14級三級秘書第一章會議管理

14級三級秘書第一章會議管理第一頁，共60頁。

第一節(jié)會前籌備1、會議籌備方案的內(nèi)容有哪些？231主題與議題；名稱；議程；時間地點；所需設備、工具；文件范圍，做好印制復制；與會代表；經(jīng)費預算；住宿餐飲安排；籌備機構(gòu)與人員分工；（1）確定會議主題的三要素：切實依據(jù)；結(jié)合單位實際；明確目的；（2）會議的最佳時間：主要領導能否能出席；會議長短與內(nèi)容緊密聯(lián)系（3）地點選擇的重點：大小適中；地點適中；環(huán)境適合；交通方便；會場附屬設施齊全。第二頁，共60頁。

2、會議籌備方案的作用有哪些？231確保會議的周密組織；確保會議服務質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位；確保領導的意圖得以貫徹執(zhí)行。3、怎樣制定會議籌備方案？制定程序232組建會議籌備委員會---分成籌備小組---形成籌備方案---領導審核方案；第三頁，共60頁。

4、遠程會議籌備方案的要求？232具有優(yōu)點：節(jié)省時間和金錢；以錄音帶做永久記錄；交流更直接、簡短；擬定方案時先了解服務業(yè)務，提前一周預約，提出要求和告知必要內(nèi)容；會議程序、議程及其他材料盡量寄給與會人員；專人負責檢查設備是否齊全、正常，是否按要求擺放5、電話會議適用于什么樣的企業(yè)？233規(guī)模不大、辦公地點相對集中的企業(yè)第四頁，共60頁。

6、電話會議交流信息的特點？233方便靈活，準備時間短，回復迅速，花費少；不易受人影響，更能激發(fā)創(chuàng)造性思維；缺少互動交流，信息傳遞量少；可搭配其他通信方式提高效率；適用分公司不遠、規(guī)模不大的企業(yè)；第五頁，共60頁。

7、電話會議信息工作的要求有哪些？233準確發(fā)出開會信息；特別說明是否需設立分會場；強調(diào)準時到會；認真分發(fā)書面信息材料；合理安排會場信息傳輸設備；按時接通電話（互相通報出席情況）；做好會議記錄；6、視頻會議適用？布置重要工作，宣布重大決定，商量緊急措施等特殊緊急情況第六頁，共60頁。

8、視頻會議的特點？234實現(xiàn)聲音圖像同步；打破空間限制；節(jié)省時間費用；交流效果好；初始準備時間長、投入成本高；交流難以深入。9、視頻會議信息工作程序？234發(fā)出開會信息；分發(fā)文件信息資料；布置會場；設置與檢查會場信息傳輸設備；做好會議信息準備；采用先集中后分散的形式；匯總情況；第七頁，共60頁。

10、會務機構(gòu)分工的要求235據(jù)會議規(guī)模和類型組織人員隊伍；分工明確，責任到人；加強協(xié)調(diào)，定期溝通。11、會前準備工作的基本要求？235充分；周密；安全第八頁，共60頁。二、檢查會務的籌備情況2361、會務籌備檢查情況的主要內(nèi)容有哪些？236會議準備是否充分；排除干擾；環(huán)境條件和用品準備；文件材料；會場布置；保衛(wèi)工作；其他內(nèi)容2.會務籌備情況檢查結(jié)果的形式多選237書面；口頭；協(xié)調(diào)會；3.會務籌備情況檢查的方法237聽取匯報：領導加強前期調(diào)查；匯報側(cè)重困難和問題；匯報時機合適；關鍵是發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，及時調(diào)整）；

現(xiàn)場檢查：第九頁，共60頁。

4、會務現(xiàn)場檢查應注意哪些內(nèi)容？技能實務所有事項條理清晰；氣味；設立入場登記臺；佩戴徽章、名牌；準備休息接待室；安排接待和服務人員；5、示例分析啟示？236籌備人員：主管領導：第十頁，共60頁。

