯總付款憑證是依據(jù)“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款’，科目的付款憑證編制而成的。在編制匯總收（付）款憑證時應(yīng)留意對庫存現(xiàn)金、銀行存款之間相互劃轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)，應(yīng)以付款憑證為依據(jù)。匯總轉(zhuǎn)賬憑證是依據(jù)轉(zhuǎn)賬憑證的貸方科目編制的匯總記賬憑證要定期（一般為每隔5天或10天）填制一次。1．匯總收款憑證的設(shè)計匯總收款憑證的借方科目仍是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，貸方為對應(yīng)科目匯總。匯總收款憑證的設(shè)計格式如表4—26所示。2．匯總付款憑證的設(shè)計匯總付款憑證的貸方科目仍是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，借方為對應(yīng)科目匯總。匯總付款憑證的設(shè)計格式如表4—27所示。3．匯總轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)計匯總轉(zhuǎn)賬憑證以轉(zhuǎn)賬憑證的貸方科目為主匯總，借方科目為對應(yīng)科目，相像于匯總付款憑證。匯總轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)計格式如表4—28所示。為了便于復(fù)核匯總記賬憑證，在設(shè)計時應(yīng)注明收、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的起訖編號及張數(shù)，并把它們作為附件附在記賬憑證之后。接受匯總記賬憑證，賬戶的對應(yīng)關(guān)系比較明確，便于進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，簡化登記總賬的工作量。不足之處在于編制匯總記賬憑證的工作量大。（五）科目匯總表的設(shè)計科目匯總表是依據(jù)記賬憑證（通用記賬憑證、專用記賬憑證或單式記賬憑證）編制而成的。同時將每天或定期匯總每一科目的借方、貸方發(fā)生額匯總在一張科目匯總表，其