某酒店銷售合同管理規(guī)定

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店銷售合同管理規(guī)定相關政策明確合同的簽署相關規(guī)定;操作程序1.有關系到客房價格的信函和合同均由市場營銷總監(jiān)簽名并加蓋酒店市場營銷部公章;在總監(jiān)不在場的情況下，可由總監(jiān)指派的市場營銷部經(jīng)理代簽名;2.其他合同必須由常務副總經(jīng)理簽署并加蓋酒店公章;3.除銷售合同外，其他合同的簽署必須經(jīng)過合同會簽程序，具體操作程序參照新巴黎大酒店財務部相關合同印章政策與程序;4.銷售人員必須遵循的正規(guī)銷售合同，事項如下：(1)客戶的準確名稱和文件號(2)客戶提供的準確會議名稱(3)酒店：具體酒店名稱、地址和電話號碼(4)日期：注明會議舉行的具體日期、星期、時間(5)與會人數(shù)(6)房間安排：房號、房間類型(7)房價：注明預訂房間的價格、消費稅、稅務費，并注明將會根據(jù)經(jīng)濟情況和酒店服務情況對房價作相應調(diào)整(8)預定的到/離方式：酒店必須預計客人的到/離方式;了解客人是個人結帳還是需要提供總帳(9)退房時間：按酒店常規(guī)或市場營銷部門的執(zhí)行準則(10)預留限期：指定具體日期，并說明住房、預訂、訂金、抵押金及在限期后才預訂或改變預訂安排的有關規(guī)定(11)付款方式：說明關于現(xiàn)金或信用卡的付款規(guī)定(12)附上合同所述的具體服務事項的日程安排(13)酒店和客戶雙方的簽字、日期隨正規(guī)合同附上簡短的基本信件，盡可能避免使用“合同”兩個字，而用“預訂協(xié)議書”、“確認協(xié)議書”或“協(xié)議書”等表達方式;協(xié)議表應預先打印好酒店所有相關的規(guī)則和程序;表格還須提供足夠書寫位置;當然，有時要附加某些具體聲明，但盡量縮簡文字陳述;精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店銷售部管理規(guī)定相關政策1.確保市場營銷部具備基本的設施來完成其工作;2.市場營銷部辦公室應當每時每刻都保持干凈和整潔，市場營銷部不是宴會或視聽設備、促銷設施的儲藏室;3.辦公室應當寬敞，各辦公臺之間留有充足的空間以便銷售人員可在接聽電話時互不干擾;4.應準備標準四屜文件柜以存放重要客戶、潛在客戶的資料，同時銷售人員的所有有效文件也應有一個足夠的存放空間;5.辦公室使用的文字處理設備、電腦應當與集團認可的銷售自動化系統(tǒng)兼容;6.辦公室必須具備自動/手動的團體房控制預定系統(tǒng)，所有銷售人員都可以進入此系統(tǒng)，但只應有1名文員可在經(jīng)授權后在其中預定;7.應當設置按日期分類的讀者檔案以便保存發(fā)出的信件、備忘錄和合同;8.應當為需繼續(xù)跟進的銷售拜訪建立相應的跟蹤系統(tǒng);9.宴會/會議活動的空間應當有所控制;10.合同與建議應包括以下信息：(1)預定場地(2)價格(3)免費項目(4)付款規(guī)定(5)取消規(guī)定(6)每月應對流失業(yè)務進行記錄;11.酒店的幻燈片和照片資料庫應包括以下內(nèi)容：(1)外景(所有角度)(2)外景(特別之處，如噴泉、標志等)(3)射燈(4)主要入口(正常營業(yè)時)(5)大堂(正常營業(yè)時)(6)餐廳(7)休息廳(8)餐飲設施(有人)(9)小型會議廳(有人)(10)特殊設施(游泳池、桑拿等)(11)所有類型的客房和套房(有人)(12)食物或特別的菜肴(13)酒店裝飾的部分藝術品(14)特殊事件(15)重要人物(通常只要求黑白、有光澤的印刷品)12.