6、怎樣通過開會形式檢查會務籌備情況？238籌備機構(gòu)自我檢查，籌備小組書面報告；領導小組協(xié)調(diào)確定匯報時間地點，發(fā)出協(xié)調(diào)會通知；召開籌備檢查協(xié)調(diào)會，聽取匯報和現(xiàn)場解決需協(xié)調(diào)問題；匯報后催辦和落實；第十一頁，共60頁。

7、怎樣進行現(xiàn)場檢查？238先制定路線確定重點通知有關部門將現(xiàn)場檢查項目制成檢查清單以便記錄匯總按檢查路線和項目逐一核對，明確記錄；對未達檢查要求的項目提出整改和修訂意見，以電話、文件、會議等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正；第十二頁，共60頁。

8、會務籌備情況檢查的匯報材料應注意？238認真核實，據(jù)籌備方案比對；突出問題，提出對策，注重實效；有量化檢查的數(shù)據(jù)，如圖表和統(tǒng)計數(shù)字9、對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正應注意？多選238先分析問題性質(zhì)和范圍，判定影響程度；找出問題產(chǎn)生原因，尋找解決問題的方法在人財物等方面為糾正偏差做好準備責任到人，及時落實，及時將糾偏結(jié)果通報第十三頁，共60頁。三、審核會議文件1.會議的主要文件材料有哪些？240主報告；發(fā)言單位的材料；會議日程表；參會人員名單；住宿安排；主席臺座次；分組名單；討論題目和分組討論地點；作息時間表；會議的參閱文件和相關資料；第十四頁，共60頁。

2、會議文件的類型有哪些？簡單舉例240會議立項文件：請示、批復會議籌備文件：會議議案、策劃書、通知會議內(nèi)容文件：議程；議案；討論提綱；報告和發(fā)言材料；會議記錄；決議決定等會議宣傳報道文件：新聞發(fā)布會稿件；簡報會議管理服務文件：名單；票證；報告；信息材料：照片；錄音錄像帶；光盤等文件材料：定稿；附件；草稿草案；討論稿；送審稿等；第十五頁，共60頁。

3、簡單列舉文件材料的種類及例子240指導文書：指示；主題文書：報告；決議；閉幕講話；程序文書：日程；議程參考文書：報表管理文書：會議須知；會議證件；保密制度成果文書：選舉結(jié)果；會議紀要；宣傳傳達文書：新聞稿第十六頁，共60頁。

4、會議文件審核的內(nèi)容有？239文件的準確性和完整性；文件的具體內(nèi)容；5、審核文件的準確性和完整性應怎樣做？239認真審核文件的每一個細節(jié)；不管主辦單位起草的文件還是報送的文件都需認真審查核對；不成熟的需加工修改；第十七頁，共60頁。

6、審核會議文件的具體內(nèi)容有哪些？239文件與會議主題的關系，偏離者需修改提煉文件是否違反方針政策法規(guī)文件內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究，是否符合實際文件是否經(jīng)有關單位和部門會商、征詢并取得一致意見文件是否中心突出、觀點鮮明、條理清晰、事實準確第十八頁，共60頁。

7、會議文件審核的方法有？單或多對校法折校法（適用和做法，下同）讀校法8、示例分析體會2399、會議文件審核的工作程序是怎樣的？240起草秘書自審；主管秘書初審；涉及部門多時進行必要的會審；主要領導或主管領導終審（單選）；第十九頁，共60頁。四、與領導溝通的有關事宜2411、與領導溝通有關事宜的原則是？多選243時間性；及時性；全面性2、與領導溝通會議有關事宜的方法是？多選242定期提交書面報告；定期口頭匯報；領導參會聽?。黄渌?、與領導溝通會議有關事宜時機？242籌備；會中；會后；第二十頁，共60頁。

4、示例分析2415、與領導溝通有關事宜的工作程序是？242明確目標；明確方法或途徑；確定時間地點參加人員及記錄人；檢查所需文件等資料；匯報情況和進展，講明問題和困難；聽取領導指示或雙向討論，完成記錄；將記錄通過某種方式送給領導；第二十一頁，共60頁。

