如何組織高效會議

如何組織高效會議會議效率不高的原因及建議方案會議效率不高的原因會前、會中、會后角色如何高效開會會議組織者、會議主持、參會人、會議記錄案例第一頁，共16頁。會議效率不高的原因-會前欠缺會議目標或目標不明確是否需要開會解決？只在必要時召開會議欠缺議程或議程不明確未提前設(shè)定會議主持或會議主持選擇不當參會人選擇不當與會者無準備而來未明確會議終止時間或每一議案時間分配不當會議總是不能準時開始無達成共識的會議紀律會議時間不當開會通知時間不當（太早通知或太晚通知開會）開會通知內(nèi)容欠周詳會議地點不當會議場地設(shè)備欠佳會議太多，參會者感到厭煩向來開會較少，每次會議議案堆積過多第二頁，共16頁。會議效率不高的原因-會中討論未按照議程來進行討論發(fā)散，且開始討論未經(jīng)準備的議題參會者發(fā)言跑題猶豫不決信息不充分，卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷會議參會者未充分發(fā)言參會者不標明真正感受和意見參會者之間爭論參會者與會議主持爭論參會者注意力不集中會議主持未能總結(jié)會議成果未能遵守對事不對人，進行人身攻擊無休息時間經(jīng)常被外界打擾視聽器材發(fā)生故障會議超出預(yù)定時間第三頁，共16頁。會議效率不高的原因-會后無會議記錄或記錄不詳細記錄與實際討論不符無對決議事項的跟蹤不能對會議成敗得失進行檢討第四頁，共16頁。會議效率不高的原因-按角色會議組織者會議主持參會人第五頁，共16頁。發(fā)現(xiàn)問題等于解決了問題的一半6第六頁，共16頁。如何高效開會-會議組織者明確會議目的想明白要解決的問題，通過會議要產(chǎn)出什么內(nèi)容所有問題的源頭，決定了是否要開會，誰參加，誰主持，準備材料，什么時間開…Smart原則明確幾個角色會議主持：需要會前明確主持人，選擇對這個問題最了解的人參會人：提供必要信息的人，決策的關(guān)鍵性人物；按影響力和消極劃分四個象限，提前收集建議，以便做更充分的準備會議記錄：客觀做好記錄，不明確的問題一定要會上確認，特別是由誰來負責的問題和時間截點會議人數(shù)：解決問題型調(diào)查問題型工作匯報動員會信息發(fā)布會決策會少于10人少于30人越多越好無限制最好限制7人以內(nèi)，且是奇數(shù)少于5人第七頁，共16頁。如何高效開會-會議組織者明確會議目的想明白要解決的問題，通過會議要產(chǎn)出什么內(nèi)容所有問題的源頭，決定了是否要開會，誰參加，誰主持，準備材料，什么時間開…Smart原則明確幾個角色會議主持：需要會前明確主持人，選擇對這個問題最了解的人參會人：提供必要信息的人，決策的關(guān)鍵性人物；按影響力和消極劃分四個象限，提前收集建議，以便做更充分的準備會議記錄：客觀做好記錄，不明確的問題一定要會上確認，特別是由誰來負責的問題和時間截點會議人數(shù)：解決問題型調(diào)查問題型工作匯報動員會信息發(fā)布會決策會少于10人少于30人越多越好無限制最好限制7人以內(nèi)，且是奇數(shù)少于5人8第八頁，共16頁。如何高效開會-會議組織者只在必要時召集開會成本：時間成本，機會成本，金錢成本是否有更高效的解決方案，郵件，大象，電話會議？如果你是唯一做決策的人…明確會議議題拆分問題和討論步驟，準備充分，合理預(yù)估時間會議時間、地點Eg.合適的時間Eg.封閉式會議地點，不被打擾；工作回顧不要在“上海廳”9第九頁，共16頁。合適的時間上午10-12點和下午2-4點是比較適合開會的時段。心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。不太合適開會。最適合調(diào)動員工集思廣益、頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。員工進入工作狀態(tài)。最適合進行一對一的會談，也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。員工進入一天當中的倦怠期，希望馬上回家，這時會議往往會事倍功半。上午8-9點之間上午9-10點之間上午10-12點或下午2-4點之間下午4-6點之間第十頁，共16頁。

會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人員11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知第十一頁，共16頁。如何高效開會-會議主持主持人的守則與責任按照議程進行，勇于挑戰(zhàn)權(quán)威營造和諧氣氛正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度第十二頁，共16頁。如何高效開會-會議主持主持人的失敗表現(xiàn)聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同認為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題引導(dǎo)雙方攻擊你建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議換話題當雙方爭執(zhí)時，表達不愉快的情緒第十三頁，共16頁。如何高效開會-會議主持主持人溝通技巧溝通漏斗溝通金三角：換位思考第十四頁，共16頁。如何高效開會-會議主持主持人傾聽技巧傾聽的誤區(qū)：別人講話時，你在想自己的事情邊聽邊與自己的不同觀點對照經(jīng)常打斷別人的談話忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿意聽的東西精力不集中，容易被其他東西干擾四種群體決策共識決策、權(quán)威決策、少數(shù)服從多數(shù)決策、無