行為規(guī)范：(1)工作時間為8：30~17：30,午休時間為12：00~13：00;(2)午飯時間要輪流用餐以保證有人在辦公室值守;當人手不夠時應通知總機提供留言服務，回來后應及時提取留言;(3)訂立團隊和重要客戶抵達時間表，市場營銷部人員要按時間表輪流值班以便接待好客戶;(4)保持職業(yè)化的態(tài)度和裝束，營造工作氣氛;(5)個人裝束應莊重、大方，并保持干凈整潔;1)桌面盡量保持整潔2)不許長時間與店內(nèi)各辦公室或店外親朋通話(6)在客戶面前要全神貫注，避免在與客戶交談時接電話或被雜事打斷;操作程序1.團體房控制(GroupRoomsControl)GRC模式是為標準自動化所作的準備，每天保留所有團體和團體預定的記錄并和商務散客分開，要求這些預定記錄清楚明了并每天進行統(tǒng)計;GRC也記錄所有取消團體和實際團體消費;2.讀者檔案每份信件、備忘錄及合同都應當復印并按時間順序存入讀者檔案，該檔案可以由常務副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理—市場銷售定期查閱，以便對銷售形式、銷售方法和程序給予建議;3.跟蹤系統(tǒng)(1)對需要進一步行動的銷售拜訪，將每個回復或提示函按每天一格存放在文件柜中，文件柜應有11個隔斷，每個隔斷中有31個文件夾;每月需跟辦的文件應在月初時放入相應月份的文件夾;當相關工作已完成，應將其存入正確的文件夾中;(2)對銷售拜訪而言，跟蹤可采用手工或現(xiàn)代化的電子系統(tǒng)—西軟，但必須能夠跟蹤下一個拜訪目標;(3)按字母順序在KA，KP，OAF市場平臺上建立主要客戶名單，應包括地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等信息;(4)按地理位置建立類似于主要客戶名單的地區(qū)客戶名單，特別是本市場平臺的客戶(有潛力但尚未進行銷售拜訪的客戶);(5)當我們在一個特定的區(qū)域內(nèi)進行銷售拜訪時，銷售人員應當訂立全面計劃;部門秘書應當在每天向每個銷售人員提交一份需跟蹤拜訪的客戶名單;4.雜項銷售檔案雜項銷售檔案應保存在一個大文件夾中，此文件夾適用于那些無須在主檔案中單獨建立檔案的文件，這些雜項銷售檔案至少應當三個月被檢閱一次，如果其中有客戶變得重要了，就應當在主檔案中為它另設一個永久的文件夾，另一方面，你也需要從那些完全死掉的公司去掉一些資料，如果你感覺他們不再有什么活力的話;5.宴會預定簿宴會預定簿是一個你列出你酒店所有功能廳的一本日志，宴會預定的政策和程序應當最少包含以下基本內(nèi)容：團體的名稱、合同、地址和電話號碼、需要的客房、宴會/會議的類型、出席的人員、設立的時間，最重要的是，這個團體是暫時的還是已經(jīng)明確的;(1)如果可能，一個明確的預定必須有客戶簽署的確認函;(2)必須將此預定簿經(jīng)常更新信息，因為情況是不斷變化的，并且預定簿中的空間是代表著酒店的收入;(3)每月至少應進行一次宴會預定簿的審核;6.合同和建議(1)任何明確的預定應當遵循合同以書面形式清楚地列出：1)房間保留日期、到達日期、房間數(shù)量2)離開日期和房間數(shù)量3)重新確認的選擇日期(1)房間價格1)單人/雙人/雙套/三套2)傭金/凈價/加收服務費/稅等(2)免費房政策(3)會議室價格保留1)日期時間和容量(4)會議室價格和設施(5)餐價1)零點(主食)2)宴會(6)其他需付費的服務要求(7)其他酒店提供的免費服務(8)信用程序和付款方式1)押金2)預付款(1)分房單(2)取消政策(3)過量預定政策合同必須是由客人簽署并且復印給相關部門的領導，諸如：前廳部經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理、信貸經(jīng)理;4.失去的業(yè)務(1)失去業(yè)務的報告是領導的一個重要的信息源，并且是需求的晴雨表，取得業(yè)務和取消業(yè)務的報告應當每月準備一次，并且應當在第二年