6、與領導溝通有關會議適宜的效果檢查的注意事項？單選243盡快部署落實；定期溝通反饋；突出不同時期的重點7、分配會議組織與服務工作應考慮的因素有？244工作經(jīng)驗；工作總量；統(tǒng)籌分配任務；特長愛好；公開討論時分配；靈活施行與重新調(diào)整第二十二頁，共60頁。五、擬定會議應急方案1、會議應急方案的內(nèi)容有？245可能出現(xiàn)的問題；解決人員；2、會議進行過程中可能出現(xiàn)的問題有？245人員；場地；設備；資料；健康與安全；行為3、會議應急方案的作用？補充策劃和籌備做到未雨綢繆；緩解危機提高會議管理效率；統(tǒng)一步調(diào)，有回旋余地；第二十三頁，共60頁。

4、處理會議突發(fā)事件的方法有？實務補充提供備用人選；趕緊尋求替代場地；熟知存放位置，了解可租用設備的供應商及地址電話，備有緊急維修工程師姓名及電話隨身攜帶原稿；設有安全小組，加強安全檢查甚至預演，把守通道，利用好監(jiān)控系統(tǒng)，安排好醫(yī)護人員加強發(fā)言審核和溝通，一旦出現(xiàn)及時處理第二十四頁，共60頁。

5、示例分析2456、會議應急方案的制定程序？預測情況----準備應對方案---討論會議緊急情況---確定會議應急方案第二十五頁，共60頁。

7、選擇會議住宿地點的注意事項246選擇：充分考察基本設施、安全性、價格、地點、環(huán)境，綜合選擇；若由與會者自付住宿費，需列出幾家價格、條件不等的招待所、賓館；或是同家賓館的不同標準的客房以供選擇；來賓和主辦方領導需特殊照顧；年齡較大者及女性應安排向陽通風衛(wèi)生條件好的房間；漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者分開；在回執(zhí)上注明住宿規(guī)格由與會者選擇；預訂住宿有提前量，數(shù)量略有余；第二十六頁，共60頁。

8、會議飲食的安排要求全面周到，應注意？247認真做好飲食預算、采購、烹調(diào)等工作干凈衛(wèi)生、可口多樣；準備好干凈的飲食用具照顧不同口味人的需要；提倡實行自助餐制和分餐制照顧不同國家、民族與會者的飲食習慣、風俗禁忌給因會耽擱用餐的人員預留飯菜做好飲水、飲料供應；第二十七頁，共60頁。

9、為保證會議順利，會議值班人員應怎做？248協(xié)助搜集有關情況、文件資料，傳遞信息控制無關人員進入會場（新產(chǎn)品鑒定會）手邊有公司和各部門領導的聯(lián)絡方式備有一份維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄堅守崗位，保證會議信息暢通必要時督導協(xié)助做好各項具體服務；做好會議期間各種活動各種矛盾的協(xié)調(diào)工作必要時建立主管領導帶班制度第二十八頁，共60頁。

10、會議應急方案的特點有？多選248有的放矢；預防為主；留有余地11、會議應急方案實施的原則？多選248思想上充分重視；在人財物方面要措施到位在實施過程中要堅持定期檢查第二十九頁，共60頁。第二節(jié)會中服務1、推進會議進程應遵循的原則？250認真傾聽，最少限度地打斷談話樹立自信心，確信自己的積極影響消除交流障礙；強調(diào)問題，循序漸進；注重交流技巧，虛心接受批評和建議會議議題安排科學、合理2、提示會議按計劃進行的意義有？251自由發(fā)揮3、示例體會，250自由發(fā)揮第三十頁，共60頁。

