檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則,檔案管理論文

檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則,檔案管理論文21世紀(jì)的到來(lái)，帶領(lǐng)著我們國(guó)家進(jìn)入了信息化的時(shí)代，當(dāng)下我們國(guó)家的檔案信息化管理工作中，人們?yōu)榱四軌蜻M(jìn)一步改善檔案管理工作的質(zhì)量，也將電子信息化技術(shù)應(yīng)用在了檔案管理的工作當(dāng)中，改良了以往傳統(tǒng)檔案管理工作中的缺乏，提高了工作效率，更好地具體表現(xiàn)出出了檔案管理工作中的價(jià)值，進(jìn)而更好地推動(dòng)了我們國(guó)家檔案信息化管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。1檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循原則檔案信息化應(yīng)遵循下面三個(gè)原則：1.1規(guī)范性原則：制定和施行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作當(dāng)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館〔室〕藏檔案信息化，一方面能夠?qū)^〔室〕藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可辨別和處理的數(shù)字化信息，另一方面能夠通過(guò)接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過(guò)館〔室〕藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)〔包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式〕及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只要這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。1.2安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深切進(jìn)入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因而，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們能夠采?。何锢戆踩呗?；訪問(wèn)控制策略；〔如入網(wǎng)訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等?！承畔⒓用懿呗裕痪W(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。1.3效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)宏大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因而必需要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)本身的能力，根據(jù)館〔室〕藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館〔室〕藏體系還要考慮館〔室〕藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要經(jīng)典，主題要與社會(huì)利用熱門(mén)相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，能夠帶來(lái)宏大的效益。而那些利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還能夠根據(jù)館〔室〕藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的服務(wù)。由于從某種意義上講，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是博得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按需數(shù)字化。2在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)遵循的基本原則是：2.1文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極參與此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。2.2歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡經(jīng)過(guò)中必須堅(jiān)持的原則。固然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專(zhuān)家估計(jì)，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且根據(jù)國(guó)家檔案局的要求，電子文件必須與一樣版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。3將檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處還應(yīng)該堅(jiān)持前瞻、協(xié)作、實(shí)用、人才儲(chǔ)備四項(xiàng)原則3.1前瞻原則：檔案信息化建設(shè)的終極目的是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開(kāi)發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)分享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項(xiàng)耗資宏大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類(lèi)硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開(kāi)發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費(fèi)用。因而，在信息化施行經(jīng)過(guò)中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館〔室〕在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢(shì)，深切進(jìn)入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)造等在各施行階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)下信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì)，盡可能避免資源的浪費(fèi)。3.2協(xié)作原則：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館〔室〕來(lái)講，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因而，只要堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門(mén)的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利施行。3.3實(shí)用原則：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。不僅要對(duì)館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自個(gè)的特色信息服務(wù)知足社會(huì)需求，使自個(gè)的信息具備唯一性，進(jìn)而讓利用者面對(duì)龐大的信息體系，而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專(zhuān)題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.4人才儲(chǔ)備原則：由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方式方法，這就對(duì)管理人員提出了更高層次層次的要求。只要把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能知足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又詳細(xì)的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館〔室〕某一部門(mén)的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極介入與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因而，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是當(dāng)下檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案館〔室〕只要克制困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。結(jié)束語(yǔ)在當(dāng)下我們國(guó)家檔案管理工作中人們?yōu)榱耸沟脵n案信息管理工作的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高將電子信息化技術(shù)應(yīng)用到工作中，這樣不僅使得檔案信息資源的完好性和安全性得到有效的提高，還有效的促進(jìn)了我們國(guó)家檔案管理行業(yè)的發(fā)展。以下為以下為參考文