4、提示會議按計劃進行的注意事項？251程序：了解議題議程---準時宣布開會---有效引導議題方法：開會前明確會議的開始與結(jié)束時間，準時開會散會；議題開始前規(guī)定討論界限，給與會者平等發(fā)言機會和權利；適時終止討論確認結(jié)論轉(zhuǎn)入下一議題。掌握合適時機：會議較長可安排短暫休息來提示，避開發(fā)言高潮及討論尚在進行時；適時控制爭論，提示按計劃進行或暫斷會議全部議題結(jié)束后及時對會議簡單總結(jié)并宣布會議結(jié)束第三十一頁，共60頁。

5、參會人員在推進會議進程的責任251專心投入討論，保持和諧交流；不打斷發(fā)言，不隨便插言；不隨便進出，影響他人發(fā)言；自己觀點被證明證據(jù)不足時要有風度；第三十二頁，共60頁。二、監(jiān)督會議經(jīng)費的使用1、會議經(jīng)費的類型有哪些？多選252與會人員交費（公式）參展商交費聯(lián)合主辦者交費廣告贊助和捐助公司分配其他收入項目（出版物、餐飲等）第三十三頁，共60頁。

2、會議經(jīng)費主要用于哪些方面？253文件資料費；郵電通訊費用；會議設備和用品費；會議場所租用費會議宣傳交際費；會議住宿補貼會議飲食補貼；會議交通費臨時開支第三十四頁，共60頁。

3、會議經(jīng)費的使用監(jiān)督和控制方法？255多選報告和會議；授權和自我控制；質(zhì)量；損益平衡表；比率分析；審核時逐項細審；4、會議經(jīng)費使用的程序是？補充了解申請----主管領導審批----財務部門審批---財務人員提取現(xiàn)金或填寫支票----經(jīng)費支出----審核經(jīng)費支出5、會議經(jīng)費使用的應注意？254票據(jù)、費用名稱規(guī)范；可行有效的會議經(jīng)費預算；購買時力求物美價廉；遵守財務制度和規(guī)定；附表有詳細報價；第三十五頁，共60頁。

6、會議收款的方法和時機256需與會者支付必要費用如資料費、培訓費、餐飲費、住宿費等——會議通知或預訂表格中詳細注明標準和方法；方法：現(xiàn)金、支票、信用卡（問清姓名、卡號、有效期）第三十六頁，共60頁。三、處理會中突發(fā)事件1、突發(fā)事件的類型？256人員；健康安全；行為；2、處理方法？P2573、處理程序？257報告---啟動應急---實施---必要時請求支援---善后工作第三十七頁，共60頁。

4、會中應對處理突發(fā)事件要注意？257責任分工（人員，方案，崗位）規(guī)則制度（定期檢查制度，第一時間報告制度，應急設施維護制度，值班制度）第三十八頁，共60頁。四、管理會間文化活動1、管理會間文化活動的內(nèi)容娛樂；參觀；2、管理會間文化活動的要求了解主體情況；掌握預算情況；確定活動主題；第三十九頁，共60頁。第三節(jié)會后落實一、結(jié)算會議經(jīng)費1、會議經(jīng)費結(jié)算的依據(jù)

補充會前經(jīng)費預算2、會議財務管理應遵循的原則是262遵守制度，嚴格手續(xù)；量入為出，收支平衡；精打細算，切實可行。3、會議經(jīng)費結(jié)算工作程序：262統(tǒng)計收支---告知地點----清點發(fā)票----核實發(fā)票----填寫報銷單，貼發(fā)票----領導簽字----財務部門報銷----結(jié)清第四十頁，共60頁。

二、總結(jié)會務工作1、會議總結(jié)的目的有？選取正確的263檢查目標實現(xiàn)情況；檢查各小組分工執(zhí)行情況；總結(jié)積累經(jīng)驗，不斷改進會務組織服務工作；獎懲人員并妥善解決會議遺留問題第四十一頁，共60頁。

2、會議總結(jié)的內(nèi)容有？多選264會議名稱、時間地點規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題；與會領導，主持人；領導講話要點；會議基本評價和貫徹要求；決議和工作任務布置；會議概況----進行情況、會議精神概括---結(jié)尾3、會議總結(jié)的方法有？多選264座談會；表彰會；書面總結(jié)等第四十二頁，共60頁。

4、會議總結(jié)要求264逐條檢查，全面評價；將客觀標準與主觀標準相結(jié)合；總結(jié)經(jīng)驗，激勵下屬。5.會議總結(jié)的基本程序：263對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿----向領導匯報會議結(jié)論----修改定稿----印發(fā)---歸檔---組織全體工作人員召開總結(jié)會第四十三頁，共60頁。

6、會議總結(jié)工作應以（）為指導？補充科學的績效考評標準7、績效考評標準是指？它具有（）性質(zhì)？對會議工作人員績效的數(shù)量和質(zhì)量進行監(jiān)測的準則完整性；協(xié)調(diào)性；比例性多選第四十四頁，共60頁。三、新聞發(fā)布和報道工作1、會議新聞報道的要求266客觀真實；全面準確；迅速及時；尊重媒體；注意保密；2、發(fā)布新聞報道的方法有？266邀請新聞記者到會，由記者直接報道；召開記者招待會，發(fā)布會議新聞會議秘書部門撰寫新聞稿件經(jīng)領導審定后交由新聞記者發(fā)表。第四十五頁，共60頁。四、會議評估工作1、會議的效率是（）與（）的比值；補充了解效果與成本2、影響會議效率的主要因素有？多選補充了解會議的必要性（控制會議成本的直接做法？）會前準備工作的質(zhì)量；會議的責任分工會議多、長、大、高會議支出超標，浪費驚人；組織不當（組織不周密，程序不當，理解不透）第四十六頁，共60頁。

3、一般來說，會議效率的低下主要是因為？會議安排欠妥；主持人技能不夠；會議準備不充分；補充了解4、會議評估的主要來源是？多選會議主持人、訓練有素的會議專業(yè)人士、與會人員；補充了解5、會議評估的標準一般有？267目標；時間；與會人員的狀態(tài)和收獲；會議服務；費用支出、成本；再召開同樣會議的繼續(xù)推進和維持事項；第四十七頁，共60頁。

6、會議評估的目的267目標是否得以實現(xiàn)；會議成本效益如何；與會者對會議組織服務是否感到滿意；會議策劃、組織、管理上是否需要改進；會議評估力求科學、高效重點掌握7、會議評估原則267客觀性原則；同一性原則；動態(tài)性原則；定性與定量相結(jié)合；8.會議評估方法會后意見調(diào)查，填寫會議評估表；第四十八頁，共60頁。

9、設計會議評估表格需考慮的要素有？多選長度；難易度；問題設置；問卷方式；數(shù)據(jù)分析方式。10、會議評估主要內(nèi)容268主題和議題；議程和程序；主持人；工作人員；會議服務和管理；11、對會議主持人的評估的內(nèi)容有？多選主持能力、業(yè)務水平、實現(xiàn)會議目標的能力、工作作風和對會議進程的控制能力；第四十九頁，共60頁。

12、對會議工作人員的評估內(nèi)容側(cè)重于？269行為表現(xiàn)；工作態(tài)度；業(yè)務水平和工作效果13.對會議管理評估工作的總體評估應涉及的內(nèi)容有？269會議方案、時間地點、與會人員范圍、食宿安排、會議經(jīng)費、各項活動內(nèi)容等第五十頁，共60頁。

14、會議效果評估的基本程序是？267分析主要因素----設計評估表-----進行調(diào)研----統(tǒng)計數(shù)據(jù)、匯總結(jié)果----編制評估報告第五十一頁，共60頁。第五十二頁，共60頁。

16、評價會議成功與否的首要環(huán)節(jié)是？單選確定會議效果的影響因素17、會議結(jié)束后應避免的情況有？欠缺會議記錄；對決議落實不力；對會議的成敗得失沒進行總結(jié)；不解散已完成任務的委員會或工作小組；與會人員對會議感到不滿；第五十三頁，共60頁。

18、高效的會議常取決于的因素和條件有？開